幼兒園檔案資料管理辦法

幼兒園檔案資料管理辦法為全面規(guī)范幼兒園檔案管理工作，提升檔案管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，有效保護(hù)和利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學(xué)、行政管理、衛(wèi)生保健及安全保衛(wèi)等工作中的歷史憑證和參考作用，特制定本辦法。第一章總則第一條檔案管理是幼兒園基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是衡量幼兒園管理水平的重要標(biāo)志。本辦法依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《幼兒園教育指導(dǎo)綱要》、《幼兒園工作規(guī)程》以及相關(guān)教育行政部門的檔案管理規(guī)定，結(jié)合本園實(shí)際情況制定。第二條本辦法所稱檔案，是指幼兒園在直接從事保教、管理、科研、建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，對(duì)幼兒園和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第三條檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。全園所有檔案資料均需由檔案室或指定專人統(tǒng)一整理、歸檔、保管，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第四條檔案管理工作的基本任務(wù)是：建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)全園形成的各種文件材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用；負(fù)責(zé)編輯和匯編檔案參考資料；積極開發(fā)檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；按規(guī)定向有關(guān)上級(jí)部門移交檔案。第二章管理體制與人員職責(zé)第五條幼兒園園長(zhǎng)是檔案工作的第一責(zé)任人，對(duì)全園檔案工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。園長(zhǎng)應(yīng)將檔案工作納入幼兒園整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，定期聽取檔案工作匯報(bào)，研究解決檔案工作中的重大問題，并在人力、財(cái)力、物力上給予保障。第六條幼兒園設(shè)立綜合檔案室，隸屬于園長(zhǎng)辦公室或后勤管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全園檔案業(yè)務(wù)工作。綜合檔案室應(yīng)配備專職或兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。第七條檔案管理員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，保守秘密。應(yīng)定期接受上級(jí)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)和專業(yè)技能，并保持相對(duì)穩(wěn)定。如確需調(diào)動(dòng)工作，必須在離職前辦理完檔案交接手續(xù)。第八條各部門負(fù)責(zé)人是本部門檔案資料收集整理的直接責(zé)任人。各部門應(yīng)指定一名兼職資料員，負(fù)責(zé)本部門在日常工作中形成的各類文件材料的平時(shí)積累、初步整理和按時(shí)向檔案室移交工作。第九條檔案管理員職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本園檔案工作規(guī)章制度；（二）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；（三）負(fù)責(zé)全園各類檔案的接收、分類、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和提供利用工作；（四）負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理和保護(hù)工作，確保檔案實(shí)體的絕對(duì)安全；（五）負(fù)責(zé)組織對(duì)到期檔案的鑒定和銷毀工作；（六）組織開展檔案信息化建設(shè)，做好電子文件的歸檔和管理；（七）編制檔案檢索工具和參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源。第三章檔案分類與歸檔范圍第十條根據(jù)幼兒園工作性質(zhì)和檔案形成特點(diǎn)，本園檔案設(shè)置為十大類，各類代碼及歸檔范圍如下：類別代碼類別名稱歸檔范圍及主要內(nèi)容保管期限A黨群行政類上級(jí)下發(fā)的有關(guān)黨群、行政管理的文件；幼兒園黨支部、工會(huì)、團(tuán)組織形成的決議、決定、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、獎(jiǎng)懲材料；幼兒園發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)任免等。永久/長(zhǎng)期B人事管理類教職工人事檔案（履歷表、學(xué)歷學(xué)位、職稱資格、聘任、工資、考核、獎(jiǎng)懲、離退職等材料）；勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議；社保醫(yī)保公積金繳納憑證；教師資格證、健康證、上崗證復(fù)印件及審核記錄。永久/長(zhǎng)期C教育教學(xué)類幼兒園課程規(guī)劃、學(xué)期教學(xué)計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃；教育教學(xué)反思、聽課評(píng)課記錄；公開課、示范課、教研活動(dòng)記錄；課題申報(bào)、立項(xiàng)、研究過(guò)程、結(jié)題報(bào)告及成果材料；特色活動(dòng)方案、總結(jié)；幼兒發(fā)展評(píng)估報(bào)告；家園共育活動(dòng)記錄、家長(zhǎng)會(huì)記錄。長(zhǎng)期/短期D幼兒檔案類新生入園登記表、幼兒基本信息采集表；幼兒體檢表、預(yù)防接種證查驗(yàn)記錄、健康證明；幼兒轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)審批表；幼兒出勤統(tǒng)計(jì)；幼兒成長(zhǎng)檔案（作品、照片、觀察記錄）；幼兒意外傷害事故處理記錄及協(xié)議。長(zhǎng)期E衛(wèi)生保健類衛(wèi)生保健年度計(jì)劃、總結(jié)；晨午檢記錄、因病缺勤追蹤記錄；傳染病防控預(yù)案、演練記錄、疫情報(bào)告；膳食管理記錄（食譜、帶量分析、伙食賬目）；體弱兒、肥胖兒專案管理記錄；教職工衛(wèi)生保健培訓(xùn)記錄；衛(wèi)生消毒記錄、紫外線燈監(jiān)測(cè)記錄。長(zhǎng)期/短期F安全管理類安全管理制度、安全責(zé)任書；安全工作計(jì)劃、總結(jié)；安全檢查記錄（日檢、周檢、月檢）；安全隱患排查及整改臺(tái)賬；安全教育教案、演練記錄（消防、防震、防踩踏等）；安全事故應(yīng)急預(yù)案及處理報(bào)告；門衛(wèi)值班記錄、外來(lái)人員登記表；監(jiān)控設(shè)備維護(hù)記錄。長(zhǎng)期/短期G財(cái)務(wù)資產(chǎn)類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表；預(yù)算、決算報(bào)告；收費(fèi)許可證、收費(fèi)依據(jù)及票據(jù)存根；資產(chǎn)臺(tái)賬（購(gòu)置、領(lǐng)用、報(bào)廢、調(diào)撥）；固定資產(chǎn)卡片；房屋建筑物、大型玩具設(shè)施設(shè)備的技術(shù)資料、圖紙、維修保養(yǎng)記錄。永久/長(zhǎng)期H基本建設(shè)類園舍新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的立項(xiàng)批文、規(guī)劃許可證、土地使用證、施工許可證；地質(zhì)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工圖、竣工圖；工程合同、監(jiān)理報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、決算審計(jì)報(bào)告。永久I聲像實(shí)物類反映幼兒園重要活動(dòng)、歷史面貌的照片、錄音帶、錄像帶、光盤；榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗；獲贈(zèng)的紀(jì)念品；印模啟用、廢止文件及印模。永久/長(zhǎng)期J大事記類幼兒園年度大事記編寫材料；重要活動(dòng)剪報(bào)；媒體報(bào)道材料。永久第十一條凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按規(guī)定手續(xù)整理歸檔。任何部門和個(gè)人不得私自留存、銷毀或據(jù)為己有。第十二條歸檔文件材料必須做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，手續(xù)完備，符合形成規(guī)律和整理規(guī)范。第四章檔案收集與整理規(guī)范第十三條檔案收集工作實(shí)行平時(shí)積累與集中歸檔相結(jié)合的制度。各部門在日常工作中形成的文件材料，應(yīng)由兼職資料員隨時(shí)進(jìn)行收集、分類、保管，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案室移交。第十四條歸檔時(shí)間：（一）黨群行政、人事、財(cái)務(wù)、安全等類檔案，應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成歸檔；（二）教育教學(xué)、衛(wèi)生保健、幼兒檔案等類檔案，應(yīng)按學(xué)年或?qū)W期歸檔，于每學(xué)期開學(xué)后第一個(gè)月內(nèi)完成上一學(xué)期的歸檔工作；（三）基本建設(shè)、設(shè)備儀器等項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收或設(shè)備開箱驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔；（四）聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或制作完成后隨即歸檔；（五）對(duì)于即時(shí)性產(chǎn)生的重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后立即歸檔。第十五條歸檔要求：（一）文件材料必須為原件，如無(wú)原件，須注明原因并加蓋部門公章的復(fù)印件；（二）文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、簽署手續(xù)完備，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料書寫；（三）文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，幅面規(guī)格統(tǒng)一，一般為A4紙（210mm×297mm），對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)幅面的文件材料，應(yīng)折疊或托裱為標(biāo)準(zhǔn)幅面；（四）外文材料應(yīng)附有中文譯本；（五）電子文件應(yīng)連同其背景信息、元數(shù)據(jù)一并歸檔，且應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求的文件格式，如XML、PDF、OFD等，確保其可讀性和長(zhǎng)期可用性。第十六條檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（一）分類：按照本辦法第十條規(guī)定的類別進(jìn)行分類；（二）排列：按照文件材料產(chǎn)生的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列；（三）編號(hào)：按照分類方案和排列順序，逐件編制檔號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)通常為：全宗號(hào)-類別號(hào)-年度-保管期限件號(hào)；（四）編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄項(xiàng)目應(yīng)包括：檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、備注等；（五）裝訂：歸檔文件材料應(yīng)去除金屬物，采用不銹鋼訂書釘、線裝或檔案專用膠水等方式進(jìn)行裝訂，做到牢固、整齊、美觀。第五章檔案保管與保密制度第十七條檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵、防鼠、防有害氣體等“九防”措施。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。第十八條檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度控制設(shè)備（如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器）和溫濕度記錄儀。庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。每日應(yīng)定時(shí)記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)采取措施調(diào)節(jié)。第十九條檔案柜架應(yīng)排列整齊，柜架編號(hào)應(yīng)清晰有序。檔案入庫(kù)上架時(shí)，應(yīng)按檔號(hào)順序排列，并做到標(biāo)志明顯、查找方便。對(duì)磁性載體檔案（如錄音帶、錄像帶）應(yīng)定期倒帶、復(fù)制，防止信號(hào)衰減。第二十條建立健全檔案庫(kù)房安全檢查制度。檔案管理員應(yīng)每日檢查庫(kù)房安全情況，每周進(jìn)行一次全面檢查，并做好檢查記錄。在節(jié)假日或發(fā)生特殊天氣（如暴雨、臺(tái)風(fēng)）前后，必須進(jìn)行專項(xiàng)安全檢查。發(fā)現(xiàn)隱患應(yīng)立即報(bào)告并采取整改措施。第二十一條嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。檔案管理員和利用檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，嚴(yán)守檔案秘密。（一）檔案密級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開。（二）涉及幼兒園核心機(jī)密、教職工個(gè)人隱私、幼兒家庭隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍。（三）嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所、私人通訊工具、互聯(lián)網(wǎng)上談?wù)摗鬏敗⑻幚砩婷軝n案信息。（四）檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)泄密隱患及時(shí)報(bào)告處理。第二十二條建立全宗卷。全宗卷是記錄和說(shuō)明檔案全宗歷史情況的文件材料，應(yīng)包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、數(shù)字化等工作的重要記錄。全宗卷應(yīng)隨檔案一起管理。第六章檔案信息化建設(shè)第二十三條幼兒園應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和人員。逐步建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化。第二十四條電子文件歸檔應(yīng)遵循“前端控制、全程管理”的原則。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在開發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)預(yù)留電子文件歸檔接口，確保電子文件能按要求自動(dòng)或手動(dòng)歸檔至檔案管理系統(tǒng)。第二十五條電子文件歸檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)。（一）真實(shí)性檢測(cè)：核對(duì)電子文件簽章、數(shù)字簽名是否有效；（二）完整性檢測(cè)：檢查電子文件及其元數(shù)據(jù)是否齊全；（三）可用性檢測(cè)：檢查電子文件是否能夠被正常打開、讀取和操作；（四）安全性檢測(cè)：檢查電子文件是否攜帶病毒。第二十六條對(duì)傳統(tǒng)載體檔案（紙質(zhì)、照片、錄音帶等）應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。數(shù)字化加工應(yīng)委托有資質(zhì)的專業(yè)公司進(jìn)行，或在館內(nèi)配備專業(yè)設(shè)備進(jìn)行。數(shù)字化成果應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如DA/T31等），包括分辨率、色彩模式、存儲(chǔ)格式等要求。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描分辨率一般不低于300DPI，照片檔案不低于600DPI。第二十七條建立電子檔案?jìng)浞葜贫取ｋ娮訖n案應(yīng)實(shí)行在線備份和離線備份相結(jié)合。備份介質(zhì)應(yīng)包括硬盤、光盤、磁帶等，且應(yīng)實(shí)行異地保存。備份工作應(yīng)定期進(jìn)行，至少每年進(jìn)行一次全量備份，每季度進(jìn)行一次增量備份。第二十八條加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離或采取嚴(yán)格的邏輯隔離措施。系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、權(quán)限控制、操作日志審計(jì)、數(shù)據(jù)加密等安全功能。第七章檔案利用與借閱第二十九條檔案利用是指對(duì)檔案進(jìn)行閱覽、復(fù)制、摘錄等。檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、便民利民、安全保密的原則。第三十條建立健全檔案利用制度。檔案室應(yīng)編制必要的檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號(hào)索引等，并建立檔案查閱登記表。第三十一條查閱檔案必須履行登記手續(xù)。查閱者應(yīng)出示有效身份證明，說(shuō)明查閱目的和范圍，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人或園長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。第三十二條檔案借閱分為室內(nèi)閱覽和室外借出。（一）一般檔案僅限在檔案室內(nèi)查閱，不得帶出檔案室。（二）確因工作需要需借出檔案的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還。借閱期限一般不超過(guò)7天，確需續(xù)借的需辦理續(xù)借手續(xù)。（三）絕密級(jí)檔案嚴(yán)禁外借，僅限在指定保密場(chǎng)所查閱。（四）涉及教職工人事檔案、幼兒檔案等個(gè)人隱私的檔案，僅限本人或其法定監(jiān)護(hù)人（針對(duì)幼兒）憑有效證件查閱，或經(jīng)園長(zhǎng)批準(zhǔn)的相關(guān)部門因公查閱。第三十三條查閱檔案者必須愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得在檔案材料上做任何標(biāo)記。嚴(yán)禁擅自拍攝、復(fù)印、摘抄涉密檔案。第三十四條復(fù)制檔案須由檔案管理員負(fù)責(zé)進(jìn)行，并加蓋檔案證明章。復(fù)制的檔案材料經(jīng)校對(duì)無(wú)誤后，由檔案管理員簽字蓋章，方可作為有效證明使用。第三十五條檔案利用者應(yīng)遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容遺失、泄密等情況，應(yīng)立即向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三十六條檔案室應(yīng)積極開展檔案編研工作。圍繞幼兒園中心工作，編輯出版幼兒園大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題史料等編研材料，主動(dòng)為教育教學(xué)和管理決策提供服務(wù)。第八章檔案鑒定與銷毀第三十七條建立健全檔案鑒定制度。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)由檔案室會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。第三十八條鑒定工作應(yīng)直接對(duì)檔案進(jìn)行審查，逐件確定其存毀。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按規(guī)定予以銷毀。第三十九條銷毀檔案必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理。（一）鑒定小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、題名、形成時(shí)間、保管期限、數(shù)量及銷毀原因。（二）《檔案銷毀清冊(cè)》須經(jīng)園長(zhǎng)審查批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)主管部門備案。（三）銷毀檔案時(shí)，必須由兩人以上（其中一名為檔案管理員）負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)照《檔案銷毀清冊(cè)》逐一核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可銷毀。（四）銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案當(dāng)作廢紙出售或隨意丟棄。（五）銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字蓋章，并注明銷毀日期。《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。第四十條對(duì)未到保管期限但已失去保存價(jià)值的檔案，或因特殊情況需要提前銷毀的檔案，須組織專門鑒定小組進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，經(jīng)園長(zhǎng)批準(zhǔn)并報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。第九章考核與獎(jiǎng)懲第四十一條幼兒園應(yīng)將檔案管理