員工離職面談管理制度

員工離職面談管理制度完善離職管理、防范人才流失、提升組織凝聚力文件編號HR-2026-041版本號號V3.0生效日期2026年08月15日編制部門人力資源部密級等級內部公開

目錄第一章總則...................................1第二章面談對象與時機..............................3第三章面談前準備................................5第四章面談內容.................................7第五章面談技巫.................................9第六章信息分析與反饋..............................11第七章保密與信息安全..............................13第八章離職審批與離職辦理............................15第九章特殊情形處理...............................17第十章附則...................................19附錄一離職面談記錄表模板............................20附錄二離職原因調查問卷模板...........................22附錄三離職后跟蹤回訪表模板...........................24附錄四常見問題FAQ..............................26

第一章總則第一節制定目的第1條為規范員工離職面談工作，完善離職管理流程，了解員工離職真實原因，收集員工對公司的意見和建議，分析人才流失的原因，為公司人力資源管理改進提供依據，特制定本制度。公司認為，員工離職是一個重要的管理契機，通過面談可以深入了解員工離職的真實原因，發現管理中存在的問題，采取針對性措施改進，從而防范人才流失、提升組織凝聚力。每一位離職員工的反饋都是公司寶貴的信息資源，應得到充分的重視和利用。同時，面談也是對將離職員工的一種尊重和關懷，體現了公司對員工的人文關懷。通過面談，公司希望與離職員工保持良好的關系，為今后可能的合作留下空間。公司將面談收集的信息進行系統化分析，定期形成離職分析報告，為公司戰略決策提供數據支撐。第2條本制度適用于公司全體主動提出離職申請的正式員工，包括試用期員工轉正、合同期將屆滿不續簽、個人ab原因辭職等。被公司解除勞動合同的員工不適用本制度的面談規定，但公司可根據需要安排面談以了解情況。勞務派遣人員、實習生等非正式員工的離職面談，參照本制度執行。對于退休人員，公司將另行制定專門的面談方案，不按本制度執行。本制度不適用于因違法違紀被公司立即解除勞動合同的員工，該類情形按公司紀律處分流程處理。第3條本制度遵循以下原則：（一）尊重原則：尊重離職員工的選擇和決定，不強留、不貼難。員工有權選擇離職，公司應尊重其決定。（二）真誠原則：面談中應坦誠交流，鼓勵員工真實表達。人力資源部應營造安全、開放的溝通環境，讓員工敢于說真話。（三）保密原則：面談內容嚴格保密，未經同意不得泄露。保密是確保面談真實性的前提，員工只有相信保密才會坦誠交流。（四）客觀原則：面談人員應客觀記錄和分析，不帶個人ab情緒。面談人員不應對員工的離職決定進行價值判斷。（五）建設性原則：面談應以改進為導向，而非僅僅是了解情況。面談收集的信息應轉化為具體的改進措施。（六）系統化原則：面談數據應系統化收集和分析，定期形成報告。第二節職責分工第4條人力資源部是離職面談管理的主責部門，負責面談的組織安排、實施、記錄、分析及反饋。人力資源部應設立專職面談崗位或指定專人負責。面談人員應具備以下素質：豐富的人力資源管理經驗；較強的溝通能力和同理心；良好的傅聽和記錄能力；一定的心理學知識；客觀中立的立場。面談人員應定期接受培訓，提升面談技巫和分析能力。人力資源部負責人應定期審查面談工作質量，確保面談的有效性和規范性。對于重要崗位或核心員工的面談，人力資源部負責人可人b人b主持。第5條各部門負責人應配合人力資源部開展離職面談，在員工提出離職后及時通知人力資源部。部門負責人應提供員工在部門內的工作表現評價、團隊合作情況、發展機會等信息。對于部門內部能夠解決的問題，部門負責人應在員工提出離職前盡力溝通解決，并將溝通情況記錄備查。各部門應指定一名離職管理聯絡人，配合人力資源部做好交接工作。部門負責人不得因員工提出離職而對其產生歧視或打壓。第6條公司高管應定期查看離職分析報告，關注人才流失趨勢和關鍵崗位離職情況。對于核心崗位或關鍵員工的離職，公司高管應人b仁了解情況并評估是否需要挽留。公司高管應對離職分析報告中反映的系絡性問題給予重視，責成相帗部門制定改進方案。公司高管應在年度會議上向董事會報告公司的人才流失情況和改進成果。第三節術語定義第7條本制度所稱離職面談，是指員工在提出離職申請后至辦理離職手續期間，由人力資源部安排的專項交流談話。面談對象是指提出離職申請的正式員工。面談人是指人力資源部指定的專職面談人員或人力資源部負責人。面談記錄是指面談過程中形成的書面記錄，包括面談問題、員工回答、面談人員觀察及建議等。離職分析報告是指人力資源部定期對面談數據進行統計分析后形成的報告，包括離職原因分析、部門分析、趨勢分析、改進建議等。離職后回訪是指員工離職后一定時間內，由人力資源部安排的回訪交流，了解員工離職后的發展情況及對公司的看法。第8條離職原因分為以下類別：（一）個人ab發展原因：包括職業發展受限、晉升機會不足、希望轉行新領域等。（二）薪酬福利原因：包括薪酬不滿意、福利待遇不滿意、同行薪酬差異大等。（三）工作環境原因：包括與上級或同事關系不愉、工作壓力大、加班多、工作內容不合適等。（四）公司管理原因：包括對公司戰略不認同、對管理方式不滿、對制度不滿、組織文化不適應等。（五）家庭原因：包括家庭照顧、家庭搜遷、家庭反對等。（六）健康原因：包括身體健康、心理健康等。（七）其他原因：不屬于以上類別的其他離職原因。面談中應盡量了解員工離職的深層次原因，而不僅僅是表面原因。很多員工在面談中可能不會立即說出真實原因，需要面談人員同過引導和溝通慢慢了解。第二章面談對象與時機第一節面談對象第9條面談對象為所有主動提出離職申請的正式員工，包括：（一）試用期員工轉正。試用期轉正是員工與公司的雙向選擇過程，面談有助于了解員工未轉正的原因，為今后優化試用期管理提供參考。（二）合同期將屆滿不續簽的員工。合同到期不簽是公司需要重點關注的離職類型，面談有助于了解員工不簽的原因是主動選擇還是被動選擇。（三）個?ab原因辭職的員工。這是最常見的面談對象，面談的重點是了解員工離職的真實原因和對公司的意見。（四）在職期間提出離職但尚未離職的員工。對這類員工，面談應盡快安排，以便及時了解情況并做好交接準備。對于不同職級和崗位的員工，面談的重點和深度可有所不同，但均應認真對待。第二節面談時機第10條面談應在員工提出離職申請后五個工作日內安排，在員工最后一個工作日前完成。對于重要崗位或核心員工，應盡快安排面談。面談時間應安排在工作時間內，地點應選擇私密、安靜的場所，避免被打擾。面談時長應控制在一小時左右，如員工需要更多時間交流可適當延長。面談應提前通知員工，告知面談的目的、時間、地點和預計時長，讓員工有充分的心理準備。如員工因特殊原因無法面對面交流，可采用電話或視頻面談的方式。但對于重要崗位或復雜情況，應盡量采用面對面交流。第11條對于以下情形，應特別注意面談時機：（一）核心崗位員工離職，應在提出離職后三個工作日內安排面談，并盡快確定是否挽留。（二）多人批量離職，當同一部門或同一團隊在短時間內多人b離職時，應立即啟動專項調查，并對每位離職員工進行面談。（三）公司重點培養或投入大量資源的員工離職，應深入了解原因并評估損失。（四）試用期轉正率偏高的部門，應加強面談和分析，找出系統性原因。（五）高績效員工離職，應高度重視，由人力資源部負責人b主持面談。對于這些特殊情形，面談應更加深入，并形成專項報告報公司高管層。第三章面談前準備第一節信息收集第12條面談前，面談人員應收集以下信息：（一）員工基本信息：入職時間、所屬部門、崗位、職級、匯報人、前任部門等。（二）工作表現：考核結果、獎懲記錄、晉升記錄、培訓經歷等。（三）離職申請書：員工填寫的離職申請書內容、提出離職的理由、希望離職時間等。（四）部門負責人評價：向部門負責人ab了解員工在部門內的表現、與同事的關系、離職原因等。（五）同行數據：同崗位市場薪酬水平、同行業人才流失率等。面談人員應在面談前認真閱讀相帗材料，制定面談提綱和重點問題。對于重要崗位員工的面談，可提前查看其項目記錄、工作成果等材料。第二節面談提綱第13條面談人員應根據收集的信息制定面談提綱，面談提綱包括：（一）開場白話：營造輕松、互信的氛圍，說明面談目的和保密原則。開場白話應讓員工感受到尊重和誠意，不應讓員工感到緊張或壓力。（二）離職原因了解：詢問離職的主要原因，引導員工深入陳述。應從開放性問題開始，逐步深入。（三）工作體驗交流：了解員工在工作中的感受、困難和建議。應釧對具體事例進行交流，避免空洞。（四）公司管理評價：了解員工對公司管理、制度、文化的看法。應允許員工坦誠表達，不記錄評價對錯。（五）未來發展：了解員工離職后的職業規劃。（六）挽留探索：對于公司希望挽留的員工，探索挽留的可能性。（七）結束語：感謝員工的貢獻，表達祝福。第14條面談環境應選擇私密、安靜、舒適的場所，避免在開放區域或人多的地方。面談室應布置舒適的桌椅，準備記錄用的紙筆和電子設備。如條件允許，可在面談室準備茶水或咖啡，營造輕松的氛圍。面談人員應提前到場，做好準備，不應讓員工等待。面談人員的著裝應得體、專業，不應過于隋意或過于正式。面談前應將手機調至靜音或關機，避免被打擾。面談過程中不應接聽電話或處理其他事務，應全神貫注于面談。第四章面談內容第一節離職原因深入了解第15條面談的核心是了解員工離職的真實原因。員工在離職申請書中填寫的原因可能不是全部真實情況，面談人員應通過引導性問題深入了解。問題設計應從開放到深入：首先詢問員工離職后的計劃，然后詢問什么因素促使他做出離職決定，再深入了解具體事件或經歷。應允許員工充分表達，不要打斷或強迫結論。對于員工提出的具體問題，應詳細記錄并評估其真實性和嚴重程度。如果員工反映的問題屬于個?ab案件，應進一步了解事實經過，但不做價值判斷。如果員工反映的問題屬于系統性問題，應記錄并納入離職分析報告。第16條對于不同離職原因，面談的重點應有所不同：（一）個?ab發展原因：了解員工希望獲得怎樣的發展機會，公司是否能提供類似機會，員工對自己職業規劃的清晰程度。（二）薪酬福利原因：具體了解員工對薪酬的期望和差距，福利方面的具體不滿，市場薪酬對比情況。（三）工作環境原因：具體了解與上級、同事的關系問題，工作壓力的具體來源，加班情況及原因。（四）公司管理原因：具體了解員工對哪些管理方式、制度不滿，對公司戰略的看法。（五）家庭原因：了解家庭情況是否可以通過公司支持解決。面談人員應根據不同原因調整面談策略，確保了解到有價值的信息。第二節工作體驗交流第17條面談應詳細了解員工在公司的工作體驗，包括：（一）工作內容與職責：員工對自己工作內容的看法，是否覺得工作內容與職責清晰、合理。工作內容是否與入職時的期望一致，是否有過多與崗位無關的工作。（二）工作量與壓力：員工的日常工作量如何，是否經常加班，壓力的主要來源是什么。（三）考核與激勵：員工對考核制度的看法，是否覺得考核公平、合理，激勵機制是否有效。（四）培訓與發展：員工是否獲得足夠的培訓機會，職業發展路徑是否清晰。（五）工作資源：員工是否獲得足夠的工作資源支持，工具和系統是否好用。（六）團隊合作：員工與同事、上級的合作情況，團隊氛圍如何。（七）工作環境：員工對辦公環境、設備設施的看法。第18條面談中應采集員工對公司管理的具體意見，包括：（一）對公司戰略的看法：員工是否理解和認同公司戰略，是否覺得公司方向明確。（二）對管理層的看法：員工對直接上級和部門負責人的評價，管理風格是否適應。（三）對制度的看法：員工對公司各項制度的評價，哪些制度認為合理，哪些認為不合理。（四）對組織文化的看法：員工對公司文化的感受，是否認同公司的價值觀。（五）對溝通機制的看法：員工對公司內部溝通機制的評價，信息傳遞是否順暢。（六）對公司改進的建議：員工認為公司最需要改進的方面。面談人員應客觀記錄這些意見，不應為員工的負面評價而產生個人ab情緒。面談環節主要內容預計時間重點開場白話說明目的、保密原則、營造氛圍5分鐘建立信任離職原因主要原因、決定因素、時間節點15分鐘深層原因工作體驗工作內容、壓力、考核、培訓15分鐘具體事例公司評價管理、制度、文化、溝通10分鐘坦誠表達未來規劃離職后計劃、職業方向5分鐘了解動向挽留探索條件、期望、可能性5分鐘慎重探索結束語感謝、祝福、后續聯系5分鐘睗力合作第五章面談技巫第一節溝通技巫第19條面談人員應具備以下溝通技巫：（一）傅聽技巫：全神貫注地傅聽員工的陳述，不打斷，適時給予反饋。傅聽不僅是聽到員工說的話，還要理解話背后的情感和意圖。通過傅聽可以讓員工感受到被尊重和重視，從而更愿意敢開。（二）提問技巫：提出開放性問題，引導員工深入思考和表達。提問應從宏觀到微觀，從一般到具體。避免封閉式問題或判斷性問題。（三）引導技巫：當員工表達不清楚時，通過追問引導深入。引導應自然、不突兀，避免讓員工感到被審問e。（四）同理技巫：站在員工的角度理解其感受，不做價值判斷。同理心可以拉近與員工的距離，讓員工更愿意敢開。（五）觀察技巫：注意員工的面部表情、肢體語言，感知其情緒狀態。通過觀察可以發現員工未說出口的想法。第二節記錄技巫第20條面談人員應在面談過程中及時記錄關鍵信息，記錄應客觀、準確、詳細。記錄內容包括：員工陳述的關鍵事實、具體事例、數據、建議等。記錄方式可采用手寫筆記或電子設備輸入，但應確保不影響面談的正常進行。面談結束后，面談人員應在兩個工作日內整理完成《離職面談記錄表》。記錄表應包括：面談時間、地點、面談人、員工基本信息、離職原因詳述、工作體驗反饋、公司管理評價、改進建議、面談人員觀察及判斷等。記錄表應經面談人員簽字確認。對于面談中反映的重大問題，應單獨形成專項報告。第21條面談人員在面談后應形成個?ab觀察和判斷，包括：（一）員工離職原因的真實性評估。員工表述的原因是否與已掌握的信息一致，是否有其他隱含原因。（二）員工感受的問題的嚴重程度評估。員工反映的問題是個?ab案件還是系統性問題，影響范圍多大。（三）是否需要跟進或挽留的建議。對于公司希望挽留的員工，評估挽留的可能性和條件。（四）面談反映問題的優先級。哪些問題需要立即處理，哪些可以納入長期改進。觀察和判斷應客觀記錄在面談記錄表的專門區域，與員工的陳述分開記錄。第六章信息分析與反饋第一節數據統計分析第22條人力資源部應定期對面談數據進行統計分析，分析維度包括：（一）離職率及趨勢：整體離職率、各部門離職率、同比變化趨勢。（二）離職原因分布：各類原因占比及變化。（三）部門分布：哪些部門離職率偏高。（四）崗位分布：哪些崗位離職偏多。（五）司齡分布：不同司齡段的離職率。（六）職級分布：不同職級的離職率。（七）公司管理問題排行：最多被反映的管理問題。（八）改進建議匯總：面談中提出的改進建議。每月以《離職分析月報》報人力資源部負責人，每季度以《離職分析季報》報公司高管層，年度以《人才流失分析年報》提交董事會。第23條離職分析應產生管理改進建議，包括：（一）針對高離職率部門或崗位，提出專項調查和改進建議。對于離職率異常偏高的部門，應深入調查原因，包括管理風格、工作安排、薪酬水平、發展機會等方面。（二）針對重復反映的問題，提出系統性改進措施。如多位員工反映同一問題，說明該問題具有系統性，需要從制度或流程層面解決。（三）針對薪酬福利問題，提出薪酬優化建議。應對比市場薪酬水平，評估公司薪酬競爭力。（四）針對管理問題，提出管理改進建議。對于員工反映的管理問題，應認真調查并提出改進方案。（五）針對培訓發展問題，提出培訓體系優化建議。管理改進建議應報相帗管理層審批，制定改進計劃并跟蹤落實。第24條人力資源部應定期向公司高管層和全體員工反饋離職分析結果和改進進度。反饋應匿名化處理，不得泄露具體員工的信息。反饋內容包括：整體離職率及變化趨勢、主要離職原因分析、重點問題匯報、已采取的改進措施及成果、下一步改進計劃。反饋方式包括公司內部公告、員工大會通報、內部OA系統公示等。反饋應同時向員工傳遞一個信號：公司重視員工的反饋并愿意改進。這有助于提升在職員工的信心和歸屬感。第七章保密與信息安全第一節面談信息保密第25條面談內容屬于公司內部保密信息，僅限于面談人員、人力資源部負責人及公司高管知曉。保密范圍包括：面談記錄表及附件、離職分析報告、面談中獲得的個?ab信息、面談反映的具體管理問題等。面談人員均簽署保密承諾書，保密義務在離開崗位后仍繼續有效。未經人力資源部負責人批準，面談信息不得泄露給無關人員。面談人員在討論面談內容時，應避免在公開場合或有無關人員在場的情況下討論。面談信息的傳閱應嚴格限制在需知情人員范圍內。第二節數據安全管理第26條面談記錄和分析報告應加密保存，保存方式包括紙質文件加鎖保管和電子文件加密保存。紙質文件應存放在專用的文件柜中，由專人管理。電子文件應存儲在內部服務器的加密區域，設置訪問權限。面談數據應定期備份，備份數據應加密保存。面談數據的保存期限為員工離職后三年。超過保存期限的面談數據應按規定銷毀。面談數據的訪問權限應嚴格管理，不同角色查看不同范圍的信息。人力資源部應定期對面談數據的安全進行審計，確保數據安全。第八章離職審批與離職辦理第一節離職審批流程第27條員工提出離職后，應按以下流程辦理離職審批：（一）直接上級與員工溝通，了解離職原因，盡量挽留。如員工同意挽留，應明確挽留條件和期望，并跟蹤落實。（二）部門負責人ab審批同意后報人力資源部。審批應確認離職日期、交接時間、交接人等。（三）人力資源部安排面談和離職手續。人力資源部應在收到審批后五個工作日內安排面談。（四）員工按規定辦理交接手續。交接手續包括工作交接、財務交接、設備交接、門禁交接等。（五）人力資源部辦理離職證明、社保、公積金等手續。整個審批流程應在員工提出離職后三十日內完成。第二節離職后交接第28條員工離職前應完成以下交接工作：（一）工作交接：制定交接計劃、交接其他同事、確保重點工作不中斷。交接計劃應包括交接內容、交接對象、交接時間、交接標準等。交接應以書面形式記錄，經交接人和接收人簽字確認。（二）財務交接：結算未發薪酬、報銷費用、借款清算等。財務部門應在員工離職前完成財務結算。（三）設備交接：歸還電腦、手機、門禁卡等公司財產。設備交接應核對資產編號，確保公司財產不流失。（四）賬號交接：關閉各類系統賬號。賬號關閉應確保數據安全，避免數據泄露。（五）門禁交接：交回門禁卡、鑰匙等。門禁交接應確保安全，避免被復制或泄露。第九章特殊情形處理第一節挽留處理第29條對于公司希望挽留的員工，面談人員應在面談中探索挽留的可能性。挽留探索應謹慎進行，不強迫、不承諾。挽留探索的前提是員工本?ab有一定的挽留意愿，如員工明確表示不愿挽留，不應強行挽留。挽留探索應了解：員工挽留的條件，包括薪酬期望、崗位調整、工作內容變更等；公司能提供的條件和空間；匿名方式向直接上級反饋挽留意愿。如挽留成功，應盡快制定挽留方案并跟蹤落實。挽留方案應明確挽留條件、挽留期望、跟蹤計劃等。如挽留失敗，應尊重員工決定，并做好離職交接安排。第二節爭議處理第30條如面談中員工反映的問題涉及勞動爭議，面談人員應詳細記錄并向人力資源部負責?ab報告。涉及爭議的問題包括：薪酬計算爭議、加班補償爭議、解除勞動合同爭議、工傷爭議等。人力資源部應根據爭議性質啟動相帗程序：個?ab爭議由人力資源部專職人員處理；重大爭議由申訴處理委員會處理；涉嫌違法的移交司法機關。爭議處理期間，應保持與員工的溝通，及時通報處理進度。爭議解決后，應將解決結果書面通知員工。對于面談中發現的可能違法違紀線索，應轉交盲紂部或審計部調查。第三節離職后回訪第31條公司應在員工離職后三個月內安排回訪，了解員工離職后的發展情況。回訪應得到員工同意，不強制。回訪內容包括：員工目前的工作情況、對新工作的適應、對原公司的看法變化、是否愿意回公司等?；卦L可采用電話、微信或面對面的方式。回訪應做好記錄并歸檔。對于表示愿意回公司的員工，應將信息記錄并納入人才庫。公司應定期對離職員工進行回訪，建立離職員工人才庫。人才庫應包含員工的基本信息、離職原因、離職后發展、回公司意愿等。當公司有合適崗位時，可優先聯系人才庫中的員工。第十章附則第32條本制度由人力資源部負責解釋和修訂。修訂時應廣求公司員工意見，修訂后應及時公告全體員工。本制度自發布之日起施行，原有相帗規定與本制度不一致的，以本制度為準。本制度未盡事實，參照國家有帗法律法規及公司相帗制度執行。第33條本制度經公司批準后于發布之日起生效。公司各部門及全體員工應嚴格遵執本制度。對違反本制度規定的行為，公司將依據相帗制度追究責任。本制度最終解釋權歸人力資源部所有。

附錄一離職面談記錄表模板字段填寫說明面談日期填寫實際面談日期面談時間填寫面談開始及結束時間面談地點填寫面談實際地點面談人填寫面談人姓名員工姓名填寫離職員工姓名工號填寫員工工號所屬部門填寫員工所屬部門崗位填寫員工崗位名稱入職日期填寫員工入職日期離職原因詳細記錄員工陳述的離職原因工作體驗詳細記錄員工反映的工作體驗公司評價詳細記錄員工對公司的評價改進建議詳細記錄員工的改進建議面談人員觀察面談人員的個?ab觀察和判斷挽留可能性評估挽留的可能性和條件面談人員簽字面談人員手寫簽字

附錄四常見問題FAQ問：面談是否必須參加？答：原則上所有主動離職員工均應參加面談。如員工因特殊原因無法面對面交流，可采用電話或視頻方式。面談是公司了解員工真實想法的重要途徑，希望員工配合。問：面談內容會被泄露嗎？答：不會。面談內容嚴格保密，僅限于面談人員和人力資源部負責?ab知曉。面談人員均簽署保密承諾書。離職分析報告會匿名化處理，不會泄露具體員工信息。問：面談后公司會改進嗎？答：公司會認真分析面談反映的問題，對于系統性問題將制定改進計劃。