規(guī)范政府檔案管理制度

PAGE規(guī)范政府檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映政府工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理政府工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為政府工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門政府設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)政府檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備相應(yīng)的專業(yè)人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案工作的順利開展。2.配合檔案管理部門工作：積極配合檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，按照要求完成檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文件材料：包括上級(jí)文件、本級(jí)政府文件、部門文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)資料：涵蓋各類業(yè)務(wù)工作中形成的報(bào)表、臺(tái)賬、合同、協(xié)議、調(diào)研材料等。3.重要活動(dòng)記錄：如重大會(huì)議、重要接待、專項(xiàng)工作活動(dòng)等的相關(guān)資料。4.人事檔案：干部職工的個(gè)人檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。5.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)在文件材料形成或業(yè)務(wù)工作完成后，及時(shí)收集歸檔，確保檔案的時(shí)效性。2.完整準(zhǔn)確：收集的檔案應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.分類清晰：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行合理分類，便于后續(xù)整理和管理。（三）整理方法1.分類編號(hào)：根據(jù)檔案的類別進(jìn)行編號(hào)，建立統(tǒng)一的編號(hào)體系，便于查找和管理。2.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，編制目錄，注明檔案的題名、日期、編號(hào)等信息。3.數(shù)字化處理：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.專用庫房：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.安全設(shè)施：配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案的類別和編號(hào)順序，分類存放檔案，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案信息的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.鑒定程序：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家組成，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）銷毀程序1.提出銷毀意見：鑒定小組對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.審批簽字：檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.監(jiān)督銷毀：由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計(jì)分析：定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)，為決策提供依據(jù)。（二）利用服務(wù)1.查閱制度：建立健全檔案查閱制度，明確查閱范圍、查閱手續(xù)和查閱方式等。2.提供利用：根據(jù)工作需要，及時(shí)為政府部門和社會(huì)公眾提供檔案查閱服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。3.編研開發(fā)：開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為政府工作提供參考。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.政治素質(zhì)高：具備良好的政治素養(yǎng)，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守。2.業(yè)務(wù)能力強(qiáng)：熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理的技能和方法。3.保密意識(shí)強(qiáng)：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）具體職責(zé)1.收集整理：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。2.保管維護(hù)：做好檔案的保管和維護(hù)工作，確保檔案的安全和完整。3.鑒定銷毀：參與檔案的鑒定和銷毀工作，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行操作。4.統(tǒng)計(jì)利用：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)工作，及時(shí)提供檔案信息。5.業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)重點(diǎn)檔案管理工作或存在問題較多的部門，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立考核機(jī)制：制定檔案管理工作考核辦法，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.結(jié)果運(yùn)用：考核結(jié)果作