合同簽訂履約管理辦法

合同簽訂履約管理辦法我在制造業做合同合規管理快十二年了，這些年見過太多因為合同簽訂不規范、履約跟蹤不到位吃的虧，小到幾萬塊的貨款收不回來，大到上百萬的項目打水漂。早些年公司沒有統一的管理辦法，全靠業務部門自己摸著來，踩了不少沒必要的坑，所以前兩年公司讓我牽頭做這份管理辦法，我幾乎把過去十多年遇到的所有問題都捋了一遍，每一條都是踩過坑之后總結出來的經驗，不是空對空的條文，目的就是給全公司所有對外簽訂合同的業務做規范，幫大家擋風險、少踩坑。接下來我就把完整的管理辦法說明清楚。1總則1.1制定目的與依據我一開始做這個辦法的時候，本來想直接抄通用模板，后來一想不對，通用模板哪會管我們自己吃過的虧？所以我結合我們公司的業務規模、過往發生的合同風險案例，還有行業通用的合規要求制定了這個辦法，核心目的就是三個：第一是規范從合同簽訂到履行完成的全流程，讓每個環節都有章可循；第二是提前防控合同風險，把能想到的坑都提前堵上，避免給公司造成不必要的損失；第三是明確各個環節的責任，出了問題能找到對應負責人，也避免互相推諉。說白了，這個辦法不是用來卡業務的，是用來保護做業務的同事，也是保護公司的。1.2適用范圍這個辦法適用于公司所有對外簽訂的商事合同，不管是原材料采購、產品銷售、工程外包還是服務合作，只要是涉及權利義務約定的書面合同，都得按這個辦法走。哪怕是金額很小的零星采購，只要簽書面合同，也不能跳過流程，我見過太多人覺得幾萬塊錢的小合同沒必要，結果最后出了問題，錢要不回來，鬧心又虧錢，所以大小合同一視同仁。內部的協作協議不適用這個辦法，這點大家要區分清楚。1.3基本原則我們遵循三個基本原則：第一是先審查后簽訂，絕對不允許先干活后補合同，早些年有業務部門趕進度，先讓對方進場干活，回頭補合同，結果談不攏條款，對方獅子大開口，我們多付了幾十萬，這個虧不能再吃；第二是全流程跟蹤，不是簽完字蓋完章就完事了，履約過程要盯到底，直到所有權利義務都履行完畢才算結束；第三是風險可控，任何條款都不能埋下不可控的風險，對方提的不合理要求該拒就拒，不能為了拿下項目什么條件都答應。說完了總的要求，咱們一步步來，合同的風險其實大半都是在簽訂前就埋下的，做好前期準備，后面能省好多事，接下來我就說說簽訂前期的管理要求。2合同簽訂前期管理2.1合作方主體資格與履約能力審查2.1.1主體資格審查不管是新客戶還是老客戶，每次簽大額合同都得重新查資質，不能因為合作過就偷懶。要求必須看對方的營業執照、相關行業的資質證書原件，復印件要蓋對方鮮章，特殊行業比如建筑施工、醫療器械這類，必須核對資質證書的有效期，還要到官方平臺查詢資質的真實性，千萬別只看對方發的一張照片就信了。幾年前我們跟一個供應商簽采購合同，對方給的資質是PS的，實際上根本沒有生產資質，貨到了之后質量不合格，我們退不了貨，差點耽誤了給下游客戶交貨，賠了不少違約金，這個教訓我至今記得，所以資質審查這一步，哪怕多花一天時間，也不能省。2.1.2履約能力調查除了資質，還要查對方的履約能力，首先要查有沒有失信記錄、有沒有正在執行的大額訴訟，是不是被列為失信被執行人，這些信息現在公開平臺都能查，花十分鐘就能弄完。如果是大額工程或者大金額采購，最好要求對方提供近一年的財務報表，看看有沒有資不抵債的情況。哪怕對方是老板的熟人介紹來的，這個流程也不能少，我就碰到過老鄉介紹的供應商，看起來好好的，實際上早就欠了一屁股債，收了我們的定金就挪去還別的債了，貨根本供不出來，最后我們打官司打了一年多才把定金追回來，耽誤了好幾個月的工期。不是說不信人，是規則保護所有人，按流程走，對雙方都負責任。2.2合同文本的起草與初審2.2.1文本優先使用公司示范文本我們公司針對常用的采購、銷售、工程外包都做了示范文本，所有示范文本里的風險點都是我一條條改過來的，優先用我們自己的示范文本，能避開大部分常見的坑。如果一定要用對方提供的文本，必須逐字逐句摳，特別要注意那些模糊表述，比如我之前就碰到對方文本里寫“驗收合格后付款”，模糊寫驗收，沒說什么時候驗收，實際他們埋的坑是“整體項目驗收合格后付款”，我們只是供應材料，整體項目什么時候完工根本說不準，我們的貨款不就被無限拖延了？后來改成“我方供貨安裝完成后七個工作日內組織驗收，逾期不驗收視為合格，驗收合格后十個工作日內付款”，把時間節點卡死，才沒出問題。所以說，文本里的每一句話都不能放過，模糊的表述一定要改明確。2.2.2業務部門前置初審很多業務同事覺得合同審核是合規部的事，自己不用管，這個觀念錯得離譜。業務部門是最了解項目情況的，合同里的核心內容，比如標的規格、數量、交貨時間、質量要求、付款節點、違約責任這些，業務部門必須先核對一遍，確保跟談好的內容一致，再交到合規部審核。合規部是幫你堵風險，但是內容對不對，得業務部門你自己把第一道關，我常跟新來的業務同事說，你談的內容你最清楚，我哪知道你們口頭約定了什么，所以初審一定要把好關，別把錯的內容留到后面。2.3合同審批流程所有合同都必須走分級審批流程，不能跳環節，金額在十萬以內的，由業務部門經理初審后交合規部審核，再由分管副總審批；十萬到一百萬的，需要總經理審批；一百萬以上的重大合同，或者涉及對外投資、擔保的合同，需要上公司股東會審議。每一個審批環節，審批人都要明確簽注意見，誰簽字誰負責。我之前碰到過業務部門趕項目進度，跳過了合規審核，直接找老板簽了字，結果里面的發票條款寫錯了，我們沒辦法抵扣進項稅，平白多交了十幾萬的稅，最后那個業務經理也被扣了績效，所以說，流程不是走形式，是幫你排雷，趕進度也不能跳過審批，真著急可以走綠色通道，加快審批速度，但是不能省環節。前期工作都做好了，接下來就是簽訂環節，這個環節看起來簡單，其實也有不少坑，我再說說簽訂過程的管理要求。3合同簽訂過程管理3.1簽字蓋章規范3.1.1簽字權限要求跟對方簽合同，簽字的人必須是對方的法定代表人，或者是有法定代表人授權委托書的委托人，授權委托書必須要原件，我們要留底存檔，不能隨便來個人說自己是代表就簽字。早些年我們吃過這個虧，對方一個業務員過來簽了字，說老板授權了，結果那個業務員早就離職了，對方公司不認這個合同，說根本沒有給他授權，最后我們差點吃了啞巴虧，所以現在不管對方怎么說，沒有授權委托書我們絕對不簽字蓋章。3.1.2用章規范簽合同必須蓋對方的公章或者合同專用章，業務專用章、財務專用章、部門章都不行，更不能只蓋個人簽字章。我之前碰到過對方蓋了業務章，后來對方說業務章只能對內用，不能對外簽合同，不承認合同效力，我們打官司一開始就非常被動，花了好大功夫才舉證，所以這點我們卡死，必須蓋公章或者合同專用章，差一點都不行。我們公司這邊蓋章也是一樣的規定，沒有走完審批流程的合同，絕對不允許蓋章，這個是鐵律。3.2合同存檔管理合同簽完之后，原件至少要留存三份，公司檔案庫存一份原件，財務部門存一份原件用于付款對賬，業務部門留存加蓋檔案章的復印件，方便日常對接。同時所有合同都要掃描成電子檔，加密存在公司的云盤里，絕對不允許只存在業務個人的電腦或者手機里。我見過業務員離職，帶走了電腦，手里的合同原件也找不到了，對方欠我們幾十萬貨款，我們連起訴的依據都差點拿不出來，折騰了好久才從檔案柜縫隙里找到復印件，所以存檔不是存起來就完了，是要保證任何時候都能調出來用，這點一定要注意。簽完合同不是萬事大吉了，履約才是最后拿到結果的關鍵，大部分合同糾紛都是履約過程中跟蹤不到位造成的，接下來我就說說履約過程的管理要求，這也是整個辦法的核心。4合同履約過程管理4.1履約責任落實每個合同簽訂之后，都要明確專門的履約負責人，就是這個項目的牽頭業務人員，從合同生效到最后所有義務履行完畢、款項結清，全程由履約負責人跟蹤。履約負責人要建立專門的履約臺賬，把每個關鍵節點都記清楚，比如我方什么時候交貨，對方什么時候該付款，驗收時間是哪天，都一條一條列清楚，每個季度要給合規部報一次履約情況，有問題要早說，不能捂著藏著，小問題拖成大糾紛就不好解決了。4.2關鍵節點管控4.2.1我方義務節點管控如果是我方要履行義務，比如我們要交貨、要完工，履約負責人要提前跟生產、倉儲這些部門對接，提前預判能不能按時完成，要是碰到原材料缺貨、生產延遲這些問題，趕不上約定的節點，一定要提前跟對方溝通，盡早協商變更節點，該簽變更協議就簽變更協議，不能瞞著不說，等到了節點對方來催了才說做不出來。幾年前我們有個生產部門，趕不上交貨期，覺得不好意思說，一直瞞著，等到了交貨期對方來提貨，才說做不出來，對方按合同約定要我們付20%的違約金，本來提前說的話，對方也能理解，最多延遲幾天，結果最后賠了三十多萬，非常可惜，所以有問題早溝通，比什么都重要。4.2.2對方義務節點管控如果是對方要履行義務，比如對方要付款、要供貨，到了節點前一周，履約負責人就要主動跟進提醒，要是對方逾期了，超過七天就要發正式的書面催款函或者催告函，留好快遞底單和對方簽收記錄，逾期超過一個月的，就要啟動風險應對，要么暫停我們這邊的履行，要么準備走法律程序，不能一直等。我常跟大家說，你越拖，對方越不把你的事當回事，越早出手，損失越小。4.3合同變更與解除如果合同履行過程中要變更內容，不管是改交貨時間，還是改價格，哪怕只是改一點點內容，都必須簽書面的變更協議，雙方簽字蓋章，絕對不能只做口頭約定。我碰到過不下三次，雙方口頭說好了改付款時間，結果后來對方不認，說我們同意他逾期不算違約，我們拿不出證據，最后只能自認倒霉，少要了幾萬塊的違約金，所以哪怕改一個時間，都要寫下來，這個懶絕對不能偷。如果對方確實沒辦法履約，要解除合同，一定要盡快發書面的解除函，明確解除時間，同時趕緊找新的合作方減少損失，還要及時追償我們的損失，該起訴就起訴，不能拖著。4.4履約爭議處理有爭議首先優先協商，能協商解決就協商，畢竟打官司費時間費錢，傷和氣，對雙方都不好。要是協商不成，再走法律途徑，我們在簽合同的時候，爭議管轄盡量約定在我們公司所在地的法院，這點我從來不讓步，之前有客戶要求約定在他們那邊，我都會跟對方談，要么約定原告所在地法院，要么就別簽，真要是打官司跑到人生地不熟的地方，我們不僅成本高，還容易被動，這點都是經驗之談。最后，辦法要有監督和責任，不然就是一張廢紙，我再說說監督和責任的要求。5監督與責任追究5.1定期監督檢查合規部每半年會對所有正在履行的合同做一次全面排查，看看有沒有不按流程走的，有沒有風險隱患，早發現早處理。排查出來的小問題，會提醒履約負責人整改，大問題會上報給公司管理層，及時處理。5.2責任追究如果是因為個人不按本辦法執行，省略流程、審查不嚴，給公司造成損失的，會根據損失大小追究責任，小損失扣績效，大損失要承擔相應的賠償責任，嚴重違反規定的會解除勞動合同。這個不是不近人情，很多問題都是因為僥幸、偷懶造成的，提前把規則說清楚，也是提醒大家上心，畢竟你不按規則走，出了問題公司吃虧，你自己也要受影響，對誰都不好。結尾（總結）總的來說，這份《合同簽訂履約管理辦法》，每一條都是我們用真金白銀的教訓換