GB/Z 32002-2015信息與文獻文件管理工作過程分析

ICS0114020

A14..

中華人民共和國國家標準化指導性技術文件

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

信息與文獻文件管理工作過程分析

Informationanddocumentation—Workprocessanalysisforrecords

(ISO/TR26122:2008,IDT)

2015-09-11發布2016-04-01實施

中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局發布

中國國家標準化管理委員會

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

工作過程分析

4……………2

總則

4.1…………………2

工作過程分析所涉及的文件因素

4.2…………………2

工作過程分析的范圍和層級

4.3………………………2

參與者及其確認

4.4……………………3

責任

4.5…………………3

背景評析

5…………………4

總則

5.1…………………4

背景評析的結果

5.2……………………5

職能分析

6…………………5

總則

6.1…………………5

職能分析的過程

6.2……………………5

順序分析

7…………………6

總則

7.1…………………6

識別某個過程中的事項順序

7.2………………………7

過程中事項順序的分析結果

7.3………………………7

識別和分析過程中的變化

7.4…………8

過程變化的分析結果

7.5………………8

建立管理已確認的事項的規則

7.6……………………9

事項規則庫的分析結果

7.7……………9

識別與其他工作過程的關聯

7.8………………………9

與其他過程關聯的分析結果

7.9………………………10

與參與者共同確認工作過程分析

8………………………10

總則

8.1…………………10

確認的過程

8.2…………………………10

與參與者共同確認的結果

8.3…………11

參考文獻

……………………12

Ⅰ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

前言

本指導性技術文件按照給出的規則起草

GB/T1.1—2009。

本指導性技術文件使用翻譯法等同采用信息與文獻文件管理工作過程分

ISO/TR26122:2008《

析

》。

請注意本文件的某些內容可能涉及專利本文件的發布機構不承擔識別這些專利的責任

。。

本指導性技術文件由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本指導性技術文件起草單位中國人民大學信息資源管理學院國家檔案局

:、。

本指導性技術文件主要起草人安小米杜梅張正強王紅敏劉春燕張楠李國華朱莉孫舒揚

:、、、、、、、、、

朱葉吉白文琳丁徳勝鐘文睿

、、、。

Ⅲ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

引言

任何組織機構無論其規模和業務性質如何其存在和運營都是為了實現一定的目標和目的為了

,,。

實現自身特定的目標和目的每個組織機構都要建立和執行與其相適應的工作過程這些工作過程構成

,,

了每個組織機構的業務

。

每個組織機構都會在其工作過程中產生文件這些文件反映組織機構的目標和目的是進行決策

。,

與事項處理的證據為了充分認識這些業務文件有必要了解產生這些文件的工作過程進而確定

。“”,,

工作過程中需要產生哪些文件并將它們作為各個組織機構的資產進行全流程管理

,。

進行文件管理工作過程分析旨在確定文件創建捕獲和控制的管理要求描述和分析在特定業務環

、,

境下所產生的職能活動文件管理工作過程分析不是抽象的它是建立在準確的信息收集和對組織機

。,

構的背景及其所承擔任務的充分了解基礎之上的

。

本指導性技術文件明確了兩種分析方法

:

職能分析將職能分解為若干工作過程

a)();

順序分析對事項的展開流程進行調查

b)()。

采用這兩種方法之前均需對業務背景即監管環境進行相應的前期調查根據工作性質項目規

,()。、

模分析目的的不同過程的構成要素分析可以以多種組合形式或不同于本指導性技術文件所列舉的順

、,

序展開本指導性技術文件還在分析過程涉及的每一項要素下列出了所要考慮的問題或事項以提供

。,

指導

。

本指導性技術文件所指工作過程分析的范圍包括確認

:

工作過程與其業務背景之間的關系

a);

工作過程與控制其應用規定之間的關系該規定源自于相關的監管環境

b)();

按層次分解工作過程

c);

獨立性工作過程或單個事項處理在順序上的相互依賴關系

d)。

以文件創建和控制為目的的工作過程分析有以下用途

:

為文件創建要求提供明確的標識方法以便于工作過程中文件的自動捕獲和管理

a),;

確定文件之間的業務背景關聯關系以便對文件進行邏輯組織和聚類從而確保清晰記錄工作

b),,

過程促進基于業務知識的文件有效檢索保管和處置

,、。

工作過程分析支持在工作開展中嵌入文件捕獲如訂單與賬戶處理工資支付資產管理庫存控

,、、、

制質量保證系統合同管理等都是將文件創建與業務處理集成到工作過程中的實例將文件管理過

、、,。

程集成到工作過程所應用的自動化協議中可以確保組織機構在業務系統中系統化地創建捕獲和控制

,、

文件

。

本指導性技術文件是理論的實際應用盡管它可以用于評估組織機構工作過程中的

GB/T26162,

技術方法是否合適但其性質與技術無關即在應用時可以不考慮技術環境

,(,)。

本指導性技術文件注重的是現有工作過程而不是工作流即在業務過程的全自動化或半自動化

,“”(

過程中文檔信息或任務按一整套程序規則從一參與方傳遞到另一參與方有關此類規則見本指導性

,、。

技術文件參考文獻

[1])。

Ⅳ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

信息與文獻文件管理工作過程分析

1范圍

本指導性技術文件規定了文件創建捕獲和控制的工作過程分析

、。

本指導性技術文件適用于

:

在業務系統中或專用文件應用系統中負責文件創建和管理的文件管理專業人員或在組織機

———(

構內部被指定管理文件的人員

);

負責設計將會創建或管理文件業務過程和或系統的系統分析人員和業務分析人員

———/。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

信息與文獻文件管理第部分通則

GB/T26162.1—20101:(ISO15489-1:2001,IDT)

信息與文獻文件管理過程文件元數據第部分原則

GB/T26163.1—20101:(ISO23081-1:

2006,IDT)

信息與文獻文件管理第部分指南

ISO/TR15489-2:20012:(Informationanddocumenta-

tion—RecordsmanagementPart2:Guidelines)

信息與