2025年行政行業檔案科檔案員檔案歸檔手冊

2025年行政行業檔案科檔案員檔案整理歸檔手冊適用單位：機關、事業單位、國企行政綜合檔案科

執行依據：《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規定》（國家檔案局13號令）、DA/T22-2015《歸檔文件整理規則》

版本：2025實操版

使用對象：檔案科專職檔案員、兼職檔案工作人員前言本手冊為行政檔案標準化實操指引，統一檔案收集、組件、修整、裝訂、編號、編目、裝盒、歸檔、保管、利用全流程操作規范，適用于行政文書檔案、會議檔案、合同檔案、行政事務檔案；照片、聲像、電子檔案、會計、人事檔案參照專項規范執行。所有檔案整理堅持遵循文件形成規律、保持有機聯系、區分保存價值、便于保管利用原則。第一章崗位職責與基本要求1.1檔案員崗位職責負責各部門文件材料接收、清點、審核，指導業務部門預歸檔；按照標準完成檔案整理、裝訂、編目、著錄、裝盒、入庫；維護檔案庫房秩序，做好檔案保管、防潮防蟲、保密管理；辦理檔案借閱、復制、歸還登記，做好檔案利用記錄；組織年度檔案移交、到期檔案鑒定、銷毀前期工作；配合檔案數字化、檔案檢查、審計、上級檔案館移交工作。1.2工作紀律嚴守保密規定，涉密檔案單獨管理，嚴禁私自摘抄、外傳、拍照；不得涂改、抽取、撕毀、損毀原始檔案文件；金屬裝訂物（回形針、訂書釘）全部拆除；整理工作全程留痕，交接、鑒定、借閱均履行書面手續；檔案整理優先保存原件，復印件僅作補充，原件缺失予以備注說明。第二章文件收集與歸檔范圍2.1歸檔時間年度常規文書：次年3月底前完成上一年度文件收集整理；專項工作、項目、會議文件：工作結束后1個月內完成歸檔；合同、協議、證照：辦結即時歸檔；電子文件：紙質同步歸檔，電子元數據一并收集。2.2行政文件歸檔范圍（行政通用）?需要歸檔：

收文、發文正本+定稿、簽發稿、附件；會議通知、議程、紀要、簽到表、材料；請示、批復、函件；工作計劃、總結、報告；規章制度、應急預案；各類合同、協議、中標資料；審計、檢查、督查材料；證照復印件、批復文件；信訪、行政事務處置材料；重要通知、通報、請示批復成套材料。?不歸檔（臨時文件）：

草稿（無簽發）、重復文件、一般性通知、廣告宣傳、日常傳閱件、非正式征求意見稿、無保存價值臨時通知。2.3組件規則（以“件”為整理單位）一件判定標準文件正本+定稿+附件=一件；請示與批復成套為一件；轉發文與被轉發文件為一件；報表、會議成套材料獨立成件；文件排序規范：正本在前、定稿在后；批復在前、請示在后；正文在前、附件在后；原件在前、復印件在后。第三章檔案整理標準化操作流程（核心實操）流程：收集清點→篩選判定→組件→修整→分類排列→編頁碼→加蓋歸檔章→裝訂→編目著錄→裝盒→入庫歸檔3.1文件修整（裝訂前預處理）拆除所有金屬裝訂物：訂書釘、回形針、夾子；紙張統一為A4規格，小于A4小票、單據粘貼在A4襯紙；大于A4圖紙橫向折疊，文字朝外，不壓住內容；破損文件托裱修復；字跡模糊、熱敏紙復印件優先掃描留存電子件；清除文件上多余便簽、膠帶；左側預留裝訂邊≥2.5cm，避免裝訂壓字。3.2檔案分類方案（行政單位通用復式分類）年度—機構（問題）—保管期限

示例：2025年—辦公室—永久；2025年—行政科—定期30年保管期限劃分（通用標準）永久：重要制度、重大會議、重要批復、機構沿革、重要合同、重大事項材料；定期30年：常規行政管理文件、中長期協議；定期10年：一般性通知、常規事務文件。重要提醒：不同年度、不同保管期限文件嚴禁混裝同一檔案盒。3.3文件排列同一類目下，按文件形成時間先后排序；成套專項材料集中排列；涉密文件單獨分類、單獨排序、單獨裝盒。3.4編制頁碼以件為單位編頁碼；每頁有文字內容均編號；正面右上角、背面左上角；空白頁不編頁碼；已有規范連續頁碼可不再重編；頁碼使用阿拉伯數字，字跡清晰，不遮擋文字。3.5加蓋歸檔章歸檔章加蓋在文件首頁上方空白處；歸檔章必填項目：全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、件號、頁數；3.6裝訂規范（DA/T22-2015標準）永久保管檔案：優先三孔一線線裝；薄件可直角裝訂；禁止普通訂書釘長期保存；定期檔案：三孔一線或符合耐久性要求裝訂；禁止使用普通膠水、塑料封條；裝訂要求：牢固平整、不倒頁、不壓字、不損傷文件。第四章檔號編制與歸檔目錄著錄4.1檔號結構（通用格式）全宗號-WS?年度-保管期限-機構代碼-件號

示例：Q01-WS?2025-Y-BGS-0068WS：文書檔案門類代碼Y=永久；D30=30年；D10=10年

件號在同一類目下從0001連續編號，不重號、不斷號。4.2歸檔文件目錄必填字段序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數、保管期限、備注題名填寫要求：完整準確，不隨意簡化；無正式標題文件自擬標題，簡明概括事由。4.3檔案盒與備考表填寫檔案盒封面：單位全稱；盒脊：全宗號、年度、保管期限、機構、起止件號；盒內備考表：填寫盒內文件數量、整理情況、缺損說明、整理人、審核人、日期；一盒內文件連續排序，件號不得跨盒。第五章涉密檔案專項管理（重點）涉密文件收集、整理必須在涉密場所開展；秘密、機密、絕密文件單獨分類、單獨裝盒，盒外標注密級；涉密檔案禁止使用非涉密電腦掃描、禁止微信傳輸；涉密檔案借閱執行雙人審批，登記涉密檔案專用臺賬；涉密與非涉密檔案嚴禁混放、混編目錄。第六章電子文件歸檔配套要求紙質檔案同步歸檔電子掃描件，分辨率≥300dpi，PDF格式；文件名統一規范：檔號_文件題名；同步收集元數據：成文日期、責任者、文號、保管期限；電子檔案異地備份，定期校驗，防止文件損壞丟失。第七章入庫、保管、借閱管理7.1入庫歸檔整理完成→檔案科長審核→打印紙質目錄+電子目錄→清點移交→上架入庫，填寫《檔案移交登記表》，移交人、接收人雙方簽字。7.2庫房保管標準溫濕度：溫度14℃～24℃，相對濕度45%～60%；防火、防水、防塵、防光、防蟲、防鼠；禁止食物、水杯帶入庫房；檔案按年度、類別順序排架，張貼排架指引標識；定期庫房巡查，做好巡查記錄。7.3檔案借閱流程填寫《檔案借閱申請表》，部門負責人審批；涉密檔案須分管領導審批；登記借閱臺賬，限定借閱期限（一般不超過5個工作日）；歸還時核對檔案完整性，確認無缺頁、涂改后銷賬；檔案原則不外借，確需復印由檔案員統一復印并加蓋檔案證明章。第八章檔案鑒定、銷毀與移交到達保管期限檔案，組織檔案鑒定小組開展價值鑒定；仍有保存價值延長保管期限；無保存價值編制銷毀清冊；銷毀檔案須雙人監銷，清冊永久留存；按當地檔案館要求，定期向國家綜合檔案館移交永久檔案。第九章常見錯誤與禁止事項（檔案員自查清單）?金屬