大學高校會議管理制度

大學高校會議管理制度一、總則（一）制定目的與依據為進一步規范學校各類會議的組織管理，提高會議質量和效率，確保信息傳遞暢通、決策科學民主、工作落實到位，依據上級有關文件精神，結合本校實際，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校及各院（系）、部門（單位）組織召開的各類會議。學校承辦的校外會議，參照本制度及上級相關規定執行。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時長，倡導開短會、講實效，避免形式主義。2.科學規范原則：會議組織應遵循規范的程序，議題明確，議程合理，確保會議有序進行。3.務實管用原則：會議內容應聚焦學校中心工作和實際問題，注重解決問題、推動工作。4.民主集中制原則：涉及重大決策的會議，應充分發揚民主，廣泛聽取意見，按照規定程序集體研究決定。二、會議分類與職責分工（一）會議分類根據會議性質和內容，學校會議主要包括：1.決策類會議：如黨委常委會、校長辦公會、校務委員會會議等，主要研究決定學校發展戰略、重大改革、重要人事、財務預算等全局性、方向性重大問題。2.工作部署類會議：如全校性工作會議、專項工作會議等，主要傳達上級精神、部署階段性工作、交流工作經驗。3.學術類會議：如學術委員會會議、學位評定委員會會議、教學工作會議、科研工作會議以及各學科專業組織的學術研討會等，主要圍繞學術事務、教學科研等進行研討和決策。4.協調溝通類會議：如部門聯席會議、專題協調會等，主要用于跨部門、跨領域工作的協調推進和問題解決。5.其他類會議：如代表會議、表彰會、座談會等。（二）職責分工1.學校辦公室（或黨委辦公室、校長辦公室，下同）：是學校各類會議的綜合協調管理部門。負責學校層面決策類會議、全校性重要工作部署類會議的組織、協調、服務和記錄工作；指導和監督各單位會議制度的執行；統籌會議計劃的匯總與備案。2.各院（系）、部門（單位）：負責本單位職責范圍內會議的組織、管理和服務工作，并指定專人負責會議記錄和材料歸檔。涉及跨單位的會議，由主辦單位牽頭組織，相關單位配合。3.學術管理部門（如科研處、教務處、學術委員會秘書處等）：負責相關學術類會議的組織與管理。4.會議主持人：對會議的質量和效率負主要責任，負責把握會議主題、控制會議節奏、引導討論方向、形成會議決議。三、會議組織與管理（一）會議計劃與審批1.實行會議計劃管理。各單位應于每學期初根據工作需要，提出本學期擬召開的本單位主辦的會議計劃（包括會議名稱、時間、地點、參會人員范圍、主要議題、預計時長、經費預算等），報學校辦公室匯總備案。2.嚴格會議審批程序。*學校層面召開的全校性會議，須報請學校分管（聯系）校領導批準，重要會議需報請校長或黨委書記批準。*各單位召開的本單位內部會議，由單位主要負責人審批。*以學校名義召開的、或邀請學校領導出席的、或涉及外單位人員參加的會議，須提前報請學校辦公室按程序報批。3.未經批準，不得擅自召開計劃外會議，不得隨意擴大會議規模、提高會議規格。（二）會前準備1.明確議題：會議主辦單位應提前研究確定會議議題，議題應具體、明確，避免漫無邊際。提交決策類會議討論的議題，主辦單位應事先進行充分調研論證，形成較為成熟的方案和備選方案。2.擬定方案：包括會議議程、參會人員名單、會議時間、地點、主持人、記錄人等。3.準備材料：會議材料應主題突出、邏輯清晰、文字簡練、數據準確。需提前分發的會議材料，應至少在會議召開前一個工作日（特殊情況除外）送達參會人員，確保其有充分時間審閱。4.發送通知：會議通知應明確、規范，一般應包括會議名稱、時間、地點、主要議題、參會人員、需攜帶材料及注意事項等。通知應提前發出，確保參會人員按時參會。（三）會中組織1.按時召開：會議應準時開始，無特殊原因不得延遲。主持人應提前到達會場，做好準備工作。2.規范簽到：重要會議應組織簽到，掌握參會情況。3.引導發言：主持人應引導參會人員圍繞議題發言，鼓勵講真話、講實話、講管用的話，避免偏離主題或作與會議無關的長篇大論。4.做好記錄：會議應有專人負責記錄。會議記錄應客觀、準確、完整，包括會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員、缺席人員（及原因）、會議議題、發言要點、討論情況、形成的決議或共識、行動事項及責任人、完成時限等。重要會議應形成會議紀要。（四）會后落實1.整理紀要：重要會議應在會后一個工作日內（或按規定時限）整理形成會議紀要，經主持人審簽后分發。會議紀要應簡明扼要，突出重點，明確責任。2.傳達貫徹：參會人員應及時向本單位傳達會議精神，確保信息傳達到位。3.督促落實：對會議形成的決議或確定的事項，主辦單位或責任單位應制定落實方案，明確責任人、完成時限，并主動抓好落實。學校辦公室及相關職能部門應加強對會議決定事項的跟蹤督辦和檢查。4.材料歸檔：會議通知、議程、參會名單、會議材料、會議記錄、會議紀要等相關資料，應按照檔案管理規定及時整理、歸檔保存。四、會議規范與效率（一）控制會議數量與規模1.嚴格控制不必要的會議。凡是法律法規和上級文件已有明確規定、能夠通過文件、電話、政務微信、OA系統等方式部署或解決問題的，一律不再召開會議。內容相近、參會人員基本相同的會議，應合并召開或套開。2.嚴格控制會議規模和參會人數。根據會議內容和性質，合理確定參會范圍和人數，避免無關人員參會。涉及面廣的會議，可根據需要分層級、分領域召開，或采用視頻會議形式擴大覆蓋面，減少集中參會人數。（二）提高會議質量與效率1.議題集中：一次會議議題不宜過多，確保每個議題都有充分的討論時間。2.準備充分：參會人員應提前閱讀會議材料，熟悉議題內容，做好發言準備。3.發言精煉：發言應圍繞主題，言簡意賅，突出重點，避免穿靴戴帽、冗長空泛。4.遵守時間：嚴格控制發言時間和會議總時長，無特殊情況不得超時。5.形成共識：會議應致力于達成共識、形成決議，對暫不能達成一致的事項，應明確下一步研究方向。（三）改進會風會紀1.嚴肅會議紀律：參會人員應按時參會，無特殊原因不得請假、遲到、早退。確需請假的，須按規定程序向會議主持人或主辦單位履行請假手續。參會期間應將手機調至靜音或關閉狀態，不隨意走動、交頭接耳，不做與會議無關的事情。2.提倡良好會風：倡導求真務實、積極建言的會風，營造暢所欲言、民主和諧的會議氛圍。3.規范著裝：根據會議性質和要求，著裝應整潔得體。（四）推廣運用信息化手段積極推廣使用視頻會議、網絡會議等形式，提倡無紙化辦公，減少紙質材料印發，降低會議成本，提高會議效率。五、監督與改進1.學校辦公室負責對全校會議制度的執行情況進行監督檢查，定期對各單位會議組織管理情況、會議決定事項落實情況進行通報。2.將會議制度執行情況、會議效率和質量作為評價單位工作作風和管理水平的參考依據之一。3.定期組織對本制度執行情況的評估與總