職業院校教師檔案管理辦法

職業院校教師檔案管理辦法第一章總則第一條為加強職業院校教師檔案的規范化、科學化、信息化管理，全面反映教師隊伍的整體素質與個人發展軌跡，充分發揮檔案在師資隊伍建設、教育教學改革、教科研管理以及教師專業發展中的基礎性、支撐性作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國教師法》《職業學校教師企業實踐規定》及國家關于干部人事檔案工作的相關政策法規，結合職業院校教育教學特點與實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱職業院校教師檔案（以下簡稱“教師檔案”），是指教師在職業院校從事教育教學、技術研究、企業實踐、管理服務等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的歷史記錄。第三條教師檔案管理貫徹“統一領導、分級管理、集中保管、真實完整、安全保密、便于利用”的原則。檔案管理不僅是人事管理的基礎，更是職業院校深化產教融合、校企合作，評價教師“雙師”素質，考核教師教育教學質量的重要依據。第四條本辦法適用于職業院校在編在崗教師、合同制聘任教師、兼職教師、特聘技能大師及外籍教師的檔案管理工作。退休教師檔案按照國家相關管理規定執行。第二章管理機構與職責第五條職業院校設立教師檔案管理工作領導小組，由分管人事工作的校領導擔任組長，人事處、教務處、科研處、各二級學院（系部）主要負責人為成員。領導小組負責統籌規劃全校教師檔案工作，審定檔案管理制度，協調解決檔案管理中的重大問題。第六條人事處為教師檔案管理的牽頭與主管單位，設立專門的教師檔案室，配備專職檔案管理員。其主要職責包括：（一）制定、修訂教師檔案管理各項規章制度及業務規范；（二）負責全校教師人事檔案、師德師風檔案的收集、鑒別、整理、立卷、保管與轉遞；（三）統籌協調各職能部門教師業務檔案、企業實踐檔案的歸檔工作；（四）開展教師檔案的數字化加工及信息化系統建設；（五）辦理教師檔案的查閱、借閱和出具相關證明手續；（六）定期對二級學院（系部）的檔案收集工作進行指導、督促與檢查。第七條教務處、科研處、校企合作處等職能部門為教師業務檔案的專業歸口管理部門。負責指導、督促本部門及各教學單位在各項業務活動中形成的教師檔案材料的收集、審核與移交工作。確保教學、教科研、企業實踐等業務數據的真實性與時效性。第八條各二級學院（系部）是教師檔案材料形成的源頭單位，實行“一把手”負責制。各單位設立兼職檔案聯絡員，負責本單位教師日常教學、科研、參加培訓、下企業鍛煉等檔案材料的初步收集、甄別、登記與按期移交工作。第九條教師本人是個人檔案材料真實性的第一責任人。教師應如實填寫個人相關信息，按要求提交學歷學位、職業資格、專業技術職務、各類獲獎及科研成果等證明材料，配合檔案管理部門做好材料的核實與補充工作。嚴禁偽造、涂改、銷毀個人檔案材料。第三章檔案歸檔范圍與分類第十條職業院校教師檔案按照材料性質和用途，劃分為人事檔案、業務檔案、企業實踐檔案、師德師風檔案四大類，實行分類管理、有機統一。第十一條人事檔案類歸檔范圍人事檔案是記錄教師個人基本信息、成長經歷、政治面貌、獎懲情況的主體檔案，主要包括：（一）履歷材料：教師登記表、簡歷、各類歷史審查表等；（二）自傳及思想材料：自傳、重要思想匯報、參加黨校培訓結業材料等；（三）考核鑒定材料：年度考核登記表、聘期考核表、試用期滿轉正考核、各類專項鑒定材料；（四）學歷學位材料：各階段學歷證書復印件、學位證書復印件、學籍檔案、國（境）外學歷學位認證書等；（五）職稱職業資格材料：專業技術職務任職資格申報表、評審表、聘任文件；職業資格證書、技能等級證書復印件及查詢驗證證明；（六）政審材料：政治審查報告、黨團材料、入黨入團志愿書及轉正申請等；（七）獎懲材料：獲得各級黨委、政府及教育行政部門頒發的榮譽證書、表彰決定；違法違紀處分決定、通報批評及撤銷處分材料等；（八）聘用任免材料：勞動合同、聘用合同、崗位聘任書、干部任免審批表、任免通知等；（九）工資待遇材料：工資變動審批表、津貼補貼調整表等；（十）其他材料：體檢表、因私出國（境）審批材料等。第十二條業務檔案類歸檔范圍業務檔案重點反映教師教育教學能力、學術水平及專業建設貢獻，主要包括：（一）教學運行材料：1.學期授課計劃、課程標準修訂稿、課程教學大綱；2.典型教案、理實一體化教學設計、項目式教學方案；3.教學日志、課堂考冊、期中期末試卷及試卷分析報告；4.頂崗實習指導記錄、畢業設計（論文）指導記錄及評價表；5.實驗實訓指導書、新開課試講記錄、公開課/示范課評價表。（二）教科研材料：1.科研項目立項申報書、任務書、中期檢查報告、結題驗收報告；2.教改項目申報書、結題證明、教學成果獎申報書及審批文件；3.公開發表的學術論文、SCI/EI/核心期刊收錄證明；4.公開出版的專著、主編/參編教材、校本教材樣書及出版合同；5.發明專利、實用新型專利、外觀設計專利證書及成果轉化證明材料。（三）專業與課程建設材料：1.參與品牌專業、特色專業、骨干專業建設的規劃書與驗收報告；2.精品在線開放課程、資源庫建設立項書及結題報告；3.指導學生參加職業技能大賽獲獎證書、指導教師證明；4.教師本人參加教學能力比賽、說課比賽的獲獎證書及視頻資料。（四）培訓與繼續教育材料：1.參加國家級、省級骨干教師培訓、青年教師企業實踐培訓的結業證書；2.新教師入職崗前培訓合格證、高校教師資格證認定材料；3.國內訪學、國內外進修計劃及結業報告。第十三條企業實踐檔案類歸檔范圍職業院校特色檔案，專門記錄教師參與校企合作、下企業鍛煉、技術服務的情況，主要包括：（一）實踐計劃：教師企業實踐（掛職鍛煉）申請書、實踐計劃書、校企合作單位接收函；（二）過程記錄：企業實踐工作日志、周志、月度總結，參與企業技術研發、工藝改進、產品設計的原始記錄或圖紙；（三）考核鑒定：企業指導教師評價表、企業出具的實踐鑒定意見、實踐總結報告；（四）成果轉化：將企業新技術、新工藝轉化為校內教學項目的說明材料，聯合企業申報的橫向課題合同及到賬經費證明，為企業提供技術咨詢服務的證明。第十四條師德師風檔案類歸檔范圍全面記錄教師職業道德表現，作為教師考核評價的首要依據，主要包括：（一）師德承諾書：每學年簽訂的《職業院校教師師德師風承諾書》；（二）考核評價：年度師德師風考核登記表、學生評教中涉及師德師風的部分摘要；（三）表彰獎勵：獲評“優秀教師”“優秀教育工作者”“師德標兵”“最美教師”等榮譽的文件及證書；（四）違規處理：違反師德師風行為（如學術不端、收受禮金、體罰學生等）的舉報核查報告、處理決定、通報批評文件及整改情況說明。第四章檔案收集、整理與歸檔程序第十五條收集制度教師檔案收集實行“定期移交”與“隨時移交”相結合的制度。（一）常規材料定期移交：每學期開學后兩周內，各二級學院（系部）兼職檔案聯絡員將上一學期形成的教學檔案、企業實踐檔案收集匯總，經單位負責人審核簽字后，移交至相關歸口管理部門。（二）動態材料隨時移交：教師獲得重大表彰、取得學歷學位晉升、職稱評聘、發生崗位變動或違紀處分等情況，相關材料形成后30個工作日內，由職能部門隨時移交人事處歸檔。第十六條鑒別審核移交檔案材料前，移交部門須對材料的真實性、完整性、規范性進行嚴格鑒別：（一）審查材料是否屬于應歸檔范圍，手續是否完備；（二）審查材料書寫是否規范，字跡是否清晰。凡需存入檔案的材料必須使用碳素墨水、藍黑墨水鋼筆或黑色簽字筆書寫，禁用圓珠筆、鉛筆、紅筆及純藍墨水書寫；（三）審查材料是否有涂改。涉及關鍵數據、結論性意見涂改的需出具情況說明并加蓋公章；（四）審查復印件是否清晰，是否加蓋原件存放單位的公章并注明“復印件與原件一致”。第十七條整理立卷檔案管理人員接收材料后，按照分類方案進行系統整理：（一）分類組卷：按照一人一卷（或一人多卷）的原則，將材料按人事、業務、實踐、師德四大類分別組卷。（二）排列編目：卷內材料按照時間先后順序或問題主次進行排列。每份材料編注頁碼，使用打碼機或鋼筆在頁面右上角統一編號。（三）填寫目錄：根據卷內材料排列順序，詳細填寫檔案材料目錄，包括序號、材料名稱、形成時間、份數、頁數、備注等字段。（四）裝訂入盒：拆除材料上的金屬物（訂書釘、曲別針等），防止生銹損壞紙張。使用標準的檔案棉線三孔裝訂，裝入統一規格的無酸檔案盒，并填寫檔案盒封面及脊背標簽。第十八條歸檔入庫整理完畢的檔案經人事處負責人復核無誤后，方可入庫歸檔。歸檔時需在《教師檔案入庫登記簿》上登記交接時間、檔號、移交人及接收人簽字確認。第五章檔案保管與保護第十九條庫房設施要求職業院校應設立獨立的教師檔案庫房，庫房、閱檔室、辦公室必須嚴格實行“三分開”。檔案庫房應配備符合國家標準的安全防護設施：（一）溫濕度控制：配備空調及除濕機，庫房溫度應控制在14℃-24℃之間，相對濕度應控制在45%-60%之間。每日定時記錄溫濕度變化；（二）防火防盜：配備自動滅火系統（七氟丙烷或IG541氣體滅火）、防盜門窗、紅外線防盜報警系統及視頻監控設備，監控記錄保存不少于90天；（三）防光防塵：庫房窗戶應使用遮光窗簾，檔案柜應采用密閉型，定期進行庫房清潔除塵；（四）防蟲防鼠：庫房內嚴禁放置食物，定期投放防蟲防鼠藥劑。第二十條檔案保護與修復建立檔案定期巡查制度，專職檔案員每周對庫房進行不少于一次的安全巡查，檢查有無霉變、蟲蛀、鼠咬、水浸等現象。對破損、褪色的重要檔案材料，應及時進行托裱、復制等修復處理，原件修復后仍歸原位保存。第二十一條檔案保密管理嚴格執行國家保密法規，教師檔案材料涉密的，按照國家秘密載體管理要求執行。檔案管理人員及查閱人員不得向無關人員泄露檔案內容。嚴禁在公共網絡、非涉密計算機及微信、QQ等社交軟件中傳輸涉密或涉及教師個人隱私的檔案信息。第六章檔案利用與借閱第二十二條檔案利用原則教師檔案的利用堅持“按權限審批、依規查閱、安全保密”的原則。充分發揮檔案在教師職稱評審、崗位聘任、評優評先、選拔任用、薪酬調整、退職退休等工作中的憑證作用。第二十三條查閱權限與審批程序（一）教師查閱本人檔案：原則上教師本人不得查閱本人檔案。如因學歷認證、職稱申報、辦理社保等特殊原因確需復印本人檔案材料的，需提交書面申請，經二級學院（系部）負責人簽字、人事處審批后，由檔案員查閱并復印相關材料，加蓋檔案管理專用章后交付本人。（二）校內單位查閱：因工作需要查閱教師檔案的，查閱人須為中共黨員，并填寫《職業院校教師檔案查閱審批表》。查閱人事處管理的核心人事檔案，須經人事處處長批準；查閱業務檔案、企業實踐檔案，須經歸口管理部門負責人批準。查閱重要領導或涉密檔案須經分管校領導簽字批準。（三）外單位查閱：公安、檢察、法院、國家安全、紀檢等機關因辦案需要查閱檔案的，須兩名以上公務人員持單位介紹信及工作證，經學校保衛處核實、人事處審核、分管校領導批準后，在閱檔室查閱。第二十四條查閱紀律與借閱管理（一）查閱檔案一律在閱檔室進行，嚴禁將檔案帶出閱檔室。特殊情況需借出檔案的，須經分管校領導特批，且借閱期限不得超過7個工作日，并在借出期間對檔案安全負全責。（二）查閱檔案時嚴禁吸煙、喝水、進食，嚴禁涂改、抽換、拆散、污損檔案材料，嚴禁在檔案上做任何標記。（三）未經批準，不得對檔案進行拍照、復印、掃描。經批準復印的檔案材料，復印件需加蓋“復印件與原件相符”印章及檔案管理章，并在使用后按要求處理或歸還。（四）外借檔案歸還時，檔案員必須逐頁清點檢查，如發現污損、丟失等情況，應立即追查責任并按規定上報處理。第七章檔案鑒定與銷毀第二十五條檔案保管期限教師檔案保管期限分為永久、長期（30-50年）、短期（10-15年）三種。（一）永久保管：反映教師重大歷史面貌、重要職務變動、國家級獎勵、重大科研成果、師德師風違規處分決定等具有長遠查考價值的檔案；（二）長期保管：反映教師常規教學運行、一般科研成果、企業實踐過程記錄、職稱評聘等材料；（三）短期保管：日常考勤記錄、一般性工作通知、階段性教學檢查通報等參考價值較小的材料。第二十六條鑒定組織學校成立教師檔案鑒定工作小組，由人事處牽頭，會同紀檢、教務、科研等部門人員組成。鑒定小組每五年對庫存檔案進行一次全面鑒定，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。第二十七條銷毀程序對經鑒定已失去保存價值的檔案，應嚴格按照程序進行銷毀。（一）編制清冊：鑒定工作小組編制《教師檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀檔案的名稱、檔號、數量、頁數及銷毀原因；（二）審批：銷毀清冊須經檔案管理部門負責人審核，報學校檔案工作領導小組及分管校領導審批，特別重要的需經校長辦公會審議；（三）監銷：銷毀檔案時，必須有兩人以上共同進行，嚴禁私自當作廢紙出售。銷毀后，監銷人和執行人須在《教師檔案銷毀清冊》上簽字存檔。第八章檔案信息化建設第二十八條數字化檔案建設目標為適應職業教育信息化發展要求，學校大力推進教師檔案數字化轉型，建設“教師電子檔案管理系統”，實現檔案的“雙套制”（紙質與電子并存）保管與網絡化利用，最終建成“數字檔案館（室）”。第二十九條電子檔案歸檔要求（一）掃描規范：紙質檔案數字化加工應采用彩色掃描模式，分辨率不低于300dpi。對于字跡不清、紙張陳舊的檔案，應進行圖像優化處理（如去污、糾偏、增強對比度）。（二）存儲格式：電子檔案長期保存格式應采用不可修改的PDF/A格式。聲像檔案視頻采用MP4格式，音頻采用MP3或WAV格式。（三）數據掛接：數字化加工后的圖像文件須與檔案目錄準確掛接，建立索引數據庫，確保通過姓名、工號、身份證號或材料關鍵詞能秒級檢索到對應內容。第三十條系統安全與數據備份（一）權限控制：電子檔案管理系統實行嚴格的基于角色的訪問控制（RBAC）。系統操作日志保留時間不少于6個月，確保操作行為可追溯。（二）數據備份：建立“本地備份+異地容災備份”機制。電子檔案數據每日增量備份，每周全量備份。重要電子檔案應使用不可擦寫光盤或磁帶進行離線脫機備份，脫機備份載體存放于異地保密庫房。第三十一條信息資源開發與利用深度挖掘教師檔案數據價值，通過大數據分析技術，生成師資隊伍結構分析報告、“雙師型”教師比例動態監測表、教科研成果統計圖等可視化報表，為學校師資隊伍建設規劃、專業群布局優化、高層次人才引進提供科學的數據支撐與決策支持。第九章考核與獎懲第三十二條考核機制學校將教師檔案管理工作納入各二級學院（系部）及職能部門年度目標考核體系，重點考核檔案收集的及時性、材料的完整性、整理的規范性及移交的安全性。對檔案管理考核優秀的單位及個人，學校予以表彰獎勵。第三十三條責任追究對在教師檔案管理工作中出現以下行為的，視情節輕重給予批評教育、通報批評或紀律處分；構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任：（一）不按規定移交檔案材料，經催辦仍拒不移交，造成檔案散失的；（二）偽造、篡改、損毀、擅自銷毀教師檔案材料的；（三）未嚴格執行保密規定，泄露檔案內容或違規向外提供檔案復印件，造成不良影響的；（四）因管理不善、玩忽職守導致檔案丟失、被盜或發生火災、水災等重大安全事故的；（五）檔案工作人員利用職權之便營私舞弊的。第十章附則第三十四條本辦法未盡事宜，或與國家及上級教育主管部門新出臺的檔案管理法律法規不一致的，以國家及上級法律法規為準。第三十五條本辦法由學校人事處負責解釋。各二級學院（系部）及相關職能部門可根據本辦法制定具體的實施細則或操作規程。第三十六條本辦法自發布之日起施行。學校以往有關教師檔案管理的規定與本辦法不符的，以本辦法為準。附錄：職業院校教師檔案管理常用表單表1：職業院校教師檔案材料移交歸檔單移交部門（填寫部門名稱）移交人（填寫姓名）移交日期（年/月/日）接收部門（填寫部門名稱）接收人（填寫姓名）接收日期（年/月/日）檔案分類序號材料名稱形成時間份數頁數------------------人事檔案1（如：年度考核表）2業務檔案3（如：教改項目結題報告）4實踐檔案5（如：企業實踐鑒定表）師德檔案6（如：師德考核表）移交說明\multicolumn{5}{l}{（填寫需要說明的情況，如原件缺失原因等）}部門負責人審核簽字\multicolumn{5}{l}{（簽名）（日期）}檔案室復核意見\multic