重慶公司公章管理辦法

重慶公司公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)重慶公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）公章管理，規(guī)范公章使用行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)公章的刻制、啟用、保管、使用、變更、注銷等管理活動(dòng)。（三）定義本辦法所稱公章是指公司依法刻制的，代表公司意志的各類印章，包括公司公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、部門章等。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門綜合管理部門是公司公章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公章的刻制、啟用、變更、注銷等手續(xù)的辦理，以及對(duì)公章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。具體職責(zé)如下：1.制定和完善公司公章管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行；2.統(tǒng)一刻制、發(fā)放和回收公司各類公章；3.建立公章管理檔案，記錄公章的刻制、啟用、使用、變更、注銷等情況；4.定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；5.協(xié)調(diào)解決公章管理過程中出現(xiàn)的問題。（二）使用部門各使用部門負(fù)責(zé)本部門公章的日常保管和使用，并對(duì)公章使用的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。具體職責(zé)如下：1.指定專人負(fù)責(zé)本部門公章的保管和使用，并報(bào)綜合管理部門備案；2.嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的程序和要求使用公章；3.定期對(duì)本部門公章的使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告綜合管理部門；4.配合綜合管理部門做好公章的監(jiān)督檢查工作。（三）審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、公章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)公司因業(yè)務(wù)需要刻制公章時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)綜合管理部門審核。（二）審核批準(zhǔn)綜合管理部門對(duì)使用部門提交的《公章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括刻制公章的必要性、合規(guī)性等。審核通過后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。（三）刻制辦理經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部門持公司介紹信、法定代表人身份證明等相關(guān)材料到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制公章。刻制完成后，刻章單位應(yīng)出具刻章證明。（四）備案登記綜合管理部門應(yīng)將新刻制的公章樣式、刻章證明等材料報(bào)公安機(jī)關(guān)備案，并在公司內(nèi)部進(jìn)行備案登記，建立公章管理檔案。（五）啟用通知新刻制的公章經(jīng)備案登記后，綜合管理部門應(yīng)發(fā)布公章啟用通知，明確公章的啟用時(shí)間、使用范圍等信息。四、公章的保管（一）保管原則公章保管應(yīng)遵循“專人負(fù)責(zé)、安全保密”的原則，確保公章的安全和完整。（二）保管人員各部門應(yīng)指定政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的人員作為公章保管人員，并報(bào)綜合管理部門備案。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章管理制度，不得擅自將公章交與他人保管或使用。（三）保管要求1.公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保安全。保險(xiǎn)柜或文件柜的鑰匙應(yīng)由保管人員專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.公章保管人員應(yīng)定期檢查公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.公章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要移交公章時(shí)，應(yīng)辦理公章移交手續(xù)，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交，并在《公章移交登記表》上簽字確認(rèn)。五、公章的使用（一）使用原則公章使用應(yīng)遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范用印”的原則，確保公章使用的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。（二）使用范圍1.公司公章適用于以公司名義對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、文件等；2.法定代表人印章適用于需要法定代表人簽字或蓋章的文件、票據(jù)等；3.財(cái)務(wù)專用章適用于公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)；4.合同專用章適用于公司對(duì)外簽訂的各類合同；5.部門章適用于部門內(nèi)部工作聯(lián)系、文件往來等。（三）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門需要使用公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)綜合管理部門審核。2.審核：綜合管理部門對(duì)使用部門提交的《公章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性等。對(duì)于重大事項(xiàng)的用印，還應(yīng)報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。3.用印：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，使用部門持《公章使用申請(qǐng)表》到公章保管人員處辦理用印手續(xù)。公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照《公章使用申請(qǐng)表》上的內(nèi)容進(jìn)行用印，并在《公章使用登記表》上做好記錄。4.歸檔：用印完畢后，公章保管人員應(yīng)將《公章使用申請(qǐng)表》和相關(guān)文件資料進(jìn)行歸檔保存，以備查詢。（四）特殊情況處理1.因緊急情況需要使用公章而無法及時(shí)辦理審批手續(xù)的，使用部門應(yīng)先通過電話等方式向綜合管理部門負(fù)責(zé)人或公司法定代表人或其授權(quán)人報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及法律訴訟、重大投資、融資等重要事項(xiàng)的用印，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核同意后，方可辦理用印手續(xù)。六、公章的變更與注銷（一）變更公司因名稱變更、法定代表人變更等原因需要變更公章時(shí)，應(yīng)按照本辦法第三章的規(guī)定辦理公章刻制手續(xù)，并將原公章交回綜合管理部門。綜合管理部門應(yīng)及時(shí)辦理原公章的注銷手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。（二）注銷公司因合并、分立、解散等原因需要注銷公章時(shí)，應(yīng)將所有公章交回綜合管理部門。綜合管理部門應(yīng)持公司介紹信、法定代表人身份證明等相關(guān)材料到公安機(jī)關(guān)辦理公章注銷手續(xù)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行注銷登記，銷毀相關(guān)公章管理檔案。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)公司公章的使用情況進(jìn)行檢查，審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。檢查和審計(jì)的內(nèi)容包括公章的刻制、保管、使用、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管公章的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。2.公章保管人員因工作失職導(dǎo)致公章?lián)p壞、丟失等情況的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的