溝通控制程序

這里有一份程序文件1目的為了及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋質(zhì)量和食品安全的有關(guān)信息，對信息進(jìn)行管理，特制定本程序。2范圍適用于公司內(nèi)、外部信息的傳遞與處理。3職責(zé)——為溝通管理工作歸口部門。----負(fù)責(zé)質(zhì)量和食品安全信息的內(nèi)外部溝通。3.3各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)和對應(yīng)相關(guān)方信息的收集、傳遞和交流。4工作程序4.1外部溝通為確保在整個食品鏈中能夠獲得充分的食品安全方面的信息，公司制定、實(shí)施和保持了有效的措施，以便與下列各方進(jìn)行溝通。4.1.1與供方和分包商的溝通4.1.1.1-—負(fù)責(zé)與原料、輔料、包裝物供方的溝通。---負(fù)責(zé)與監(jiān)視和測量裝置的檢定和校準(zhǔn)服務(wù)有關(guān)的溝通。---負(fù)責(zé)與產(chǎn)品委托檢驗(yàn)方的溝通。4.1.2與顧客的溝通與顧客溝通的主要信息有：a） 產(chǎn)品信息（包括有關(guān)預(yù)期用途、特定貯存要求以及適宜時含保質(zhì)期的說明書）；b） 問詢、合同或訂單處理及其修改；c） 顧客的抱怨及反饋。這些溝通由銷售部負(fù)責(zé)，具體按《與顧客有關(guān)過程管理程序》、《顧客投訴處理程序》、《顧客滿意度測量程序》和《銷售代理商管理程序》的規(guī)定執(zhí)行。4.1.3與上級主管部門的溝通4.1.3.1上級主管部門的要求由---負(fù)責(zé)接收，文件型的要求登記在《收文登記臺帳》上，口頭型的要求登記在《電話信息登記臺帳》上；辦公室根據(jù)信息要求傳達(dá)至相關(guān)部門或向領(lǐng)導(dǎo)匯報，必要時使用《信息聯(lián)絡(luò)單》傳遞上級主管部門的要求。4.1.3.2產(chǎn)品的檢測、食品安全衛(wèi)生監(jiān)督檢查等信息，由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)與上級主管部門溝通。4.1.3.3重大質(zhì)量、食品安全事故信息由管理者代表/食品安全小組組長與上級主管部門溝通。4.1.3.4其他需要與上級主管部門溝通的信息由相關(guān)部門報黨政辦進(jìn)行處理。4.1.4與其他相關(guān)方的溝通4.1.4.1體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核、認(rèn)證信息由----接受后傳達(dá)至經(jīng)理及各部門。4.1.4.2對相關(guān)方施加影響的管理信息、法律法規(guī)信息由與相關(guān)方有業(yè)務(wù)往來的職能部門進(jìn)行溝通。4.1.5通過外部溝通獲得的重要質(zhì)量和食品安全信息（尤其是來自顧客和主管部門的食品安全要求）應(yīng)作為體系更新和管理評審的輸入。4.2內(nèi)部溝通4.2.1自上而下的溝通4.2.1.1總經(jīng)理或其授權(quán)人根據(jù)建立的組織機(jī)構(gòu)和職能的運(yùn)作，通過會議、文件等方式，就管理體系的過程，包括顧客和法律法規(guī)要求、方針、目標(biāo)及其完成情況，以及實(shí)施的有效性進(jìn)行溝通，及時采取相應(yīng)的措施，以確保管理體系的正常運(yùn)作。4.2.1.2公司的例行會議、管理評審會議、內(nèi)部審核的首末次會議、培訓(xùn)講課等，參加人員應(yīng)在《簽到表》上簽到，職能部門應(yīng)做好會議記錄，根據(jù)需要采用“會議紀(jì)要”、“簡報”等形式及時做到“上情下達(dá)”。4.2.1.3公司的例行會議應(yīng)每月至少召開一次，由總經(jīng)理或其授權(quán)人主持，對下列各項(xiàng)進(jìn)行交流、討論和匯報：a） 顧客及相關(guān)方的質(zhì)量及食品安全投訴、處理；b） 評審目標(biāo)指標(biāo)，匯報其完成情況；c） 合同履行情況；d） 體系運(yùn)行監(jiān)測情況；e） 糾正預(yù)防措施跟蹤驗(yàn)證情況；f） 事故、事件報告調(diào)查與處理；g） 當(dāng)月產(chǎn)品質(zhì)量分析；h） 其它體系問題。4.2.2自下而上的溝通4.2.2.1各部門應(yīng)建立報告制度，下級向上級匯報和請示工作；各部門負(fù)責(zé)人在本公司例會上匯報部門工作情況，以作為總經(jīng)理進(jìn)行決策的依據(jù)。4.2.2.2各部門應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，定期按時向總經(jīng)理上報有關(guān)報表；總經(jīng)理應(yīng)及時將有關(guān)信息回復(fù)給各部門。4.2.3各部門之間的溝通4.2.3.1對于跨部門之間需要協(xié)調(diào)、溝通的事宜，按相關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行；對文件沒有規(guī)定溝通方法的信息，可以采用部門間傳遞《信息聯(lián)絡(luò)單》方式溝通，必要時由主管領(lǐng)導(dǎo)主持進(jìn)行溝通。4.2.3.2各主管職能部門按規(guī)定的要求定期或不定期到現(xiàn)場檢查工作，并填寫相應(yīng)的記錄，針對問題及時在現(xiàn)場糾正或按《不合格品和潛在不安全產(chǎn)品控制程序》、《糾正和預(yù)防措施管理程序》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.2.4其他溝通方式質(zhì)量和食品安全管理體系有關(guān)的各種信息溝通，亦可采用如下方式：a） 各種會議；b） 布告欄或板報；c） 通訊工具；d） 電子郵件等。4.2.5通過內(nèi)部溝通過程，應(yīng)確保總經(jīng)理和食品安全小組及時獲得包括但不限于以下方面的信息，以用于體系的更新和管理評審：a） 產(chǎn)品或新產(chǎn)品；b） 原料、輔料和服務(wù)；c） 生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備；d） 生產(chǎn)場所，設(shè)備位置，周邊環(huán)境；e） 清潔和衛(wèi)生方案；f） 包裝、貯存和分銷系統(tǒng)；g） 人員資格水平和（或）職責(zé)及權(quán)限分配；h） 法律