企業固定資產存放安全管控

企業固定資產存放安全管控作為一名從事企業資產管理快六年的一線工作人員，我見過太多企業把絕大多數精力放在了固定資產的采購審批、入賬核算上，卻對買回來之后的存放安全幾乎不聞不問。小到幾千塊的辦公電腦，大到幾十萬上百萬的生產設備，隨便找個地方一扔，沒人管沒人問，等要用的時候找不到，或者找到的時候已經壞得沒法修，甚至因為存放不當引發安全事故，給企業造成不小的損失。我去年幫集團梳理一家子公司的閑置資產，光因為存放不當造成的丟失、報廢、提前損耗，算下來就有小三十萬，相當于這個子公司三個多月的純利潤，說不心疼是假的。其實企業固定資產存放安全管控，從來不是可有可無的后勤小事，而是守住企業資產家底、規避安全風險的核心工作，接下來我就結合自己的實際工作經驗，從內涵、問題到落地方法，跟大家聊聊怎么做好這塊工作。1企業固定資產存放安全管控的核心內涵與價值很多人對這項工作的認知還停留在“看倉庫、鎖大門”的層面，實際上它是固定資產全生命周期管理中非常關鍵的一環，有著明確的目標和價值。1.1什么是真正的固定資產存放安全管控我們說的存放安全管控，覆蓋了固定資產從驗收入庫、調配使用、閑置存放直到報廢清理前的全周期存放管理，它的核心目標不止是防止資產被偷被盜，還要保障資產存放過程中的性能完好，避免不必要的提前損耗，同時還要防范特殊資產存放不當引發的安全事故，從權責劃分、存放環境、動態跟蹤多個維度發力，是一套完整的管理環節，而不是簡單的看大門看東西。1.2做好存放安全管控對企業的核心價值存放管控的價值往往是隱性的，不像采購砍價能直接看到省了多少錢，但日積月累下來帶來的收益一點都不少，主要體現在三個方面：1.2.1直接減少資產流失，降低不必要損耗很多人覺得不就是放壞了幾個小東西嗎，能值多少錢，其實積少成多真不是小數目。我剛參加工作的時候，公司把十幾臺備用筆記本電腦放在地下倉庫，因為沒人管，潮濕加老鼠咬線路，不到一年一半都沒法修，直接報廢，算下來十幾萬打了水漂。后來我們調整了存放環境，定期檢查，這么多年再也沒出現過整批資產壞在倉庫里的情況，光這一項每年就能省幾萬塊的報廢損失。1.2.2提升資產調配效率，減少重復采購很多企業存在一個很奇怪的現象：賬上趴著很多閑置資產，但是各部門因為不知道資產在哪、狀態好不好，重新打報告申請采購，平白花了很多冤枉錢。我之前去幫一個客戶做資產梳理，他們市場部要申請買一臺新的航拍無人機，八萬多塊，結果我們盤庫的時候發現，三年前另一個項目已經買過一臺，用完放在倉庫角落落灰，把電池重新激活就能用，一下省了八萬，這不就是存放管控做好了帶來的實實在在的好處嗎？1.2.3規避安全事故，避免合規風險這個是最關鍵也最容易被忽略的一點，很多生產型企業、科研型企業有不少特殊固定資產，比如閑置的氧氣瓶、高壓反應釜、放射檢測設備，這些東西如果存放不當，很容易引發爆炸、泄漏、輻射傷害等安全事故，出了事不光要賠錢罰款，還要停工整改，嚴重的還要負法律責任。我之前聽同行說過一件事，有個小工廠把十幾個閑置的氧氣瓶堆在廠區圍墻邊，圖省事不用挪去專用存放區，結果夏天太陽直曬溫度太高炸了一個，把圍墻炸塌了還砸壞了旁邊居民的房子，最后賠了幾十萬，還被安監部門處罰，停產整頓了一個多月，前后損失加起來幾百萬，就因為圖省事放錯了地方，太不值得了。說完了存放管控的內涵和價值，我們再來聊聊現在大多數企業在這塊普遍存在的問題，這些問題看似零散，實際上都是管控體系缺失帶來的，直接影響了資產安全。2當前企業固定資產存放安全管控的常見痛點從我接觸過的大大小小幾十家企業來看，不管是幾十人的小企業還是上千人的集團公司，幾乎都在存放管控上存在漏洞，常見的痛點主要集中在四個方面：2.1權責劃分模糊，閑置資產“人人都不管”這個是最常見的問題，很多企業部門調整、項目結束之后，淘汰或者閑置下來的固定資產，原部門說我現在不用了，交給行政處理，行政說沒地方放也沒專人管，最后就隨便扔在過道、樓梯間、廠區角落，時間長了誰都忘了有這么個東西，要么被人順手牽羊拿走，要么風吹雨淋壞了，最后盤點的時候賬實不符，誰都說不清楚資產去哪了，只能不了了之報損了事，企業白白受損失。2.2存放條件不符合資產要求，重使用輕養護很多企業在用資產的時候當寶貝，閑置了就當垃圾，不管什么類型的資產都往一塊堆。比如大型生產設備閑置了就扔在露天場地，不做防銹處理，不蓋防雨布，風吹雨淋一年，鋼板都銹穿了，再想用只能報廢；普通辦公閑置資產放在沒有防火防潮的雜物間，潮壞了主板，老鼠咬了線路，一場小火災就能把一倉庫資產燒沒；特殊資產和普通物資混放，不做任何安全防護，留下巨大的安全隱患，隨時可能出事故。2.3管控手段落后，信息更新不及時，賬實不符很多中小企業現在還在用手工臺賬或者普通Excel表格登記固定資產，資產調配移動之后，沒人更新存放位置信息，時間長了，臺賬上寫的存放位置和實際完全對不上，找資產的時候全靠猜、全靠翻，最后很多資產就成了賬有實無的“幽靈資產”，年年盤點年年對不上，也沒人去追根溯源找回來。2.4動態管控缺失，移動資產全程無記錄尤其是便攜移動類的固定資產，比如相機、筆記本電腦、手持測量儀器，經常被員工借出去使用，用完之后不歸還，隨便放在個人工位或者車里，丟了壞了都沒人知道，等要登記盤點的時候才發現找不到了，也說不清是什么時候、在哪丟的，最后只能讓企業承擔損失。其實這些問題都不是什么解決不了的大難題，本質上還是沒有建立一套清晰的管控規則，沒有把責任落到實處，結合我這么多年的工作經驗，做好固定資產存放安全管控不需要花太多的錢，只需要一步步把基礎工作做扎實，就能拿到很好的效果，具體可以從以下幾個方面落地。3企業固定資產存放安全管控的具體落地措施存放管控的核心就是“理清類、定好人、跟住動、養好貨”，四個環節一步步做好，就能基本管住絕大多數風險。3.1先做分級分類，針對不同資產制定差異化的存放標準固定資產種類很多，從幾百塊的辦公椅到幾百萬的生產設備，存放要求肯定不一樣，不能一概而論，我一般會把企業的固定資產分成四類，分別制定存放要求：3.1.1普通辦公類固定資產包括桌椅、電腦、打印機、復印機這些，在用的資產直接歸使用部門管理，誰使用誰負責存放安全，要求每天下班整理好，私人物品帶走，公用資產放在指定位置，不能隨便占用消防通道和公共過道。閑置的普通辦公資產統一歸集到企業的閑置資產倉庫，要求倉庫通風干燥，做好防火防塵，同類資產放在一起，做好明確標識，好找好拿。3.1.2生產設備類固定資產包括各類機床、大型生產器械、工程設備這些，在用設備要求每天下班之后停放在指定的廠區位置，斷電斷水，做好日常防護。閑置的大型設備要停放在平整硬化的干燥場地，關鍵部位做好防銹包扎，做好防雨防曬，電池類部件要定期充放電，壓力容器要排空壓力，存放在陰涼通風的區域，遠離火源和高溫。3.1.3特殊安全類固定資產包括危化實驗設備、放射檢測儀器、高壓設備這些，這類資產必須單獨劃定封閉的專用存放區域，配齊對應的安全防護設施，比如防爆、防泄漏、防輻射裝置，配備符合要求的消防器材，實行雙人雙鎖管理，門口貼好醒目的安全警示標識，非授權人員嚴禁進入，哪怕是授權人員拿放東西也要登記簽字，不留任何漏洞。3.1.4移動便攜類固定資產包括筆記本電腦、相機、手持檢測儀、無人機這些，這類資產是最容易丟失的，要求每次使用結束之后必須歸還到指定的帶鎖存放柜，外出攜帶必須提前登記審批，不允許私人長期占用，更不允許隨便放在私人車輛或者家里過夜，歸還要當場檢查資產完好性，確認沒問題再登記入庫，從流程上堵住丟失的風險。3.2明確權責劃分，把存放安全責任落到具體人頭上要想管好資產，沒人負責肯定不行，所以一定要把權責理清楚，不能模糊：3.2.1建立“誰使用誰負責、誰存放誰管理”的基本規則每一臺固定資產不管是在用還是閑置，都要明確具體的責任人，在用資產的責任人就是使用人或者部門資產管理員，閑置資產的責任人就是倉庫管理員，責任人的名字和存放位置直接標注在資產卡片上，出了問題直接找責任人，不會出現互相推鍋的情況。3.2.2資產調配必須同步更新信息資產調配或者部門變更的時候，必須同步完成交接，更新存放位置和責任人信息，雙方簽字確認，不能資產走了信息還留在原部門，導致兩頭都不管。我現在要求我們公司只要資產動地方，24小時之內必須更新信息，不然不給辦理調配手續，從流程上卡死，就不會出問題。3.2.3適度和績效考核掛鉤不用罰太多錢，就是起到提醒作用，比如一個年度內部門出現兩次以上因為存放不當造成資產丟失損壞的，扣一點部門績效，這樣一來部門負責人就會上心，會督促底下的人按規則做，畢竟很多人就是覺得東西是公司的，無所謂，掛鉤之后就會主動管起來了。3.3升級管控工具，實現存放信息動態可追溯現在工具很發達，完全不用再靠手工登記費力氣了，花很少的錢就能提升很多效率：3.3.1用二維碼實現一物一碼管理我推薦中小企業都可以用帶二維碼的固定資產管理工具，不用買很貴的系統，很多低成本的工具就能滿足需求，給每臺固定資產打印一個專屬二維碼貼在上面，二維碼里存著資產的存放位置、責任人、檢查記錄，資產移動了，責任人換了，掃一下就能更新信息，任何人想找這臺資產，拿出手機掃一下就知道在哪，非常方便。我之前用手工臺賬盤點，全公司一千多臺資產要盤半個多月，現在用二維碼，三個人三天就能盤完，存放位置的準確率能到98%以上，省了太多力氣。3.3.2建立定期巡檢盤點制度不能等到年底才盤一次，閑置資產要求倉庫管理員每個月檢查一次，看看存放位置對不對，有沒有損壞，有沒有受潮生銹，在用資產要求每個季度部門自查一次，全公司每年大盤一次，發現問題馬上整改，比如發現有設備放在露天淋雨了，馬上移到合適的地方，做好防銹，把問題消滅在萌芽狀態，不要等壞了再處理。3.3.3給重點存放區域做安全升級閑置資產倉庫、特殊資產存放區都裝上監控和門禁，無關人員進不去，一方面防偷，另一方面也防止無關人員誤碰特殊資產引發安全事故，花不了幾千塊錢，但是作用很大，值得投入。3.4做好存放過程中的日常養護，減少不必要損耗很多人覺得存放就是把東西放那不動就行了，其實不對，存放也要定期養護，才能保持資產的性能，延長使用壽命。比如大型機械設備閑置存放，每個月要啟動運轉十幾分鐘，給油路打打防銹，給電池充充電，防止電池虧電報廢、油路凝固；珍貴的展示類資產、圖紙類資產，要控制存放環境的溫度濕度，定期放防蟲藥，防止發霉蟲蛀；閑置的辦公電子資產，每隔兩三個月拿出來通通電，驅趕一下潮氣，防止線路發霉短路。這些工作花不了多少時間，也花不了多少錢，但是能大大延長資產的使用壽命，我之前碰到過一臺五十多萬的進口檢測設備，項目結束之后閑置了一年多，就是因為我們每個月按要求養護，后來新上項目直接拿過來用，不用重新采購，一下子給公司省了五十多萬，太值了。4結語總的來說，企業固定資產存放安全管控，從來不是什么高大上的戰略級管理項目，也不需要投入巨額的成本，它就是由一件件不起眼的小事組成的