《計算機基礎知識》-第 5 章 PowerPoint 文稿制作

5.1PowerPoint2003概述5.1.1PowerPoint的功能PowerPoint2003是MicrosoftOffice2003系列軟件包的一個重要組件，是一個專門用于編制集文字、表格、圖形、動畫和聲音于一體的電子文稿和幻燈片的軟件。所謂演示文稿是指若干個內容上互相聯系的幻燈片的組合，廣泛用于演講、教學等方面。利用PowerPoint2003可以方便快捷地制作出高水準、圖文并茂的演示文稿。PowerPoint2003在繼承舊版本優秀特點的基礎上，增加了許多新的功能。1.新的智能標記支持2.將幻燈片打包成CD下一頁返回5.1PowerPoint2003概述3.改進的媒體播放器4.幻燈片放映導航工具5.信息權限管理5.1.2PowerPoint文件的構成利用PowerPoint制作的“演示文稿”通常就保存在一個文件里，稱為一個演示文件，它是一個以“.ppt”為擴展名的普通文檔。一個演示文稿文件由若干張被稱為“幻燈片”的頁面組成，這些“幻燈片”既是獨立的又是相互關聯的。制作演示文稿的過程就是依次制作每一張幻燈片的過程。上一頁下一頁返回5.1PowerPoint2003概述5.1.3PowerPoint2003的啟動和退出1.啟動PowerPoint2003（1）從開始菜單啟動（2）桌面快捷方式啟動（3）通過已創建的演示文稿關聯啟動2.退出PowerPoint2003（1）單擊標題欄最右側的“關閉”按鈕。（2）雙擊標題欄左側圖標也可以退出PowerPoint2003。（3）單擊“文件”菜單，選擇“退出”命令。上一頁下一頁返回5.1PowerPoint2003概述5.1.4PowerPoint2003的窗口界面啟動PowerPoint2003后，系統會自動創建一個空白演示文稿，如圖5?2所示。PowerPoint2003的窗口是標準的Windows應用程序窗口，但也有區別于其他應用程序的自身特色。與其他Office軟件一樣，PowerPoint2003窗口也包括標題欄，菜單欄，工具欄和狀態欄，PowerPoint2003窗口還包括視圖按鈕區和編輯區域，使用戶能方便地對幻燈片的各要素進行編輯，并能從不同的側面對幻燈片進行瀏覽。上一頁返回5.2建立和保存演示文稿5.2.1新建演示文稿1.新建空演示文稿想建立具有自己風格的演示文稿，可以從空白的演示文稿開始設計。2.“根據設計模板”新建演示文稿在圖5?10“新建演示文稿”窗格中用鼠標單擊“根據設計模板”選項后，切換到如圖5?11所示的“幻燈片設計”中的“應用設計模板”窗格。里面提供了多種的幻燈片模板，選中了某個模板雙擊即可直接應用該模板到新幻燈片上了。下一頁返回5.2建立和保存演示文稿3.“根據內容向導”新建演示文稿4.根據現有演示文稿新建在圖5?10“新建演示文稿”窗格中用鼠標單擊“根據現有演示文稿”。在彈出的窗口中，如圖5?17所示選擇要應用樣式的演示文稿，然后單擊“創建”。5.根據模板新建在如圖5?10所示的任務窗格的模板選項卡中，分為OfficeOnline模板、本機上的模板和網站上的模板三項。單擊“本機上的模板”，彈出如圖5?19所示的“新建演示文稿”對話框。在模板對話框中，有3個標簽，分別為“常用”、“設計模板”和“演示文稿”。上一頁下一頁返回5.2建立和保存演示文稿5.2.2保存和打開演示文稿1.保存演示文稿2.打開演示文稿3.對演示文稿進行加密保護對演示文稿加密的具體步驟如下：（1）打開希望加密的演示文稿。（2）單擊“工具”→“選項”→“安全性”，彈出如圖5?26所示的對話框。上一頁下一頁返回5.2建立和保存演示文稿（3）在“打開權限密碼”欄內輸入打開文件的密碼，在“修改權限密碼”欄內輸入修改文件的密碼，按“確定”即完成密碼設置。以后若要打開此演示文稿，必須輸入“打開權限密碼”，欲修改演示文稿，必須輸入“修改權限密碼”。上一頁返回5.3編輯與加工演示文稿5.3.1幻燈片母版如果要使演示文稿中的所有幻燈片使用一致的格式和風格，可以使用PowerPoint2003所提供的幻燈片母版功能。所謂幻燈片母版是存儲關于模板信息的設計模板，這些模板信息包括字形、占位符大小和位置、背景設計和配色方案等。使用幻燈片母版的目的是進行全局設置和更改（如設置或替換正文的字體），并使該更改應用到演示文稿中的所有幻燈片。下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿1.設置標題母版在演示文稿中的第一張幻燈片或是各部分的開頭，便是標題幻燈片。通過標題母版，可以控制演示文稿中每一張標題幻燈片的格式和設置，包括演示文稿的標題和副標題的格式。2.設置幻燈片母版幻燈片母版用來定義整個演示文稿的幻燈片頁面格式，對幻燈片母版的任何更改，都將影響到基于這一母版的所有幻燈片格式。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿5.3.2幻燈片中文字的添加和格式的設置1.添加文本1）使用占位符添加文本若用戶選擇的不是空白版式的設計模板，那么在每張幻燈片上都包含有某種格式的文本輸入區，這些區域都有一個虛線框并帶有“單擊此處添加標題”等類似的字樣。單擊這種區域，用戶便可在光標處插入文本內容，如圖5?36所示。絕大多數幻燈片版式中都有這種帶有虛線或陰影線邊緣的文本框，我們又稱之為“占位符”。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿在這種幻燈片上，文本的格式都已經設定好，基本不需要再去更改。如果用戶需要更改它的格式，可先選中文本內容，然后選擇“格式”→“字體”命令，在打開的“字體”對話框中設置自己喜歡的字體以及字形、字號、效果、顏色等要素，如圖5?37所示。2）使用文本框在空白版式中插入文本如果用戶所選擇的設計模板沒有任何版式即空白版式，或者直接選擇了一個無任何版式的空白演示文稿。要在這種幻燈片上插入文本，則必須先插入一個文本框。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿2.設置文本格式選中文字，選擇“格式”→“字體”命令，在彈出如圖5?37所示的“字體”對話框中設置文字的格式。另外在“格式”工具欄中也可以設置字體、字號、顏色以及文字樣式等。3.調整文本框的位置和大小如果需要調整一下文本框的位置或大小，不必將原來的文本框刪除再重新建立一個新的文本框，只需要掌握一些文本框的移動與調整方法即可。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿5.3.3在幻燈片中插入圖片和藝術字1.插入圖片插入的圖片可以是“剪貼畫”或來自圖像文件中的圖像。方法是：用戶選擇“插入”→“圖片”命令，在“圖片”的子菜單中選擇“剪貼畫”或“來自文件”，具體的方式和Word文檔中插入圖片完全相同，如圖5?40、5?41所示。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿2.插入藝術字插入藝術字的做法是：選擇“插入”→“圖片”→“藝術字”命令，或單擊“插入藝術字”按鈕，在圖5?42新出現的窗口中選擇一種藝術字樣式，單擊“確定”按鈕，然后在如圖5?43所示的編輯“藝術字”窗口中輸入文字內容，單擊“確定”按鈕，則輸入的文字就按用戶所選的“藝術字”的樣式設置完成了。也可以通過拖動改變其大小和位置。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿5.3.4在幻燈片中插入組織結構圖、圖表和表格1.插入組織結構圖與Word2003中可以插入組織結構圖類似，在PowerPoint2003中也可以插入組織結構圖來表現各種關系。2.插入圖表在PowerPoint2003中，提供了一個嵌入式應用程序，即Graph。Graph類似于Office家族里的Excel，它有強大的圖表模塊功能。在演示文稿中應用圖表來表現數據信息，要比單純的數字型信息更明確，更直觀，讓人一目了然。在演示文稿當中，任何的數據所表達的信息都能夠使用圖表來表達。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿3.插入表格（1）執行“插入”→“表格”命令，打開如圖5?50所示的“插入表格”對話框。（2）單擊“插入表格”按鈕，拖動鼠標選擇所需要的行和列數，松開鼠標左鍵即可快速創建一個表格。（3）單擊“常見”工具欄中的“表格和邊框”按鈕，將打開“表格和邊框”工具欄，如圖5?51所示，單擊“繪制表格”按鈕，可以繪制表格，繪制方式同Word中相同。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿5.3.5在PowerPoint2003中繪制圖形1.繪制直線2.繪制矩形圖形5.3.6在幻燈片中插入聲音幻燈片中除了可以包含文本和圖形外，還可以包含音頻內容。在幻燈片中插入多媒體內容的方式主要有兩種：1.音頻文件來自剪輯在PowerPoint2003剪輯管理器中包括大量可以在幻燈片中播放的音樂、聲音等，利用剪輯管理器可以在演示文稿中加入所需要的多媒體對象。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿（1）選擇要插入媒體剪輯的幻燈片。（2）執行“插入”→“影片和聲音”→“剪輯管理器中的聲音”命令，如圖5?56所示。（3）在打開的“剪貼畫”任務窗格中，單擊要插入到幻燈片中的聲音文件，會彈出詢問在放映幻燈片時如何開始播放聲音的對話框，如圖5?57所示。（4）在如圖5?57所示的對話框中，如果是在幻燈片放映時自動播放媒體剪輯，單擊“自動”按鈕，如果是在單擊時播放媒體剪輯，則單擊“在單擊時”按鈕。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿2.音頻文件來自文件插入的音頻文件除了來自PowerPoint2003剪輯管理器，也可以來自文件。操作方法如下：（1）準備好要插入的聲音文件。（2）選擇要插入媒體剪輯的幻燈片。（3）執行“插入”→“影片和聲音”→“文件中的聲音”。（4）在打開的“插入聲音”對話框中選擇要插入的聲音文件。（5）單擊“確定”按鈕，就完成了多媒體幻燈片的設置。上一頁下一頁返回5.3編輯與加工演示文稿5.3.7幻燈片中插入動畫和影片1.動畫與影片來自剪輯在PowerPoint2003中利用剪輯管理器可以在演示文稿中加入所需要的動畫與影片。2.動畫與影片來自文件插入的動畫與影片除了來自PowerPoint2003剪輯管理器外，也可以來自文件。上一頁返回5.4幻燈片的編輯5.4.1幻燈片的移動如果發現幻燈片的位置不合適，可以通過移動操作完成。移動幻燈片的方法：在普通視圖或幻燈片瀏覽視圖中，用鼠標直接拖動要移動的幻燈片到合適的位置，松開鼠標即可。也可以通過選中、剪切、粘貼這三步來完成幻燈片的移動。5.4.2幻燈片的插入、刪除與復制1.插入幻燈片2.刪除幻燈片3.復制幻燈片返回5.5演示文稿效果設定與播放5.5.1插入動作按鈕和超級鏈接1.插入動作按鈕創建動作按鈕的方法如下：（1）打開要創建動作按鈕的幻燈片。（2）選擇“幻燈片放映”→“動作按鈕”命令（圖5?63），選擇一個按鈕樣式，彈出“動作設置”對話框，如圖5?64所示。（3）在“單擊鼠標”選項卡中，設置單擊該按鈕時的操作。（4）選中“播放聲音”復選框，可以在下拉列表框中選擇聲音事件。（5）設置完成后，單擊“確定”按鈕結束。下一頁返回5.5演示文稿效果設定與播放2.插入超級鏈接創建超級鏈接步驟如下：（1）選擇要設置超級鏈接的對象。（2）選擇“插入”→“超級鏈接”命令，或選擇右鍵快捷菜單中的“超級鏈接”命令，彈出“插入超鏈接”對話框，如圖5?65所示。（3）在該對話框中，可以創建鏈接到當前文稿中的某一張幻燈片，也可以選擇超級鏈接的其他目的地，如電子郵件地址、近期文檔、磁盤中的文件等。（4）鏈接到當前文稿中的某一張幻燈片的方法：單擊“本文檔中的位置”按鈕，在對話框中選擇目標，如圖5?66所示，單擊“確定”按鈕回到“插入超級鏈接”對話框。上一頁下一頁返回5.5演示文稿效果設定與播放（5）在“插入超鏈接”對話框中，單擊“確定”按鈕完成超級鏈接的設置。5.5.2設置動畫效果當幻燈片放映時，幻燈片中的各個主要對象不是一次全部顯示，而是按照某種規律，以動態的效果逐個顯示出來，這就是幻燈片的動畫效果，如文字從右側飛入到幻燈片、某個圖片按照某個軌跡進行移動等效果。在幻燈片中使用動畫效果，可以起到突出主題、豐富版面的作用，又大大提高了演示文稿的趣味性。1.使用預設的動畫方案2.自定義動畫上一頁下一頁返回5.5演示文稿效果設定與播放5.5.3幻燈片的切換效果幻燈片切換是指從一張幻燈片變換到另一張幻燈片的方式。利用“幻燈片切換”對話框設置換頁的方式、換頁時的顯示效果及伴音等。5.5.4演示文稿的定時如果在幻燈片放映時，用戶不想人工控制幻燈片的演示，我們也可以對演示文稿的播放進行定時設置。演示文稿的定時設置有兩種方式，一種是人工設置每一張幻燈片的放映時間；另一種是設置排練計時。1.人工設置幻燈片的放映時間2.設置排練計時上一頁下一頁返回5.5演示文稿效果設定與播放5.5.5添加演講者備注備注頁是供演講者使用的文稿，可以記錄演講者在放映幻燈片時所要提示的一些重點。單擊“視圖”菜