日常辦公郵件書寫規范簡述_第1頁
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文檔簡介

--常見問題及要點郵件規范目錄CONTENT標題正文附件1234其他冗長復雜空白無意義未突出重點長串轉發例：答復:答復:答復:【請查收】2015年5月XX辦月度考勤匯總（可刪除重復內容）標題—常見問題例：【請審批】申請泡面3箱，一次性紙碗100個，紙杯300個，紙袋300個（可簡要說明，物品種類及數量在正文已體現）例：【通知】本周日公司停電說明：未突出停電具體時間及會造成的影響例：1、請查收附件（未說明文件主題）2、大家好，禮品手提袋和醫療彩本已寄出，信息如下，請注意查收！（將正文全文作為標題，無意義）BCA簡短明確適當使用符號突出重點標題—書寫要點1、不使用空白或無意義的主題；2、突出郵件內容的重點，切忌冗長復雜；3、添加適當的符號突出關鍵詞；

例如：【請反饋】正文—常見問題BCA內容冗長復雜，行文不通順，過于口語化；未點明收件人應該做什么？下一步是什么？條理不清晰，易出現歧義。出現錯別字，或遺漏信息；簡明扼要行文通順避免歧義利用列表及圖片或表格輔助說明信息交代完整，避免多次發送補充利用顏色或粗體進行重點標記，盡量不超過3處合適的稱呼注意禮節語氣平和避免口語正文—書寫要點仔細檢查全文，避免錯別字或拼寫錯誤點明收件人所需做的事

思考如何讓Ta可以很容易地回復和幫助到你正文—書寫原則別只說自己的事，表明這事和Ta的關系越簡潔明了的郵件越容易得到回復說清楚需要Ta做什么命名不完整無效命名遺漏或附件錯誤不規范例：副本2技術部第一季度日常支出明細表（命名出現多余的字眼，未修改，不規范）附件—常見問題例：XX部xxx工作匯報（未標明所屬人員部門名稱、個人信息及時間等重要信息）說明：上傳錯誤的附件或遺漏附上所需附件例：附件1附件2（無效命名，需要受眾重新編輯名稱）提示說明意義格式預覽空間正文需提示夾帶附件附件內容選擇合適的大小、顏色及語種，以便受眾在線預覽查看對附件內容進行簡要說明特殊文件格式，可說明打開方式，或是多附上其他格式，以便受眾選擇附件命名要每個字都有意義，避免多余的字眼出現過大的附件可利用云盤鏈接或是壓縮打包傳輸，方便受眾下載附件—要點

4、發送前檢查全文并考慮受眾的閱讀體驗其他2、郵件回復準則：

及時、簡要、控制來往頻率、區分回復對象1、對外顯示名稱及簽名的規范性；3、區分發送、抄送、密送

發送=回應抄送=了解密送=特殊

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