安全生產檔案資料管理細則

安全生產檔案資料管理細則第一章總則第一條為規范公司安全生產檔案資料管理工作，確保安全生產檔案的真實性、完整性、準確性和系統性，充分發揮檔案在安全生產管理、事故預防、責任追溯及應急處置中的基礎性作用，依據《中華人民共和國安全生產法》《中華人民共和國檔案法》《企業安全生產標準化基本規范》等相關法律法規及標準，結合公司實際生產經營特點，制定本管理細則。第二條本細則所稱安全生產檔案，是指公司在安全生產管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。其載體形式包括紙質文字材料、圖表、照片、音像制品、電子文件及實物等。第三條安全生產檔案管理遵循“統一領導、分級負責、規范收集、安全保密、便于利用”的原則。公司各部門必須將安全生產檔案管理納入日常安全生產工作范疇，確保檔案工作與安全生產工作同步部署、同步實施、同步檢查。第四條本細則適用于公司總部、各分支機構及所屬生產經營單位（以下統稱“各單位”）的安全生產檔案管理工作。涉及安全生產的所有部門和個人均有遵守本細則規定的義務。第二章管理體制與職責第五條公司安全生產委員會（以下簡稱“安委會”）是安全生產檔案管理工作的領導機構，負責統籌規劃、決策部署檔案管理重大事項，協調解決檔案管理中遇到的重大問題。安委會辦公室負責具體督促落實。第六條安全管理部門是安全生產檔案管理的歸口管理部門，其主要職責包括：（一）建立健全公司安全生產檔案管理制度和業務規范，指導、監督和檢查各單位的檔案管理工作；（二）負責公司層面綜合性安全生產檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作；（三）組織安全生產檔案業務培訓，提高檔案管理人員的專業素質；（四）負責公司安全生產檔案信息化建設規劃與實施，推動電子檔案的規范化管理。第七條各職能部門按照“誰產生、誰收集、誰整理、誰歸檔”的原則，負責本部門業務范圍內安全生產檔案的形成、積累、整理和移交工作。具體職責如下：（一）生產技術部門負責設備設施運行維護、工藝安全管理、危險源辨識與控制、變更管理等相關檔案；（二）人力資源部門負責從業人員安全培訓教育、特種作業人員資格管理、勞動防護用品發放、職業健康監護等相關檔案；（三）設備物資部門負責安全設施設備采購驗收、特種設備檢測檢驗、安全防護物資臺賬等相關檔案；（四）工程項目部門負責建設項目安全設施“三同時”審批、施工安全監理、驗收評價等相關檔案；（五）消防保衛部門負責消防安全管理、應急預案演練、事故調查處理等相關檔案。第八條檔案管理部門（或專職檔案員）負責對各單位移交的安全生產檔案進行最終審核、分類編號、入庫保管，并嚴格執行借閱登記和保密制度，確保檔案實體安全和信息安全。第三章檔案分類與歸檔范圍第九條安全生產檔案實行分類管理，根據其內容和性質，主要分為以下十二大類：（一）安全生產組織機構與職責類：主要包括安全生產委員會成立及調整文件、安全生產網絡圖、各級各崗位安全生產責任制文本、責任書簽訂記錄、安全績效考核記錄等。（二）安全生產法律法規與制度類：主要包括國家及地方有關安全生產法律法規、標準規范清單及文本，公司安全生產管理制度、操作規程、作業指導書及其發布、評審、修訂記錄等。（三）安全投入與費用管理類：主要包括年度安全生產費用預算及使用計劃，安全設施設備建設、維護、檢測檢驗費用發票，勞動防護用品采購發放臺賬，安全生產風險抵押金或責任保險繳納憑證，安全獎勵與處罰資金憑證等。（四）安全教育培訓類：主要包括年度安全教育培訓計劃，培訓需求調研記錄，培訓課程安排，培訓課件、教材，授課教師資質，學員簽到表，考試試卷及成績記錄，培訓效果評估報告，特種作業人員及特種設備操作人員資格證書復印件、復審記錄，新員工“三級”安全教育卡片等。（五）生產安全事故隱患排查治理類：主要包括日常安全檢查記錄，專項檢查方案及記錄，季節性、節假日安全檢查記錄，隱患排查治理通知單，隱患整改反饋報告及復查記錄，重大事故隱患治理方案及驗收報告，隱患排查治理統計分析臺賬等。（六）重大危險源管理類：主要包括重大危險源辨識、評估報告，重大危險源備案回執，重大危險源監控措施及實施記錄，重大危險源應急救援預案，重大危險源定期檢查、檢測記錄等。（七）職業健康管理類：主要包括職業病危害因素識別與檢測評價報告，職業病危害項目申報回執，接觸職業病危害因素人員清單，從業人員職業健康檢查報告（上崗前、在崗期間、離崗時），職業健康監護檔案匯總表，職業病危害告知書，職業防護設施維護記錄，警示標識設置臺賬等。（八）應急管理類：主要包括綜合應急預案、專項應急預案、現場處置方案文本，應急預案備案回執，應急預案評審、修訂記錄，年度應急演練計劃，演練方案、腳本，演練影像資料，演練評估總結報告，應急救援隊伍名單及培訓記錄，應急救援物資裝備臺賬、維護保養記錄、調用記錄等。（九）事故調查與處理類：主要包括事故報告（含口頭、書面、快報），事故現場勘察記錄、圖紙、照片，物證、書證，事故調查筆錄，事故技術分析報告，事故調查組組成及職責，事故原因分析與責任認定文件，事故處理決定及落實情況，事故防范整改措施，工傷認定材料，傷亡人員醫療及賠償記錄等。（十）設備設施與作業安全管理類：主要包括設備設施臺賬，特種設備使用登記證、定期檢驗報告及合格標志，安全設施設備（如消防器材、報警裝置、防雷防靜電設施、聯鎖保護裝置等）的檢查檢測記錄，危險作業（動火、進入受限空間、高處作業、吊裝、臨時用電等）審批單及監護記錄，相關方安全管理協議及備案資料，外來施工人員安全培訓記錄等。（十一）安全文化建設與活動記錄類：主要包括“安全生產月”、“安康杯”競賽等活動方案、總結、照片、宣傳資料，安全生產建議征集及處理記錄，安全生產先進表彰文件，安全文化理念宣貫材料等。（十二）其他類：包括上級部門下發的安全文件、通知、通報，公司向上級報送的安全工作報告、報表，以及具有保存價值的其他安全生產相關資料。第十條歸檔材料必須做到字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆等不耐久書寫材料書寫或簽署。電子文件應采用通用格式，并確保其可讀性和真實性。第四章檔案收集與歸檔第十一條各單位應根據檔案分類范圍，結合實際工作情況，制定詳細的《安全生產檔案資料歸檔清單》，明確各類材料的產生部門、歸檔時間、責任人和保管期限。第十二條安全生產檔案材料應在工作活動結束后及時整理歸檔。具體時間要求如下：（一）年度性文件材料（如工作計劃、總結、報表、培訓計劃等）應在次年的第一季度內歸檔；（二）會議文件、檢查記錄、培訓記錄、隱患整改記錄等經常性文件材料，應在活動結束或完成后一個月內歸檔；（三）設備臺賬、檢測檢驗報告等應在收到報告或建立臺賬后立即歸檔；（四）事故調查處理文件材料應在事故處理結案后一個月內歸檔；（五）建設項目“三同時”檔案應在項目竣工驗收后三個月內歸檔；（六）電子文件應隨紙質文件同步歸檔，或按照電子檔案管理要求定期上傳至檔案管理系統。第十三條歸檔材料必須經過系統整理，按照文件材料的形成規律和有機聯系進行分類、排列、編號、編目，并填寫移交清單一式兩份，交接雙方簽字確認后，各執一份備查。移交清單應包括案卷題名、案卷號、頁數、件數、歸檔部門、移交人、接收人、移交日期等信息。第十四條對破損、變質的文件材料，在歸檔前必須進行修補或復制。對反映同一事項的若干份文件，正本作為歸檔材料，副本視情況作為參考資料；重要文件的草稿、定稿均應歸檔；電報應連同底稿一并歸檔。第五章檔案整理與立卷第十五條安全生產檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。第十六條卷內文件材料應按問題、時間或重要程度排列。批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；結論性材料在前、依據性材料在后。會議記錄、大事記等應按時間順序排列。第十七條卷內文件材料應逐頁編寫頁號。頁號位置在正面右上角、背面左上角，空白頁不編號。案卷應編寫頁號，單面書寫的材料編寫右下角，雙面書寫的材料，正面編寫右下角，背面編寫左下角。第十八條案卷應填寫卷內目錄和備考表。卷內目錄包括序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注等項。備考表用于說明卷內文件材料的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，并立卷人、檢查人簽名。第十九條案卷裝訂應整齊牢固，不壓字跡，不妨礙閱讀。裝訂線應采取左側裝訂方式，拆除文件上的金屬物。對于不宜裝訂的圖紙、照片、音像制品等，應裝入專用袋（盒）并在備考表中注明。第二十條案卷封面應注明案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號等。案卷題名應簡明、準確地反映卷內文件材料的內容。第二十一條安全生產檔案的保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。確定保管期限的基本原則是：（一）反映公司安全生產主要歷史面貌、具有長遠查考利用價值的檔案，列為永久保管。如：安全生產責任制、核心管理制度、重大事故調查處理檔案、重大危險源檔案等。（二）反映公司在一定時期內安全生產管理活動，在較長時間內有查考利用價值的檔案，列為長期保管。如：安全培訓記錄、隱患排查治理臺賬、應急預案及演練記錄、特種設備檢測報告、職業健康監護檔案等。（三）在較短時間內有查考利用價值的檔案，列為短期保管。如：一般性通知、月度報表、臨時檢查記錄、安全工作簡報等。（四）保管期限的確定應參照《企業文件材料歸檔范圍和保管期限規定》執行，并在檔案移交清單中明確標注。第六章檔案保管與保護第二十二條檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品。第二十三條檔案庫房應配備溫濕度計，并定期進行記錄。庫房溫度應控制在14℃-24℃之間，相對濕度應控制在45%-60%之間。當溫濕度超出規定范圍時，應采取相應措施進行調節。第二十四條檔案裝具應符合國家標準，排列整齊，便于查找。檔案入庫前必須進行嚴格檢查，對有蟲蛀、霉變、破損的檔案應及時進行消毒、修補和復制。第二十五條檔案管理部門應建立定期檢查制度，每季度對庫房安全情況和檔案實體狀況進行一次全面檢查，并做好檢查記錄。在節假日或發生特殊情況時，應進行突擊檢查，發現問題立即報告并采取補救措施。第二十六條電子檔案的保管應符合以下要求：（一）電子檔案應存儲在專門的存儲介質（如服務器、硬盤、光盤等）上，并進行備份。備份應采取“離線備份”與“在線備份”相結合的方式，確保數據安全。（二）電子檔案存儲介質應定期進行檢測、遷移和更新，防止因技術過時或介質損壞導致數據丟失。（三）對電子檔案的操作、查閱、下載等行為應進行日志記錄，確保可追溯。（四）涉及國家秘密、商業秘密或敏感信息的電子檔案，應采取加密存儲、權限控制等技術手段，防止泄露。第二十七條嚴格執行保密制度。涉密檔案應在專門的保險柜中存放，查閱涉密檔案必須嚴格按照保密規定履行審批手續，嚴禁在非保密場所處理涉密檔案信息。檔案管理人員不得泄露檔案內容。第七章檔案利用與借閱第二十八條建立健全安全生產檔案查閱、借閱制度，明確利用范圍、審批權限和利用程序。檔案利用應遵循便于工作、保護檔案、嚴守秘密的原則。第二十九條查閱檔案應在檔案管理部門指定的閱覽室內進行。如需借出檔案，必須填寫《檔案借閱申請單》，經所在部門負責人簽字同意，并報檔案管理部門負責人批準。借出重要檔案或涉密檔案，需經公司分管領導批準。第三十條借閱檔案期限一般不超過7個工作日，確需續借的，必須辦理續借手續。借出的檔案不得拆散、抽取、涂改、勾畫、污損、加注標記，不得轉借、復制、拍照（經批準除外）。第三十一條外單位人員查閱、摘錄、復制公司安全生產檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經公司主管領導批準，并由檔案管理人員陪同查閱。第三十二條利用檔案摘錄、復制的材料，由檔案管理人員核對無誤后加蓋檔案證明章，與原件具有同等效力。利用檔案所獲得的數據和信息，未經許可不得對外公布或用于商業目的。第三十三條檔案利用過程中，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應立即報告檔案管理部門。檔案管理人員在檔案歸還時，應認真清點檢查，確認無誤后注銷借閱記錄。第三十四條建立檔案利用效果反饋制度。檔案利用者應填寫《檔案利用效果登記表》，反饋檔案在解決問題、避免損失、產生效益等方面的情況。檔案管理部門應定期匯總分析，總結經驗，改進工作。第八章檔案鑒定與銷毀第三十五條對于保管期滿已失去保存價值的安全生產檔案，應進行鑒定和銷毀工作。檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關業務部門、保密部門和財務部門共同組成的鑒定小組進行。第三十六條檔案鑒定應嚴格按照檔案保管期限表進行，逐卷、逐件進行審查。對仍具有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限并妥善保管；對確無保存價值的檔案，應按規定程序銷毀。第三十七條銷毀檔案必須經過嚴格的審批程序。鑒定小組應編制《檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀檔案的案卷題名、檔號、原保管期限、卷內文件頁數、銷毀原因等，報公司主管領導批準后，方可實施。第三十八條銷毀檔案應由檔案管理部門指定兩人以上專人負責監銷。監銷人員應在銷毀前對檔案進行核對，確認無誤后方可進行銷毀。銷毀應在指定地點進行，嚴禁將檔案當作廢紙出售或隨意丟棄。第三十九條銷毀檔案后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并注明銷毀日期和方式。《檔案銷毀清冊》應永久保存。第四十條嚴禁擅自銷毀檔案。對于在檔案保管期滿前，因其他原因確需提前銷毀的檔案，必須報經公司主要領導批準，并詳細記錄提前銷毀的原因和依據。第九章責任追究第四十一條公司將安全生產檔案管理工作納入安全生產責任制考核和部門年度績效考核體系。對在檔案管理工作中做出突出貢獻的單位和個人，給予表彰和獎勵。第四十二條對違反本細則規定，有下列行為之一的，視情節輕重，給予責任人通報批評、經濟處罰、行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：（一）不按規定歸檔、收集、整理檔案，造成檔案材料缺失、損毀的；（二）擅自涂改、抽取、偽造、損毀、銷毀檔案的；（三）在檔案管理中玩忽職守，造成檔案丟失、泄密或嚴重后果的；（四）違反保密規定，擅自泄露檔案內容的；（五）擅自提供、復制、摘抄檔案，或在檔案利用中違反規定造成不良影響的；（六）擅自銷毀檔案或將檔案賣給、贈送給外國人、外國組織的。第四十三條因檔案管理混亂，導致在事故調查處理、責任認定、法律訴訟中處于不利地位，給公司造成經濟損失或聲譽損害的，將嚴肅追究相關部門領導和直接責任人的責任。第十章附則第四十四條本細則未盡事宜，按照國家有關法律法規和檔案管理規范執行。第四十五條各單位可根據本細則，結合自身實際情況，制定具體的實施細則或補充規定，并報公司安全管理部門和檔案管理部門備案。第四十六條本細則中涉及的各種表格、清單格式，由公司檔案管理部門統一制定。第四十七條本細則由公司安全管理部門負責解釋。在執行過程中如遇與國家新頒布的法律法規相抵觸的，按國家法律法規執行。第四十八條本細則自發布之日起施行。原有相關安全生產檔案管理規定與本細則不一致的，以本細則為準。第九章檔案統計與移交第四十九條建立健全安全生產檔案統計制度。檔案管理部門應定期對檔案的收進、移出、利用、銷毀、庫存數量等情況進行統計，并編制《檔案工作基本情況統計表》，按年度上報公司領導和上級主管部門。第五十條統計數據必須真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、拒報、遲報。統計分析應結合安全生產管理實際，為領導決策和檔案工作改進提供依據。第五十一條單位合并、分立、撤銷、改制或破產時，必須按照有關規定，對安全生產檔案進行系統整理，編制檔案移交清冊，向接收單位或檔案管理部門辦理移交手續，嚴禁檔案散失。交接雙方應簽字確認，并報公司檔案管理部門備案。第五十二條工作人員調動工作時，必須將本人經手、保管的檔案材料清點交接完畢，并辦理交接手續。未辦理檔案交接手續的，不得辦理調動手續。交接雙方應在交接清單上簽字，并由部門負責人監交。第十章電子檔案專項管理第五十三條電子檔案是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳