公司印章管理規(guī)范

公司印章管理規(guī)范一、總則印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。為保證公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各單位”）的所有印章管理活動。二、印章的種類與制作（一）印章的種類公司印章主要包括以下幾類：1.公司公章：代表公司對外行使法定職權(quán)的印章。2.法定代表人印章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的個人名章。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.合同專用章：用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議時使用的印章。5.發(fā)票專用章：用于公司開具發(fā)票時使用的印章。6.部門印章：公司各職能部門在其職權(quán)范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)時使用的印章，此類印章不得用于對外簽訂合同、承諾債務(wù)等具有法律約束力的行為。7.其他專用印章：如報關(guān)專用章、項目專用章等，根據(jù)公司特定業(yè)務(wù)需要設(shè)立。（二）印章的制作1.公司各類印章的刻制，均須由需求部門提出申請，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由行政部門（或指定專人）統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理。2.印章的規(guī)格、樣式必須符合國家有關(guān)規(guī)定及公司內(nèi)部統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。3.新印章刻制完成后，應(yīng)由行政部門負(fù)責(zé)登記、留樣、備案，并向保管部門辦理交接手續(xù)。三、印章的保管1.專人保管：各類印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)素養(yǎng)。原則上，公司公章、法定代表人印章、財務(wù)專用章、合同專用章應(yīng)分別由不同的專人保管。2.專柜存放：印章應(yīng)存放于堅固的保險柜或帶鎖的專用抽屜內(nèi)，做到人離章鎖，嚴(yán)禁隨意放置或交由他人代管。3.分離保管：為確保資金安全，財務(wù)專用章和法定代表人印章（或其授權(quán)人的個人名章）應(yīng)實行分管并用制度，嚴(yán)禁由一人同時保管和使用。4.保管責(zé)任：保管人對所保管印章的安全性、使用的合規(guī)性負(fù)直接責(zé)任。如因保管不善導(dǎo)致印章遺失、被盜或被濫用，將追究保管人的責(zé)任。5.保管人變更：印章保管人因離職、調(diào)動或其他原因需要更換時，必須辦理嚴(yán)格的印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，由交接雙方、監(jiān)交人簽字確認(rèn)，并報行政部門備案。四、印章的使用（一）用印原則1.合法性：用印內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，不得違反社會公共利益。2.合規(guī)性：用印程序必須符合本規(guī)范規(guī)定的審批流程，嚴(yán)禁越權(quán)用印、違規(guī)用印。3.關(guān)聯(lián)性：印章使用必須與用印文件的內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，不得為與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件用印。4.真實性：用印文件的內(nèi)容必須真實有效，不得弄虛作假。（二）用印審批1.審批權(quán)限：公司應(yīng)根據(jù)印章的種類、用印文件的性質(zhì)和重要程度，設(shè)定不同層級的用印審批權(quán)限。*以公司名義發(fā)出的正式公文、重要合同協(xié)議、對外擔(dān)保、投融資等重大事項，須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。*一般性業(yè)務(wù)文件、報表等，可按公司規(guī)定的層級，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。*具體審批權(quán)限表由公司另行制定并作為本規(guī)范的附件。2.用印申請：用印前，申請人須填寫《用印申請單》，詳細(xì)注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、擬用印章種類、申請人、部門負(fù)責(zé)人等信息，并附上待印文件原件。3.審批流程：《用印申請單》及待印文件須按規(guī)定的審批權(quán)限逐級報批。審批人應(yīng)對用印內(nèi)容的真實性、合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。（三）用印管理1.核對：保管人在接到審批通過的《用印申請單》及待印文件后，應(yīng)仔細(xì)核對審批手續(xù)是否完備、用印文件內(nèi)容與申請事由是否一致、文件是否為原件等。2.用印：核對無誤后，方可按申請要求用印。印章印文應(yīng)清晰、端正地蓋在文件的指定位置（通常為文件落款處或法定代表人簽字處），不得模糊不清或倒蓋、斜蓋。3.登記：每次用印后，保管人應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印日期、用印事由、文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人、申請人、用印人等信息，并由申請人簽字確認(rèn)。4.禁止事項：*嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信或內(nèi)容填寫不全的文件上加蓋印章。*嚴(yán)禁為未經(jīng)審批或?qū)徟掷m(xù)不全的文件用印。*嚴(yán)禁將印章攜帶出公司辦公場所使用，確因特殊情況（如異地簽約）需要外出用印的，須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由兩人以上共同攜帶、監(jiān)督使用，用畢立即帶回。*嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出租、出借公司印章。五、印章的停用、銷毀與交接（一）印章的停用出現(xiàn)以下情況之一時，印章應(yīng)及時停用：1.公司名稱變更、印章樣式改變。2.印章因使用日久導(dǎo)致印文模糊不清，無法正常使用。3.印章遺失或被盜（應(yīng)立即聲明作廢）。4.公司部門撤銷或職能調(diào)整。5.其他需要停用的情形。印章停用時，保管部門應(yīng)及時將停用印章交回行政部門封存或按規(guī)定銷毀，并辦理交接登記手續(xù)。（二）印章的銷毀停用印章需要銷毀的，由行政部門提出申請，報公司管理層批準(zhǔn)后，由行政部門、財務(wù)部門（如涉及財務(wù)類印章）及相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，并填寫《印章銷毀登記表》，存檔備查。嚴(yán)禁個人私自銷毀印章。（三）印章的交接如前所述，印章保管人發(fā)生變更，或因公司組織架構(gòu)調(diào)整導(dǎo)致印章保管部門變動時，必須辦理規(guī)范的交接手續(xù)，確保印章管理的連續(xù)性和安全性。六、責(zé)任追究1.對于嚴(yán)格遵守本規(guī)范，在印章管理工作中表現(xiàn)突出的單位或個人，公司可給予適當(dāng)表彰或獎勵。2.對于違反本規(guī)范規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：*未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自刻制、啟用印章的；*違反保管規(guī)定，導(dǎo)致印章遺失、被盜或被濫用的；*未經(jīng)審批或超越審批權(quán)限，擅自使用印章的；*在空白文件或不合規(guī)文件上用印的；*擅自攜帶印章外出的；*轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出租、出借印章的；*偽造、變造、買賣公司印章的；*其他違反本規(guī)范規(guī)定，造成公司損失或不良影響的行為。七、附則1.本規(guī)范未盡事宜，由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。2.各部門可根據(jù)本規(guī)范，結(jié)合自身實際情況制定相應(yīng)的實施細(xì)則，但不得與本規(guī)范相抵觸。3.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。