辦公器具使用管護細則

辦公器具使用管護細則總述我在單位行政崗做管護工作快十年了，見過太多原本能用五六年的辦公器具，兩三年就壞得沒法修：好好的人體工學椅因為有人總坐著調升降，氣桿用一年就漏了氣；公用打印機因為大家放紙從來不理齊、卡紙了硬扯，不到兩年傳感器就壞了，換個配件大幾百，比半年的維護成本都高。其實只要大家多留心一點，用的時候講點方法，用完做一點簡單管護，就能大大延長器具壽命，不僅能給單位省成本，最關鍵的是大家自己用著也順心，不用天天面對壞了的器具耽誤工作。為了規范所有辦公器具的使用、維護和管理，保障日常辦公順利開展，結合咱們單位實際情況，整理出這份管護細則，不是為了約束大家，就是給大家提個醒，把該注意的事兒說清楚，大家一起維護好用的辦公環境。1總則1.1制定目的本細則的核心目的是明確辦公器具使用、管護的標準和責任，延長各類辦公器具的使用壽命，降低辦公運行的額外成本，減少因為器具故障耽誤工作的情況，同時培養大家愛護公共財物的意識，打造更有序舒適的辦公環境。1.2適用范圍本細則適用于單位內部所有辦公區域，覆蓋所有配發至個人工位、部門共用、全單位公共使用的各類辦公器具，不管是新購置的器具還是內部調撥的舊器具，都按照本細則執行管護要求。1.3基本原則整體遵循“誰使用、誰管護，誰損壞、誰負責，公用器具共管共護”的原則，不搞一刀切：個人日常專屬使用的器具由個人負責管護，多個主體共用的器具明確專門的管護責任人，全單位公共器具由行政統籌、使用者做好使用后的管護，說白了就是“自己用的自己上心，大家用的誰用誰留心”，互相方便。2辦公器具分類與管護主體劃分講完了基本規則，接下來先把所有器具分分類，把誰來管說清楚，避免出了問題找不到責任人。2.1個人配發辦公器具指配發至個人工位、日常只有使用人自己用的器具，包括辦公椅、鍵盤、鼠標、顯示器、顯示器支架、個人桌面文件柜、工位臺燈、筆記本電腦等，這類器具的日常管護直接由使用人本人負責，如果出現調崗、離職的情況，需要將器具完好交接給下一位使用人，交接的時候要一起檢查，有損壞要說明情況。2.2部門共用辦公器具指歸屬某個部門、供部門內部所有員工共同使用的器具，包括部門自用打印機、碎紙機、裝訂機、大號文件柜、部門白板等，這類器具由部門指定一名兼職管護員，負責日常的清潔提醒、故障上報和定期檢查，部門全員都有愛護的責任，誰使用誰負責做好收尾整理。2.3全單位公共辦公器具指供全單位所有部門、所有員工共同使用的器具，包括會議室的投影儀、幕布、移動白板、音響設備，前臺的公用復印機、打卡機，茶水間的微波爐、冰箱、飲水機，多功能廳的大屏和音響設備等，這類器具由行政辦公室安排專人負責定期保養，誰預約使用誰就負責使用后的清潔整理和檢查收尾。3各類辦公器具規范使用要求很多辦公器具提前損壞，根本不是質量問題，就是使用方法不對，接下來把每一類器具的正確使用要求說清楚，大家多注意就能少出問題。3.1坐臥支撐類辦公器具這類最常見的就是辦公椅，也是最容易被不當使用弄壞的。3.1.1調節操作要求：調節椅子升降的時候，一定要站起來再調，不要坐著的時候猛壓調節桿，氣桿長期承受全身重量硬壓，用不了多久就會漏氣失效；調節后仰角度的時候，先把身體離開靠背，調好角度再鎖止，不要靠著靠背的時候硬掰鎖扣，很容易把鎖扣掰斷；滾輪移動椅子的時候，不要猛推猛撞桌腿、墻面，遇到滾輪卡了頭發絲線，不要硬拽著椅子走，先停下來把纏繞的雜物清理掉再移動。3.1.2日常使用禁忌：千萬不要站在椅子上夠高處的東西，很多人圖方便踩椅子換燈管、拿文件，不僅容易滑倒摔跤，還會把椅子的框架、氣壓桿壓變形，好好的椅子直接報廢；不要把一摞幾十斤重的文件長期壓在扶手上，扶手上的承重都是有限的，長期壓重物很容易開裂斷裂；真皮或者網布面的椅子，不要用尖銳的東西劃，也不要把帶顏色的飲料長期潑在上面不擦，很容易留下擦不掉的印子，影響使用體驗。3.2電子輸入輸出類辦公器具這類包括個人的鍵盤鼠標、顯示器，以及公用的打印機、復印機、投影儀等，是故障高發類器具。3.2.1個人使用的鍵盤鼠標顯示器：水杯一定不要放在鍵盤旁邊，更不要放在鍵盤上方，我見過太多人打翻一杯咖啡，整個鍵盤直接燒了，其實只要把杯子放在桌面離鍵盤遠一點的位置就能避免；鍵盤進了零食渣不要對著桌子猛拍，那樣只會把渣拍到縫隙深處更難清理，找個小毛刷順著縫隙掃，或者用吹氣球吹出來就行；顯示器不要用衛生紙、濕抹布擦，衛生紙有紙屑還會劃屏幕，用專門的擦屏布干擦就夠，有污漬噴一點專門的清潔劑再擦，不要把噴了清潔劑的布直接捂在屏幕上，水滲進去會燒壞主板。3.2.2公用的打印機復印機：放紙之前一定要把紙抖開理整齊，把折角、卷邊的紙挑出來，一次放紙不要超過機器標注的最大容量，放太滿很容易卡紙；遇到卡紙千萬不要硬扯，硬扯很容易把內部的傳感器、滾軸扯壞，要打開機艙蓋，順著滾軸轉動的方向慢慢把紙拉出來，碎在里面的小紙片也要清干凈；換硒鼓、墨粉盒要看清楚型號，對準方向再裝，不要型號不對還硬塞，很容易把機器的卡槽弄壞；打出來不清楚先檢查是不是墨粉快用完了，或者有沒有卡紙殘留，不要對著機器亂拍亂砸，越砸問題越大。這里我多說一句，私人用盡量不要打幾十上百頁的私人資料，零星幾頁沒關系，可著一臺機器使勁造，機器壞得快，大家都用不了，耽誤的是所有人的事兒。3.2.3投影音響類設備：開機的時候要先開投影儀，再開電腦等信號源，關機的時候要先關投影儀，等投影儀散熱完成、風扇停了之后再關總電源，千萬不要開完會拔了插頭就走，投影儀燈泡工作的時候溫度幾百度，直接斷電不讓它散熱，燈泡用不了半年就會燒壞，一個燈泡上千塊，真的挺可惜；幕布拉的時候要拉到位，不要拉一半就停住，收的時候要完全收回去再鎖，不要皺巴巴的敞著，久了幕布會留下永久性的折痕，投影出來一塊一塊的不清楚；調音響音量不要一下子推到最大，慢慢往上調，一下子音量拉滿很容易震破喇叭，修都沒法修。3.3手動工具類辦公器具這類就是碎紙機、裝訂機、裁紙刀這些常用的小工具，看著簡單不少人用不對。3.3.1碎紙機：一次放紙不要超過機器標注的最大張數，放多了卡住很容易燒電機；千萬不要碎帶訂書釘、回形針的紙，也不要碎塑料、名片、硬紙板，這些東西會把碎紙刀磨鈍，刀頭鈍了之后碎紙就容易卡，惡性循環很快就壞了；卡住了不要強行往里塞紙，打開反轉功能把紙退出來，整理好之后分次再碎，用完了記得關機，不要一天24小時開著，電機一直發熱也會加速老化。3.3.2裝訂機：手動打孔裝訂的時候，不要超過裝訂機標注的最大厚度，太厚了就分兩次打，不要硬壓手柄，很容易把鉆刀壓崩，鉆刀崩了換一個也要不少錢；熱熔裝訂機用完之后，要斷電讓它自然冷卻，不要一直插著電待機，不僅費電還容易出安全問題。3.4公共生活類辦公器具就是茶水間的微波爐、冰箱、飲水機這些，和大家日常息息相關，管護好了大家都舒服。3.4.1微波爐：不要加熱帶金屬邊的飯盒、帶殼的雞蛋、密封的罐裝食品，這些東西加熱會炸，弄的微波爐里面到處都是，收拾起來特別麻煩；加熱東西撒了湯濺了油，用完一定要隨手擦干凈，不擦的話干了之后發臭，還招蟲子，下一個加熱東西都弄得一身味。3.4.2冰箱：放東西盡量做好標記，寫上你的部門和大概放的時間，不要放了就忘了，放半年都壞了發臭了還在里面，沒人收拾；味道大的東西比如帶韭菜的盒飯、榴蓮，一定要密封好再放進去，不要弄的整個冰箱都是味，別人沒法放東西；每周自己清理一下自己的東西，過期壞了的及時扔掉。4日常管護與保養細則光會正確使用還不夠，日常的簡單保養才是延長壽命的關鍵，其實也花不了幾分鐘，就是養成習慣而已。4.1個人配發器具日常管護4.1.1每日清潔整理：下班的時候隨手擦一下自己的桌面和器具表面，鍵盤縫隙的零食渣每周清理一次，不要攢著一堆渣在里面，不僅招灰還容易讓按鍵卡滯；辦公椅的表面半個月擦一次，沾了飲料咖啡及時擦，不要留著滲進去留印子。4.1.2定期自檢：每個月花兩分鐘檢查一下，看看椅子的螺絲有沒有松，滾輪有沒有纏頭發，鍵盤鼠標有沒有按鍵不靈，發現小問題及時告訴行政，小問題修起來花不了多少錢，也不耽誤用，等壞透了再修，要么修不好只能換，要么耽誤自己用。4.2部門共用器具日常管護4.2.1每日收尾清潔：部門的管護員每天下班前花五分鐘檢查一遍，擦一下打印機、碎紙機的表面，碎紙機滿了及時倒廢紙，不要滿了還繼續碎，很容易卡壞機器；缺紙缺墨了及時補上，或者告訴行政，別等大家要用的時候才發現沒紙，耽誤事兒。4.2.2每周點檢：每周一管護員做一次簡單檢查，看看有沒有小故障，有沒有哪里松了壞了，及時上報給行政，提前處理，避免出大問題。4.3全單位公共器具日常管護4.3.1使用后即時整理：誰用完誰收拾，投影儀用完關了機收好幕布，把桌面的線整理好，白板用完擦干凈，方便下一批用的人；茶水間用完把自己弄撒的東西擦干凈，垃圾扔到垃圾桶，別留在臺面上。4.3.2行政專人月度保養：行政每個月會對所有公共器具做一次全面保養，比如清理投影儀進風口的灰塵，我每次清理都能掏出小半盒灰，灰堵了進風口影響散熱，機器很容易壞，就是多花十分鐘的事兒，能省幾千塊的更換成本，真的挺值；冰箱微波爐也會定期做清潔，大家自己也要配合，把自己過期的東西及時拿走。5報修、報廢與更新流程就算大家再注意，器具用久了也會出問題，出問題不要自己亂拆，按流程來處理就行。5.1報修流程5.1.1不管是個人器具還是公共器具，發現故障之后，直接在行政的報修微信群里上報就行，說清楚器具的位置和故障情況，我們會安排維修師傅在一個工作日之內上門處理，千萬不要自己拆，我見過好多本來只是螺絲松了，自己拆了裝不回去，本來幾十塊能修好的，最后只能報廢，得不償失。5.1.2如果是緊急故障，比如打卡機壞了、要打印合同復印機壞了，直接給行政管護專員打電話，我們會優先處理，不耽誤大家的事兒。5.2報廢判定與責任劃分5.2.1器具正常使用到年限，功能老化沒法滿足使用需求，維修費用超過買新器具價格三分之一的，就可以走報廢流程；如果是意外損壞，沒法維修或者修好也沒法正常用的，也可以報廢。5.2.2正常使用自然老化損壞的，不需要個人承擔賠償責任，大家不用擔驚受怕；如果是違規操作、故意損壞或者因為忘了收拾導致的損壞，比如把水杯碰倒燒了鍵盤，硬扯把打印機傳感器扯壞，需要按規定承擔相應的維修或者賠償費用，這個也說在明處，不偏不倚。5.3更新流程報廢流程走完之后，需要更新器具的，按規定打申請，部門負責人簽字之后交給行政，我們會按預算安排采購更新，不會卡大家的正常需求，只要是辦公要用的，都會及時安排。6監督與激勵為了讓大家都能重視這件事，我們也定了簡單的監督和激勵規則，不是為了罰大家，就是為了鼓勵好習慣。6.1季度盤點檢查：行政每個季度會對所有辦公器具做一次盤點，檢查管護情況，對個人器具保養到位、使用超過規定年限還能正常使用的員工，我們會發一點小獎勵，比如清潔套裝、保溫杯這類小禮物，就是一點心意。6.2違規提醒處理：對多次不愛護、違規使用導致器具損壞的，我們會先做提醒，情節嚴重的才按規定要求賠償，不會上來就批評罰款，畢竟大家都不是故意的，主要就是