項目實施中的溝通管理

項目實施中的溝通管理保證有效、良好的溝通對于項目的成功是至關重要的。因此從項目承建商的角度來看項目中的溝通包括以下管理的方案：匯報關系、溝通計劃、問題管理、會議管理、信息共享等。匯報管理建立有效的匯報組織機構是實現有效溝通的前提和保證。匯報關系基于對本項目組織機構定義，通過層級的劃分明確了項目承建商的定位和職責，以及項目匯報路徑。溝通管理項目實施是一個團隊任務，信息不暢容易導致工作偏離目標，或者是成員之間產生誤解，所以項目經理要在信息溝通中起到非常重要的作用。對于信息的發布，一定要保證版本的有效性，對于通過電子郵件發布的重要信息，一定要讓對方反饋接收與否的信息。對于規模較大的項目，有時信息需要群發或多人討論，這時需要建立專用的信息溝通平臺，例如利用微信群、郵件組、QQ群等。溝通計劃在本項目中，我們建立以下正式溝通計劃，并在工作中保證實現：類型溝通內容參與人員責任人時間項目組首次會議培訓項目管理方法、實施計劃項目組全體成員項目經理待定項目動員大會明確目標、落實責任、激發熱情全體成員項目發起人待定項目管理例會分析項目狀態，明確項目管理委員會項目經理每月末階段評估會議評估項目階段的完成情況項目管理委員會項目經理階段末項目驗收會議評審項目驗收標準的完成項目管理委員會項目經理項目收尾時項目組工作例會匯報各項工作的進度及問題項目經理項目經理每周一項目變更會議決議變更需求項目管理委員會項目經理變更產生時項目通訊對外宣傳項目狀況項目組全體成員項目管理辦公室每月項目信息共享了解項目狀態、計劃、問題等項目組全體成員實施組長隨時操作狀況了解用戶的操作狀況項目成員最終用戶上線后每日另外，在項目的實施工作中，有一些溝通屬于非正式溝通，例如聚會、交心談話、技術研討、能力拓展等，我們會根據項目的需要選擇進行。溝通內容在項目實施階段，項目利益相關者之間的信息溝通與交流集中在如下方面：1、與計劃相比，項目工作量完成情況2、已完成的工作質量情況3、與計劃相比，進度情況4、與計劃相比，實際成本支出情況5、項目執行過程中出現的問題，這些問題的解決方案以及建議采用的方案報告形式1、報告應盡量使用數據、表格、圖形等方式，避免純文字上的長篇大論。例如在作進度情況報告時，常用甘特圖、網絡圖、時間線以及里程碑表等。2、報告費用情況時，常用直方圖、S曲線以及開支表等。3、報告人員使用情況時，常用直方圖、工作負荷分配表等。相關文檔相關文檔包括：1、《會議紀要》2、《項目周報》3、《項目月度狀態報告》4、《項目階段評估報告》5、《項目總結報告》問題管理項目問題主要是指系統的應用問題，一般在需求分析、系統實現設計、軟件開發、軟件測試、系統集成測試、系統運行過程中表現出來。對于這些問題，一定要由當事人及時提交問題報告表，并由項目經理對問題進行判決，指定解決負責人并預計目標時間。1、問題分類我們將問題管理分為以下問題的定義，對于不同的問題的處理和管理流程有所不同。（1）質量問題：主要指質量問題，包括軟件、硬件質量問題以及過程質量和產品質量的問題，具體分為ISSUE不符合項、BUG、DEFECT缺陷；（2）報告請求問題：主要是跟溝通、匯報、特殊事項發生的問題定義，分為報告、變更請求、用戶支持請求、風險觸發問題等；（3）其他問題：主要指在項目協作和實施過程中的商務問題，如商務交涉、付款、法律糾紛、知識產權等問題的管理。2、問題的跟蹤方法建立一個問題日志用來跟蹤問題的解決狀態。通過項目管理信息系統來統一處理和管理這些問題從提交到解決，跟蹤整個問題的生存周期，以及問題的解決的歷史記錄等。在項目工作的例行會議上，總項目小組都需要回顧檢查一下存在問題的解決情況，對沒有及時解決的重要問題進行分析并討論生成解決方法。3、問題的上報 對于在規定時間內沒有解決的問題要及時上報給上一級管理機構。項目承建商和監理方有義務和責任將可能發生并導致重大缺陷的事件及時上報給業主的項目管理辦公室。會議管理建議會議分為準備、討論、決議和跟蹤四個階段，下面就這四個階段分別進行闡述。1、準備階段：（1）會議發起人明確提出會議目的、會議議程與參會人員安排，準備會議資料，以書面形式提交相關領導進行審核（2）會議安排通過審核后，由協調領導小組辦公室、總監理、工程技術辦公室和相關領導聯合簽發《會議通知》（3）由專人負責安排落實會議場地、設備等輔助事項（4）安排專人熟悉會議資料，準備進行會議記錄2、討論階段：（1）由會議主持人宣布會議議程與相關事項，提出會議討論事項（2）各參會代表就討論事項提出意見3、決策階段：（1）由會議主持人根據各方意見作出決策（2）記錄人記錄決策情況（3）主持人指定每個決策執行情況跟蹤人（4）記錄人編