單位公章使用管理辦法

單位公章使用管理辦法第一章總則第一條為進一步規范單位公章的管理與使用，維護單位的合法權益，防范各類法律風險和經營風險，確保公章使用的嚴肅性、規范性和安全性，依據《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國民法典》、《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》以及本單位相關章程和管理制度，特制定本辦法。第二條本辦法所稱公章，是指單位及其所屬部門、分支機構（以下統稱“各部門”）所有的法定名稱章、財務專用章、合同專用章、發票專用章、法人代表人名章、項目部專用章以及其他具有法律效力的業務專用章。電子印章的管理參照本辦法執行，另有特別規定的除外。第三條公章管理遵循“專人保管、審批留痕、用印登記、責任追溯”的原則。任何部門和個人不得擅自刻制、使用、出借、出租、偽造、變造或銷毀公章。第四條本辦法適用于單位總部、各分公司、各職能部門及全體員工。單位所屬子公司可參照本辦法制定或修訂各自的管理細則，但不得與本辦法相抵觸。第二章印章的分類與規格第五條法定名稱章。即單位公章，代表單位主體資格，具有最高的法律效力，對外用于單位出具的行政公文、證明、介紹信、合同協議、報送報表等重要文件。其規格、樣式按照國家相關法律法規及公安機關規定刻制。第六條財務專用章。專門用于單位銀行匯票、匯兌憑證、支票、發票開具等財務收支業務及相關財務備案文件。財務專用章不得用于非財務類業務的擔?；虺兄Z。第七條合同專用章。專門用于單位對外簽訂各類合同、協議、補充協議、意向書等具有法律約束力的商事文件。已刻制合同專用章的，原則上不得使用單位公章簽訂合同，特殊情況需經特別審批。第八條法人代表人名章。主要用于單位銀行預留印鑒、辦理銀行結算業務以及特定授權文件。法人代表人名章具有與法人簽字同等的法律效力，管理上應等同于公章進行嚴格控制。第九條發票專用章。用于單位開具發票時在發票聯或抵扣聯上加蓋，依據稅務機關規定刻制和使用。第十條業務專用章及項目部章。包括但不限于“檔案專用章”、“資料專用章”、“收發專用章”以及各駐外項目部印章。此類印章僅限于單位內部或特定授權范圍內的業務流轉、資料確認使用，原則上不得對外用于簽訂具有債權債務關系的合同或提供擔保。如確需對外使用，須經過單位法定代表人或其授權的高級管理人員專項批準。第十一條電子印章。是指經單位批準，利用電子簽名技術制作的，與實物印章具有同等法律效力的數據電文。電子印章主要用于線上辦公系統（OA）、電子合同平臺等數字化業務場景。第三章印章的刻制、啟用、變更與廢止第十二條印章的刻制權限。單位所有印章的刻制必須由行政部（或綜合管理部，下同）統一負責辦理，嚴禁任何部門或個人私自聯系刻制廠刻制印章。第十三條刻制申請流程。因業務開展需要新刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規格、用途、保管部門及責任人，經部門負責人簽字確認后，報行政部審核，最后由單位分管領導或法定代表人批準。第十四條審批與備案。行政部憑批準后的《印章刻制申請表》，攜帶單位相關資質證明文件，前往公安機關指定的合法印章刻制單位進行刻制。對于法定名稱章、財務章、合同章等涉及法律效力的印章，刻制完成后必須到公安機關辦理備案手續，取得《印章備案回執》。第十五條印章的啟用。新刻制的印章在交付使用前，應由行政部發布《印章啟用通知》，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管責任人和印模樣本。印模樣本需一式三份，分別由行政部、印章保管部門及審計監察部存檔備查。第十六條印章的變更。如單位名稱、法定代表人等注冊事項發生變更，或印章磨損、變形導致無法正常使用時，原印章應予廢止并交回行政部，同時按照本辦法第十三條、第十四條規定的流程申請刻制新印章。變更過程中，應明確新舊印章的交替時間節點，防止混用。第十七條印章的廢止與銷毀。因機構撤銷、合并、名稱變更或印章到期等原因停止使用的印章，使用部門應在停止使用之日起3個工作日內將印章交回行政部封存。行政部建立《廢止印章管理臺賬》，定期對封存滿一定年限且無留存必要的廢止印章，報請單位領導批準后，由行政部會同審計監察部派專人前往公安機關指定的刻制廠進行銷毀，并留存銷毀證明。第四章印章的保管與存放第十八條專人保管制度。所有公章必須實行專人保管、專人負責。（一）單位公章由行政部指定專人保管；（二）財務專用章、法人代表人名章由財務部分別指定不同人員保管，遵循“印鑒分管”原則，嚴禁由同一人保管全套銀行預留印鑒；（三）合同專用章由法務部或合同歸口管理部門指定專人保管；（四）項目部印章由項目經理或項目指定行政內勤人員保管，但項目經理對印章使用承擔最終領導責任。第十九條保管人員職責。（一）妥善保管印章，做到人離章鎖，嚴禁隨意放置在辦公桌桌面或未上鎖的抽屜內；（二）每日下班前必須將印章存入保險柜或指定的安全存放點，嚴禁將印章帶離單位辦公場所（經批準的外帶情況除外）；（三）嚴禁私自將印章交由他人代管，如保管人員因事、病假等短期離崗，須向部門負責人指定的人員辦理書面交接手續，并報行政部備案；（四）保管人員有權拒絕任何不符合審批程序的用印申請，并應及時向部門負責人或行政部報告違規用印請求。第二十條保管環境要求。印章存放地點必須具備防盜、防火、防潮等安全條件。存放公章的保險柜密碼應定期更換，且保管人員不得將密碼告知他人。第二十一條保管人員變動。印章保管人員工作調動或離職時，必須辦理嚴格的印章交接手續。交接過程需在監交人（通常為部門負責人）在場的情況下進行，填寫《印章交接清單》，核對印章數量、狀態，三方簽字確認。未辦理交接手續的，人事部門不得為其辦理離職手續。第五章印章的使用審批流程第二十二條審批原則。印章的使用必須經過嚴格的審批程序，堅持“先審批、后用印”的原則，嚴禁“先斬后奏”或以口頭、電話、微信等方式代替書面審批。緊急情況下的特殊審批，必須在事后一個工作日內補全審批手續。第二十三條審批權限層級。（一）單位公章的使用：涉及單位重大決策、對外擔保、大額資金借貸、重要人事任免等事項，須經單位法定代表人或其授權的總經理審批；一般性行政公文、證明材料等，可由分管副總經理或行政總監審批。（二）合同專用章的使用：所有合同、協議的簽訂，必須經過法務部審核（出具法律審核意見書）及業務分管領導、財務負責人審批，重大合同需報總經理或董事長審批。（三）財務專用章的使用：涉及資金支付、銀行票據業務，須嚴格遵循財務審批制度，經財務負責人及相應授權的審批人簽字批準。（四）項目部印章的使用：僅限于項目部日常管理、與業主及監理的工作聯系函、現場簽證確認等，須經項目經理審批。嚴禁使用項目部章簽訂分包合同、材料采購合同或進行資金擔保。第二十四條用印申請材料。申請使用印章時，申請人應通過單位辦公系統（OA）提交《印章使用申請單》，并附上相關文件材料。（一）合同類文件：需提供已審核通過的合同文本（含附件），合同文本必須為最終定稿版本，不得有空白條款。（二）證明類文件：需提供證明文件的草稿，內容必須真實、準確，嚴禁開具空白介紹信或空白內容的證明信。（三）審批類文件：需提供已按公文審批流程簽發完畢的紅頭文件或審批單。第二十五條審核與用印實施。（一）保管人員在接到用印申請后，應首先核實審批手續是否齊全，審批權限是否匹配。（二）核對申請內容與待蓋章文件內容是否一致，重點檢查文件金額、日期、對方主體、關鍵條款是否與審批意見相符。（三）對不符合用印條件的，保管人員有權拒絕蓋章，并應及時向行政部或上級領導匯報。（四）確認無誤后，保管人員方可加蓋印章。蓋章時應確保印跡清晰、位置端正（通常實行“騎年蓋月”），嚴禁在空白紙張、空白單據或未定稿的文件上蓋章。第二十六條多頁文件蓋章要求。凡兩頁及以上的文件，必須加蓋騎縫章，以防止文件頁數被抽換或篡改。騎縫章應蓋在所有頁碼的側邊，確保每一頁均留有印跡。第二十七條“三章”隔離原則。對于涉及資金、合同、公章的混合業務，應嚴格執行職能分離。例如，簽訂合同時，嚴禁合同章與公章同時加蓋在同一份不具備生效條件的文件上，除非經過特別授權。第六章印章的外帶管理第二十八條外帶原則。原則上所有印章僅限在單位辦公場所內使用，嚴禁擅自攜帶印章外出。確因特殊業務需要（如異地簽約、銀行現場辦理業務等）需將印章帶出辦公區域的，必須辦理外帶審批手續。第二十九條外帶審批流程。申請人需填寫《印章外帶申請表》，詳細列明外帶事由、外帶時間、外帶地點、隨行人員、歸還時間及安全保障措施，經部門負責人簽字后，報單位分管領導或總經理特別批準。公章外帶通常需報法定代表人批準。第三十條外帶管理規范。（一）印章外帶期間，必須由保管人員（或指定的專門監印人）親自攜帶，嚴禁交由申請人單獨攜帶，嚴禁通過郵寄、快遞方式傳送印章。（二）外帶期間，印章必須始終處于隨行人員的可視可控范圍內，嚴禁將印章暫存在酒店前臺、車內或交由第三方保管。（三）外帶使用印章時，必須由隨行保管人員親自操作，并在現場監督蓋章全過程。（四）印章外帶歸來后，保管人員應立即將印章歸還入柜，并在《印章外帶登記表》上記錄歸還時間，同時向審批領導口頭匯報印章已安全歸還。第三十一條外帶風險控制。對于經常需要外帶印章的業務部門（如銷售部），單位應評估風險，鼓勵采用現場簽約或轉寄合同的方式，減少印章外帶頻次。如確需頻繁外帶，應建立專門的動態臺賬進行重點監控。第七章電子印章管理第三十二條電子印章的申請與制作。電子印章的申請流程與實物印章一致。應由行政部統一向經國家認可的第三方電子認證服務機構（CA）申請制作。電子印章的圖形化特征應與單位實物印章保持一致。第三十三條電子印章授權。電子印章系統應設置嚴格的權限管理。通過USBKey（U盾）、動態口令、生物識別（指紋、人臉）等強認證方式登錄。嚴禁將電子印章的登錄賬號、密碼或U盾交由他人使用。第三十四條電子印章使用范圍。電子印章僅限在單位認可的數字化辦公平臺、電子簽約平臺上使用。使用電子印章簽署的文件，必須經過系統的數字簽名和時間戳認證，確保文件的唯一性、完整性和不可篡改性。第三十五條電子印章審計。電子印章管理系統應具備完善的日志功能，自動記錄每一次用印操作的時間、操作人IP地址、操作人姓名、文件名稱及哈希值等信息。審計監察部應定期導出日志進行抽查。第三十六條電子印章的廢止。當實物印章發生變更或廢止時，對應的電子印章應立即同步申請廢止或凍結，并及時通知電子認證服務機構注銷相關數字證書，防止已廢止的電子印章繼續被使用。第八章印章使用的登記與歸檔第三十七條登記制度。所有印章的使用（包括在辦公場所內使用和外帶），都必須進行實時登記。登記方式分為紙質登記和電子登記，兩種記錄內容必須保持一致。第三十八條登記臺賬要求。《印章使用登記表》應包含以下要素：用印日期、用印部門、用印事由、文件名稱及編號、文件份數、送印人、審批人、監印人（保管人）、用印類型（公章、合同章等）、備注。登記內容必須字跡清晰，不得隨意涂改。第三十九條留存歸檔。（一）所有加蓋公章的文件，原則上應留存一份原件或復印件（掃描件）歸檔。特別是合同、協議、擔保文件、資金支付憑證等，必須由印章保管部門或檔案管理部門留存備案。（二）對于對外出具的證明信、介紹信等，應留存底根。（三）電子化辦公系統中，用印申請單及附件文件應自動歸檔至電子檔案庫，保存期限不得少于文件法律時效。第四十條定期檢查。行政部應每月對各部門的《印章使用登記表》與留存的文件進行抽查核對，確?！百~實相符”，即登記記錄與實際用印文件一一對應。發現漏登、錯登或未留存文件的情況，應立即發出整改通知書。第九章監督檢查與責任追究第四十一條監督檢查機構。單位行政部負責印章管理的日常監督工作；審計監察部負責對印章管理制度的執行情況進行定期審計和專項檢查。檢查內容包括：保管責任落實情況、審批流程執行情況、登記臺賬完整性、外帶安全性等。第四十二條違規行為界定。以下行為均視為違反本辦法：（一）未經授權，私自刻制、偽造、變造單位印章的；（二）未按規定程序審批，擅自越權批準用印的；（三）在空白紙張、空白合同、空白介紹信上加蓋印章的；（四）私自將印章帶出單位外借、出租、贈予他人的；（五）保管人員未盡保管義務，導致印章丟失、被盜或被濫用的；（六）保管人員私自委托他人代管印章的；（七）用印后未按規定登記、未留存文件或弄虛作假登記的；（八）使用已廢止、銷毀的印章的；（九）在電子印章管理中泄露認證密碼、挪用U盾的。第四十三條責任追究措施。（一）對于情節輕微、未造成單位經濟損失或不良影響的，責令責任人寫出書面檢查，給予通報批評，并視情節扣發當期績效獎金。（二）對于因違規用印給單位造成經濟損失在1萬元以下的，除賠償全部損失外，給予記過處分，調離原工作崗位。（三）對于因違規用印給單位造成較大經濟損失（1萬元以上）或嚴重損害單位聲譽的，除賠償全部損失外，給予解除勞動合同處理；涉嫌違法的，依法移送司法機關追究刑事責任。（四）私自刻制、偽造單位公章，無論是否造成后果，一律解除勞動合同，并移交公安機關處理；構成犯罪的，依法追究刑事責任。（五）部門負責人對本部門印章違規使用負有管理責任的，一并追究其領導責任。第四十四條連帶責任。如因印章管理混亂導致單位對外承擔民事賠償責任，單位在承擔賠償責任后，有權向直接責任人、審批人及相關管理人員行使追償權。第十章附則第四十五條解釋權。本辦法由單位行政部負責解釋。第四十六條生效日期。本辦法自發布之日起施行。此前發布的有關印章管理規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。第四十七條附件管理。本辦法涉及的各類表單（包括但不限于《印章刻制申請表》、《印章使用申請單》、《印章使用登記表》、《印章外帶申請表》、《印章交接清單》）由行政部統一制定標準模板，作為本辦法的附件，與本辦法具有同等效力。第四十八條動態