Excel在財務中的應用第六章

情境六Excel在賬簿中的應用隨著工作不斷開展，李芳要了解會計賬簿的基本知識。以便于向領導具體的匯報公司資金的動向，以便在市場不斷的拓展中，沒有后顧之憂。任務一日記賬和明細分類賬的處理一、學習目標0102熟悉會計賬簿的分類和格式學會使用日記賬03熟練掌握IF和VLOOKUP等相關函數在會計賬簿中的使用。二、工作流程0102建立日記賬登記日記賬03查詢日記賬03建立明細分類賬三、實踐操作1.設置日記賬格式根據上述日記賬的格式，在Excel中設置步驟如下：2.設置會計科目表啟動Excel，新建一工作簿，雙擊Sheet1，重命名為“會計科目表”，將企業的會計科目體系錄入，并將工作簿保存為“會計賬簿”。(1)打開“會計賬簿”文件，雙擊Sheet2將其重命名為“日記賬”。(2)選取A1：J1，單擊“開始”選項卡|“對齊方式”工作組|“合并后居中”按鈕，然后輸入“ABC公司日記賬”，并設置為“楷體18號”。(3)適當調整各列寬度。將A2,B2單元格合并，然后輸入2017年。(4)在A3單元格中輸入“月”，B3單元格中輸入“日”(5)依次合并C2：C3輸入“序號”，D2：D3輸入“憑證號數”，E2：E3輸入“摘要”，F2：F3輸入“科目編碼”，G2：G3輸入“賬戶名稱”，H2：H3輸入“借方”，I2：I3輸入“貸方”，J2：J3輸入“過賬”，并適當調整行高列寬。(6)選中第2、3行，單擊單擊“開始”選項卡|“對齊方式”工作組|“居中”按鈕，并根據需要設置字體及字號。(7)選中H4：I100單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。(8)在彈出的單元格格式對話框中單擊“數字”選項卡，選擇“會計專用”項，在“小數位數中”中輸入“2”。三、實踐操作2.設置會計科目表(9)單擊“確定”按鈕退出后，將“借方”和“貸方”兩列設置為會計專用的數值格式。(10)選中A2：I100單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式命令”，在彈出的單元格格式對話框中單擊“邊框”選項卡，選擇“內部”，和“外邊框”及“線條樣式”后，單擊“確定”按鈕。(11)日記賬的格式設置基本完成，其效果如圖6-2所示。還可以根據需要設置其他格式，在此不再一一贅述。三、實踐操作3.自動顯示賬戶名稱在登記日記賬的過程中，賬戶名稱是一個重要的內容。我們可以用會計專門語言“會計科目”來記錄企業發生的各項業務。由于上面我們已經定義了企業的會計科目體系，故在此無需重復輸入，可以借助VLOOKUP()函數來自動顯示“會計科目”。操作步驟如下：1.定義單元格區域名稱在Excel中，可以直接使用單元格定義公式，這種方法雖然簡單，但是公式不直觀，不容易理解。我們可以對一個單元格進行命名，然后在定義公式時直接使用該名字即可，這樣容易理解，符合我們的思維習慣。(1)打開“會計賬簿”工作簿中的“會計科目表”。單擊“公式”選項卡|“定義的名稱”工作組|“定義名稱”命令，(2)在打開的“新建名稱”對話框中的“名稱”內輸入“會計科目”。(3)單擊“引用位置”中的折疊按鈕。然后切換到“會計科目表”，選中科目范圍B4：C81。則“定義名稱”對話框中的“引用位置”會隨著變動。(4)再次單擊“引用位置”中的折疊按鈕，則“引用位置”已確定。(5)單擊“確定”按鈕，則科目范圍的名稱定義已經完成。三、實踐操作3.自動顯示賬戶名稱完成“科目范圍”的定義之后，就可以進行自動顯示會計科目的設置了。(1)選中G4單元格，單擊按鈕，打開“粘貼函數”對話框。(2)在“函數類別”中選擇“常用函數”中的IF()函數。單擊“確定”按鈕，彈出“函數參數”對話框。(3)在Logical_text自變量中輸入“G4=”””，在Value_if_true自變量中輸入“”””，如圖6-9所示。(4)將鼠標定位在Value_if_false自變量輸入框中，單擊“名稱框”下拉箭頭，選擇VLOOKUP()函數。(5)在VLOOKUP()函數的Lookup_value自變量中輸入“G4”。(6)將光標定位到VLOOKUP()函數的Table_array自變量輸入框中，單擊“公式”選項卡|“定義的名稱”工作組|“用于公式”下拉菜單中的“粘貼名稱”命令。

三、實踐操作3.自動顯示賬戶名稱(7)在彈出的對話框中選擇“會計科目”，然后單擊“確定”按鈕。。(8)在VLOOKUP()函數的Col_index_num自變量中輸入“2”。在Range_lookup自變量中輸入“1”。單擊“確定”，完成函數參數設置。(9)選中H4單元格，依次向下填充，將公式應用到下面的其他單元格中。(10)在“科目編碼”中輸入任意“科目編碼”，則在其后的“賬戶名稱”中自動出現所對應的“科目名稱”。三、實踐操作4.登記日記賬日記賬設置完成后，當日常業務發生時，便可據實登記。1.登記日常業務如2月2日將現金1000元存入銀行。則操作步驟如下：(1)在A4，B4單元格中輸入“02”和“02”，在C4種輸入序號“01”，則憑證號數“020201”按照月、日和序號規則自動生成。(2)在E4種輸入摘要“將現金存入銀行”，在F4中輸入科目編碼“1002”，則賬戶名稱“銀行存款”自動帶出。(3)在H4單元格中輸入借方金額“1000”。(4)在F5單元格中輸入“1001”，則G5單元格自動出現賬戶名稱“庫存現金”，然后在I5中錄入貸方金額“1000”。則本筆業務錄入完成。三、實踐操作4.登記日記賬2.凍結窗格的使用對于規模較大的企業來說，由于每月的業務量非常大，相應的日記賬等賬目在Excel電子賬簿中所占的行數會非常多，這樣在登記的過程中，標題行就會被蓋住，錄入起來非常不便。這時候我們可以使用凍結窗格功能在滾動過程中保持標題行不變。（1）選中標題所在行的下一行，即第4行。單擊“視圖”選項卡|“窗口”工作組|“凍結窗格”命令。這樣在上下滾動的過程中標題行始終保持不變。（2）如果要取消凍結窗格，只需單擊“視圖”選項卡|“窗口”工作組|“取消凍結窗格”命令即可。三、實踐操作4.登記日記賬3.批注的使用在登記日記賬的時候，有時候需要在某些項上如“摘要”等添加必要的說明，這時候可以插入批注，做出進一步說明。如購入材料款未付，則可以在摘要處添加批注具體說明供應商。操作步驟如下：（1）選中需要添加批注的單元格，如本例中的E6單元格。（2）單擊“審閱”選項卡|“批注”工作組|“新建批注”按鈕。（3）在文本框中輸入“供應商A”即可。以后將鼠標指向該單元格時，即可顯示批注內容，便于進一步了解更詳細的業務內容。三、實踐操作4.登記日記賬4.日記賬的自動保存如果在工作過程中發生了死機或停電的情況，而正在登記的日記賬沒有保存，則工作成果就會丟失，浪費時間和精力。所以為了避免這種情況出現，我們可以使用Excel的自動保存功能。(1)單擊“工具”菜單下的“選項”，單擊“文件”選項卡|“選項”命令，彈出“Excel選項”對話框。(2)單擊“保存”選項，根據自己的工作情況調整自動保存時間。(3)單擊“確定”按鈕完成設置。以上登賬方法掌握之后，接下來就可以進行日常業務處理了，其他業務的登賬過程和前面一樣，不再贅述。登記完成的賬簿。三、實踐操作4.登記日記賬5.查詢日記賬對于日記賬來說，無論是特種日記賬還是普通日記賬，數據量往往都很大。尤其是一些規模較大的企業，日記賬的數據量更是龐大。如何在大量的數據中快速找到自己需要的數據呢，這就要用到Excel中的數據篩選功能。選中日記賬中的標題行，單擊“數據”菜單，選擇“篩選”下的“自動篩選”命令，單擊“數據”選項卡|“排序和篩選”工作組|“篩選”命令即可進入篩選狀態。三、實踐操作4.登記日記賬1.按金額查詢可以按發生金額查詢，例如，要查詢借方發生額在3000元以上（含3000元）的業務，則操作如下：(1)單擊“借方”處的下拉箭頭，選擇“數字篩選”|“大于或等于”項，彈出“自定義篩選方式”對話框。(2)“大于或等于”項其后的文本框中輸入3000即可。系統自動顯示借方金額大于等于3000元的業務。(3)如果要顯示所有業務，則只需單擊“借方”處的下拉箭頭，選擇“全顯”即可.2.按日期查詢可以按照業務發生日期查詢日記賬。操作步驟和前面基本一致，不再贅述。四、知識探究企業發生的經濟業務最終要分類整理計入分類賬的有關賬戶中，這樣企業的經濟活動和財務狀況就可以通過分類賬簿分門別類的反映出來。明細分類賬是分類賬簿中的一種，主要反映各個明細科目的具體發生額。明細分類賬的登記是以賬戶名稱即會計科目為前提，然后按交易發生的日期為順序進行登記的。明細分類賬的格式通常有三種，即三欄式明細分類賬、數量金額式明細分類賬和多欄式(或分析式)明細分類賬。其中比較常用的就是三欄式明細分類賬，即通常只設有借方、貸方和余額三欄，不設數量欄。1.明細分類賬的基本格式設置通過觀察，我們發現明細分類賬的基本格式和日記賬極為類似。所以我們可以在前面日記賬的基礎上創建明細分類賬。操作步驟如下：(1)將鼠標指向工作表標簽中的“日記賬”并右擊，在彈出的右鍵菜單中選擇“移動或復制工作表”。(2)在彈出的“移動或復制工作表”對話框中選擇“日記賬”，并選中下面的“建立副本”。

(3)單擊“確定”，這時系統自動復制“日記賬”工作表，并建立一個名為“日記賬(2)”的新工作表。(4)雙擊“日記賬(2)”標簽，重命名為“明細賬”。(5)根據前面講的Excel基本操作對日記賬格式稍作修改，即可得到“明細分類賬”。四、知識探究2.登記明細分類賬明細分類賬設置完成后，就可以進行日常業務的登賬處理了。具體操作和日記賬的登記過程相同，不再贅述。以應付賬款明細賬為例，登記完成的明細賬如圖五、知識拓展日記賬的樣式：會計中的日記賬包括兩欄式和多欄式，其中最常用的就是兩欄式日記賬，也稱會計分錄簿。另外，對于特種日記賬(即現金日記賬和銀行日記賬)和普通日記賬來說，兩者雖記錄內容不同，但格式基本類似，在此不再分開討論。日記賬最一般的格式設有借方和貸方兩個金額欄。其格式如下：××××日記賬編制單位：單位：元××年憑證號數摘要賬戶名稱借方貸方過賬月日61將現金存入銀行銀行存款1,000現金1,0005購入材料款未付物資采購20,000應交稅金―應交增值稅3,400應付賬款23,400………………30轉次頁√六、課后訓練1.某公司2023年2月的經濟業務如下：（1）2日，收到聯營單位華豐電子元件廠投入資金200000元，存入銀行，支票號(No.67102)。（2）4日，從海淀百貨商場(發票號No.PT79510)購辦公用品3000元，其中：金工車間500元，裝配車間400元，供汽車間300元，機修車間200元，后勤部1600元。開出轉賬支票一張，支票號(No.ZZ19601)。（3）5日，財務部劉明出差歸來，報銷差旅費1536元，出納員以現金補足差額。（4）5日，支付工資86280元，簽發轉賬支票(No.548195)一張，委托工商銀行辦理代發工資業務。（5）7日，通過工行戶交納上月應交未交所得稅35841.81元，增值稅79522元，城建稅5566.54元和教育費附加2385.66元，代交上月已代扣的個人所得稅2305.69元。當即收到各有關稅金及附加繳款書收據聯(No.SW011)。（6）10日，銷售處支付產品展銷洽談會展費3000元，開出轉賬支票(No.ZZ19602)一張。（7）13日，機修車間購買修理用品10500元，開出轉賬支票(No.ZZ19603)一張。（8）15日，委托收款方式支付本月電費65000元。其中金工車間生產耗用10000元，一般耗用3000元；裝配車間生產耗用5000元，一般耗用2000元；供汽車間耗用41000元；機修車間耗用1000元；后勤部耗用3000元。（9）22日，發生業務招待費1620元，用轉賬支票付訖(No.ZZ9604)。（10）25日，用現金支付修理辦公室空調費用500元。六、課后訓練2.根據新企業會計制度和企業的經濟業務，建立會計科目表.3.按照上述經濟業務設置并登記日記賬，如圖6-24所示。要求：(1)自動生成憑證號數。(2)輸入科目編碼，自動生成賬戶名稱。(3)用Excel的自動篩選功能，查詢日記賬中2月5日發生的經濟業務。(4)要求界面清楚美觀。謝謝任務二總分類賬的處理李芳利用EXCEL建立好了日記賬和明細分類賬后，試想能不能在此基礎上建立總分類賬，于是她嘗試著利用數據透視表來建立總分類賬，結果成功了。當她在明細賬中添加或刪除一筆經濟業務時，在總分類賬中會自動進行變化。一、學習目標0102熟悉會計賬簿的分類和格式掌握利用數據透視表建立總分類帳03熟練掌握IF和VLOOKUP等相關函數再會計賬簿中的使用。二、工作流程0102建立總分類賬數據透視總分類賬03總分類帳的版面03更新總分類賬三、實踐操作總分類賬又被稱為匯總明細賬頁。一般來說，總分類賬中的每一個會計科目都是一級會計科目，其數據與明細分類賬和日記賬中的數據有著緊密的聯系。1.建立總分類賬在Excel中建立總分類賬，既可以按照前面講的建立明細分類賬的方法進行，也可以使用數據透視表建立。在此，我們僅以第二種方法為例介紹建立總分類賬的步驟。建立總分類賬的基本步驟是先定義所需要的單元格區域名稱，然后運用數據透視表建立總分類賬。具體操作步驟如下：(1)定義單元格區域名稱①打開“日記賬”工作表，將基本格式稍做修改，以“年”“月”和“日”作為標志列。②適當修改“憑證號數”這一列中的公式，使其包含年份。③按照前面講述的定義會計科目的步驟，定義日記賬范圍名稱。三、實踐操作(2)利用數據透視表建立總分類賬

下面我們就以日記賬的數據為基礎介紹如何利用數據透視表建立總分類賬，其實際處理方法就是將日記賬中的數據按科目匯總。其他方法操作步驟大同小異，不再贅述。①打開“會計賬簿”中的“日記賬”工作表。②單擊“插入”選項卡|“表格”工作組|“數據透視表”命令，彈出“創建數據透視表”對話框。③在“選擇一個表或區域”中單擊折疊按鈕。④在彈出的對話框中，選擇“日記賬!$A$2:$K$20”區域。⑤單擊折疊按鈕返回“創建數據透視表”對話框，即可看到取數效果。⑥在“創建數據透視表”對話框中，“選擇放置數據透視表的位置”中選擇“新工作表”選項。⑦單擊“確定”按鈕，進入“數據透視表工具”選項卡|“選項”界面，可以進行數據透視表的布局。⑧在此界面的右邊“數據透視表字段列表”中，將“科目編碼”、“賬戶名稱”、“月”、“日”拖動到“行標簽”。⑨將“借方”移動到“數值”區域。⑩將鼠標移至數據透視表“計數項：借方”上并雙擊該項，彈出“值字段設置”對話框。11在“值字段設置”對話框的值字段匯總方式中選擇“求和”，將“計數項：借方”改為“求和項：借方”。三、實踐操作12單擊“數字格式”按鈕，彈出“設置單元格格式”對話框中，在“分類”中選擇“會計專用”，“小數位數”設為“2”，“貨幣符號”設為“無”。13單擊“確定”按鈕返回“值字段設置”對話框，再單擊“確定”返回。14同理，在“數據透視表字段列表”中，將“貸方金額”按鈕拖動到“數據”區域。參照上述步驟將“計數項：貸方”改為“求和項：貸方”，并設置“單元格格式”。15綜上，總分類賬就建立起來了。三、實踐操作2.修改總分類賬版面總分類賬建立之后，基本界面和通常用的總分類賬賬頁格式不太一致。接下來我們可以對總分類賬進行修改，使之與通常的總分類賬格式相同。(1)根據前面講過的方法，將總分類賬所在的數據表更名為“總分類賬”。操作步驟：雙擊“Sheet4”，進入重命名狀態，輸入“總分類賬”。(2)選中A1:：F1，單擊“開始”選項卡|“對齊方式”工作組|“合并后居中”按鈕。輸入“ABC公司”。設置合適的字體及字號，并加粗。(3)選中A2:：F2，單擊“開始”選項卡|“對齊方式”工作組|“合并后居中”按鈕，輸入“總分類賬”。設置合適的字體及字號，并加粗。(4)選擇“科目代碼”中的任一單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“字段設置”命令。(5)在彈出的“字段設置”對話框中的“分類匯總”中選擇“無”按鈕。(6)單擊“確定”按鈕，返回數據透視表。(7)選中第8、13等行并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇隱藏。三、實踐操作3.自動更新總分類賬

企業的業務每天都在發生。利用數據透視表建立的總分類賬也要記錄每天業務發生的金額。在Excel中，保證根據日記賬建立的總分類賬等數據透視表中的數據更新的方法一般有兩種：一是在選定建立數據透視表的源數據區域時，盡可能的選擇較大的區域。二是能夠隨著數據源的更新，數據透視表中的數據也自動隨之更新。對于我們會計業務或者總分類賬來說，后一種方法是切實可行的。下面我們就來具體介紹這種方法的使用。(1)更新源數據在“日記賬”工作表中新增一筆業務。(2)更新總分類賬①單擊“總分類賬”工作表，指向“數據透視表”并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“刷新”命令。②刷新之后，總分類賬的數據就實現了自動更新。(3)總賬的自動更新若最初設置的數據來源范圍足夠大，每次新業務發生時，只需登記日記賬，然后到總分類賬中選擇“刷新”就可以實現總分類賬的自動更新，由此建立的數據透視表就具備了自動更新的功能三、實踐操作4.根據總分類賬和明細賬建立科目余額表利用Excel來進行財務核算，期末編制會計報表的時候需要各個科目總賬的期末余額，以及各個科目明細賬的余額。而在會計工作中，由于明細賬和總賬非常多，因此如果利用明細賬和總賬來進行取數則非常不便。如果能夠把各個科目的余額放在一張Excel表中，即建立科目余額表，則會給期末會計報表的編制帶來很大方便。總分類賬建立之后，各個科目的期末借方發生額合計和貸方發生額合計都可以在總賬里進行查看，而各個科目的期初余額可以在明細賬中查詢。因此，有了期初余額，本期借方發生額和貸方發生額之后，期末余額就可以計算出來，這樣就可以建立起科目余額表。科目余額表的基本格式設置和建立步驟和前面日記賬、明細賬基本類似，重復部分不再贅述。（1）新建工作表并重命名為“科目余額表”，設置科目余額表的基本格式。（2）利用前面介紹的VLOOKUP函數將“會計科目表”中的科目編碼及科目名稱引用過來，具體步驟不再贅述。（3）打開相關科目的明細賬，利用Excel中單元格直接引用的功能將各個科目的期初余額取到科目余額表中。以應付賬款為例進行介紹：打開應付賬款明細賬。三、實踐操作（4）選中科目余額表中的D5單元格，輸入“=”，然后切換到應付賬款明細賬工作表，單擊I5單元格。然后回車，即可將應收帳款的期初余額的數據取過來。其他科目期初余額的取數步驟相同，不再贅述。（5）利用同樣的方法可將總賬中不同科目的借方發生額合計和貸方發生額合計取到科目余額表中。（6）根據不同科目的性質，期末余額的計算可根據“期末余額=期初余額+本期借方-本期貸方”或者“期末余額=期初余額+本期貸方-本期借方”等公式來進行。本例中公式為：H5=D5+F5-E5。（7）其他科目數據的取數和計算步驟相同，不再贅述。四、問題探究總分類賬又被稱為匯總明細賬頁，是由明細分類賬生成的。一般來說，總分類賬中的每一個會計科目都是一級會計科目，其數據與明細分類賬和日記賬中的數據有著緊密的聯系。下面給出的是總分類賬的基本格式。將總分類賬與日記賬和明細分類賬進行比較之后發現，他們的基本格式和主要內容基本一致。在利用Excel進行賬務處理時，實際數據內容并無差別。因此，可以利用Excel中的數據透視表功能在已經建立的日記賬的基礎上形成總分類賬。××年憑

證摘要對方賬戶借方貸方借或貸余額月日類別號數五、知識拓展(1)提供序時記錄，反映企業經營活動的全貌，為經營管理提供系統、完整的會計核算資料。(2)是發揮會計監督職能的重要手段。通過設置和登記賬簿，不僅可以隨時掌握各項資產、負債、所有者權益的增減變動情況，還可以通過賬實核對保護財產物資的安全完整。(3)為正確計算經營成果、考核財務計劃的完成情況提供可靠的資料。(4)有利于保存會計資料，備供日后查考。(5)可為正確、及時地編制會計報表提供完整的資料。1.會計賬簿的意義五、知識拓展企業日常會計工作中所使用的賬簿數量較多，按不同的分類標準，賬簿可分為不同的類別。(1)按用途分類會計賬簿按其在經濟管理中的用途可分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三種。①序時賬簿序時賬簿(簡稱序時賬)，是以每項交易或事項為記錄單位，按照經濟業務發生時間的先后順序，逐日逐筆登記的賬簿。由于它逐日逐筆按照順序進行登記，所以又稱為日記賬簿(簡稱日記賬)。按其記錄內容的不同可分為特種日記賬和普通日記賬。a.特種日記賬是用來登記某一類經濟業務，如現金日記賬、銀行存款日記賬、商品購銷日記賬等的日記賬。其主要作用是用來核算某一特定經濟業務的詳細情況，從而加強對各項經濟業務如現金和銀行存款的管理和控制。b.通日記賬是用來登記全部經濟業務的日記賬。②分類賬簿分類賬簿(簡稱分類賬)，是按照分類賬戶開設的，并對各項交易或事項進行分類登記的賬簿。分類賬簿按其分類概括程度不同，可分為總分類賬和明細分類賬。a.總分類賬簡稱總賬，它是按照總分類賬戶設置和登記的賬簿，可全面反映經濟主體的經濟活動情況，一般只登記總數，進行總括核算，對所屬明細分類賬起統馭作用，可以直接根據記賬憑證逐筆登記，也可以將記賬憑證用一定方法定期匯總后進行登記。b.明細分類賬簿簡稱明細賬，它是按照明細分類賬戶開設，用來分類登記某一類交易或事項的增減變化，提供明細核算資料，應根據記賬憑證和原始憑證逐筆詳細登記，是對總分類賬的補充和說明。③備查賬簿備查賬簿(簡稱備查賬)，是對某些在序時賬和分類賬等主要賬簿中未能記載的經濟事項進行補充登記的賬簿，又稱輔助賬簿。如代銷商品登記簿，受托加工材料登記簿，租入固定資產登記簿等2.會計賬簿的分類五、知識拓展(2)按外表形式分類會計賬簿按其外表形式可分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿三種。①訂本式賬簿訂本式賬簿是一種在啟用以前就將若干賬頁固定裝訂成冊的賬簿。這種賬簿的優點是可以避免賬頁散失和防止賬頁隨意抽換。其缺點是，因賬頁固定，不能增減，如果預留賬頁不夠，就會影響賬簿記錄的連續性，若預留過多，則造成浪費。此外，使用這種賬簿，在同一時間內，只能由一人登記，不便于分工記賬。總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬，一般采用這種形式的賬簿。②活頁式賬簿活頁式賬簿是把若干賬頁裝存在賬夾內，可以隨時取出和放入賬頁的賬簿。這種賬簿的優點是可以根據實際需要隨時增減賬頁，也便于分工記賬。其缺點是賬頁容易散失和抽換。為了防止散失和抽換，應加強管理，空白賬頁在使用時必須連續編號并裝存在賬夾內，并由有關人員在賬頁上蓋章；使用完畢要整理裝訂成冊，妥善保管。各種明細分類賬，大多采用這種形式的賬簿。③卡片式賬簿卡片式賬簿是把若干具有專門格式的硬卡或硬紙賬卡放在卡片箱內，可以隨時取放的賬簿。其優點、缺點與活頁式賬簿相同，因此，使用這種賬簿時也應加強管理。固定資產、低值易耗品等實物財產的明細