公文管理制度

公文管理制度第一章總則為確保公文處理工作的規范化、制度化、科學化，提高辦文效率和質量，保障單位各項工作的順暢運行，依據國家相關法規及本單位實際，特制定本制度。本制度適用于單位內部各類公文的起草、審核、簽發、印發、辦理、歸檔等管理工作。公文處理應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則，做到及時、準確、安全、保密。第二章公文種類根據工作需要，本單位常用公文種類主要包括：1.通知：適用于發布規章、傳達指示、部署工作、告知事項等。2.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議等。3.請示：適用于向上級機關請求指示、批準事項。請示應當一文一事。4.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。5.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。6.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位及人員。7.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。第三章公文格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。1.標題：應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發文機關名稱、事由和文種組成。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。2.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。正文內容應做到觀點明確、條理清晰、文字精練、表述準確、直述不曲。4.附件說明：公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。5.發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。6.成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。成文日期以阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。8.附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。9.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。第四章公文處理程序第一節公文起草公文起草工作一般由相關業務部門承擔。起草前，應認真領會領導意圖，明確行文目的、依據和主要內容。起草時，應深入調查研究，充分占有材料，做到情況確實、觀點明確、文字精煉、條理清楚、格式規范。涉及其他部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關部門意見，力求達成一致。第二節公文審核公文在簽發前，必須進行審核。審核工作一般由單位辦公室（或指定的綜合部門）承擔。審核的重點是：1.是否確需行文；2.行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求；3.內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策，是否完整準確體現發文機關意圖，是否同現行有關公文相銜接，所提政策措施和辦法是否切實可行；4.涉及有關部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見；5.文種使用、公文格式是否規范；6.語言表達是否準確、簡潔、通順，標點符號使用是否正確。經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。第三節公文簽發公文應當經本單位負責人審批簽發。重要公文和上行文由單位主要負責人簽發。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。第四節公文校對與印發公文正式印制前，應當由專人進行校對。校對必須認真負責，確保無錯漏、無歧義，格式規范。校對完畢后，按照規定的份數印制。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。公文印發前，應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽發人復審。第五節公文分發與傳遞公文印發后，應及時按主送、抄送范圍進行分發。傳遞涉密公文應當通過機要交通、機要通信或者其他符合保密要求的方式進行，確保安全保密。第五章公文辦理與管理第一節收文辦理收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。1.簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。3.初審：對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本單位辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本單位負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。5.傳閱：根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。7.答復：公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。第二節發文辦理發文辦理指以本單位名義制發公文的過程，包括復核、登記、印制、核發等程序。（具體內容可結合第四章第四節、第五節細化）第三節公文管理1.公文的存放與保管：公文由單位辦公室（或檔案管理部門）統一管理。個人不得私自保存應當歸檔的公文。涉密公文應當按照涉密載體管理規定進行管理。2.公文的傳閱與借閱：公文傳閱應當嚴格履行傳閱手續，閱后及時退回。借閱公文必須經相關負責人批準，并嚴格遵守借閱期限和保密規定。3.公文的復制與匯編：復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定并經本單位負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批準。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。4.公文的清退與銷毀：公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。需要清退的公文，應當按照規定定期清退。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。第六章監督與責任單位辦公室（或指定的綜合部門）負責對本單位公文處理工作進行指導、督促和檢查。對在公文處理工作中做出顯著成績的單位和個人，應當