Excel在財務中的應用第一章

Excel在財務中的應用主講教師：情景一

Excel2019基本認知Excel2019概述Excel2019是由Microsoft公司研制開發的一款優秀的電子表格處理軟件。利用Excel2019不僅可以方便地完成基本的電子表格制作及計算功能，還能夠完成復雜的數據庫管理功能，對數據進行綜合管理與分析。任務一認識Excel2019的工作窗口一、學習目標0102了解Excel2019工作窗口的組成。了解Excel2019工作窗口各個組成部分的功能。二、工作流程工作思路首先啟動Excel2019，然后在其工作窗口找到快速訪問工具欄、標題欄、選項卡欄、功能區、狀態欄、編輯欄和工作區的位置，了解各部分功能。二、工作流程啟動Excel2019有很多種方法。常用的方法為：單擊任務欄中的“開始”按鈕，在彈出的開始菜單中查找并單擊Excel，啟動后單擊“空白工作簿”卡片，進入如圖1-1所示界面。經常使用Excel2019時，也可在桌面上或者任務欄中創建Excel2019的快捷方式，然后雙擊該快捷方式即可啟動Excel2019。二、工作流程為了方便使用，Excel2019把大量的操作命令都布置在功能區中。當我們要進行某項操作時，只需先單擊功能區上方的選項卡，然后選擇相應的操作命令。同時，還可以單擊不同工作組右下方的按鈕打開相應的對話框來進行更多操作。例如，我們想要設置單元格的具體格式，就可以單擊“開始”選項卡，然后單擊“字體”工作組右下角的按鈕，打開“設置單元格格式”對話框進行詳細設置。二、工作流程Excel2019的部分選項卡會在需要使用時才顯示。例如當你在工作表中插入一個圖表時，此時與圖表有關的“圖表工具”選項卡才會顯示出來，如圖1-3所示。三、實踐操作在打開一個Excel工作薄并完成所有操作之后，我們可以有2種方法進行保存。方法1：單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕，方法2：單擊文件選項卡下的“另存為”命令。四、問題探究在運行Excel2019時出現啟動慢且自動打開多個文件的現象。解決方法如下：進入Excel后，單擊文件選項卡下的“選項”命令，在彈出的“Excel選項”對話框中單擊“高級”選項，在右側的“常規”組中刪除“啟動時打開此目錄中的所有文件”文本框中的內容。單擊“確定”按鈕即可。五、知識拓展1.工作薄的含義2.工作表的含義Excel支持的文檔叫做工作薄(Book)，它用來存儲并處理數據文件。當啟動Excel時，系統自動創建一個工作薄，默認名字為“工作簿1.xlsx”，其中“工作簿1”為主文件名，“xlsx”為擴展名。一個工作薄可以由多張工作表組成，默認有1張工作表，可根據需要進行添加。工作表是Excel完成一項工作的基本單位。工作表的內容可以包括字符串、數字、公式、圖表等信息，每一個工作表用一個標簽來進行標識(如Sheet1,Sheet2……)。謝謝任務二自定義環境一、學習目標0102能夠根據需要自定義選項卡及命令按鈕。掌握窗口顯示的設置。03能夠自定義快速啟動工具欄。二、工作流程1.添加選項卡李芳可以根據自己的習慣和需要添加選項卡，將自己常用的一些命令按鈕放到一個選項卡中，這樣方便日常使用。具體操作如下：（1）首先單擊文件選項卡下的“選項”命令，彈出“Excel選項”對話框，單擊左側的“自定義功能區”選項，如圖1-6所示。二、工作流程（2）單擊“自定義功能區”右側的“新建選項卡”按鈕，則右側選項卡列表框中會出現一個“新建選項卡（自定義）”，單擊選中該選項卡，然后單擊右下角的“重命名”按鈕，彈出“重命名”對話框，在“顯示名稱”文本框中輸入該選項卡的新名稱如“李芳”，如圖1-7所示。然后單擊“確定”按鈕完成添加選項卡操作。

二、工作流程（3）選項卡添加之后就可以向選項卡里添加自己常用的命令和命令工作組了。首先選中剛才新建的“李芳”選項卡下的“新建組（自定義）”，單擊“自定義功能區”左側的“從下列位置選擇命令”下拉列表框，選擇“常用命令”或者“所有選項卡”，則下方列表框中會出現常用的命令按鈕或者命令工作組。選中需要添加的命令或者命令工作組，單擊中間的“添加”按鈕，則所選擇的命令或者命令工作組就添加到右側自定義的“李芳”選項卡里了，如圖1-8所示。二、工作流程（4）自定義選項卡建立之后，可以通過右側的“上移”和“下移”按鈕調整選項卡的位置，也可以直接按住鼠標左鍵將該選項卡拖動到合適位置。全部完成后就會在“選項卡欄”中多出一個自定義的選項卡，已經添加的常用命令也會在該選項卡中集中顯示，方便使用，如圖1-9所示。二、工作流程2.自定義選項卡與添加選項卡操作相似，可以對系統默認的選項卡進行自定義，可以向系統默認選項卡里添加新的工作組、命令，可以對原有的工作組進行重命名。3.隱藏功能區如果覺得功能區占用太多的工作窗口，可以將“功能區”隱藏起來。單擊“控制按鈕”區左側的“功能區顯示選項”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“顯示選項卡”命令，則功能區被隱藏起來。4.設置窗口顯示單擊“視圖”選項卡下“窗口”工作組中的的“全部重排”命令，彈出對話框。可以選擇平鋪、水平并排、垂直并排等選項對多個窗口進行顯示設置。三、實踐操作Excel的自定義工作環境操作大部分與定制的屏幕顯示相關，更改屏幕顯示通常使用“文件選項卡”中的“選項”命令來進行。選擇“文件選項卡”∣“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，單擊“高級”頁簽，打開如圖1-15所示的Excel高級選項設置界面。四、問題探究電腦的一些突發狀況往往會使得辛辛苦苦整理的表格內容不見了，怎樣才能盡量避免這種損失呢？這就需要我們在Excel中設置自動保存選項。選擇“文件選項卡”∣“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，單擊“保存”頁簽，打開“自定義工作簿的保存方法”選項。如圖所示。選中“保存自動恢復信息時間間隔”選項，并在后面的文本框中設置自動保存時間間隔，同時設置自動恢復文件位置及默認文件位置，單擊“確定”按鈕已保存設置。1.設置自動保存時間四、問題探究選擇“文件選項卡”下“最近使用的文件”命令，可以看到最近使用過的工作薄名稱，也可以把工作薄名稱隱藏起來。單擊“文件選項卡”下的“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，單擊“高級”頁簽，拖動右側的滾動條，找到“顯示”組，將顯示此數目的“最近使用的文檔”后面的文本框中的數字改為0，則最近使用的文檔將不顯示。要想增加或減少顯示的工作薄數量，可以通過更改該文本框中的數字來進行。2.顯示和隱藏使用過的工作薄謝謝任務三創建和編輯工作表一、學習目標0102掌握工作表的創建和編輯。掌握Excel的數據輸入和單元格的編輯。二、工作流程1.創建新的工作表啟動Excel2019時，系統將自動創建一個新的工作薄，并在新建工作薄中創建一個空的工作表Sheet1。如果需要創建一個新的工作薄，可以用以下方法來實現二種方法：(1)單擊“文件選項卡”│“新建”命令，在右側的可用模板中單擊“空白工作薄”來創建一個新的工作簿。(2)如果需要創建一個基于模板的工作薄，則在可用模板中選擇對應的模板即可。例如需要創建一個銷售發票跟蹤統計表，則需要雙擊列表中的“銷售發票跟蹤表”模板即可。二、工作流程2.輸入數據在Excel2019中，對于全部由數字組成的字符串，如郵政編碼、電話號碼等，為了避免被認為是數值型數據，Excel2019要求在這些輸入項前添加英文狀態下的單引號“ˊ”，來區分是“數字字符串”而非數值型數據。①單擊“文件”選項卡下的“新建”按鈕，新建一個空白工作薄。②選定要輸入文本的單元格，直接在其中輸入文本內容。③按“Enter”鍵或單擊另外一個單元格即可完成輸入。在默認狀態下，單元格中的所有文本數據都是左對齊，若輸入的數據含有字符(如“2024年”)，則Excel2019會自動確認為文本；若輸入的字符串只有數字(如2024)，則需要先輸入一個英文狀態下的單引號“ˊ”，然后再輸入數字，Excel2019會自動在該單元格左上角加上綠色三角標記，說明該單元格中的數據為文本類型。(1)輸入文本二、工作流程2.輸入數據默認情況下，Excel2019將數值型數據在單元格中右對齊，在單元格中輸入數字時，不必輸入人民幣符號、美元符號或者其它符號，可以預先進行設置，使Excel2019能夠自動添加相應的符號。在工作表中輸入貨幣型數值的具體操作步驟如下：①選定需要輸入數字的單元格或單元格區域，單擊“開始”選項卡│“數字”工作組右下角的按鈕，或者選中相應的單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的右鍵菜單中選擇“設置單元格格式”命令，在彈出的“設置單元格格式”對話框中單擊“數字”選項卡，如圖1-24所示。②在“分類”列表框中選擇“貨幣”選項，設置“小數位數”為2，在“貨幣符號”下拉列表框中選擇￥選項，如圖1-25所示。③單擊“確定”按鈕，在當前單元格中輸入的數字即可自動轉換為貨幣型數值。(2)輸入數值二、工作流程2.輸入數據公式是在工作表中對數據進行計算的等式，它可以對工作表中的數值進行加、減、乘、除等運算。公式可以引用同一工作表中的其它單元格、同一工作薄中不同工作表中的單元格或者其它工作薄的工作表中的單元格。在工作表中輸入公式的具體操作步驟如下：①單擊“文件”選項卡中的“新建”按鈕，新建一個工作薄。②選定需要輸入公式的單元格，在單元格中輸入公式“=1+2”，如圖1-26所示。③按“Enter”鍵或單擊編輯欄中的“確認”按鈕，便在選定單元格中得出了計算的結果。(3)輸入公式二、工作流程2.輸入數據在Excel2019中，還可以為工作表中某些單元格添加批注，用以說明該單元格中數據的含義或強調某些信息。①選定需要添加批注的單元格。②單擊“審閱”選項卡下“批注”工作組中的“新建批注”命令，或者在單元格中單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”命令，此時在該單元格的旁邊彈出一個批注框，在其中輸入批注內容。③輸入完成后，單擊批注框外的任意工作表區域，關閉批注框。(4)輸入批注二、工作流程2.輸入數據在Excel2019中，當在單元格中輸入系統可識別的時間和日期型數據時，單元格的格式就會自動轉換為相應的“時間”或者“日期”格式，而不需要專門設置。在單元格中輸入的日期采取右對齊的的方式，如果系統不能識別輸入的日期或時間格式，則輸入的內容將被視為文本，并在單元格中左對齊。(5)輸入日期和時間二、工作流程3.編輯單元格如果需要在已輸入數據的工作表中插入行、列或單元格，可按如下方法操作：①插入行、列或多行、多列：插入行：在需要插入新行的位置單擊任意單元格，然后單擊“開始”選項卡下“單元格”工作組中“插入”命令的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“插入工作表行”命令，即可在當前位置上方插入一行，原有的行自動下移。插入列：在需要插入新列的位置單擊任意單元格，單擊“開始”選項卡│“單元格”工作組中“插入”命令的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“插入工作表列”命令，即可在當前位置左側插入一列，原有的列自動右移。(1)插入行、列和單元格二、工作流程3.編輯單元格插入多行/列：選中需要插入新行/列的下方或右側相鄰的若干行/列(選定的行/列數應與要插入的行/列數相等)，然后單擊“開始”選項卡│“單元格”工作組中“插入”命令的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“插入工作表行”或“插入工作表列”命令，即可插入多行/列，原有的行/列自動下移或右移。②插入單元格或單元格區域：在要插入新單元格的位置選定單元格或單元格區域，然后單擊“開始”選項卡│“單元格”工作組中“插入”命令的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“插入單元格”命令，彈出“插入”對話框，根據需要選中相應的單選框，單擊“確定”即可。(1)插入行、列和單元格二、工作流程3.編輯單元格當不再需要工作表的某些數據及其位置時，可以將它們刪除，使用刪除命令與按“Delete”鍵刪除的內容不一樣，按“Delete”鍵僅清除單元格中的內容，其空白單元格仍保留在工作表中，而使用“刪除”命令則會將內容和單元格一起從工作表中清除，空出的位置由周圍的單元格補充。刪除當前工作表中不需要的行、列或單元格的具體操作步驟如下：①選定要刪除的行、列或單元格。②單擊“開始”選項卡下“單元格”工作組中“刪除”命令的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“刪除單元格”命令，彈出“刪除”對話框，如圖1-30所示。③根據自己的需要選擇相應的單選框，單擊“確定”按鈕即可。(2)刪除行、列和單元格二、工作流程3.編輯單元格如果在單元格中輸入數據時發生了錯誤，或者要更改單元格中的數據時，則需要對數據進行編輯，可以先刪除單元格中的內容，再用全新的數據替換原數據，或者對數據進行一些小的改動。要刪除單元格中的內容，可以先選定該單元格再按“Delete”鍵；要刪除多個單元格中的內容，先選中這些單元格，然后按“Delete”鍵；也可選定該單元格后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“清除內容”命令。(3)刪除或更改單元格內容二、工作流程3.編輯單元格當按“Delete”鍵刪除單元格(或一組單元格)時，只會將輸入的內容從單元格中刪除，單元格的其它屬性（如格式、注釋等）仍然保留。如果想對單元格進行其他刪除操作如只清除格式等，則需要單擊“開始”選項卡│“編輯”工作組中“清除”命令的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇相應的命令即可，Excel2019中支持清除格式、清除內容、清除批注、清除超鏈接、全部清除等。在工作中，可能需要替換單元格中的數據，那么只需選中相應的單元格直接輸入新內容即可。如果單元格中包含大量復雜的公式，而只想修改其中的一小部分，那么可以單擊要修改的單元格使其成為活動單元格，然后單擊編輯欄，在編輯欄中進行修改。也可雙擊該單元格，然后移動光標進行修改。(3)刪除或更改單元格內容二、工作流程3.編輯單元格移動單元格數據是指將某些單元格中的數據移至其它單元格中，復制單元格數據是指將某個單元格數據復制到指定的位置，原位置的數據仍然存在。在Excel2019中，不但可以復制整個單元格，還可以復制單元格中的指定內容，例如，可以只復制公式的計算結果而不復制公式，或者只復制公式而不復制計算結果；也可通過單擊粘貼單元格區域右下角的“粘貼選項”按鈕來選擇單元格中要粘貼的內容。(4)移動和復制單元格數據二、工作流程4.操作工作表在首次創建一個新工作薄時，默認情況下，該工作薄包括了一個工作表，但是在實際應用中，所需的工作表數目可能各不相同，有時需要向工作薄中添加工作表，具體操作步驟如下：①選定當前工作表(新的工作表將插入在該工作表的前面)。②將鼠標指針指向該工作表標簽并單擊鼠標右鍵，在彈出的右鍵菜單中選擇“插入”命令。③在彈出的“插入”對話框中選擇需要的模板。④單擊“確定”按鈕，即可根據所選模板新建一個工作表。(1)插入工作表二、工作流程4.操作工作表有時需要從工作薄中刪除不需要的工作表，刪除工作表與插入工作表的方法一樣，只是選擇的命令不同而已。刪除工作表的具體步驟如下：①單擊工作表標簽，使要刪除的工作表成為當前工作表。②單擊“開始”選項卡下“單元格”工作組中“刪除”命令的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“刪除工作表”命令。(2)刪除工作表二、工作流程4.操作工作表對于一些較大的工作表，可以將其按橫向或者縱向進行拆分，這樣就能夠同時觀察或編輯同一張工作表中不同部分的數據。拆分后的窗口被稱作窗格，每個窗格都有各自的滾動條。單擊“視圖”選項卡下“窗口”功能組中的“拆分”按鈕即可完成對窗口的拆分，此時工作區窗口被分為4塊，如圖1-35所示。可以拖動對應的拆分線調整每個窗口的大小，也可以拖動不同區域的滾動條來翻頁查找不同的數據。如果要取消拆分，只需再次單擊“拆分”按鈕即可。(3)橫向或縱向拆分工作表二、工作流程4.操作工作表Excel2019在創建一個新的工作薄時，它所有的工作表都是以Sheet1、Sheet2……來命名的，很不方便記憶，也不利于進行有效的管理。為了方便工作，可以更改這些工作表的名稱，例如，將某個學校四個班級的學生成績表分別命名為“班級一”、“班級二”、“班級三”、“班級四”，以符合一般的工作習慣。要更改工作表的名稱，只需雙擊要更改名稱的工作表標簽，這時可以看到工作表標簽以灰色底紋形式顯示，在其中輸入新的名稱并按“Enter”鍵即可。也可以使用菜單重命名工作表。①選中要更改名稱的工作表標簽，在彈出的右鍵菜單中選擇“重命名”，此時選定的工作表標簽以灰色底紋形式顯示，即處于編輯狀態，在其中輸入新的工作表名稱即可。②在該標簽以外的任何位置單擊鼠標或者按“Enter”鍵結束工作表的重命名操作。(4)重命名工作表三、實踐操作1.在多個單元格中輸入相同的數據如果在表格中有很多單元格的內容是一樣的，那么可以一次填充多個單元格，方法