食用農產品批發市場食品安全管理操作規范 第2部分：入場銷售者檔案管理

食用農產品批發市場食品安全管理操作規范第2部分：入場銷售者檔案管理1范圍本部分規定了食用農產品批發市場（以下簡稱“市場”）入場銷售者檔案管理的術語和定義、總則、檔案建立、檔案內容、檔案管理、檔案使用、監督管理與責任追究、附則等相關操作要求。本部分適用于各類食用農產品批發市場入場銷售者（包括個體工商戶、企業、農民專業合作社等）的檔案建立、收集、整理、保管、使用、更新、銷毀等全流程管理工作，市場開辦方、入場銷售者及相關管理人員均應遵守本部分規定，作為市場入場銷售者管理、食品安全監管及考核評價的依據。2規范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件；凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國農產品質量安全法》《中華人民共和國檔案法》《食用農產品市場銷售質量安全監督管理辦法》《食用農產品批發市場食品安全管理操作規范》（總則）《個體工商戶條例》《企業信息公示暫行條例》《農產品質量安全檔案管理辦法》3術語和定義3.1入場銷售者在食用農產品批發市場內租賃攤位、場地，從事食用農產品銷售活動的個體工商戶、企業、農民專業合作社等經營主體，包括自產自銷農戶、批發商、零售商等。3.2入場銷售者檔案市場開辦方為規范管理入場銷售者，收集、整理、留存的，能夠反映入場銷售者主體資質、經營信息、食品安全責任履行情況等相關資料的集合，是市場食品安全追溯、監管核查、責任追究的重要依據。3.3檔案管理對入場銷售者檔案的建立、收集、整理、審核、保管、更新、查閱、復制、銷毀等全流程活動的規范管控，確保檔案真實、完整、準確、安全、可追溯。3.4自產自銷農戶直接從事食用農產品種植、養殖，自行到市場銷售其生產的食用農產品，未辦理工商注冊登記的農戶。4總則4.1管理原則入場銷售者檔案管理遵循“誰開辦、誰負責，真實完整、動態更新，安全保密、便捷可查，權責明確、全程可控”的原則，實現入場銷售者檔案全覆蓋、信息全記錄、管理全規范。4.2責任要求市場開辦方對入場銷售者檔案管理負主體責任，負責建立健全檔案管理制度，組織開展檔案的建立、收集、整理、保管、更新、使用等工作，確保檔案管理規范有序。入場銷售者對自身提供的檔案資料的真實性、完整性、準確性負責，主動配合市場開辦方開展檔案建立和更新工作，如實提供相關資料，不得提供虛假信息、偽造變造資料。檔案管理人員對檔案的安全性、保密性負責，嚴格按照管理制度保管檔案，規范辦理檔案查閱、復制等手續，不得擅自泄露、篡改、損毀檔案資料。4.3基本要求市場開辦方應設立專門的檔案管理崗位，配備專職或兼職檔案管理人員，明確崗位職責，對檔案管理人員進行專業培訓，提升檔案管理能力。入場銷售者檔案應實行“一戶一檔”管理，即每個入場銷售者單獨建立一套檔案，不得混合存檔，確保檔案信息清晰可辨、精準對應。檔案資料可采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式留存，電子檔案應建立備份機制，紙質檔案應妥善保管，兩種形式檔案內容應一致、同步更新。檔案管理應符合國家檔案管理相關規定，兼顧食品安全監管需求，確保檔案信息可追溯、可核查，為食品安全突發事件處置、責任追究提供支撐。嚴禁偽造、變造、篡改、損毀入場銷售者檔案，嚴禁隱瞞、遺漏入場銷售者關鍵信息，嚴禁拒絕提供檔案資料供監管部門核查。5檔案建立5.1建立時機入場銷售者在與市場開辦方簽訂租賃協議、辦理入場手續前，應向市場開辦方提交相關資料，市場開辦方應在收到完整資料后3個工作日內，完成該銷售者檔案的初步建立。自產自銷農戶入場銷售的，應在首次入場銷售時提交相關證明材料，市場開辦方即時為其建立臨時檔案，累計入場銷售3次及以上的，轉為正式“一戶一檔”管理。入場銷售者主體信息、經營范圍等發生變更的，應在變更后5個工作日內告知市場開辦方，市場開辦方在收到變更信息后3個工作日內，完成檔案更新，補充相關資料。5.2建立流程資料提交：入場銷售者主動向市場開辦方提交本部分第6章規定的相關資料，提交的紙質資料應加蓋公章（個體工商戶可簽字確認），電子資料應確保清晰可辨、真實有效。資料審核：市場開辦方檔案管理人員對入場銷售者提交的資料進行逐一審核，核對資料的真實性、完整性、準確性，審核不合格的，一次性告知銷售者需補充、更正的資料，直至審核通過。檔案建檔：審核通過后，檔案管理人員對資料進行分類、整理、編號，建立紙質檔案和電子檔案，明確檔案編號（編號規則可采用“市場代碼+年份+流水號”），填寫《入場銷售者檔案建立登記表》，完成檔案建檔工作。檔案歸檔：建檔完成后，紙質檔案按類別存入檔案柜，電子檔案錄入專用檔案管理系統，做好歸檔記錄，確保檔案可快速檢索、調取。5.3建檔范圍市場內所有從事食用農產品銷售活動的入場銷售者，均應建立檔案，涵蓋但不限于：辦理工商注冊登記的個體工商戶、企業、農民專業合作社；自產自銷的農戶；臨時入場銷售的銷售者（建立臨時檔案）；委托他人入場銷售的，委托方和受托方均應納入檔案管理，明確雙方權責。6檔案內容入場銷售者檔案應全面、完整，涵蓋主體資質、經營信息、食品安全責任、經營活動記錄等核心內容，不同類型銷售者檔案內容可結合實際適當調整，具體包括以下類別：6.1主體資質資料企業類銷售者：營業執照、法定代表人身份證明、食品經營許可證（如涉及預包裝食用農產品）、開戶許可證（可選）、公司章程（可選）等復印件，復印件需加蓋企業公章。個體工商戶類銷售者：營業執照、經營者身份證明、食品經營許可證（如涉及預包裝食用農產品）等復印件，復印件需經營者簽字確認。農民專業合作社類銷售者：營業執照、法定代表人身份證明、合作社登記證書、食品經營許可證（如涉及預包裝食用農產品）等復印件，復印件需加蓋合作社公章。自產自銷農戶：農戶身份證明（身份證）復印件、自產證明材料（如村委會出具的自產證明、種植/養殖相關記錄等），復印件需農戶簽字確認。臨時入場銷售者：身份證明復印件、銷售產品相關證明材料（如產地證明、檢驗檢疫證明等），復印件需簽字確認。委托銷售者：委托方主體資質資料、受托方主體資質資料、委托銷售協議（明確委托權限、范圍、期限等），相關復印件需加蓋委托方和受托方公章（或簽字確認）。6.2經營信息資料租賃協議：入場銷售者與市場開辦方簽訂的攤位/場地租賃協議復印件，明確租賃期限、攤位編號、經營范圍、雙方權利義務等內容。經營范圍：入場銷售者銷售的食用農產品種類、品種清單，明確主要經營產品及輔助經營產品（可根據經營情況動態更新）。聯系方式：入場銷售者法定代表人/經營者/受托人的聯系電話、聯系地址、緊急聯系人及聯系方式等，確保可隨時聯系。供貨渠道信息：入場銷售者主要供貨方名稱、聯系方式、供貨產品種類、產地等信息（可根據供貨情況動態更新），自產自銷農戶需填寫種植/養殖地址、規模等信息。6.3食品安全責任相關資料食品安全責任書：入場銷售者與市場開辦方簽訂的食品安全責任書，明確銷售者食品安全責任、承諾事項、違規處理等內容。食品安全管理制度：入場銷售者自身制定的食品安全管理制度（如進貨查驗、索證索票、不合格產品處置、從業人員健康管理等制度），個體工商戶、自產自銷農戶可簡化留存相關承諾。從業人員資料：入場銷售者從業人員身份證明、健康證明復印件（直接接觸食用農產品的從業人員），從業人員培訓記錄（如食品安全知識培訓記錄）。承諾材料：入場銷售者簽訂的食品安全承諾書，承諾遵守食品安全相關法律法規、規范經營、不銷售不合格食用農產品等內容。6.4經營活動相關記錄資料進貨查驗記錄：入場銷售者對采購的食用農產品進行查驗的記錄，包括產品名稱、產地、供應商、采購數量、采購日期、檢驗檢疫證明編號等（可留存復印件或電子記錄）。索證索票記錄：入場銷售者留存的供貨方資質證明、產品檢驗檢疫證明、產地證明等相關票據、憑證的復印件，按采購批次整理留存。銷售記錄：入場銷售者銷售食用農產品的相關記錄（可選），包括產品名稱、銷售數量、銷售日期、購買方信息（如批量采購）等。不合格產品處置記錄：入場銷售者發現不合格食用農產品后，進行下架、封存、銷毀等處置的記錄，包括產品名稱、批次、數量、處置時間、處置方式、處置人員等。投訴舉報及處理記錄：涉及入場銷售者的食品安全投訴舉報、糾紛處理的相關記錄，包括投訴舉報內容、處理時間、處理方式、處理結果等。6.5其他相關資料入場銷售者參加市場組織的食品安全培訓、會議的記錄；市場開辦方對入場銷售者的日常監督檢查記錄、考核評價記錄；入場銷售者獲得的食品安全相關榮譽、表彰材料（可選）；其他與入場銷售者經營、食品安全相關的資料（如整改通知書及整改報告等）。7檔案管理7.1檔案保管紙質檔案保管：市場開辦方應設立專門的檔案庫房或檔案柜，檔案庫房應符合防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠、防高溫、防光的要求，配備必要的防護設施（如除濕機、滅火器、防蟲劑等）；紙質檔案應分類存放、標識清晰，按檔案編號順序排列，便于檢索，嚴禁隨意堆放、損毀。電子檔案保管：電子檔案應存儲在專用計算機或服務器中，建立權限管理機制，明確不同人員的查閱、修改權限；定期對電子檔案進行備份（至少每月備份1次），備份數據應存儲在安全的存儲設備中，防止數據丟失、損壞、篡改；電子檔案格式應規范，確保可長期讀取，可采用PDF、JPG等通用格式。檔案保管期限：入場銷售者檔案保管期限自銷售者退出市場之日起不少于5年；臨時入場銷售者檔案保管期限自最后一次銷售活動結束之日起不少于2年；涉及食品安全違法違規、投訴舉報、突發事件處置的檔案，保管期限自相關事件處理完畢之日起不少于10年；法律、法規另有規定的，從其規定。7.2檔案更新動態更新：市場開辦方應建立檔案動態更新機制，入場銷售者主體資質、經營信息、供貨渠道、從業人員等發生變更的，銷售者應主動提交更新資料，市場開辦方及時補充到檔案中，確保檔案信息與實際情況一致。定期核查：市場開辦方每半年對入場銷售者檔案進行一次全面核查，核對檔案資料的完整性、準確性，發現缺失、過期、錯誤信息的，及時通知銷售者補充、更正，更新檔案內容，并做好核查記錄。退出更新：入場銷售者退出市場的，市場開辦方應在銷售者辦理完退出手續后10個工作日內，完善檔案信息，標注退出日期、退出原因，整理歸檔，按規定期限保管，不得擅自銷毀。7.3檔案查閱與復制內部查閱：市場開辦方內部管理人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱人、查閱事由、查閱檔案編號、查閱時間，經檔案管理負責人批準后，方可查閱，查閱后及時歸還，嚴禁擅自帶出檔案庫房、篡改檔案內容。外部查閱：食品安全監管部門、市場監管部門等行政機關因監管工作需要查閱、復制檔案的，檔案管理人員應核對查閱人員的執法證件、單位介紹信，填寫《檔案查閱復制登記表》，經市場開辦方負責人批準后，提供查閱、復制服務，復制的檔案資料應加蓋市場開辦方公章，注明復制日期。其他查閱：入場銷售者自身可查閱、復制自身檔案資料，需提交本人身份證明（或授權委托書），填寫《檔案查閱復制登記表》，經檔案管理人員審核后，提供相關服務；其他單位或個人如需查閱檔案，需經入場銷售者同意及市場開辦方負責人批準，方可查閱，嚴禁泄露入場銷售者商業秘密、個人隱私。查閱限制：嚴禁查閱、復制已銷毀、過期且未按規定留存的檔案；嚴禁查閱、復制檔案用于非法用途，檔案管理人員有權拒絕不符合規定的查閱、復制申請。7.4檔案銷毀銷毀條件：檔案保管期限屆滿，且無留存必要的（如無相關違法違規記錄、無投訴舉報記錄等），經市場開辦方負責人批準后，方可組織銷毀；涉及食品安全違法違規、突發事件處置的檔案，即使保管期限屆滿，仍需按規定留存，不得擅自銷毀。銷毀流程：檔案銷毀前，檔案管理人員應整理銷毀檔案清單，注明檔案編號、銷售者名稱、檔案內容、保管期限、銷毀原因等信息，經市場開辦方負責人審核、簽字批準后，組織銷毀；銷毀過程應做好記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員、監銷人員等，銷毀人員和監銷人員簽字確認。銷毀方式：紙質檔案應采用粉碎、焚燒等無害化方式銷毀，確保無法復原；電子檔案應徹底刪除，刪除后對存儲設備進行格式化處理，確保數據無法恢復；嚴禁隨意丟棄、變賣檔案資料，嚴禁將檔案資料用于其他用途后再銷毀。8檔案使用8.1日常管理使用市場開辦方可依據檔案資料，對入場銷售者進行日常監督管理，核查銷售者主體資質有效性、從業人員健康狀況、食品安全責任履行情況等，及時發現問題、督促整改。市場開辦方可結合檔案記錄，對入場銷售者進行考核評價，將檔案信息作為銷售者續租、評優、表彰的重要依據，對檔案資料不完整、多次違規的銷售者，可依法依規限制其入場經營。入場銷售者可通過查閱自身檔案，核對自身資質、經營記錄等信息，規范自身經營行為，完善食品安全管理措施。8.2監管核查使用市場開辦方應配合食品安全監管部門、市場監管部門等行政機關的監管工作，及時提供入場銷售者檔案資料，協助監管部門開展核查、調查工作，為監管決策提供支撐。當發生食品安全突發事件時，市場開辦方可快速調取相關入場銷售者檔案，追溯產品來源、銷售流向，協助處置突發事件，明確相關責任主體。監管部門在查處食品安全違法違規行為時，檔案資料可作為認定入場銷售者違法違規事實、追究責任的重要證據。8.3糾紛處理使用當發生食用農產品質量安全糾紛、消費者投訴舉報時，市場開辦方可調取相關入場銷售者檔案，核查銷售者經營記錄、索證索票情況等，協助處理糾紛、調解矛盾。檔案資料可作為解決糾紛、認定責任的重要依據，維護市場開辦方、入場銷售者、消費者的合法權益。9監督管理與責任追究9.1監督管理市場開辦方應建立檔案管理監督檢查制度，配備專職管理人員，每月對檔案管理工作進行一次日常檢查，每季度進行一次全面檢查，重點檢查檔案的真實性、完整性、準確性、安全性，檢查檔案建立、更新、保管、使用、銷毀等流程的規范性，及時發現問題、整改問題，做好檢查記錄，留存不少于3年。市場開辦方應配合當地食品安全監管部門、檔案管理部門開展檔案管理監督檢查工作，如實提供檔案管理相關制度、記錄、檔案資料等，不得隱瞞、拒絕、阻礙檢查。食品安全監管部門、檔案管理部門應定期對市場入場銷售者檔案管理工作進行監督檢查，對發現的違法違規行為、管理不規范問題，責令市場開辦方限期整改，逾期未整改或整改不到位的，依法予以處罰。鼓勵入場銷售者、消費者對市場檔案管理工作進行監督，發現檔案管理不規范、偽造變造檔案等問題，可向市場開辦方或相關監管部門投訴舉報，相關部門應及時核查、處理。9.2責任追究市場開辦方未履行檔案管理主體責任，存在未建立