電大專科漢語言文學辦公室管理試題及答案

中央廣播電視大學-第一學期”開放專科”期末考試

辦公室管理試題

1月

一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題

I分，共10分）

1.在辦公室的布置方面，（）的位置是上座。

A.離人口最遠B.離入口最近C.靠近門口D.靠近窗

戶

2.在文員工作以及辦公環境等方面，下面選項中哪種行為不合適

宜？（）

A.準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條

B.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種

物品的下方

C.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理

D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免

丟失和泄密

3.文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項

是不適宜的？（）

A.定好目標，把想做或需要做的事情寫下來

B.盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間

段里去做

C.每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力

D.對每一項工作作出安排，定好最后期限

4.為了防止辦公室出現“瓶頸現象”，下列做法中，哪項工作

應該改進？（）

A.工作人員工作盡可能專門化、單一化

B.盡可能定量控制辦公室工作

C,重復性的工作盡量由機器完成

D.合理設計辦公室的工作流程

5.以下哪些接打電話的行為是不正確的？（）

A.受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊

B.給上司的留言正面朝下放在她的辦公桌上

C.做記錄時能夠在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用

D.中途因有事需放下電話請對方等待時，應把話筒朝下放置

6.在公務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼

后習慣用（）o

A.“頃悉“、“際此“B.“謹啟"、‘鈞啟”

C.“臺鑒“、“惠鑒"D.“臺安“、“鈞安”

7.按照美國人類學家愛德華?霍爾博士對交往空間距離的劃

分理論，45cM?120CM,應該是（）。

A.個人區B.社交區C.親密區D.公眾區

8.文員做會議記錄時，能夠在會議記錄中（）。

A.加入自己的主觀意見

B.不記錄議題

C.與發言者用詞不一致但意思完全一致

D.對所記內容作評論

9.上司決定參加某個會議時，文員不應該（）。

A.和上司先充分溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯系的不

便

B.除了送來的資料外，也必須收集其它上司有必要的資料

C.如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交

通所耗費的時間

D.只在便箋上寫好會議名稱

10.在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的

8.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背

有一個拳頭大小距離c（）

9.要發問或有意見時，應該等上司說完話之后再發問，能夠提

出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（）

10.列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定

密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（）

三、簡答題（每小題10分,共20分）

1.簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣

的？2.什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應

怎樣做？

四、設計題（每小題15分，共30分）

1.'某公司為了推銷自己的產品，做好宣傳和營銷前的準備工

作，以良好的社會形象及合適的價格打人市場，決定組織召開專

家座談會，對其推銷產品進行評估。如果你是辦公室人員，領導責

成你承辦這個座談會，你該如何做？

2.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？

五、案例分析題（每小題15分，共30分）

1.請看如下案例:

上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上

刊登了這家廠的家用冰箱發生爆炸的消息，幾天之內，這種冰箱

在當地即無人問津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話,

而是記者紛紛上門。

廠方決定派一位副廠長帶一名技術員、一名文秘人員主動上

門訪問、調查。在經過周密的檢查之后，技術員始終找不出冰箱

爆炸的原因。細心的文秘人員發現戶主的神色不太正常，又發現冰

箱內有細小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戶主進行了一

整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的

條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準備過年的鞭炮，其它人

不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因為鄰居聽到爆炸

后向居委會報告，引起了媒介的注意才上了報的。查清了原因，副

廠長當即與上海廠方聯系，在當地召開了記者招待會，向新聞界

說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認了廠方的責任：”未在冰

箱使用說明書上寫明：冰箱內不可冷藏易燃易爆物品。”此話引發

出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結束。幾天后，這種品牌

的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。

從這個案例，能夠為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益

的啟示？

2.A公司原定于12月25日18:00時借一娛樂總匯召開公司

成立兩周年慶祝活動°為此，發了請柬邀請有關領導和嘉賓光臨,

在請柬上把時間、地點寫得一清二楚，要求自行前往。還通知了

全體員工下班后趕往,可當部分員工提前在16:00趕去時，卻發

現預訂的能容納50人的大包房己為B公司占用。

經詢問，當初A公司預訂時，B公司已先預訂，但正考慮與娛

樂總匯變更預訂時間，沒有最后確定。當時大堂負責人說：”若B

公司換了時間，則包房由A公司用，不用再通知了“，事后由于總

匯工作人員的疏忽，忘了將時間沖突情況告知A公司。

結果A公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發生爭執和沖

突，造成來參加活動的50多人滯留大堂2個多小時，最后交涉無

果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收場，大

家掃興而歸。

(1)為什么A公司慶祝活動未取得預期效果？

(2)如果你是A公司的文秘人員，你應如何組織這次活動？(3)

如發現已預訂包房被她人所用，應怎樣處理?

試卷代號：2180

中央廣播電視大學-第一學期”開放專科”期末考試

辦公室管理試題答案及評分標準

（供參考）

1月

一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題

1分，共10分）

1.A2,B3.C4.A5.A6.D7.A8.C9.D

10.B

二、判斷題（正確打"，錯誤打"X"。每小題1分，共

10分）

1.X2.X3.V4.X5.X6.X7.X

8.V9.X10.J三、簡答題（每小題10分，共20分）

1.簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是

怎樣的？答案要點：

會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式

公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議

的精神和情況。（2分）

會議紀要具有溝通情況、交流經驗、統一認識、指導工作

的作用。（2分）

能夠用于向上級匯報會議情況；也能夠分發給平級或下屬單

位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執

行。（2分）

有兩種形式：

（1）議決性會議紀要。是與會者經過商議，對某些問題作出一

致決定，需要共同遵守、執行時寫下的文字依據。（2分）

（2）周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經

驗而作的紀實性文件.（2分）2.什么是文員的擋駕方法？主要

的擋駕法有哪幾種？一般應怎樣做？

對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，

不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原

因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。

（4分）

（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不

能接或上司不在，將內容記下，轉告上司。上司不能接的電話，要

另約時間，或將內容轉告。（2分）

（2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先

作請示。（2分）

（3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委

婉地謝絕。（2分）四、設計題（每小題15分，共30分）

1.題略

（1）座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能

獨立思考、有主見又敢于發表意見者；（3分）

（2）座談會以小型為主，人數以七、八人為宜；（3分）（3）座

談會上，文秘人員應與主持人密切配合；（2分）（4）主持人負責引

導、組織，可不做記錄；（2分）

（5）詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（1

分）（6）座談會的時間不必嚴格規定，可長可短；（2分）

（7）會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。（2

分）2.題略

（1）整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽

字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。（3分）

（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯

報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送

上司過目或批準，然后存檔備案。（3分）

（3）盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續旅行前未完的工作。

（3分）

（4）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便

將來有用。（3分）

（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別

去函或去電表示感謝J3分）五、案例分析題（每小題15分，共

30分）

1.（題略）

（1）信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門

來，文秘人員也應該注意到社會上的反饋。（5分）

（2）有些事涉及本單位的利益或信譽，應及時向領導匯報，采

取主動出擊的方法。（5分）（3）文秘人員雖不是專業人員，不能

解決技術性的問題，可是文秘人員應具有細心、敏感的工作方式

和作風，能從其它角度幫助領導解決問題。（5分）2.（題略）

（1）A公司負責預訂的