企業(yè)員工跨境流動的數(shù)據保護

企業(yè)員工跨境流動的數(shù)據保護一、引言隨著經濟全球化的深入發(fā)展，越來越多的企業(yè)布局跨境業(yè)務，員工跨境流動的規(guī)模持續(xù)擴大，無論是長期外派、短期商務差旅，還是常態(tài)化的跨境遠程辦公，都涉及大量員工個人數(shù)據的跨法域傳輸、存儲與處理。這類數(shù)據既關聯(lián)員工的個人隱私權益，也直接影響企業(yè)的跨境經營合規(guī)性，部分涉及敏感屬性的員工數(shù)據甚至可能與國家數(shù)據安全息息相關。當前全球數(shù)據治理規(guī)則體系尚未完全統(tǒng)一，不同國家和地區(qū)的個人信息保護要求存在明顯差異，企業(yè)在處理跨境流動的員工數(shù)據時很容易陷入合規(guī)誤區(qū)，也可能因管理疏漏損害員工合法權益。本文將從核心范疇、現(xiàn)存風險、完善路徑三個層面展開分析，為企業(yè)員工跨境流動的數(shù)據保護提供可行的參考思路，最終實現(xiàn)員工權益保護、企業(yè)合規(guī)經營、數(shù)據安全保障三者的平衡。二、企業(yè)員工跨境流動數(shù)據保護的核心范疇與典型場景明確員工跨境流動數(shù)據保護的覆蓋范圍和常見應用場景，是構建完善保護體系的前提，也能幫助企業(yè)和員工快速識別相關數(shù)據處理行為的風險點。（一）員工跨境流動涉及的核心數(shù)據類型員工跨境流動過程中涉及的數(shù)據，既包括勞動法層面的用工管理數(shù)據，也包括個人信息保護法層面的各類個人信息，按照敏感程度可以分為三個層級。第一層級是普通個人信息，主要包括員工的姓名、常用辦公聯(lián)系方式、工作崗位、辦公郵箱地址等，這類數(shù)據一般是開展跨境工作協(xié)作的必要基礎，敏感程度較低，泄露后不會對員工造成嚴重的人身或財產損害。第二層級是敏感個人信息，主要包括員工的身份證號、護照信息、戶籍地址、薪酬福利記錄、健康體檢報告、疫苗接種信息、境外就醫(yī)記錄、生物識別考勤數(shù)據等，這類信息一旦泄露或者被濫用，很容易導致員工受到職業(yè)歧視、電信詐騙、騷擾營銷等侵害，部分健康數(shù)據還可能涉及公共衛(wèi)生管理要求，需要采取更嚴格的保護措施。第三層級是兼具個人屬性和企業(yè)屬性的數(shù)據，主要包括員工的績效評價記錄、崗位調整文件、接觸的企業(yè)內部非公開工作信息、履職過程中產生的工作記錄等，這類數(shù)據既涉及員工的職業(yè)隱私，也可能關聯(lián)企業(yè)的商業(yè)秘密，在跨境傳輸過程中需要同時滿足個人信息保護和商業(yè)秘密保護的雙重要求。（二）員工跨境流動數(shù)據傳輸?shù)牡湫蛨鼍爱斍皢T工跨境流動的數(shù)據傳輸主要分為四類常見場景。第一類是長期外派場景，企業(yè)將境內員工派駐到境外分支機構工作時，需要將員工的身份信息、健康信息、薪酬信息等傳輸?shù)骄惩鈾C構，用于辦理當?shù)毓ぷ髟S可、社保繳納、薪酬發(fā)放、疫情防控申報等業(yè)務，部分企業(yè)還會將境外員工的績效數(shù)據、履職記錄傳回境內總部存檔。第二類是短期商務差旅場景，企業(yè)安排員工短期出境參加會議、對接業(yè)務時，需要將員工的身份信息、聯(lián)系方式提前發(fā)給境外合作方用于辦理入場權限、預訂住宿交通，差旅過程中產生的費用報銷數(shù)據、業(yè)務對接記錄也會在境內外系統(tǒng)之間傳輸。第三類是跨境遠程辦公場景，部分企業(yè)會雇傭境外員工遠程為境內總部提供服務，或者安排境內員工通過境外系統(tǒng)對接海外業(yè)務，此時員工的考勤數(shù)據、工作記錄、薪酬發(fā)放數(shù)據都會持續(xù)在境內外系統(tǒng)之間流動。第四類是離職后數(shù)據留存場景，員工結束跨境工作或者離職后，企業(yè)需要按照不同法域的用工管理要求留存相關的用工記錄，境內和境外的信息系統(tǒng)中都會保留員工的部分歷史數(shù)據，若沒有明確的留存和刪除規(guī)則，也會帶來長期的數(shù)據安全隱患。明確了員工跨境流動數(shù)據保護的核心范疇后，我們需要進一步梳理當前實踐中存在的各類風險，才能為后續(xù)的合規(guī)體系建設找準靶點。三、當前企業(yè)員工跨境流動數(shù)據保護面臨的多維風險當前企業(yè)員工跨境流動的數(shù)據保護面臨規(guī)則、管理、權益三個層面的多重風險，不同風險之間還可能互相疊加，進一步放大危害。（一）跨法域規(guī)則沖突引發(fā)的合規(guī)風險當前全球已有上百個國家和地區(qū)出臺了個人信息保護專門立法，不同法域的規(guī)則差異導致企業(yè)跨境員工數(shù)據管理的合規(guī)成本提升了約三成（中國信息通信研究院，近年）。部分國家要求涉及本國公民的個人信息必須存儲在境內，而企業(yè)總部通常要求所有員工的用工數(shù)據統(tǒng)一回傳總部存檔，兩類要求之間可能直接沖突，讓企業(yè)陷入兩難境地。還有部分法域對個人信息跨境傳輸設置了不同的前置程序，比如有的地區(qū)要求必須簽署官方發(fā)布的標準合同條款，有的要求提前向監(jiān)管部門開展安全評估，有的要求必須取得個人的單獨同意，企業(yè)如果同時向多個國家傳輸員工數(shù)據，就需要同時滿足多套不同的合規(guī)要求，很容易出現(xiàn)程序遺漏，觸發(fā)行政處罰。近年來已經有不少跨國企業(yè)因為員工數(shù)據跨境傳輸不符合當?shù)匾?guī)則，被監(jiān)管部門處以高額罰款，也影響了企業(yè)的正常業(yè)務開展。（二）企業(yè)內部管理缺位引發(fā)的數(shù)據泄露風險超半數(shù)的員工跨境數(shù)據泄露事件都源于企業(yè)內部未建立分級分類的保護機制，未對員工敏感數(shù)據采取專門的加密傳輸措施（網絡安全產業(yè)聯(lián)盟，近年）。很多中小企業(yè)沒有專門的數(shù)據合規(guī)崗位，員工數(shù)據的跨境傳輸通常由人力資源部門或者行政部門直接負責，相關人員對不同法域的合規(guī)要求不熟悉，經常使用普通郵件、即時通訊軟件直接傳輸員工的護照信息、體檢報告、薪酬記錄等敏感數(shù)據，很容易被黑客竊取或者被無關人員獲取。還有部分企業(yè)對境外分支機構的數(shù)據權限管理松散，境外機構的離職人員沒有及時收回數(shù)據訪問權限，依然可以訪問境內總部傳輸?shù)膯T工敏感數(shù)據，也會增加數(shù)據泄露的概率。部分企業(yè)沒有建立定期數(shù)據清理機制，已經離職多年的員工數(shù)據依然同時存儲在境內外的多個系統(tǒng)中，也加大了泄露風險。（三）權責邊界模糊引發(fā)的員工權益侵害風險員工個人信息權益是個人信息保護法的核心保護對象，即使用工場景下也不能免除企業(yè)的告知與同意義務（王利明，某年）。但在實際操作中，很多企業(yè)會在勞動合同中設置格式條款，默認員工同意企業(yè)將其個人信息傳輸?shù)饺我饩惩夥种C構，不需要另行告知傳輸?shù)挠猛尽⒔邮辗健⒘舸嫫谙薜刃畔ⅲ苯忧址噶藛T工的知情權和決定權。還有部分境外分支機構未經過員工同意，擅自將獲取的員工聯(lián)系方式、健康信息、居住地址等泄露給當?shù)氐姆慨a中介、保險公司、商業(yè)營銷機構，導致員工收到大量騷擾信息，甚至遭遇電信詐騙。由于數(shù)據傳輸涉及多個法域，員工發(fā)現(xiàn)自身權益被侵害后，往往不知道應該向哪個地區(qū)的監(jiān)管部門投訴，維權成本極高，很難獲得相應的賠償。面對上述多維度的風險與挑戰(zhàn)，需要企業(yè)、監(jiān)管部門、員工多方協(xié)同發(fā)力，從不同層面構建完善的保護體系，實現(xiàn)員工跨境流動的便利性與數(shù)據安全性的平衡。四、企業(yè)員工跨境流動數(shù)據保護的完善路徑員工跨境流動的數(shù)據保護不能只靠單一主體發(fā)力，需要從企業(yè)內部管理、監(jiān)管規(guī)則供給、員工自我保護三個維度同時推進，形成完整的保護閉環(huán)。（一）企業(yè)層面：構建全生命周期的內部管控體系具備完善的員工跨境數(shù)據全生命周期管理機制的企業(yè)，發(fā)生合規(guī)風險的概率比未建立相關機制的企業(yè)低七成左右（中國政法大學數(shù)據法治研究院，某年）。首先，企業(yè)要建立員工數(shù)據分級分類管理制度，將涉及員工的敏感個人信息列為高保護等級，傳輸和存儲都要采取端到端加密措施，僅限核心人力資源管理人員按需訪問，普通工作信息可以適當簡化保護流程，兼顧安全和效率。其次，企業(yè)要針對不同的跨境場景制定專門的合規(guī)流程，在員工入職時就明確告知可能涉及的跨境數(shù)據傳輸場景、用途、接收方范圍，取得員工的書面同意，不得在勞動合同中設置霸王條款強制員工同意所有跨境數(shù)據傳輸要求；在開展具體的跨境傳輸前，要針對輸入國和輸出國的規(guī)則開展合規(guī)評估，需要向監(jiān)管部門備案或者申請安全評估的，提前完成相關程序，確保符合兩地的法律要求。再者，企業(yè)要和境外分支機構、合作方簽訂專門的數(shù)據保護協(xié)議，明確各方的data保護責任，要求接收方按照約定的用途處理員工數(shù)據，不得擅自向第三方泄露，還要定期開展跨境數(shù)據專項審計，及時清理不需要留存的歷史數(shù)據，回收離職人員的訪問權限。最后，企業(yè)要定期為員工開展數(shù)據安全培訓，告知員工跨境工作期間保護個人信息的注意事項，提升員工的風險防范意識。（二）監(jiān)管層面：完善規(guī)則供給與跨域協(xié)作機制針對員工跨境流動這類高頻、低風險的數(shù)據跨境場景制定專門的合規(guī)指引，是全球數(shù)據治理領域的重要發(fā)展趨勢（聯(lián)合國貿易和發(fā)展會議，某年）。首先，監(jiān)管部門可以出臺針對員工跨境流動數(shù)據保護的專項操作指引，明確不同場景下的合規(guī)要求，對于批量外派員工、跨境遠程辦公等高頻場景，可以設置便利化的合規(guī)通道，企業(yè)完成統(tǒng)一的合規(guī)評估后就可以批量傳輸相關數(shù)據，不需要為每個員工單獨提交申請，降低企業(yè)的合規(guī)成本。其次，監(jiān)管部門要加強和其他國家和地區(qū)的跨境數(shù)據治理協(xié)作，和我國企業(yè)外派員工較多的地區(qū)簽訂數(shù)據保護互認協(xié)議，互相認可對方的合規(guī)措施，避免企業(yè)重復滿足多套要求，減輕企業(yè)的合規(guī)負擔。再者，監(jiān)管部門要建立跨境數(shù)據維權協(xié)助機制，員工在境外遇到個人信息被侵害的情況時，可以向境內監(jiān)管部門投訴，監(jiān)管部門通過和境外監(jiān)管機構的協(xié)作渠道幫助員工維權，降低員工的維權成本，保障員工的合法權益。（三）員工層面：強化權利意識與自我保護能力員工作為個人信息的主體，也是數(shù)據保護的重要參與者，要主動提升自身的權利意識和防護能力。首先，員工要主動了解個人信息保護的相關權利，在企業(yè)要求簽署跨境數(shù)據傳輸同意文件時，要仔細閱讀相關條款，不清楚的內容可以要求企業(yè)作出解釋，對于不合理的強制條款可以拒絕簽署，維護自身的知情權和決定權。其次，員工在跨境工作或者差旅期間，要注意保護自己的個人敏感信息，不要隨便將護照、身份證、薪酬信息等透露給無關人員，盡量不要使用公共WiFi傳輸個人敏感信息或者企業(yè)工作數(shù)據，避免數(shù)據被竊取。最后，員工如果發(fā)現(xiàn)自己的個人信息被泄露或者濫用，要及時留存相關證據，先向企業(yè)的合規(guī)或者人力資源部門反饋，沒有得到合理解決的，可以向監(jiān)管部門投訴，通過合法途徑維護自身的權益。五、結語企業(yè)員工跨境流動的數(shù)據保護是數(shù)字經濟時代全球化發(fā)展過程中必須面對的共性問題，既關系到每一位跨境員工的切身權益，也關系到企業(yè)的跨境經營穩(wěn)定性，更關系到國家數(shù)據安全的整體保障。從當前的發(fā)展趨勢來