會議費支出沒有會議預算和決算課件

科研經費的結題與審計

審計處：王亞榮一、科研經費審計中發現的主要問題二、科研結題審計的主要程序三、課題財務驗收審計需要準備的資料四、科研結題上報審計需要注意哪些問題五、加強我校科研經費管理的幾點建議

目錄一、科研經費審計中發現的主要問題（一）對科研經費性質認識上的誤區長期以來，高校的部分教師、科研人員認為，科研經費是靠自己的能力爭取來的。經費的所有權、使用權均歸個人或課題組所有。學校無需過問或干涉。目前，將科研經費用于個人開支的現象比較普遍，用車費、餐飲費等在科研經費支出中占有相當大的比例。甚至存在有人用科研經費購車和購買其他固定資產的現象。

另一方面，科研管理部門往往只重視科研項目承攬的數量與規模，以及科研項目的級別和科研收入的多少，而忽視科研經費的使用管理；認為只要科研人員能夠順利結項，在經費使用上不必太嚴，甚至有時會擔心財務報銷制度太嚴而出現科研經費外流的現象。（二）科研項目管理與經費管理脫節高校科研活動的管理包括兩方面：科研項目管理和科研經費管理。科研院負責科研項目管理和合同管理；財務處負責科研經費的財務管理和會計核算。實際工作中，科研管理部門側重于項目技術層面的管理，常常忽視對項目經費的跟蹤檢查，財務人員不掌握科研項目的進展情況，無法判斷科研經費使用的合理性，造成項目管理與經費管理相脫節、實際支出與經費預算“兩張皮”的現象。（三）科研經費預算編制不科學，預算執行嚴重不符項目(課題)預算書是預算執行，監督檢查和財務驗收的重要依據．預算有其嚴肅性，一經批準．是不可以隨意更改的。但在審計中發現，大部分科研課題的預算編制缺乏合理性，預算不細、形同虛設。多數項目實際支出與預算有較大的出入，影響結題財務驗收。

（四）科研經費核銷中存在違規現象審計處2008--2010年對我校的69個科研項目審計發現，普遍存在不符合專項經費管理辦法及其他財經制度規定，課題擴大開支范圍、未經批準調整預算、未嚴格執行政府采購制度、會計核算不規范、課題突擊花錢購買設備，其間手法多樣、漏洞一一展現。經費不缺，管理不嚴，資金只要撥下來，就想方設法用完，用不完時，就在發票上大做文章。

審計案例虛列支出，以住宿費、材料費名義報銷消費類支出（1）某項目分別報銷三筆南洋酒店住宿費3480元、4350元、2324元共計10154元。經核實，除2693元為專家住宿費及住宿期間的餐費支出外，其余7641元均為日常餐費支出。（2）某項目報銷材料購置費共4000元。經核實，實際是在某商場購買購物卡的消費支出，審計已責成項目負責人退回上述經費。套取資金，虛列外協費、測試費等支出（1）某項目擬虛假外協合同，開具虛假發票，報銷外協費5萬元，將外協費轉入毫無實驗能力和實驗資質的電腦城某電腦銷售公司。

（2）審計處在對學校某863項目裝修改造項目審計中發現，裝修改造結算中有一筆測試費7萬元，乙方為某裝飾公司，不具備專業測試資質，審計予以扣減，在這種情況下，課題負責人又找另一個不具備資質的公司簽訂了一份虛假合同，將7萬元測試費在財務處報帳轉出，審計通過跟蹤檢查，及時發現了此問題，經對負責人教育，認識問題的嚴重性，主動退回7萬元。此行為涉嫌套取資金。違紀違規性質嚴重。火車票報銷時彈性較大（1）比如西安到北京一來一回的火車票，中間隔五天的話，便可以按五天的標準來計算在北京的住宿、交通、甚至會議等費用，而這些“中間多出來的部分”通常不需要再拿出相應的發票。（2）有報銷審批單中“用途說明”中的出差人姓名和飛機票旅客姓名不一致。還存在報銷十余張毫無關聯火車票，無出差批準通知單、無差旅費報銷單，火車票報銷事由不清。外協轉出款無合同或協議某項目轉出的4筆大額外協加工費，總計15.95萬元，無合同或協議。會議費支出沒有會議預算和決算某項目轉某酒店會議費10,000元和6,000元，暫付款時沒有會議預算，報銷時沒有會議決算，只有某酒店出具的結算單和轉賬憑證，也沒有注明會議名稱。以聯合開發等名義，轉移科研經費一些課題承擔單位以“聯合開發”等名義將課題經費轉至其他所屬公司，由課題組隨意支用，用于非正常用途。有的采取虛構經濟事項簽訂合法技術合同的方式轉移課題經費，將課題經費轉至與課題負責人有關聯或自己控制的私營公司，經費使用脫離單位財務監督。虛假調賬，財務信息嚴重失真

一些項目負責人，每次項目評估前，除了準備各種技術文檔外，“調賬”也是一項重要工作。所謂“調賬”，就是按照項目申請書的要求列出科研經費使用的財務報表，把其中與項目資金申請書不符的進行調整。具體說來，除了湊發票，就是縱向橫向經費互換。縱向和橫向便“結為同盟”，縱向經費中一些實在走不了的賬，就通過橫向經費抵銷。一些科研人員將能夠正經花的錢都湊到縱向的賬目上，都可以通過縱向經費中設備費的名義來報銷；而諸如私人聚餐、購買禮品等縱向經費難以報銷的項目，則依賴于橫向經費。審計中發現的其他問題買辦公用品實際辦購物卡買辦公桌椅實際為家具在大酒店的住宿費實際為接待費買電腦顯示屏實際為彩電、手機給研究生發放的勞務費又歸為己有裝修改造項目為逃避招標監督故意拆項給關系戶……（五）項目結題影響財務驗收的主要問題

1、預算和決算嚴重不符，特別是勞務費、管理費、外協費、設備購置費等項目；

2、調整事項未報批，有些課題組的個別預算科目實際支出比預算大，差異超過10%且金額超過5萬元，應履行報批手續而未報批，影響財務驗收。

3、擴大開支范圍和標準，擅自擴大開支范圍，購買預算之外的設備、器具、辦公用品等，審計不能認可。

4、無預算開支且超出免報批范圍，審計不予認可。

5、自籌資金未按合同及時足額到位，或未納入專用賬戶核算：如審計中發現以“985工程”專項資金作為配套資金。

6、預算執行與項目進度不符，未按合同周期完成預算：如某項目合同規定的研究周期為2002年6月起至2003年12月止，但辦理結題時已是2009年。

7、預計后續費用不合理，應付未付與預計支出概念不清，結題審計時結余資金過大，預計科目超出可列支范圍，未能提供相關作證資料，審計無法認可。（六）經濟管理責任和風險認識不足有的領導對課題依托單位的監管責任以及單位法定代表人的任期經濟管理責任和風險認識不足。片面認為課題組長負責制，就是課題組長全面責任，而忽略課題依托單位對課題執行的日常監督管理職責，對課題經費管理工作重視不夠。（七）現存的監管體系不健全，對課題經費的監管不到位沒有建立起嚴格的對科研課題項目的質量評估標準、效益核算以及與之相適應的獎罰制度，跟蹤檢查經費使用的合理性、真實性、關聯性還不夠，資金使用效益更是無法評估。二、科研結題審計的主要程序

（一）課題組完成任務合同目標，檢查經費支出情況，提供經財務處審核蓋章后的項目經費支出決算報告，然后提出財務驗收申請，編制《財務驗收申請報告》。

（二）課題結題，將填寫好的《財務驗收申請報告》上報審計處及科研院，同時提請審計處進行經費財務決算審計。（三）審計組聽取課題負責人對任務進展情況、經費使用情況的介紹，了解研究周期、研究任務、研究路線等有無調整，了解經費預算有無調整，了解是否存在影響課題經費使用的重大事項。

（四）實施審計：

1、審核經費到賬額度、比例、時間，是否與項目研究周期、進度、預算要求相符。

2、審核下撥經費的額度、時間、對象，是否與分解任務預算要求相符。

3、審核預算和預算執行結果，并分析差異及原因。

4、審核課題預算調整，是否已按程序報科技部審核。審核是否存在課題總預算不變、課題合作單位之間以及增加或減少課題合作單位的預算調整，是否已報科技部批準。（五）審計中特別關注的幾個事項

----關注課題支付的勞務費、專家咨詢費的簽領單

----關注單位各類支出的發生時間是否在課題研究周期內

----關注專項經費支付給個人賬戶的情況

----關注測試費、外協加工費真實性

----關注發票的真偽三、課題財務驗收審計需要準備的資料（一）課題任務書、課題預算書、專項經費下達通知的文件；（二）課題組編制的《財務驗收申請報告》；（編寫提綱）

1、課題專項經費實際到位情況、使用情況，以及未能按預算執行的情況及原因；課題執行過程中發生的預算調整及報批情況。

2、課題對外撥付經費情況。

3、設備購置情況，勞務費、專家咨詢費的審核和發放情況。設備明細賬（單位5萬元以上）、勞務費和專家咨詢費發放簽收單作為報告附件，并加蓋單位財務專用章。

4、課題自籌經費實際到位情況，若自籌經費未能及時到位說明原因。

5、為方便填寫相關財務數據的統計，報表數據填報截止日統一為課題承擔單位申請課題結題財務驗收申請日，只填報該節點前發生的財務處已記賬費用。

6、課題經費在課題結題財務驗收申請日之前賬面結余的金額及形成原因，課題資金凈結余=批準專項經費預算—課題結題財務驗收申請日之前發生的專項經費支出—課題結題財務驗收申請日后發生的專項經費支出—應付未付款項。

7、課題支出科目預算批復數與實際支出數之間的差異情況及相關說明。

（三）課題經費支出明細賬（項目編號）、財務決算報表（財務處蓋章）。（四）以下支出項目的復印件

1、專項經費購置5萬元以上設備儀器的票據；

2、勞務費、專家咨詢費發放明細單；

3、5萬元以上大額支出票據；

4、有外協單位的需要提供：課題子合同或協議、外撥經費的撥款憑證及財務決算報表；（五）課題（項目）結題財務驗收申請報告附表9張（紙質、電子版）

1、課題基本情況表

2、課題經費撥付情況表

3、課題經費支出情況匯總表

4、勞務費支出情況表

5、儀器設備支出情況表

6、材料費支出情況表

7、測試費支出情況表

8、國際合作與交流支出情況表

9、課題專項資金結余表四、科研結題上報審計需要注意哪些問題

（一）注意按時結題，及時安排財務驗收審計；如某項目合同規定的研究周期為2002年6月起至2003年12月止，但辦理結題時已是2009年。（二）檢查支出賬目，和預算項目進行逐項比較，對與預算嚴重不符的項目，應及時進行調賬處理。（三）掌握預算調整的相關規定

1、勞務費、專家咨詢費、管理費是不予調整的項目，要嚴格按照預算數執行。

2、其他支出項目的調整范圍為不超過本科目預算的10%或超過10%且金額不超過5萬元。調整超出以上范圍，課題實施單位要提出調整方案，上報科技部批準。

3、有協作單位參加的課題，管理費實行總額控制、按比例管理的辦法，防止匯總后超預算的現象。

（四）了解結余經費規定

1、結題后，結余的經費，要返回撥款單位。因此，要嚴格按照預算使用經費，避免經費結余金額過多。

2、經費結余允許使用的范圍：應付未付款項：主要為設備尾款（需提供合同）、未發表的論文版面費；預計后續支出：主要是課題驗收方面的費用，如會議費、差旅費、專家咨詢費、審計費等。（五）準確把握各預算科目開支的注意事項目前，科技部管理的863項目、973項目、支撐項目、國際合作與交流項目等經費管理辦法中的基本要求是一致。

設備費

1.批復預算包含單價5萬元（含自籌經費）以上的購置或試制設備明細，應按批復預算執行，項目確需調整設備（包括設備換型、取消或增加、購置與試制調整等），要按程序報批。

2.除批復預算明確列支外，專項經費不宜大量列支實驗室常規通用和辦公設備，原則上不得購置基建和生產設備。

3.關注項目結題階段已付款未到貨設備購置或試制，其對項目任務完成沒有貢獻，支出不合理，審計不認可。

4.除批復預算明確列支外，專項經費原則上不允許列支辦公室、實驗室的維護改造費。

5.與專用設備同時購置并與之配套的備品備件，應納入設備費列支；單獨購置的備品備件應納入材料費列支。材料費1、原則上不可以使用專項經費購買生產性材料、基建材料、大宗工業化原料。2、原則上不可以使用專項經費購買普通辦公材料，確有必要購買一些與課題研究相關的辦公材料時，預算數量不宜過大且在預算說明書中作詳細說明。燃料動力費1、該類消耗支出如日常水、電、氣、暖消耗不得在燃料動力費中列支；不允許列支房屋占用費、物業費、取暖費等不相關支出。不允許列支汽油費，但預算有明確規定的科學考察等發生的車（船）燃油費可在燃料動力費中列支。2、對無法單獨計量的燃料動力費支出：若單位對燃料動力費無法做到單獨計量，應確保其原始發生額是否真實準確，分攤方法是否科學、合理，計量是否準確。差旅費1、與會議費的區別：主動與被動，其中自己舉辦會議發生的列會議費，參加會議發生的差旅費用列差旅費（國內）2、與國際交流與合作費的區別：參加國際學術會議發生的費用，應列入國際合作與交流費，而不應列入差旅費或會議費。3、其他應注意的事項：嚴格控制課題汽油、交通卡、過路過橋等支出，不允許列支與課題研究不相關的旅游費等。會議費1、支出分類上應注意的事項：必須是組織會議的單位發生的會議費用才作為本項支出，參加會議發生的費用屬于差旅費支出。2、會議費中包括的專家咨詢費應單獨作為專家咨詢費用申報。3、不能列入會議費的支出：會議費中不應包括招待費和旅游費等不合理開支。國際合作與交流費關于支出的分類：發生在國外的參加會議注冊費、差旅費等都列入本科目。發生在國內的會議、注冊費、差旅費等都列入相應的會議費和差旅費科目。出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費1、原則上不應用專項經費購買通用性操作系統、辦公軟件等，不應由專項經費列支日常手機通訊費。2、對于屬于實驗室日常基礎條件建設性的資料購置和軟件購置不得由專項經費列支。3、專利維護費不應列入。4、委托外單位開發所發生的軟件開發費，列入本科目，自行開發的在相關支出科目中列示，勞務費、材料費、燃料動力費、專家咨詢費等。勞務費1、開支范圍和標準：是指在課題研究開發過程中支付給課題組中沒有工資性收入的相關人員（如在校研究生）和課題組臨時聘用人員等的勞務性費用。2、勞務費支出不得突破預算。3、研究生培養費、博士后進站費和房租補貼等不屬于勞務費。4、勞務費不得支付給課題研究過程中臨時聘請的專家作咨詢費。5、課題組有工資收入的人員不得領取勞務費。專家咨詢費1、支出標準：參照相關文件規定執行。2、不允許在本科目列支的支出：課題組人員、勞務人員、課題相關管理人員不得領取專家咨詢費。3、專家咨詢費不得突破預算；超預算發放的專家咨詢費應不予確認。4、論文評審費不得納入專家咨詢費支出。管理費1、開支范圍和標準：在課題研究開發過程中對使用本單位現有儀器設備及房屋，日常水、電、氣、暖消耗，以及其他有關費用的補助支出。注意：與專用儀器設備發生的燃料動力費的區別。2、存在的超范圍超標準列支的問題：超標準計提；各單位分解預算后匯總超預算。由于課題性質特殊，發生上述預算科目不能涵蓋的支出。注意：應當在申請預算時單獨列示。（六）資金使用時應注意的問題：1、在項目支出時就應注意嚴格執行項目的預算，與預算差異不宜過大，否則在結題時還要進行調賬；2、不要支出其他課題項目，嚴格專款專用；3、項目中設備費原則上是購買專用設備的，不能購買計算機等通用設備；4、應在規定周期內完成課題。五、加強我校科研經費管理的幾點建議（一）建立科研項目管理聯動機制我校應在科研管理部門和財務部門之間建立起聯動機制。科研管理部門在科研項目承接后，應及時向財務部門傳遞相關的信息，并配合財務部門做好經費管理的有關工作；財務部門在進行日常的科研經費報銷過程中也應及時向科研管理部門反饋信息。最好能建立起一個雙方能共享的信息系統，便于適時跟蹤管理。（二）加強科研經費預算管理

細化經費預算內容。編制項目預算時，科研和財務部門協助項目負責人共同編制預算，使預算既適應研究工作的需要，又符合財務的各項規章制度，保證了預算的嚴肅性，增加了可操作性。不使財務人員對科研經費的審核僅停留在票據的合法合規上。（三）嚴格執行項目預算嚴格按照核定的預算以及科研經費的開支項目、開支范圍和開支標準支出，重點監控人員費、管理費、協作研究費等相關支出，該三項經費預算一般不予調整。對課題經費預算需要調整的，超出課題實施單位允許調整范圍的課題，要及時提出申請，按照規定的程序上報有關部門。（四）規范報帳流程、加強財務監管支出應當符合項目合同的約定及有關科研政策規定，有關票據及清單應當符合財務管理規定。批準使用的項目經費，須由該項目負責人和經辦人簽字證明。財務部門要做好經費決算工作，更要加強財務監督，資產部門要做好財產物資的驗收檢查。（五）加強預算執行過程的控制及后續支出的管理執行過程的控制：單位財務部門、科研部門在課題執行過程中，隨時了解進度，嚴格執行經費預算，加強專項經費中期管理，對不符合專項經費管理辦法的支出應及時調整。及時發現問題并堅決糾正，不要將問題拖至結題。同時，掌握經費使用的進度、避免結題時經費結余過大。后續支出的管理：后續支出分為“應付未付”、“預計支出”應付未付款項：是指商品或服務已經提供，但尚未進行結算的支出，如設備質保金、其他未及時結算的款項。此類款項需提供合同，相關證明材料，不可隨意列支。預計支出：此類支出僅限于結題環節發生的費用，如結題驗收差旅費、會議費、專家咨詢費、出版費、審計費等。審計時仍需檢查合同，判斷其合理性。（六）建立科研經費支出績效評價公開制度

建立健全信用管理機制，推進信息公開制度，在單位內部對課題設備購置、預算調整、外撥經費、勞務費等使用情況等進行公開，逐步建立課題績效情況公示制度；推進對違規使用科研經費的案例進行公開。

（七）建立切實可行“跟蹤制”，嚴防違規違紀問題的發生有關部門加大對科研經費的監管力度，經費的用途和去向都要清楚，同