電商商品庫存盤點規范

電商商品庫存盤點規范我在電商倉儲管理崗位干了快十年，從一開始幾個人的小作坊倉到現在管理幾千平的標準大倉，見過太多因為庫存盤點不規范栽跟頭的例子：大促前沒盤清楚庫存，超賣了上千單，又是賠違約金又是掉店鋪評分，大半年的流量扶持都打了水漂；月底盤虧了幾萬塊的貨，全倉找了好幾天也找不到原因，最后只能團隊一起扣工資分攤；還有臨期品堆在倉庫角落忘了盤，過期了只能全部扔掉，純純的虧錢。說實在的，電商做生意，庫存就是真金白銀，盤點就是把你手里的錢數清楚，規范沒做好，賺的錢全變成了不明不白的損耗，到頭來白忙活一場。我把我們團隊這么多年踩坑踩出來的盤點規范整理出來，不管是幾個人的小電商團隊還是幾百人的大倉，都能用得上。整體來說，一套完整可用的盤點規范，要覆蓋盤點前準備、盤點中操作、盤點后處理、日常持續優化四個環節，一步都不能省，我慢慢說清楚。1盤點前的準備工作準備工作做足，盤點就成功了一半，很多人盤點亂，其實都是準備階段就沒做好。1.1明確盤點的核心目的與類型很多人一提到盤點就覺得只是點清楚數量，其實不對，不同的盤點目的，做法和準備工作差得很遠，提前定好類型才能不做無用功。1.1.1常規循環盤點這種一般是月度盤點，核心目的是核對日常動銷商品的庫存準確性，及時發現小差異，不會攢到全盤的時候出大問題。這種盤點不需要覆蓋所有SKU，只需要抽當月動銷排名靠前的商品就行，準備起來也相對簡單。1.1.2季度/年度全盤這種是要對倉庫所有SKU全部核對，核心目的是和財務對賬，核算周期內的損耗和實際庫存價值，給整體運營做數據支撐。這種盤點需要全公司配合，必須提前好幾天協調各部門的工作安排。1.1.3異常專項盤點這種是針對具體問題發起的盤點：比如大促之后操作量暴增失誤多，要專門盤核心大銷量款；某個SKU系統庫存和實際一直對不上，要專項復盤；還有臨期品、退換貨堆多了，也要做專項盤點。這種盤點范圍小目標明確，只需要針對對應區域準備就行，不需要停掉正常發貨，我之前就踩過一個大坑：大促剛結束發貨都忙不過來，運營非要要求做全盤，我們二十多個人停了發貨盤了三天，結果一堆訂單發不出去，投訴直接爆了客服郵箱，從那之后我們就定死了，大促后只做核心款專項盤點，全盤改到大促結束一周后再做，再也沒出過這種亂子。1.2系統與資料準備資料和系統是盤點的基礎，沒做好現場直接抓瞎。1.2.1提前分層整理庫存數據盤點前一天就要把系統里的庫存分好類：已經接單還沒發貨的要先預扣出來，歸到已售未發專區；已經下單還沒到倉的在途商品，要單獨列出來，不能和已經入倉的現貨混在一起；退換貨待處理、殘次品、臨期品也要提前在系統里標記好，方便分開盤點，不會干擾正常現貨的數字統計。1.2.2提前調試工具備好物料現在大部分倉庫都用PDA掃碼盤點，提前一天要把所有PDA充滿電，測試倉庫各個角落的WiFi信號，死角信號不好的要提前打開離線盤點模式；用紙質盤點表的也要提前算好用紙量，多備個幾包，別用到一半沒紙，出去買又耽誤時間。我剛參加工作那會就碰到過打印室沒紙了，外面打印店都下班了，硬生生把盤點拖了一天，現在想起來都鬧心，這種小事真的能坑死人。1.2.3提前對接各部門做好截單如果是做全盤，一定要提前兩三天和運營、客服打招呼，盤點當日提前幾個小時截單，截單之后的新單全部放到盤點完成后再處理，避免一邊盤點一邊不停有貨出倉，數字改來改去，越盤越亂。1.3人員與場地準備1.3.1分工明確責任到人我們現在固定是兩個人一個盤點小組，一個負責點貨核對款號信息，一個負責錄數簽字，互相監督，避免一個人點錯了也沒人發現。新人一定要搭配老員工，新員工對庫位不熟悉，容易找錯貨，老員工帶一下不僅速度快，還能少出很多錯。每個小組提前分好負責的區域，責任落到小組，不要一堆人擠在一個區，亂哄哄的最后出了問題誰都不擔責。1.3.2提前整理倉庫場地盤點前一天下班前，要把所有零散的商品歸位，同一個SKU全部放到同一個庫位，不要這個角落放幾件，那個貨架放幾箱，混來混去很容易漏盤；待處理的退換貨、空箱子、閑置包裝物料全部清到專門的區域，把盤點通道騰出來，走起來方便，盤點速度能快一倍都不止。說真的，我見過太多倉庫不提前整理，盤完發現少了兩百件貨，找了半天在堆貨的雜物堆后面挖出來，白忙活大半天，這個小事真的太影響效率了。準備工作全部到位，接下來就是正式盤點過程中的操作規范，這一步是核心，一點都不能含糊。2盤點實施過程中的操作規范2.1按區推進，不跳不漏2.1.1按順序盤點避免錯漏我們要求所有小組都按預先劃分好的區域，從角落開始，從上到下從左到右，一個庫位一個庫位挨著盤，盤完一個庫位就在庫位標識牌上打個勾，絕對不能跳著盤。跳來跳去要么就是漏了一個庫位，要么就是同一個SKU盤了兩遍，最后數字肯定對不上，這個壞習慣一定要改。2.1.2三核對原則不能省每盤一個SKU，必須核對三個信息：SKU編碼、商品規格、實際數量，一個都不能少。尤其是那些長得差不多，只是顏色、尺碼、型號不一樣的商品，絕對不能圖省事看一眼外包裝就填數。我剛入行那會就犯過這個錯，把白色M碼的T恤看成白色S碼，直接把S碼的庫存多算了五十件，M碼少了五十件，盤完全賬對不上，我一個人加班到凌晨找錯，最后找到原因的時候整個人都累癱了，從那之后我就要求所有人，哪怕再忙，也要掃一下碼核對編碼，錯不了幾秒鐘，能避免出大錯。2.2不同類型商品的差異化盤點要求電商倉庫SKU雜，什么類型的商品都有，不能用同一個方法盤，得區別對待。2.2.1正常在售現貨的盤點要求沒拆封的整箱現貨，可以先點箱數，再乘以每箱的標準數量，但是一定要抽查，我們現在要求每一個批次至少抽10%的整箱開箱點，碰到抽查出來數量不對的，整個批次全部開箱點。別不信，供應商發貨少裝，或者之前發貨拆了箱沒補登記的情況真的不少見，抽查一下就能避免大的差異。拆過封的零散商品，必須一件一件數，絕對不能估數，估來估去最后肯定差一堆。2.2.2待處理類商品的盤點要求退換貨、殘次品、臨期品這些待處理商品，必須單獨盤點，絕對不能和正常現貨混在一起數。退換貨要一個個拆開核對，確認是原款、沒有損壞能二次銷售的，再登記進正常庫存，不能二次銷售的直接歸到殘次區，單獨計數；臨期品盤點的時候還要順便核對效期，把臨近過期的單獨列出來，馬上報給運營做活動，避免過期報損，真的能省不少錢。2.2.3在途與已售未發商品的盤點要求這部分很多人容易忘，其實也要核對。在途商品要對著采購單和物流信息核對，已經運到倉庫還沒來得及入倉的，要去卸貨區點清楚數量，登記好，別把這部分忘了，最后算總庫存的時候就會差數；已售未發的要對著訂單一個個核對，確認系統里已經預扣，不會算進可售庫存里，避免超賣。2.3差異現場標記，及時復核盤的時候如果發現實盤數量和系統給出的數字對不上，千萬不要自己隨便改，也不要直接跳過去先盤別的，一定要當場做好標記，把差異數字寫清楚，然后叫小組組長過來重新點一遍。很多時候就是數錯了，再數一遍就對上了，千萬別等到全部盤完再回頭找，那時候哪個庫位哪個位置都記不清了，找起來太費勁。盤點完實物，不代表整個盤點就結束了，接下來的差異處理和整改，才是盤點真正發揮作用的環節，很多團隊就是盤完就拉倒，差異放那不管，盤點等于白做。3盤點后的差異處理與流程規范3.1整理差異，復核確認3.1.1按差異優先級排序所有區域盤完之后，先把所有的差異單整理出來，按照差異金額從大到小排序，先處理大差異，再處理小差異，大差異一般都是出了比較大的失誤，先解決大的，不會影響整體的對賬進度。3.1.2逐一復核差異真實性每一個差異都要重新復盤，先重新點一遍實物，確認確實存在差異，再去核對最近周期的出入庫記錄，看看是入倉的時候登錯了數，還是發貨的時候發錯了款沒登記，還是退換貨回庫沒做記錄。我之前碰到過一次，差異金額一千多塊，查了半天發現是客服給客戶退了款，但是沒通知倉儲扣庫存，貨早就發走了，系統里還掛著庫存，虛驚一場，這種情況很常見，一定要查清楚。3.2歸類差異原因，落實整改方向3.2.1明確差異原因歸屬常見的差異原因無非就幾種，第一種是操作失誤，比如入倉點錯數、登錯編碼，發貨發錯款沒登記，這種屬于操作層面的問題，要落實到具體的環節，方便后續培訓整改；第二種是外部損耗，比如運輸途中丟貨、破損，供應商少發貨，這種要及時找物流或者供應商索賠，把損失找回來；第三種是正常自然損耗，比如食品存放過程中脫水減重，化妝品揮發，這種是正常情況，走正常的報損流程就行；第四種是異常損耗，比如商品被盜，這種就要追究對應的責任了。3.2.2原因登記不能含糊不管是什么原因，都要登記清楚，絕對不能糊里糊涂就把系統庫存調了，要是每次差異都這么過去，下次還會出同樣的錯。我們團隊現在每個月盤點完，都會開半小時的總結會，把所有差異原因整理出來，哪個環節出問題多，就改哪個環節的流程，上個月我們發現入倉錯登的情況特別多，就加了一道入倉二次核對的流程，錯登率直接降了八成，效果特別明顯。3.3調整庫存，輸出盤點報告差異原因全部查清楚之后，就可以調整系統庫存和臺賬了，調整的時候也要注意，調整記錄要全部存檔，誰調整的、因為什么調整，都要寫清楚，不能隨便誰都能改庫存，不然時間長了根本找不到記錄。調整完之后，要輸出正式的盤點報告，給到運營、采購、財務各個部門：給運營，運營可以及時下架錯庫存的商品，調整活動安排；給采購，采購可以根據實際庫存調整接下來的采購計劃，避免壓貨或者斷貨；給財務，財務可以準確核算成本和利潤，做賬不會出錯。盤點不是做完這一次就結束了，要想庫存一直保持準確，減少大盤的時候出大問題，還要靠日常的規范維護，把工作做在平時，比臨時抱佛腳有用多了。4日常庫存管控與盤點規范優化4.1動銷款日常循環盤點我們現在的做法是，每天抽十個動銷排名靠前的SKU盤點，也就是十幾二十分鐘的事，就能及時發現差異，不會等到月底才出問題。到大促之前一周，核心的爆款每天都要盤一遍，確保庫存準確，絕對不超賣，一次大促超賣，賠的錢可能比你一個月的利潤都多，這點功夫絕對不能省。4.2退換貨日清盤點退換貨是電商庫存差異最大的來源之一，很多團隊喜歡把退換貨堆個三五天甚至一周再處理，越堆越多，很容易就忘了登記，庫存就不準了。我們要求當天的退換貨當天必須處理完，該入倉的入倉，該報損的報損，全部登記清楚，這樣庫存一直都是準的，不會攢出大差異。我之前聽說過一個小電商，退換貨堆了一個月沒處理，系統庫存比實際多了三千多件，大促的時候超賣了一千多單，賠了幾十萬，直接把店做沒了，真的太可惜了。4.3定期優化盤點規范沒有完美不變的規范，我們每次盤點完，都會收集大家碰到的問題，調整規范。比如之前我們盤耳釘這種小配件，特別小容易丟，盤點的時候數半天還數不對，后來我們就改了，所有小件商品都按固定數量裝密封盒，貼好標簽，盤點的時候直接點盒數就行，不容易錯速度還快；之前臨期品我們是季度盤，后來發現很多食品不到季度就過期了，就改成月度盤，提前處理，少了很多浪費。做倉儲就是