辦公工具定期保養(yǎng)辦法

辦公工具定期保養(yǎng)辦法作為一名從事行政后勤管理快十年的從業(yè)人員，我見過太多因?yàn)楹雎赞k公工具保養(yǎng)，最后因小失大的例子：本來只是打印機(jī)搓紙輪沾了點(diǎn)粉，幾十秒擦一擦就能解決的小問題，最后硬生生磨壞了齒輪，花大幾百維修不說，趕投標(biāo)文件的時(shí)候卡了殼，差點(diǎn)誤了大事；也見過椅子螺絲松了沒人管，一坐下去歪倒摔閃了腰，好好的工作耽誤了半個(gè)多月。其實(shí)辦公工具就像我們并肩干活的戰(zhàn)友，你平時(shí)好好打理它，它關(guān)鍵時(shí)刻就不會(huì)掉鏈子。為了延長辦公工具使用壽命、降低辦公成本、保障辦公順暢、消除安全隱患，結(jié)合我們?nèi)粘９ぷ鞣e累的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，整理出這套可落地的辦公工具定期保養(yǎng)辦法，供大家參照執(zhí)行。1總則1.1制定目的1.1.1第一是延長辦公工具的整體使用壽命，減少不必要的提前更換，降低公司長期辦公采購成本。很多人覺得“壞了換就行”，其實(shí)算一筆賬就清楚，一臺(tái)中檔打印機(jī)正常保養(yǎng)能用五六年，不保養(yǎng)可能兩三年就報(bào)廢，平均下來每年的使用成本差了好幾倍；哪怕是幾塊錢一個(gè)的訂書機(jī)，保養(yǎng)好用三五年，不保養(yǎng)可能用半年就卡釘報(bào)廢，積少成多也是一筆不小的開銷。1.1.2第二是減少突發(fā)故障概率，保障日常辦公流程順暢。我們絕大多數(shù)工作都依賴辦公工具推進(jìn)，關(guān)鍵時(shí)刻工具掉鏈子，耽誤的可不是一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，很多時(shí)候趕項(xiàng)目、趕材料、辦重要業(yè)務(wù)，出一點(diǎn)小問題都可能影響全局結(jié)果。1.1.3第三是提前消除安全隱患，避免發(fā)生用電、機(jī)械傷人等安全事故。很多安全問題都是從小隱患慢慢積累來的，比如老化開裂的電源線、積塵太多短路的機(jī)箱、螺絲松動(dòng)的辦公椅，定期保養(yǎng)就能提前發(fā)現(xiàn)問題，把風(fēng)險(xiǎn)掐滅在萌芽狀態(tài)。1.2適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有辦公工具，既包括員工個(gè)人工位配發(fā)的專用辦公工具，也包括會(huì)議室、前臺(tái)、公共辦公區(qū)所有共用辦公工具，覆蓋從大型的服務(wù)器、復(fù)印機(jī)到小型的訂書機(jī)、打孔器所有品類，沒有例外。1.3核心遵循原則1.3.1預(yù)防為主，搶修為輔。我們明確要求，所有保養(yǎng)必須按周期提前完成，不能等出了問題再維修，把工作做在前面，遠(yuǎn)比壞了搶修成本更低、對辦公的影響更小。1.3.2責(zé)任到人，誰用誰管。個(gè)人專屬使用的工具由使用人負(fù)責(zé)，公共共用的工具落實(shí)到具體管理人，不搞“人人都用、人人不管”的糊涂賬。1.3.3分類施策，區(qū)別保養(yǎng)。不同類型的辦公工具結(jié)構(gòu)不一樣，使用頻率不一樣，保養(yǎng)要求也千差萬別，不能用一套方法套所有品類。接下來我們就分品類說明具體的保養(yǎng)要求。2不同類別辦公工具的分類定期保養(yǎng)細(xì)則說完了整體原則，我們按辦公工具的類型拆分，逐一講清楚每個(gè)品類的保養(yǎng)周期和具體操作要求，不管是新人還是老員工，照著做就能落實(shí)到位。2.1電子類辦公工具電子類辦公工具是我們現(xiàn)在用得最多、也是最容易出故障、價(jià)值最高的一類，保養(yǎng)的優(yōu)先級(jí)最高。2.1.1個(gè)人辦公電腦（含臺(tái)式機(jī)、筆記本）保養(yǎng)周期：每日做基礎(chǔ)清潔整理，每周做系統(tǒng)清理，每三個(gè)月做一次深度硬件保養(yǎng)。具體要求：每日下班的時(shí)候，先把桌面上的雜物整理歸位，絕對不要把裝滿水的水杯放在鍵盤、主機(jī)旁邊，我見過太多撒水燒壞鍵盤主板的例子，真的是防不勝防；關(guān)機(jī)之后用專用毛刷掃掉鍵盤縫隙里的餅干屑、頭發(fā)、灰塵，屏幕上的指紋要用專用的屏幕擦布輕輕擦拭，別用衛(wèi)生紙或者衣角擦，不僅擦不干凈，還會(huì)刮花屏幕涂層。每周要抽10分鐘整理電腦文件，把C盤里沒用的安裝包、過期緩存、廢棄文件刪掉，別把所有文件都存在C盤，會(huì)嚴(yán)重拖慢電腦運(yùn)行速度；同時(shí)擦干凈機(jī)箱或者筆記本外殼的灰塵，筆記本的排風(fēng)口不要對著墻或者障礙物堵著，影響散熱。每三個(gè)月要做一次深度保養(yǎng)，臺(tái)式機(jī)可以找行政部安排專業(yè)人員打開機(jī)箱，用冷風(fēng)吹掉散熱片、風(fēng)扇上的積灰，老化的導(dǎo)熱硅脂重新更換，解決電腦越用越卡、動(dòng)不動(dòng)就過熱死機(jī)的問題；筆記本不要私自拆解，統(tǒng)一由行政部安排專業(yè)人員清灰，同時(shí)檢查硬盤健康狀態(tài)，提醒大家把重要文件做云盤+本地雙備份，另外還要檢查電源線、電源適配器有沒有外皮老化開裂的情況，發(fā)現(xiàn)問題馬上更換，別湊合用，我之前就遇到過同事用老化的適配器漏電，麻了半天，還好沒出大事。2.1.2公共輸出設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)）保養(yǎng)周期：每日做日常檢查整理，每周做清潔，每月做深度保養(yǎng)，每半年做一次專業(yè)檢修。具體要求：每日上班第一件事，要檢查機(jī)器內(nèi)部有沒有殘留的卡紙、漏粉，把機(jī)器外殼擦干凈，不要把回形針、訂書釘放在進(jìn)紙口附近，很容易掉進(jìn)去刮壞硒鼓和定影輥。每周要把搓紙輪用酒精棉擦一遍，搓紙輪沾了碳粉就會(huì)打滑，這也是絕大多數(shù)卡紙問題的根源，很多人一卡紙就使勁拽，反而把搓紙輪拽松拽壞，其實(shí)擦一擦就能解決；碎紙機(jī)要每周清理進(jìn)紙口殘留的碎紙屑，不要一次塞進(jìn)超過機(jī)器規(guī)定張數(shù)的紙，很多人圖快一次塞七八張，強(qiáng)行進(jìn)紙會(huì)把齒輪磨壞，縮短機(jī)器壽命。每月要把硒鼓取出來輕輕晃勻，清理一下廢粉盒，廢粉滿了不僅會(huì)漏粉污染紙張，還會(huì)縮短硒鼓的使用壽命；碎紙機(jī)要給切刀上一點(diǎn)專用的潤滑油，不然切紙?jiān)絹碓劫M(fèi)力，還可能燒電機(jī)。每半年由合作的維保人員上門檢查定影輥、供電線路，定影輥工作溫度很高，很容易老化積碳，提前檢查能避免起火隱患。2.1.3小型電子辦公工具（投影儀、移動(dòng)硬盤、會(huì)議麥克風(fēng)）保養(yǎng)周期：每次使用后做清潔檢查，每月做一次保養(yǎng)，每年做一次深度檢修。具體要求：投影儀每次用完不要馬上拔電源，要等散熱風(fēng)扇停轉(zhuǎn)之后再斷電，不然燈泡熱量散不出去，很容易燒壞，用完一定要蓋好防塵蓋，不要用手摸鏡頭，落灰了用專用氣吹掉，別隨便用布擦，擦花鏡頭之后投出來的畫面就會(huì)模糊，換個(gè)鏡頭大幾百上千，太不值當(dāng)。移動(dòng)硬盤不要放在桌邊容易摔落的地方，用完要拔下來放在收納盒里，不要一直插在電腦上通電，一直通電會(huì)加速硬盤老化，每個(gè)月要檢查一次硬盤讀寫有沒有異常，避免文件損壞打不開。會(huì)議無線麥克風(fēng)每次用完要把電池取出來，防止電池漏液腐蝕電池倉，每周要把麥克風(fēng)的拾音網(wǎng)頭用酒精棉擦一遍，畢竟多人共用，清潔干凈既衛(wèi)生也能保證音質(zhì)。2.2機(jī)械類辦公工具機(jī)械類辦公工具看起來耐造，其實(shí)很多小問題都是攢出來的，定期保養(yǎng)能多用好幾年。2.2.1常用小型手動(dòng)工具（訂書機(jī)、打孔器、裁紙刀、剪刀）保養(yǎng)周期：每周清潔，每三個(gè)月做潤滑，每年檢查更換易損件。具體要求：這些小工具看著不起眼，關(guān)鍵時(shí)刻壞了真的能急死人，我就見過趕裝訂標(biāo)書的時(shí)候打孔器壞了，全公司找備用工具的狼狽樣子。每周用完要把上面沾的紙屑、膠水擦干凈，打孔器的紙屑盒要及時(shí)清空，不然滿了就打不動(dòng)孔，還會(huì)把打孔器撐變形。每三個(gè)月要在轉(zhuǎn)軸、刀頭這些活動(dòng)部位點(diǎn)一點(diǎn)點(diǎn)潤滑油，別點(diǎn)多了，沾到紙張上就臟了文件；裁紙刀用完要把刀片及時(shí)收回去，擦干凈刀槽里的紙屑，防止刀片生銹，如果刀片鈍了就及時(shí)更換，別硬切，不僅切不整齊，還容易打滑傷手。訂書機(jī)如果出現(xiàn)訂不透或者卡釘，大多是釘槽里卡了碎釘，清理一下就能繼續(xù)用，很多人直接扔了買新的，真的太浪費(fèi)。2.2.2大型機(jī)械辦公工具（檔案裝訂機(jī)、大幅面切紙機(jī)）保養(yǎng)周期：每日清潔，每周潤滑，每季度檢查，每年專業(yè)年檢。具體要求：這種大型機(jī)械力道大，一旦出問題很容易造成安全事故，所以保養(yǎng)絕對不能馬虎。每日用完要把工作臺(tái)面上的膠渣、紙屑全部清理干凈，不要留雜物在機(jī)器上。每周要給壓桿、導(dǎo)軌這些活動(dòng)部位上潤滑油，防止卡滯卡頓；手動(dòng)裝訂機(jī)的鉆刀要定期清理紙屑，鈍了就及時(shí)磨或者更換，不然鉆不透紙張，強(qiáng)行按壓很容易斷刀，還會(huì)傷到人手。切紙機(jī)的刀片每次用完要擦干凈，有毛刺了及時(shí)打磨，推紙器的導(dǎo)軌要定期清灰，不要卡雜物，不然切出來的紙歪歪扭扭，浪費(fèi)一摞紙不說還耽誤事。2.3辦公坐具與儲(chǔ)物類工具很多人不把桌椅文件柜當(dāng)辦公工具，其實(shí)這些天天用，出問題一樣影響工作和安全。2.3.1辦公桌椅保養(yǎng)周期：每日整理，每月檢查，每半年保養(yǎng)。具體要求：每日下班把椅子推到桌子底下，移動(dòng)椅子的時(shí)候盡量抬一下再動(dòng)，不要硬蹭地板，不僅刮花地板，還會(huì)把頭發(fā)、碎屑卡進(jìn)滾輪里，越用越沉。每月要檢查一下椅子的滾輪、五星腳、扶手的螺絲有沒有松動(dòng)，如果晃悠了就及時(shí)擰緊，別湊合用，我之前就遇到過一個(gè)同事，椅子螺絲松了好幾天沒當(dāng)回事，一坐下去直接歪倒，腰扭了休息了快半個(gè)月，真的太不值當(dāng)。木質(zhì)辦公桌不要直接放太燙的水杯，一定要用杯墊，燙出來的白印子根本消不掉，灑了水要馬上擦干凈，不然泡久了漆面會(huì)起泡開裂。2.3.2文件柜、儲(chǔ)物柜保養(yǎng)周期：每季度整理清潔，每年檢查鎖具導(dǎo)軌。具體要求：文件柜不要放太重的物品在最上層，避免重心不穩(wěn)傾倒傷人，每層的重物盡量均勻擺放，防止柜體變形。推拉式文件柜要定期清理導(dǎo)軌上的灰塵紙屑，不然會(huì)越來越卡，不好推拉。鎖芯如果不好開，別往里面上潤滑油，沾了灰會(huì)越來越堵，點(diǎn)一點(diǎn)點(diǎn)鉛筆粉末進(jìn)去潤滑就好，鎖壞了及時(shí)更換，不要不鎖就放重要文件。3保養(yǎng)責(zé)任劃分與監(jiān)督落實(shí)機(jī)制講完了具體怎么做，接下來要把責(zé)任落實(shí)清楚，不然再好的辦法也會(huì)變成一紙空文。3.1責(zé)任劃分3.1.1個(gè)人專用辦公工具，比如個(gè)人工位的電腦、椅子、常用文具，統(tǒng)一由使用人自己負(fù)責(zé)保養(yǎng)，自己天天用，自己最清楚工具的狀態(tài)，自己保養(yǎng)也最上心。3.1.2公共區(qū)域共用辦公工具，比如會(huì)議室的投影儀、前臺(tái)的復(fù)印機(jī)、茶水間的碎紙機(jī)，由行政部按區(qū)域劃分給對應(yīng)部門負(fù)責(zé)，比如會(huì)議室設(shè)備歸行政部，業(yè)務(wù)部門常用的大會(huì)議室設(shè)備歸對應(yīng)業(yè)務(wù)部安排輪值管理人，總之一定要落實(shí)到具體的責(zé)任人，不能出現(xiàn)責(zé)任真空。3.1.3大型設(shè)備和需要專業(yè)技術(shù)的保養(yǎng)項(xiàng)目，比如服務(wù)器維護(hù)、電腦深度清灰、大型設(shè)備年檢，統(tǒng)一由行政部聯(lián)系合作的專業(yè)維保人員來做，不需要大家自己動(dòng)手瞎折騰，拆壞了反而更容易出問題。3.2監(jiān)督與激勵(lì)機(jī)制3.2.1分級(jí)提醒機(jī)制，日常的每日每周保養(yǎng)，由部門負(fù)責(zé)人每周在部門例會(huì)上隨口提醒一句就行，月度、季度的定期保養(yǎng)，行政部會(huì)提前發(fā)企業(yè)微信日程提醒到責(zé)任人，不會(huì)讓大家忘記。3.2.2定期巡檢機(jī)制，行政部每個(gè)月會(huì)做一次全公司辦公工具巡檢，挨個(gè)檢查保養(yǎng)落實(shí)情況，登記工具的狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)隱患馬上安排處理，發(fā)現(xiàn)沒按要求做保養(yǎng)的，會(huì)提醒責(zé)任人及時(shí)整改。3.2.3激勵(lì)綁定機(jī)制，這個(gè)不是為了罰大家，相反，我們會(huì)把保養(yǎng)省下來的采購預(yù)算，拿出一部分作為部門的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，哪個(gè)部門全年工具保養(yǎng)做得好，沒有提前報(bào)廢更換的情況，就能拿到額外的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；反過來，如果是完全不做保養(yǎng)，故意或者因嚴(yán)重失職導(dǎo)致工具提前損壞的，才需要按比例承擔(dān)維修或者更換的費(fèi)用，有獎(jiǎng)有罰，才能讓大家真正重視起來。4應(yīng)急補(bǔ)位與動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制哪怕我們保養(yǎng)做得再到位，也難免會(huì)有突發(fā)故障，所以我們也配套了應(yīng)急機(jī)制，不會(huì)讓大家卡殼。4.1備用工具儲(chǔ)備行政部常備了常用的備用辦公工具，比如備用筆記本、備用訂書機(jī)打孔器、備用電源線，萬一工具壞了，隨時(shí)可以到行政部領(lǐng)用，不會(huì)耽誤手上的工作。4.2快速報(bào)修通道大家如果在保養(yǎng)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)隱患，或者工具突發(fā)故障，直接在企業(yè)微信的報(bào)修端口提交申請就行，行政部會(huì)在半天內(nèi)安排處理，小問題當(dāng)天就能修好，大問題會(huì)先給你調(diào)備用工具先用，不會(huì)耽誤事。4.3保養(yǎng)規(guī)則動(dòng)態(tài)調(diào)整我們這套辦法不是一成不變的死規(guī)矩，比如南方梅雨季節(jié)潮濕，電子設(shè)備的防潮保養(yǎng)頻率就會(huì)調(diào)高，北方春秋季灰塵大，清灰頻率就會(huì)增加；如果某個(gè)工具的使用頻率特別高，比如前臺(tái)打印機(jī)一天打幾百張，保養(yǎng)頻率也會(huì)比普通部門高，我們每年年底都會(huì)總結(jié)全年的保養(yǎng)情況，根據(jù)實(shí)際使用調(diào)整保養(yǎng)周期和要求，