商貿有限公司產品質量管理制度

商貿有限公司產品質量管理制度企業組織結構、人員與職能的規定目的：建立公司相關產品管理的組織機構并明確各部門責任適用范圍：適用于公司相關產品質量管理組織機構的建立企業的組織結構與人員各部門的職能規定總經理職能總經理對本企業所經營相關產品的質量和質量管理體系的建立和運行全面負責。組織貫徹上級政策、法規和指令及公司的質量方針。主持制定本企業質量方針、目標、規劃和計劃，建立健全質量責任制，并首先在領導層落實。設置并領導質量管理機構和售后服務機構，保證其獨立、客觀地行使職權，支持其合理意見和要求。根據客戶意見與有關投訴，進行重大質量事故的處理，及時解決有關質量問題。辦公室職能配合管理者代表做好管理評審籌備工作，收集并提供管理評審所需的資料；負責組織有關部門/人員編制體系文件，并定期組織對現有體系文件的評審；負責管理性文件收集、存檔、建帳、發放和控制管理工作；負責培訓計劃的編制及監督實施，組織對培訓效果的評估；負責人員的選擇和安排，編制各部門負責人的崗位工作標準和任職要求；參與管理評審活動。質量管理部職能負責企業全面質量管理工作。負責起草、編制產品質量管理制度和經營環節質量程序文件并指導、檢查、督促實施。負責經營產品的質量審核；質量驗收、養護和質量查詢工作，接受質量技術問題的咨詢。建立質量標準檔案，嚴格按法定標準進行檢驗。加強檢驗場地、設施、設備、儀器建設和管理，建立健全檢驗操作規程，規范操作，數據準確。負責規范本企業的質量管理的基礎資料，定期整理收集質量信息，建立完整的質量信息網絡系統。負責本企業產品的進貨檢驗及驗收并作好檢驗及驗收記錄。組織檢測人員業務學習，加強產品知識的培訓考核，保證其持證上崗規范操作。負責技術性文件的歸口管理。負責內部審核的管理。負責本部門記錄的填寫、傳遞和歸檔管理。參與質量策劃和管理評審。產品來貨驗收，詳細檢查來貨產品的各類標識，外觀質量和包裝質量，發現質量問題及時與質量管理部取得聯系，把好產品質量入庫關。加強在庫產品的保管養護，嚴格執行產品分類、分區存放、堆碼規范。按照產品性能組織在庫養護，針對氣候溫度等情況采取適當的養護措施，嚴格執行在庫產品的季節檢查，確保在庫產品質量安全有效。加強效期產品的管理，設置效期產品一覽表，嚴格執行三先出原則，近期產品催調報告和過期產品報損等。加強產品出庫驗發工作，依據出庫憑證與實貨逐項嚴格核結，檢查包裝完好狀況，防止出庫差錯。出庫時按批號發貨，并準確記錄進、出批號、數量，便于質量跟蹤。產品驗收、養護、復核記錄按規范逐項填寫、內容完整、準確、清晰，并按規定保存備查。加強產品的儲運工作，產品在運輸過程中確保不受損壞。市場銷售部職能具體負責產品采購、銷售及儲運過程的質量管理工作。對供貨單位和銷售對象進行資格認定，杜絕與非法經營單位發生往來。負責對供貨單位進行年度評審.會同質量管理部對供貨單位的質量保證能力進行考察，簽訂合同明確必要的質量條款，負責填報首次進貨產品的審批表。售后服務部職能具體負責產品的技術培訓和售后服務工作。加強檢測設施的配置，經常檢查檢測設施設備的使用狀況，確保其正常運行。對客戶反映質量問題的投訴、查詢、退換、貨進行追蹤調查，弄清原因和責任，做到件件有交待，樁樁有答復，并研究整改措施。廣泛收集客戶對產品質量、工作質量、服務質量的評價意見，做好，建立用戶訪問檔案，納入質量信息網絡中。質量管理員職能負責制定質量工作計劃和質量規章制度的督促執行。負責質量信息管理工作。收集、保管各種臺賬、記錄、資料、檔案，保證質量記錄完整、準確性和可追溯性。負責首次經營品種和不合格產品報損前的審核及報廢產品處理的監督工作質量檢驗員職能嚴格按照法定的產品標準規定進行檢驗，提供可靠的檢驗數據，判斷產品的符合性，對檢查差錯，判斷失誤，負責。嚴格執行檢驗工作流程和精密儀器操作規程。認真填寫化驗檢測原始記錄，字跡清楚，內容真實，數據準確。質量驗收員職能負責按法定產品標準和合同規定的質量條款逐批進行驗收。嚴格按規定的抽樣數量、驗收方法、判斷標準進行驗收，重點驗收標識、外觀質量和包裝質量。對銷貨退回、貴重、特殊等產品加強驗收。規范填寫驗收記錄，字跡清楚，內容真實，項目齊全，批號數量準確，并簽章負責，按規定保存備查。養護員職能具體負責在庫產品的養護和質量檢查工作。按照產品性能和儲存條件的規定，結合庫房實際情況，對產品進行的分類存放。負責對庫存產品進行循環質量檢查，一般產品每季一次、效期、易變產品增加檢查次數，并做好檢查記錄。根據氣候環境變化，采取相應的養護措施，做好庫房溫濕度管理工作。保管員職能按照產品的性能和貯存條件分類分區儲存、對因儲存不當發生質量問題負責。按安全、方便、節約的原則，整齊、牢固堆垛、五距規范、合理利用倉儲面積，區域劃分合理、標識明顯。出庫復核員職能按出庫憑證逐次復核出庫產品實物，做到數量準確，質量完了，包裝牢固，標志清晰，交接手續完備，把好產品出庫關。按批號、數量填寫產品出庫復核記錄，做到字跡清楚，項目齊全，內容準確，便于質量跟蹤，并按規定保存備查。采購和銷售員職能樹立質量第一的觀念，堅持按需進貨，擇優采購的原則，把好進貨質量關。審查首次供貨單位的法定資格，考察其履行合同的能力，索取產品質量標準，簽定質量保證協議。簽訂合同時必須按規定明確必要的質量條款。不得將產品售給無“證照”不全的經營單位或無醫療機構執業許可證的單位。及時反饋客戶對產品質量意見和要求，配合有關人員處理客戶的查詢和意見，為質量改進信息。技術培訓及售后服務員職能了解產品的結構，工作原理及事故障礙，排除疑點，縮小故障范圍，維修完畢檢驗整機性能，對檢查維修差錯，判斷失誤負責。嚴格執行檢驗工作流程和精密儀器的操作規程。認真填寫服務原始記錄，內容真實，數據準確，并按規定保存以便備查。進貨驗收管理制度目的：規范進貨驗收操作，確保產品質量適用范圍：適用于公司購進貨物的驗收責任：質量管理部、銷售部人員：產品進貨驗收應由相關專業的人員，身體健康且須由經過市以上管理部門組織培訓、考核合格后持證上崗的人員擔任。場所：驗收在產品養護區或檢驗室，光線充足，有必要的儀器設備。相關產品的進貨驗收對首次供單位必須確認其法定資格，“證照”齊全。提供相關產品的質量標準。銷售部填寫產品進貨審批表，并將有關批準生產的文件、質量標準交質量管理部門審核，經審核后報總經理審批。凡經營的相關產品改變型式，改變主要材料、增減配套件、增加尺寸、規格、移廠生產等也均應填寫審批表，交質量管理部門審核后，報總經理審批。同意后簽訂質量保證協議。購進有使用期限的相關產品產品按“效期產品管理制度”執行。購進首批產品核對有關文件如產品注冊證、相關產品生產許可證、產品合格證、產品說明書及檢測報告等。按照產品標準和合同規定的質量標準進行驗收。產品驗收內外包裝驗收要符合相應產品標準的要求：產品內外包裝材料符合運輸、儲存要求，不得有受潮、變形、散架、松動等異常現象。外包裝的有關標志、編號齊全，應標明品名、型號、規格、數量、體積、儲運圖示標志、生產日期、制造廠名稱和地址，相應的產品標準代號；制造計量器具許可證標志記和編號；生產許可證標記和編號，相關產品產品注冊號。產品的檢驗合格證應標明品名、型號、規格、檢驗日期、檢驗員代號、制造廠名稱等。外觀質量驗收外觀包括金屬部件的電鍍層、油漆涂復層、鋁制品的電化學氧化膜等色澤、光潔度。相關產品表面的清潔、有無雜質等現象。產品外形、尺寸、形狀的測量零件及附件的清點，包括隨機文件、配件、保修卡等。驗收完畢驗收員應在驗收憑證簽章，并填寫驗收記錄，內容包括來貨時間、品名（型號）、單位、數量、供貨單們、生產單位、批號、包裝情況、驗收結論、驗收員簽字、驗收日期等。售后退貨產品的驗收：先進行核實性驗收，確屬本企業售出的，按規定要求逐條驗收，需檢驗的送質量管理部門進行檢驗，合格的出具合格報告后入庫，放入合格區銷售，經檢驗不合格的放入不合格區域進行退貨、換貨或處理。產品退換管理制度目的：為確保相關產品的產品質量，使采購及銷售后的產品得到有效的控制，特制訂如下產品退換制度。適用范圍：適用產品的退換貨管理。責任：銷售部、財務部、質量管理部采購產品的退貨或換貨采購的相關產品必須經質量管理部門驗收,合格方可辦理入庫手續,如檢驗不合格,應及時通知通知采購人員,憑進貨檢驗報告單辦理退貨或換貨。對于退換回來的相關產品產品應再次進行檢驗,檢驗合格辦理入庫手續。保存相關產品產品的進貨檢驗記錄及退貨或換貨記錄。需要退貨或換貨的產品應單獨存放,做好標識,防止與合格產品混淆。銷售后產品的退貨或換貨銷售后的相關產品產品如用戶需要退貨或換貨,應有銷售部銷售員及倉儲科保管員及時辦理相關的退貨或換貨手續。對于退回或換回的相關產品產品,應單獨存放,做好相關的標識,防止與倉庫中的狀態的產品混淆。退回或換回的相關產品產品,應有質量管理部重新進行檢驗,查找原因,經檢驗合格的產品應重新辦理入庫手續,經重新檢驗不合格的產品,應單獨存放,做好標識。退回或換回不合格產品的處理:退回或換回不合格的相關產品產品應單獨建立臺帳，統一進行登記，由配送中心填寫《產品報廢銷毀處理單》，由質量管理部審核，總經理批準，方可進行報廢銷毀處理。倉庫管理制度目的：為確保庫存相關產品產品的質量，加強倉庫的管理，特制訂如下倉庫管理制度。適用范圍：適用于公司相關產品倉庫的管理責任：銷售部、質量管理部倉庫要求倉庫應與辦公、營業、生活區域分開,倉庫周圍環境應整潔,地勢干燥,無積水、無雜草、無蚊蠅孳生地等污染源。倉庫的屋頂、墻壁和地面應平整,無縫隙,易清潔,不易脫落灰塵雜質,門窗結構嚴密。倉庫內應衛生清潔、避光、透風、干燥，應符合產品的特性和標準。倉庫內應配備溫濕度儀、墊板、貨架、避光設施，要有符合安全要求的照明、消防、通風設施，并保持完好。必要的防塵、防潮、防污染和防蟲、防鼠、防霉變等設施、設備，保持內部清潔干燥、無塵、通風、無腐蝕氣體。做好溫濕度記錄。產品的儲存實行分區、分類管理，劃分待驗品區（黃色）、合格品區（綠色）、不合格品區（紅色）及退貨區（黃色）。倉庫保管員：應接受相關專業的知識培訓，考核合格后持證上崗且身體健康,每年應進行一次健康查體。有傳染病及皮膚病患者不應從事該項工作。產品存放按產品包裝的儲運標志堆放，無倒置；不要過高；易碎類產品應單層存放，不能疊壓；產品養護按產品不同屬性分類做好科學儲存的養護工作；定期對在庫的相關產品產品進行養護并進行季度質量檢查，發現問題及時采取通風、降溫、除濕等措施，填寫好詳細養護記錄及質量檔案。庫存賬務定期盤點做到庫存產品帳與帳、帳與產品一致，內容包括品名、規格（型號）、批號、數量、廠名、供貨單位等。發貨發貨時檢查外包裝應牢固可靠和完整、耐壓、防震。不合格不發貨。對退回的相關產品應有退回記錄，產品要單獨存放，作好標示，經質檢人員重新檢驗合格后方可入合格區域。出庫復核管理制度目的：規范銷售發貨操作，確保產品出庫無差錯適用范圍：適用于產品出庫的復核管理責任：銷售部、質量管理部復核管理制度產品配發要有專人復核，按發貨憑證對照產品，逐批核對品名、規格、數量、批號，收貨單位及包裝質量等，發貨人與復核人均應在出庫憑證簽字。自提自運的產品，按提貨憑證上所列品種配發，當面點交清楚，自提人要根據提貨憑證核對好產品數量、型號、規格及批號等并在提貨憑證上簽名。發現外包裝破損，要進行整理加固，凡質量不合格的產品不得出庫。及時填寫“產品出庫驗收記錄”，并保存備查。記帳要字跡清楚，日清月結不積壓，月報及時。允許范圍內的、合理的自然損耗所引起的盤盈盤虧，每月都要上報，以便做到帳、卡、物相符。保管員調動工作或辭職，一定要辦理交接手續，移交中的未了事宜及有關賃證，要列出清單三份，寫明情況，雙方簽字，公司領導見證，雙方各執一份，報公司存檔一份，事后發生糾葛，仍由原移交人負責賠償。對失職造成的虧損，除照價賠償外，還要給予紀律處分。數額巨大而無能力賠償的，必須承擔相關法律責任。庫存盤虧屬于保管員的工作質量問題，力求做到不出現差錯。質量跟蹤和不良事件報告管理制度目的：規范質量跟蹤和不良事件報告行為，確保有關信息的按要求上報適用范圍：適用于售后產品的質量跟蹤和不良時間的報告責任：銷售部、質量管理部產品質量的跟蹤售出產品后售后服務部應安排業務員每月至少到客戶處訪問一次，并經常與客戶電話聯系，認真記錄客戶的反饋意風。客戶有關質量問題的投訴，售后服務部應建立記錄，由質量管理部調查、驗證，并及時與供貨單位取得聯系，按有關規定及時處理。銷售部、質量管理部及售后服務部對客戶的意見、問題跟蹤了解后，要做到每件事情都要有交待、有答復。產品售后服務管理制度目的：為增加經營效能，進一步把產品質量抓好，對用戶及時的進行技術培訓、產品的維修、維護。同時掌握我公司所經營相關產品產品質量的情況，更好地控制好相關產品產品的質量，主動了解和聽取用戶的意見，使用戶得到滿意的產品及服務，特制定以下制度。適用范圍：適用于對公司售出產品的售后服務管理責任：銷售部售后服務管理制度廣泛了解和聽取用戶關于產品質量的意見，每年要有質量管理部會同售后服務部進行一次用戶訪問，對用戶反映的有關問題要及時匯總，并研究落實整改措施。發現質量問題，要及時的對產品進行維修、維護。每年由公司售后服務部負責組織進行產品質量用戶座談會，征求用戶的意見。用戶的意見分為：客戶的建議、抱怨、投訴及對員工的品評。對客戶的建議、抱怨、投訴，各部門應特別加以重視，應對此類情況做好記錄，認真處理，建立公司售后服務的良好信譽。每年將產品服務及征求意見書、顧客滿意度調查表發放到用戶的手中，求得用戶對產品的質量及服務質量進行評價，以便于提供更好的產品及服務。各種用戶意見均用用戶意見反饋書的方法，反饋到質量管理部及售后服務部，為進一步控制產品的質量，提高服務質量，適用成滿足用戶的要求，提供資料。用戶來電、來函對產品質量提出意見時，售后服務部及質量管理部有關人員作好相關記錄并及時到用戶單位進行處理，聽取處理意見，做好記錄。對有關訪問的問題要認真登記，妥善保存，登記內容要有訪問時間、訪問人、被訪問單位、反映的主要問題、處理意見及整改措施。售后服務部每天將客戶的建議、抱怨、投訴等情況記錄清楚，一般性質者，由銷售部、質量管理部及售后服務部酌情處理，情節嚴重的應立即呈報總經理及上級有關行業主管部門。對抱怨、投訴客戶，無論情節大小，均由總經理親自或派員工前往處理，以示慎重。批發及零售業務建立銷售記錄，內容包括購貨單位、品名、規格型號、編號、批號、效期、質量狀況、發貨人、復核人等。質量檔案管理制度凡公司銷售的相關產品產品均應建立產品質量檔案從而全面反映產品的有關質量情況，不斷完善產品的質量檔案,為所銷售產品提供有利的質量保證。目的：規范質量管理制度的管理，完善公司質量管理工作適用范圍：適用于公司所有質量檔案的管理責任：各有關部門負責人、質量管理部檔案收集產品質量檔案由質量管理部負責搜集、管理及保存。產品的質量檔案主要包括以下內容:國家有關的相關產品法律、法規、規章和規范性文件。經營產品相關的國家標準、行業標準以及企業注冊產品標準。相關產品及供應商的資質檔案（相關產品產品注冊證、產品檢驗報告、相關產品說明書、合格證、生產企業許可證、經營許可證、企業法人營業執照等資質材料）。相關產品產品的采購合同（協議）、銷售合同（協議）、票據、收貨、發貨憑證、入庫、出庫等相關的憑證檔案。用戶檔案（資質、證照等），特別是植入性相關產品、無菌相關產品的用戶檔案，一定要建全。相關產品進貨驗收檔案。員工健康查體檔案。員工的質量法規、質量管理知識培訓教育、衛生知識培訓教育、產品技術性能要求，質量驗收等相關的培訓檔案。質量檔案要妥善保管，嚴禁丟失。質量檔案的保存期限為相關產品有效期或產品使用壽命期后兩年。質量檔案的索取和借閱須經總經理批準。質量工作記錄管理制度目的：對質量工作記錄進行控制和管理，提供產品質量符合規定要求的質量工作記錄，為質量