采購與付款內部控制

采購與付款內部控制第一節采購和應何賬款的內容第二節采購和應付賬款業務中的常見弊端1．盲目采購。2．收受回扣，中飽私囊。3．虛報損耗，中途轉移。4．混淆采購成本。5．驗收不嚴，以少報多、以次充好。6．違規結算，資金流失。1．盲目采購。含義：采購部門沒有根據已批準的采購計劃或請購單進行采購，而是盲目采購或采購不及時，造成超儲積壓或者供應脫檔的情況。盲目采購常見情形原材料當期市價下跌，采購部門為節約成本，大量買進儲備已充足的材料，造成材料積壓變質，增加成本。請購控制制度存在漏洞先購買再補填請購單，請購控制流于形式對請購單沒有嚴格的審批制度審計策略檢查請購單請購單的日期是否早于驗貨單的日期請購單上是否有審批人的簽名請購的審批和購買業務的執行是否由不同的人擔任2．收受回扣，中飽私囊采購人員在采購中違反比價管理，選擇有回扣的供應商，這往往造成采購材料質量得不到保證，或者價格高于市場平均價。(見案例)控制措施加強采購人員的素質教育建立供應商資料系統實施比價采購管理3．虛報損耗，中途轉移含義：運輸部門為了中飽私囊，在運輸途中轉移材料，而對公司上報稱為損耗。屬企業的內盜現象。控制措施：建立合理損耗的指標。對損耗在合理范圍之內的給予獎勵，鼓勵運輸人員保護公司財產。4．混淆采購成本會計人員在會計記賬中，對采購成本沒有很好的區分，確認的成本不能真實反映企業是為采購材料而發生的。生產企業對與材料采購相關的運輸費、保險費、人庫整理費、合理損耗，沒有計入采購成本?？刂拼胧杭訌姇嬘涃~人員專業學習，熟悉會計法規制度。審計人員對成本會計分錄所附的發票、運輸單必須仔細核對，以確定成本的真實性。5．驗收不嚴，以少報多、以次充好采購驗收人員玩忽職守，不能嚴格驗收采購材料的質量和數量。后果：偽劣材料魚龍混雜，損害企業利益偽劣產品充斥市場，損害消費者利益控制措施：采購人員和驗收員職責分離杜絕驗收中的造假行為審計人員通過檢查當期成本計算單列示的廢品損失給予分析性復核，并與前期比較是否有大幅增長，看這種增長是否由于材料不合格造成的。6．違規結算，資金流失通常企業收到采購發票后，根據發票金額授權會計簽發支付憑證，出納審核后支付劃撥賬款，如果沒有嚴格的付款控制流程，就存在結算隱患。形式：重復付款誤期支付控制措施付款憑證預先編號，附上支持性憑證(如定購單、驗收單和供應商發票等)，被授權人在憑證上簽字，以示批準照此憑證付款。所有未付憑證的副聯保存在未付憑證檔案中，以待日后付款。審計人員可以通過檢查付款憑證的編號是否連續測試是否存在重復付款的可能性。審計人員還可從未付憑證的支持性憑證日期，看企業是否存在資金周轉不靈短期內無償付能力而拖延支付的可能性。第三節采購和應付賬款業務控制制度1．職務分離制度(1)采購申請必須由生產、銷售等部門提出，采購業務由采購部門完成。

(2)貨物的采購入不能同時擔任貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂購買偽質材料。

(3)付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和索價業務。(4)付款的審批通常經過驗貨或驗單后執行。(5)貨物的采購、儲存保管人不能擔任賬務記錄工作，防止繞過驗單，以減少誤記貨物數量金額的可能。(6)付款的審核人應同付款執行人職務相分離。(7)應付賬款記錄人不能同時擔任付款職務。支票的簽字和應付賬款的記賬相互獨立。2．貨物和勞務請購制度A.原材料或零配件請購控制B.臨時物品的采購注意：不同的需要有不同的確定和提出請購的方法不同的需要由不同的授權部門提出采購申請(3)請購單由材料保管部門主管簽字(4)負責采購的人員審查審批請購單簽字。目的檢查該項請購是否在執行后又重復提出。檢查是否存在其他不合理的請購品種和數量。(5)負責資金預算的管理人員進行審批簽字。該項請購符合經營目標在資金預算范圍內，(6)采購部門應將處理過的請購單歸納備案。A.原材料或零配件請購控制(1)由生產部門根據生產計劃或即將簽發的生產通知單提出請購單。從事大批量產品生產且需求一直比較穩定的企業，請購單也可由材料保管部門也可以在庫存材料已達到最低存量時就提出。(2)材料保管人員接到請購單后，應將材料保管卡上記錄的庫存數同生產部門需要的數量進行比較，當生產所需的材料數量和倉儲所需的后備數量合計已超過庫存的數量時，就簽字同意請購。B.臨時物品的采購臨時物品的采購控制要點：請購單由使用者直接提出。使用者在請購單上要對采購需要做出描述，解釋其目的和用途。請購單須由使用者的部門主管審批同意簽字，請購單須經資金預算的負責人員同意簽字采購部門根據請購單辦理采購手續。3．訂貨控制制度采購部門人員(不是由使用部門)的主要職責：決定貨源確定談判條件發出購貨定貨單決定：(1)訂貨數量(2)供應商(確定貨源)(3)發出購貨定單的時間購貨部門收到請購單購貨部門發出購貨定單購貨部門購貨數量控制要點：對請購單請購數量審查是否在控制限額的范圍內。檢查使用物品和勞務獲得部門主管是否在請購單上簽字同意。對于需大量采購的原材料、零配件，必須做成本分析(分析各種采購數量對成本影響)對于請購數量不大，或者零星采購的物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執行。供應商選擇的內部控制要點：正式填制購貨定單前，必須向不同的供應商(通常要求兩家以上)索取供應物品的價格、質量指標、折扣和付款條件以及交貨時間等資料。比較不同供應商所提供的資料，選擇最有利于企業生產和成本最低的供應商。對于大宗的交易，采用一套有效的指標程序。發出購貨定單時間控制控制目的：正常的生產過程被推遲防止現金被擱置在存貨發出購貨定單時間控制要點：存貨管理部門運用經濟批量法和分析最低存貨點確定請購單已經提出，購貨部門及時處理請購單，并將處理結果及時通知倉儲和生產部門。對于過去因各種原因未能填制購貨定單而被積壓下來的請購單定期進行復查。購貨定單的控制制度購貨定單填制：購貨部門購貨定單作用：授權執行并記錄經濟業務購貨定單的控制要點：(1)預先編號。目標：確保定單能完整地保存確保在會計上所有購貨定單都得到處理(2)確保購貨定單的有效性。在購貨定單向供應商發出前必須由專人檢查：定單是否得到購貨授權人的簽字定單是否經的請購單作為支持憑證(3)由專人復查購貨定單的編制過程和內容。包括復查從請購單上摘錄的資料復查有關供應商的主要文件資料復查價格數量和金額的計算注意：價格須同過去經驗確定的標準或平均價格相比照，以保證購貨定單的正確性。如果購貨定單的金額較小或屬于零星購貨的性質，此項復查可以簡略一些。第二節采購和應付賬款業務中的常見弊端通常企業收到采購發票后，根據發票金額授權會計簽發支付憑證，出納審核后支付劃撥賬款，如果沒有嚴格的付款控制流程，就存在結算隱患。當合適的折讓金額一經確定，購貨部門即應編制借項憑證，通知會計部門調整應付賬款。采購人員和驗收員職責分離杜絕驗收中的造假行為(4)對于享有折扣的交易，要求將供應商發票金額扣去折扣金額的凈額來登記應付賬款。采購部門沒有根據已批準的采購計劃或請購單進行采購，而是盲目采購或采購不及時，造成超儲積壓或者供應脫檔的情況。請購單由使用者直接提出。(3)正確地付款和記錄。(5)購貨定單也應交收貨部門，以便他們在收到貨物時，有驗收的標準。對損耗在合理范圍之內的給予獎勵，鼓勵運輸人員保護公司財產。第二節采購和應付賬款業務中的常見弊端對請購單請購數量審查是否在控制限額的范圍內。借項憑證由獨立于購貨、運輸、存貨職能的人員檢查。(4)對于享有折扣的交易，要求將供應商發票金額扣去折扣金額的凈額來登記應付賬款。定單是否得到購貨授權人的簽字(4)購貨定單的副本應交提出請購單的部門，以便讓請購入證實購貨定單的內容是否符合他們的要求。(5)購貨定單也應交收貨部門，以便他們在收到貨物時，有驗收的標準。檢查是否存在其他不合理的請購品種和數量。請購單上是否有審批人的簽名(1)由生產部門根據生產計劃或即將簽發的生產通知單提出請購單。(5)購貨定單也應交收貨部門，以便他們在收到貨物時，有驗收的標準。付款憑證預先編號，附上支持性憑證(如定購單、驗收單和供應商發票等)，被授權人在憑證上簽字，以示批準照此憑證付款。定單是否得到購貨授權人的簽字購貨定單填制：購貨部門發出購貨定單時間控制要點：(1)防止未核準的款項被支付付款人應檢查付款憑證和是否經授權人批準，任何付款都必須經財務經理簽字批準。采購部門沒有根據已批準的采購計劃或請購單進行采購，而是盲目采購或采購不及時，造成超儲積壓或者供應脫檔的情況。對損耗在合理范圍之內的給予獎勵，鼓勵運輸人員保護公司財產。通常企業收到采購發票后，根據發票金額授權會計簽發支付憑證，出納審核后支付劃撥賬款，如果沒有嚴格的付款控制流程，就存在結算隱患。因此應付賬款上的不正確記錄和不按時償還該債務，導致交易雙方不必要的債務糾紛。從事大批量產品生產且需求一直比較穩定的企業，請購單也可由材料保管部門也可以在庫存材料已達到最低存量時就提出。4．購入貨物的驗收制度購入貨物的驗收(收貨)控制的雙重作用控制購買環節的經營活動控制存貨的管理工作購入貨物驗收的控制要點收貨的職能必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來承擔。收貨部門的控制責任主要在根據購貨定單上的數量和質量要求獨立地檢驗收到的貨物。數量驗證。收貨部門在貨運單上簽字之前，應通過計數、過磅或測量等來證明貨運單上所列到的數量。要防止收貨人不經檢驗就根據購貨定單上的數量來填制收貨報告單(本來是作為其檢驗結果的控制文件)，提高收貨人獨立確定數量的可能性。方法遞交收貨部門的購貨定單副本中的刪去數量資料要求兩個收貨人在收貨報告單上簽字質量檢驗收貨部門應在其可能的范圍內對質量進行檢驗(有無因運輸損失而導致的缺陷)。如貨物質量檢驗需要有較高的專業知識或者必須經過儀器或實驗才能進行，收貨部門應將部分樣品送交專家和實驗室對其質量進行檢驗。并要求專家和實驗室分析人員在收貨報告單上簽署意見。填制收貨報告單。包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原購貨定單編號等內容。該單應及時報告購貨部門和會計部門，以防止少計應付賬款或成本以及存貨。經收貨部門驗收合格的貨物應交適當的場所存儲或直接交使用者。5．退貨和折讓的控制制度購貨部門在接到收貨報告單后，如發現貨物的數量和質量不符合購貨定單要求，應及時函告或電告供應商。對于數量上的短缺，要求供應商予以補足。對于質量上的問題：通知使用部門不能使用該批貨物決定退貨還是要求折讓貨物退回購貨部門應編制退貨通知單，授權運輸部門將貨物退回。退貨通知單要經授權人審核批準。購貨部門將退貨通知單副本寄交供應商。運輸部門經手貨物退回后，通知購貨部門和會計部門。購貨部門在貨物退回后，應編制借項憑證。借項憑證由獨立于購貨、運輸、存貨職能的人員檢查。會計部門根據借項憑證來調整應付賬款。借項憑證的內容：退貨數量價格日期供應商名稱金額計算折讓折讓需要同供應商談判來最終確定。折讓金額一般必須由被授權的高級管理人員批準許可。當合適的折讓金額一經確定，購貨部門即應編制借項憑證，通知會計部門調整應付賬款。注意：退貨和折讓要求的提出和由此產生的賬戶調整大多屬于非常規的、各具特點的和偶然發生的事件，因此很難制定出常規的適合于各種退貨和折讓業務的控制辦法。為了彌補這方面的不足，可設置專人定期向企業中各方面的人員進行調查以審查有關退貨或折讓發生后，借項記錄的合理性。6．應付賬款控制制度應付賬款意義：應付賬款構成了流動負債的最主要內容，它對資產負債表能否正確合理地揭示企業的財務狀況影響很大。應付賬款即為債權人的應收賬款，債權人備有其詳細記錄。因此應付賬款上的不正確記錄和不按時償還該債務，導致交易雙方不必要的債務糾紛。應付賬款控制要點：(1)應付賬款的記錄必須由獨立于請購、采購、驗收、付款的職員來進行。(2)應付賬款的入帳還必須在取得和審核各種必要的憑證以后才能進行。供應商的發票核對發票正確性的憑證憑證請購部門的請購單收貨部門的收貨報告單購貨部門的購貨定單借項通知單應付賬款入帳應取得和審核的各種必要憑證負責應付賬款的職員必須審核這些原始憑證，審核后應簽字以示這一控制過程已完成。審核內容：是否齊全日期和貨物內容是否一致有無經授權人的核準簽字發票的折扣是否與購貨定單要求相一致各種原始憑證之間的數量、價格、加總合計是否正確(3)對預付貨款的交易，收到供應商發票后，應將預付金額沖抵部分發票金額后記錄應付賬款。(4)對于享有折扣的交易，要求將供應商發票金額扣去折扣金額的凈額來登記應付賬款。(5)必須分別設置應付賬款的總賬戶和明細賬。總賬戶根據匯總的應付憑證登記。明細賬分別債權人根據發票登記。月末核對總賬和明細賬總額。(6)月供應商對賬單同應付賬款明細賬余額相核對。由財務經理或其授權的、獨立于應付賬款明細記錄的職員來辦理。任何差異應予以稽查，如稽查結果表明本企業無會計上的記賬錯誤，必須及時與債權人聯系，以便調整差異。7．付款控制制度要點：(1)防止未核準的款項被支付(2)所有已確認的負債都應及時支付

(3)正確地付款和記錄。應付賬款現