采購信息保密制度

采購信息保密制度一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司采購活動(dòng)中的信息管理，保護(hù)公司核心商業(yè)利益，防止因采購信息泄露造成不必要的損失，確保采購工作的公平、公正、高效進(jìn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及采購活動(dòng)的部門及全體員工，包括但不限于采購部、財(cái)務(wù)部、需求部門以及參與采購項(xiàng)目的臨時(shí)人員和外部合作單位（在合作協(xié)議中明確保密義務(wù)的）。（三）基本原則采購信息保密工作遵循“誰主管、誰負(fù)責(zé)，分級(jí)管理、全程監(jiān)控”的原則，堅(jiān)持預(yù)防為主、突出重點(diǎn)、獎(jiǎng)懲分明。二、保密范圍與密級(jí)劃分（一）保密范圍本制度所指采購保密信息，是指在采購過程中形成或獲取的，一旦泄露可能對(duì)公司利益造成損害的各類信息，主要包括：1.供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件、商業(yè)信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等未公開資料。2.采購計(jì)劃、預(yù)算金額、采購需求、技術(shù)規(guī)格參數(shù)等。3.招標(biāo)（詢價(jià)、競(jìng)價(jià)）文件、標(biāo)底、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件（含報(bào)價(jià)）、各輪談判記錄及結(jié)果。4.采購合同（協(xié)議）的全部內(nèi)容，特別是價(jià)格條款、付款方式、違約責(zé)任及其他商業(yè)條款。5.采購過程中的各類評(píng)審意見、會(huì)議紀(jì)要（涉密部分）。6.與供應(yīng)商的溝通記錄、承諾函、補(bǔ)充協(xié)議等。7.采購項(xiàng)目的成本分析、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、競(jìng)品分析資料。8.其他經(jīng)公司認(rèn)定為需要保密的采購相關(guān)信息。（二）密級(jí)劃分根據(jù)采購信息的重要性及泄露可能造成的影響程度，將采購保密信息劃分為以下三個(gè)級(jí)別：1.絕密級(jí)：泄露后將導(dǎo)致公司重大經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重影響公司戰(zhàn)略利益的信息，如未公開的標(biāo)底、核心供應(yīng)商的獨(dú)家報(bào)價(jià)策略、涉及公司重大戰(zhàn)略調(diào)整的采購計(jì)劃等。2.機(jī)密級(jí)：泄露后將導(dǎo)致公司較大經(jīng)濟(jì)損失或?qū)窘?jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生不利影響的信息，如詳細(xì)的采購預(yù)算、正在談判中的合同核心條款、未公開的中標(biāo)結(jié)果等。3.秘密級(jí)：泄露后將對(duì)公司正常經(jīng)營活動(dòng)造成一定影響的信息，如初步的供應(yīng)商篩選名單、常規(guī)物料的采購意向等。密級(jí)的具體界定與調(diào)整，由采購部門提出，報(bào)公司指定的保密管理部門（如行政部或法務(wù)部）審核確認(rèn)。三、保密責(zé)任（一）責(zé)任主體公司全體員工對(duì)其在工作中接觸、知悉的采購保密信息均負(fù)有保密責(zé)任。采購部門人員是采購信息保密的第一責(zé)任人，部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的采購信息保密工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）責(zé)任內(nèi)容1.主動(dòng)學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本制度及公司其他保密規(guī)定。2.對(duì)接觸到的采購保密信息采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.不得未經(jīng)授權(quán)以任何形式（口頭、書面、電子媒介等）向無關(guān)人員或外部單位泄露采購保密信息。4.不得在非工作場(chǎng)合、非工作時(shí)間談?wù)摬少彵Ｃ苄畔ⅰ?.發(fā)現(xiàn)采購保密信息可能或已經(jīng)泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并向直接上級(jí)及公司保密管理部門報(bào)告。四、保密措施（一）文件管理1.涉密采購文件（包括紙質(zhì)和電子版）應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，由專人負(fù)責(zé)登記、收發(fā)、傳遞、保管和銷毀。2.紙質(zhì)涉密文件應(yīng)存放在帶鎖的文件柜中，絕密級(jí)文件需存放于保險(xiǎn)柜。3.電子版涉密文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的加密服務(wù)器或具有嚴(yán)格訪問控制的電腦中，并進(jìn)行加密處理，文件名避免包含敏感信息。（二）信息設(shè)備與系統(tǒng)安全1.處理采購保密信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼及屏幕保護(hù)密碼，且定期更換。2.嚴(yán)禁使用未經(jīng)授權(quán)的外部存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤、移動(dòng)硬盤）拷貝涉密信息。確需拷貝的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并使用公司加密U盤。3.嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的非涉密計(jì)算機(jī)上處理、存儲(chǔ)采購保密信息。4.公司內(nèi)部采購管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理，不同級(jí)別人員僅能訪問其工作職責(zé)所需的信息。（三）會(huì)議與溝通1.涉及采購保密信息的會(huì)議，應(yīng)控制參會(huì)人員范圍，明確保密要求，做好會(huì)議記錄并妥善保管。2.禁止在公共場(chǎng)合（如電梯、食堂、公共交通工具）討論采購保密信息。3.對(duì)外溝通（包括與供應(yīng)商溝通）時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和口徑進(jìn)行，不得泄露未公開的保密信息。（四）外部合作與人員離崗1.與外部單位（如招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、咨詢公司）或臨時(shí)聘用人員合作涉及采購保密信息的，必須簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.員工離崗（包括離職、調(diào)崗、退休等）前，須交還所有涉密文件和物品，并簽署保密承諾書，其保密義務(wù)不因離崗而終止。（五）廢舊載體處理1.廢棄的涉密紙質(zhì)文件應(yīng)使用碎紙機(jī)粉碎處理，嚴(yán)禁隨意丟棄。2.存儲(chǔ)過涉密信息的廢舊電腦硬盤、U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)按公司規(guī)定進(jìn)行專業(yè)銷毀或物理損壞，確保信息無法恢復(fù)。五、泄密事件報(bào)告與處理（一）報(bào)告程序任何人員發(fā)現(xiàn)采購信息泄露或疑似泄露情況，應(yīng)立即向其直接上級(jí)或公司保密管理部門報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括：泄露信息的內(nèi)容、密級(jí)、泄露時(shí)間、地點(diǎn)、可能方式、涉及人員及初步判斷的影響等。（二）調(diào)查與處理公司保密管理部門接到泄密報(bào)告后，應(yīng)立即組織調(diào)查核實(shí)。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，區(qū)分不同情況，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理：1.對(duì)于過失或情節(jié)較輕的泄密行為，給予批評(píng)教育、警告、記過等處分，并可輔以經(jīng)濟(jì)處罰。2.對(duì)于故意或情節(jié)嚴(yán)重的泄密行為，給公司造成重大損失的，公司將與其解除勞動(dòng)合同，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。3.因泄密行為導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)向責(zé)任人追償。六、保密教育與培訓(xùn)公司應(yīng)定期或不定期組織采購信息保密教育與培訓(xùn)，提高全體員工，特別是采購相關(guān)人員的保密意識(shí)和保密技能。新員工入職時(shí)，應(yīng)接受包括本制度在內(nèi)的保密培訓(xùn)，并簽署保密承諾書。七、監(jiān)督與檢查公司保密管理部門及審計(jì)部門有權(quán)對(duì)各部門采購信息保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。各部門應(yīng)積極配合，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[指定部門，如：行政部/法務(wù)部]負(fù)責(zé)