模塊3(3)：立卷歸檔(檔案處理)

檔案與信息管理模塊三：文件整理與歸檔項目三：文件歸檔鑒定歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

歸檔鑒定概述一、定義文件的歸檔鑒定是指文件歸檔時確定其歸檔范圍與保管期限的工作。歸檔范圍決定了文件的存留與否保管期限決定了文件留存時間的長短二、意義1、關系到檔案室室藏檔案結構的質量優劣

2、關系到準確劃定檔案期限的長短3、關系到檔案整理、編目、鑒定、開放、利用等工作的質量和效率4、關系到檔案保管費用的高低文件質量方面：保證完整、精煉文件管理方面：提高效率、節約成本三、原則文件的歸檔鑒定必須從本單位與國家的長遠利益出發

文件的歸檔鑒定必須以單位的地位與職能、文件的內容為基本要素確定其是否歸檔及保管期限文件的內容是決定文件價值的主要因素，它是進行文件歸檔鑒定的又一主要依據四、要求保證檔案保管期限劃分的準確性保證歸檔文件的有效性保證歸檔文件的完整性歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

確定歸檔范圍一、定義與意義是指在歸檔前根據單位存史與實際工作的需要和根據文件的來源、性質、作用及價值劃定必須歸檔的文件。列出了必須歸檔的各類、各種文件，它是文件歸檔的主要依據。文件的歸檔范圍能避免具有保存價值的文件漏歸，保證檔案的齊全完整；

能避免無價值的文件轉化檔案，保證檔案的精煉；

簡化了歸檔工作，提高立卷歸檔工作的質量與效率；

二、歸檔范圍與重點《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》1987年12月4日國家檔案局印發

上級機關的文件材料本機關的文件材料同級機關和非隸屬機關的文件材料下級機關的文件材料………上級機關轉發本機關的文件（包括報紙、刊物轉載）本機關的請示和上級機關的批復文件本機關及其內設部門計劃、總結、報告本機關業務活動和科學技術管理文件檢查下級機關工作、調查研究文件本機關或本機關匯總的統計類文件本機關形成的會計文件………………………

………………

文件歸檔的重點

對于一個具體單位而言，其文件歸檔的重點應是反映本機關主要職能職能活動和基本歷史面貌的文件材料，即圍繞主管業務開展的一些主要與重要的活動和反映本單位機關的組織沿革與規模演變的文件材料。三、不歸檔范圍《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》1、上級機關的文件材料2、本機關的文件材料3、同級機關和非隸屬機關的文件材料4、下級機關的文件材料四、應注意的問題考慮檔案進館與否的因素。以與本單位工作活動的聯系和作用為出發點，辯證地對待各類文件。本單位檔案結構完整與門類齊全。歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

確定保管期限一、歸檔文件的保管期限

歸檔文件的保管期限，是指檔案保管的最長時（年）限。

永久長期短期1987年國家檔案局發布的《機關檔案保管期限的規定》明確的文書檔案的保管期限：長期為16年至50年

短期為15年以下

二、各種保管期限及其得失目前我國檔案界有3種意見三分法兩分法即劃為永久、長期和短期三種。由于長期和短期保管的時間跨度過長，檔案包容量過大，帶來種種弊端。即劃為進館和不進館二種，主要是用于劃分進館檔案范圍的，它對于檔案必須進國家館的機關檔案室有一定的適用性，因而檔案館的工作人員多傾向于這種劃分方法。弊端1：收交檔案雙方總有一方必須對檔案進行二次劃分。弊端2：對無須進館的機關檔案室毫無疑義。弊端1：妨礙鑒定和銷毀工作的及時進行，毫無意義的延長大量檔案的生命。弊端2：大量無實際保存價值的檔案造成館藏結構質量低下。弊端3：大量無實際保存價值檔案造成后續工作量增加，影響工作質量和效率。分段標時法即劃分永久與定期，定期檔案再按價值不同分為50年、30年、15年、5年四個檔次。這種劃分方法對于無進館任務的檔案室一適用，優勢明顯。優點1：保證國家檔案館檔案的質量，又減少縣級檔案館的庫房和管理壓力并節省保管費用。優點2：能較為準確地劃分保管期限。優點3：具有明顯的可操作性，使鑒定工作更為簡便、準確，包括期滿和銷毀鑒定。三、劃定保管期限的依據與步驟劃定文件保管期限的依據依據其在單位存史與實際工作需要中的地位與作用。劃定文件保管期限的步驟閱讀文件；按保管期限表劃定期限；核查、調整。建立本單位永久保管檔案的基本比例注重確定