臨期貨物管控制度

臨期貨物管控制度我干快消品倉儲管理快十個年頭了，見過太多因為臨期貨管控不到位栽跟頭的事兒：小到社區門店因為一堆臨期牛奶砸手里，虧了大半個月的流水周轉不開，大到經銷商偷偷把過期糧油改日期賣出去，吃出問題賠得底掉還丟了經營了十幾年的招牌。說白了，臨期貨管控管的不只是倉庫里堆的貨，更是公司的本錢和對消費者的良心，所以這套臨期貨物管控制度，不是放在文件夾里落灰的紙面規矩，是我們從一次次教訓里攢出來的實操準則，所有人都得照著執行，不能打半點馬虎眼。1總則1.1制度制定目的制定這套制度核心有三個目的：第一是最大程度降低臨期貨物帶來的庫存損耗，減少不必要的成本浪費，幫公司多留利潤，也幫大家少因為扣績效心疼；第二是嚴格守住質量紅線，絕對不讓不合格的臨期貨、過期貨流入消費市場，保障消費者的使用和食用安全，維護我們攢了這么多年的口碑；第三是把管控流程標準化，每個崗位該做什么、該擔什么責任說清楚，避免出了問題你推我我推你，誰都不認賬。我一直覺得，丑話說在前面，規矩定在前面，比出事了再救火強一萬倍。1.2適用范圍這套制度適用于公司所有帶保質期標注的庫存貨物，不管是放在自有中心倉、第三方托管倉，還是放在各個門店的后場倉庫、前端貨架，只要是有明確保質期要求的品類，包括但不限于食品、日化用品、藥品、農資、生鮮冷鏈產品，全部都要按照這套制度執行管控，沒有例外。2臨期貨物的定義與分級判定標準定好規矩之后首先得說清楚，到底什么才算臨期貨？不能憑感覺說“快過期的就是臨期”，不同品類保質期差了幾十倍，一概而論肯定亂套。2.1基礎定義本制度里說的臨期貨物，指的是已經入庫進入流通環節，距離標注的保質期截止日近到預設閾值，無法按照正常渠道原價銷售，需要采取特殊措施管控和處置的貨物。這里要說明，不是說臨期貨就是壞貨，絕大多數臨期貨只要還在保質期內，質量完全沒問題，只是因為快到保質期了，需要特殊處理而已。2.2分級判定標準我們按照風險程度和處置要求，把臨期貨物分成三個等級，不同品類可以根據實際情況調整比例，但核心邏輯不能變：2.2.1一級臨期（預警級）距離保質期截止日剩余時長不足總保質期時長的三分之一，就判定為一級臨期。舉個例子，總保質期一年的產品，剩余保質期不滿四個月就是一級臨期；總保質期七天的巴氏奶，剩余保質期不滿兩天就是一級臨期。這個等級的貨物還在安全保質期內，可以正常銷售，但已經需要啟動預警，開始跟進處置了。2.2.2二級臨期（處置級）距離保質期截止日剩余時長不足總保質期時長的六分之一，判定為二級臨期。還是拿一年保質期的產品舉例，剩余保質期不滿兩個月就是二級臨期，七天保質期的巴氏奶剩余不到一天就是二級臨期。到了這個等級，必須立刻啟動專項處置，不能再拖了。2.2.3三級臨期（禁售級）距離保質期截止日剩余時長不足總保質期時長的十分之一，或者已經超過保質期截止日，不管產品外觀看起來有沒有問題，直接判定為三級臨期，屬于絕對禁售范圍，這是碰都不能碰的紅線。我之前見過同行老板，覺得一箱餅干剛過期三天，摸起來硬邦邦沒發霉，舍不得扔，偷偷擺出去賣，結果顧客吃了急性腸胃炎，賠了五萬多還被監管部門罰款，真的是撿了芝麻丟了西瓜，這種教訓我們絕對不能再犯。針對生鮮、冷鏈這種特殊品類，分級標準還要再收緊，當天生產的鮮切水果，打烊沒賣完直接劃為三級臨期，必須銷毀，絕對不能留到第二天再賣。說完了判定標準，接下來就是從入庫到出庫全流程怎么管控，這是整個制度的核心，每個環節都不能掉鏈子。3臨期貨物全流程管控細則3.1入庫環節的前置管控很多人覺得臨期問題都是賣的時候才出現的，其實大多都是入庫的時候就埋下了隱患，所以第一道關必須把在入庫這里。3.1.1入庫驗收必查生產日期每一批到貨都必須查保質期，不能供應商說什么就是什么，更不能只看外箱的日期就完事。整箱送貨的，必須抽驗至少10%的最小獨立包裝，打開看最小包裝上的生產日期，我就碰到過供應商把臨期貨塞在整箱的中間，外箱貼新日期蒙混過關，要是驗收偷懶不拆開看，等幾個月后發現，全砸手里哭都來不及。要是整批貨里混了多個生產日期的批次，必須分開碼放、分開登記，不能混在一起堆。3.1.2保質期信息同步登記用系統管理庫存的，入庫掃碼的時候必須把生產日期、保質期截止日準確錄入倉儲管理系統，不能漏錄、錯錄；人工管理庫存的，要專門登記在《臨期貨物跟蹤本》上，寫清楚貨號、存放位置、入庫日期、保質期截止日，誰登記誰簽字。3.1.3不合格到貨直接拒收我們和供應商的合同里早就寫清楚了，送貨到倉的貨物，距離保質期截止日必須不少于總保質期的三分之二，要是送來的貨已經達到一級臨期標準，直接拒收，讓供應商拉回去，別把麻煩甩給我們。3.2在庫環節的日常管控貨物入了庫，日常就要盯緊，不能放那兒就不管了。3.2.1嚴格遵循先進先出堆碼這是老話，但真的太重要了。我見過太多倉管圖省事，新來的貨往倉庫門口一擺，老貨壓在倉庫最里面，結果老貨放著放著就過期了，連動都沒動過。所以要求所有倉位堆貨，必須把生產日期早的老貨放在靠前、靠外容易拿的位置，新貨放在靠后靠里的位置，揀貨出貨的時候必須先拿老貨，嚴格落實先進先出。3.2.2定期排查臨期情況每個月月底全盤的時候，不能只點清楚貨物數量就完事，必須專門抽時間排查臨期，翻一翻壓在底層的貨物，看看有沒有漏登記的臨期貨，有沒有已經到預警期沒發現的。每周倉管日常巡倉的時候，也要順便掃一眼專門放臨期貨物的暫存區，核對一下登記信息，有問題馬上記下來上報。3.2.3按時觸發臨期預警用系統管理的，我們已經提前設置好了自動預警規則，貨物進入一級臨期的當天，系統會自動給倉管主管、采購專員、銷售主管發預警提醒，誰都能看到，瞞不住。人工管理的，每個月盤點完之后，倉管必須在三個工作日內整理出一級臨期貨物清單，發給所有相關負責人，不能拖著不發。3.3臨期預警觸發后的處置管控預警發了，就得馬上動起來，越拖損失越大，我之前就吃過拖的虧，幾年前有一批大包裝洗衣液，進入一級臨期的時候我忙著搬倉庫，忘了跟進，等想起的時候已經到二級了，促銷也沒人買，最后只能全部銷毀，虧了小一萬，現在想起來還心疼。3.3.1一級臨期的處置要求一級臨期預警發出后，采購必須在三個工作日內對接供應商，按照合同約定看看能不能調換貨，能調換的盡快走流程調換，把問題甩給供應商，我們不背這個鍋。不能調換的，第一時間把清單發給銷售部門，銷售要在一周之內拿出促銷方案，要么放到門店的臨期促銷堆頭，要么做搭售、滿減，要么走直播團購，趕緊賣，能少虧一點是一點。3.3.2二級臨期的處置要求到了二級臨期還沒賣完的，就要加大處置力度了。正常促銷賣不動的，可以做低折扣清倉，五折三折甚至成本價出都可以，只要能賣出去就比過期銷毀強。也可以對接合規的公益機構，在確認貨物還在安全保質期內的前提下捐贈出去，既處理了貨，也能做公益，比銷毀強。要是還有剩余，質量沒問題的，也可以便宜賣給內部員工當福利，自愿購買，絕不強迫，大家得了實惠，公司也減少了損失，雙贏的事兒。3.3.3三級臨期的處置要求只要到了三級臨期，不管是什么情況，第一時間下架、轉到專門的禁售隔離區放好，絕對不能和正常貨物混放，更不能偷偷拿出去賣。處置的時候，食品類必須做破包毀形處理，徹底破壞包裝，防止有人撿出去二次銷售，處理完之后拉到指定的場地做合規處理；非食用的日化、百貨類，要是經質量部門檢測確實沒有安全問題，可以降級賣給相關企業做工業用途，但是絕對不能流向消費市場。所有三級臨期的處置，必須有兩個以上的經辦人簽字，登記清楚處置時間、處置數量、處置方式，還要拍現場照片留檔，誰都不能違規操作。3.4出庫與上架環節的最終管控到了最后一步，還要再把一道關，不能前面都對，最后出貨出問題。3.4.1揀貨環節復核揀貨員按照先進先出揀貨的時候，要順手核對一下生產日期，要是揀到已經臨期沒登記的貨物，馬上放回隔離區，告訴倉管補登記，絕對不能蒙混過關發給客戶。3.4.2臨期品銷售提前告知要是發的貨本身就是臨期促銷品，不管是發給經銷商還是發給個人消費者，必須提前明確告知對方這是臨期品，價格是促銷價，對方同意了才能發貨，不能隱瞞日期把臨期品當正品賣，我見過好多商家因為這事被差評被投訴，本來想賺點小錢，最后砸了自己的招牌，太不值了。門店上貨的時候，要把臨期促銷品專門放到臨期貨架，明明白白貼好提示，寫清楚“臨期促銷，保質期截止日標注明確，介意慎拍”，讓消費者明明白白消費，我們也落得心安。流程說清楚了，接下來就得說清楚誰負責，出了問題怎么辦，當然也不是一上來就罰，也要給大家改正的空間。4責任體系與監督考核4.1各崗位責任劃分4.1.1一線崗位責任驗收員、倉管、揀貨員、門店理貨員是臨期管控的第一責任人，你經手的貨，你就要把好自己這道關，漏登保質期、不按先進先出堆貨、把三級臨期品放出去，第一責任人就是你。4.1.2管理崗位責任倉管主管、采購主管、銷售主管是第二責任人，要負責跟進預警處置，督促手下落實管控要求，要是預警發了半個月還沒拿出處置方案，導致貨物變成三級臨期只能銷毀，主管要負領導責任。4.1.3監督崗位責任質量監督部門是臨期管控的監督責任人，每個季度要對全公司所有倉庫、門店做一次臨期管控抽查，看看有沒有違規存放、違規銷售三級臨期的情況，發現問題馬上整改，還要上報給管理團隊。4.2監督與考核機制每個月我們都會統計各個部門的臨期損耗率，定好的損耗定額之內，省下的部分按比例提出來給部門做獎金，大家管控得好就能多拿錢；要是超過了損耗定額，超過部分按比例扣部門績效，誰的責任誰承擔。要是發現有人故意隱瞞臨期情況，偷偷把三級臨期品拿出去賣，不管有沒有造成損失，都要嚴肅處理，情節嚴重的直接解除勞動合同，因為這個事觸碰了質量紅線，害了別人也害了整個公司，絕對不能姑息。4.3容錯與持續改進機制當然，我們也不會一出錯就罰，畢竟那么多貨，每個人都有看走眼的時候，要是第一次不小心漏登，及時發現也沒造成損失，就是口頭提醒，不扣績效不處罰。每個月我們都會開一次臨期管控總結會，大家碰到什么問題，覺得哪個流程不合理，都提出來，我們一起改。之前我們就碰到過供應商送貨經常混批次，原來抽驗10%不夠，我們就改成了每箱抽驗兩盒，漏檢率一下子就降下來了，所以制度不是死的，不合適我們就調，怎么實用怎么來。最后我也想說，我們定制度不是為了卡大家，是為了幫大家少出事，所以也會留足人性化的空間，不能死卡規矩不近人情。5人性化管控補充說明實際操作中肯定會碰到特殊情況，不能死摳分級標準。比如像瓶裝飲用水，國家要求標注一年保質期，但實際上只要沒開封放兩三年也不會有質量問題，要是剛好差幾天到三級臨期，或者剛過一點，我們可以申請質量部門做檢測，檢測沒問題的，可以適當放寬處置要求，不用非要銷毀，避免不必要的浪費。還有給內部員工處理臨期品的時候，絕對不能強迫員工購買，更不能把三級臨期品賣給員工，大家都是一起干活的自己人，不能干坑自己人的事兒。要是碰到整體行情不好，或者物流受阻導致貨賣不出去，大面積出現臨期，這不是哪個人的責任，公司會承擔大部分損失，不會全扣在員工頭上，大家