外協倉儲權責界定管理辦法

外協倉儲權責界定管理辦法作為在供應鏈倉儲行業摸爬滾打快十年的老人，我見過太多原本好好的外協合作，最后因為權責說不清楚鬧得不歡而散：貨丟了甲方說乙方沒看好，乙方說入庫的時候數量就不對；發錯貨了甲方說乙方揀貨不用心，乙方說甲方給的指令本身就錯了。一來二去，不僅耽誤了正常生意，還鬧得雙方都一肚子氣，好好的合作伙伴變成了陌路人。為了從根源上避免這類問題，明確本企業與所有外協倉儲服務提供方的權利與責任，保障倉儲作業全流程順暢運轉，保護合作雙方的合法權益，促進長期穩定的雙贏合作，特制定本管理辦法。本辦法從實際作業中的常見爭議出發，把所有可能模糊的權責都提前說透，既講規則也講人情，是所有外協倉儲合作都必須遵守的基本準則。1總則1.1制定目的本辦法的核心目的是消除外協倉儲合作中的權責模糊地帶，改變出問題后互相推諉的不良現狀，規范雙方的作業行為，明確風險承擔邊界，既保障委托方的貨物安全與作業效率，也保障外協服務方的合理權益，最終實現雙方合作的規范化、長期化。說白了就是“先小人后君子”，把所有丑話說在前面，反而能讓大家合作得更安心，不用互相猜忌。1.2適用范圍本辦法適用于本企業所有對外委托的倉儲服務合作項目，不管是合作多年以上的長期固定外協倉，還是臨時應對旺季高峰包下的臨時外協倉，全都適用。只要是把本企業的貨物放到第三方倉儲場地保管作業的，都要按照本辦法界定權責。1.3權責界定基本原則1.3.1權責對等清晰原則權利和責任永遠是綁定的，委托方享有檢查監督、要求按質作業的權利，同時也要承擔提供信息、按時付費的責任；外協方享有收取服務費用、要求委托方配合作業的權利，也要承擔貨物保管、按要求作業的責任。所有權責都明確到具體環節、具體對接人，不留下任何模棱兩可的空白。1.3.2事前界定原則所有權責都必須在合作正式開始前就協商確認清楚，寫進合作合同和本辦法，絕不允許出了問題之后再臨時劃責任，那樣對誰都不公平。1.3.3公平靈活原則規則是死的人是活的，本辦法的所有界定都是基于常規作業場景，遇到突發的特殊情況，雙方可以本著公平誠信的原則靈活協商處理，不能死摳規則耽誤正事，更不能拿規則當借口故意推卸責任。說完了總則層面的基本要求，接下來我們先從整體層面，明確合作雙方最基礎的權責劃分，這是后續細分各個環節權責的基礎。2合作雙方基礎權責劃分2.1委托方（本企業，以下簡稱甲方）基礎權責2.1.1甲方享有的權利第一，甲方有權對外協倉儲方（以下簡稱乙方）的所有倉儲作業流程進行監督、檢查和指導，隨時抽查作業質量和貨物保管情況，對于不符合要求的作業行為，有權要求乙方限期整改，乙方拒不整改的，甲方有權按照合同約定追究責任。第二，甲方有權要求乙方按照合同約定的時間和質量標準完成入庫、保管、揀貨、出庫等所有作業，達不到標準的，甲方有權扣除相應的服務費用。第三，甲方有權隨時查詢自身貨物的庫存狀態、作業數據，要求乙方定期提供庫存報表和作業記錄，乙方不得拒絕或者隱瞞。第四，對于因為乙方責任造成的貨物損失、訂單延誤等問題，甲方有權按照合同約定要求乙方賠償。2.1.2甲方需要承擔的責任第一，甲方必須提前向乙方提供完整準確的貨物信息，包括貨物的屬性、規格、重量體積、存儲要求、禁忌事項等等，要是因為甲方提供的信息錯誤、不全導致的貨物損壞、作業事故，全部由甲方承擔責任。我之前就碰見過一件事，甲方發了一批需要低溫冷藏的貨物，入庫的時候沒說，直接讓乙方放普通倉，結果放了半個多月變質了，反過來找乙方賠，真的是沒地方說理去，所以這個責任一定要劃清楚。第二，甲方必須按照雙方簽訂的合同約定，按時足額支付乙方的倉儲服務費、裝卸費、作業費等所有費用，不得無故拖欠，要是因為甲方逾期付費影響作業，責任甲方自己擔。第三，甲方要提前給乙方傳遞入庫、出庫、大盤點等作業計劃，給乙方留出足夠的準備時間，臨時加派的大作業量，要提前和乙方溝通，該支付的額外費用要按時支付，不能讓乙方白白出力。第四，要是因為甲方自身的指令錯誤、數據錯誤導致的發錯貨、庫存不準，責任全部由甲方承擔，乙方不負責。2.2乙方（外協倉儲服務方）基礎權責2.2.1乙方享有的權利第一，乙方有權按照合同約定收取所有服務費用，甲方逾期不支付的，乙方有權按照合同約定收取違約金，甚至暫停作業，直到甲方付清費用。第二，乙方有權要求甲方提供完整準確的作業信息，要求甲方配合做好作業銜接，甲方不配合導致作業無法正常完成的，乙方不承擔任何責任。第三，對于甲方提出的違反安全規定、違反合同約定的不合理要求，乙方有權直接拒絕，不會因為拒絕承擔責任。2.2.2乙方需要承擔的責任第一，乙方必須具備合法有效的倉儲經營相關資質，倉庫場地、設施設備、作業人員都要符合國家相關規定，能滿足甲方貨物的存儲和作業要求，要是因為乙方資質不全、設施不合格導致的問題，全部由乙方承擔。第二，乙方要保證甲方貨物在乙方倉庫期間的安全，做好日常的保管和防護，按照甲方的要求完成各項作業。第三，乙方要建立完整清晰的作業和庫存臺賬，定期向甲方報送庫存數據，配合甲方做好盤點工作，不得弄虛作假篡改數據。第四，乙方必須對甲方的商業信息保密，包括貨物的品類、數量、客戶信息、銷售數據等等，不得向任何第三方泄露，泄露信息造成的損失全部由乙方承擔。整體層面的基礎權責劃分清楚之后，我們再把權責拆解到倉儲作業的每一個具體環節，畢竟絕大多數爭議都出在具體操作上，把每個環節的權責說透，才能從根源上避免矛盾。3各作業環節細分權責界定3.1入庫作業環節權責3.1.1入庫前準備階段甲方需要提前向乙方預報到貨信息，常規入庫要提前至少一天通知，緊急入庫也要提前四個小時以上通知，預報信息要包含貨物品名、總數量、車型、預計到貨時間、特殊作業要求這些內容。要是甲方沒提前預報，導致乙方沒有準備好倉位、設備和人員，沒法及時接貨卸貨，造成貨物積壓、損壞或者入庫延遲，全部責任由甲方承擔。乙方收到預報之后，要提前準備好對應的倉位、裝卸設備、作業人員，做好接貨準備，要是乙方沒按要求做好準備，導致的入庫延遲、貨物損壞，全部責任由乙方承擔。3.1.2到貨驗收階段貨到現場之后，由乙方負責核對到貨信息，清點實收貨物數量，檢查貨物外包裝是否完好。如果發現外包裝破損、變形、進水，或者數量和預報不符，乙方必須第一時間拍照留證，聯系送貨司機確認，同時在半小時內通知甲方對接人，等待甲方進一步指令，乙方沒做驗收就直接入庫，之后發現的數量不符、外包裝損壞問題，全部責任由乙方承擔。如果乙方驗收確認數量無誤、外包裝完好，入庫后甲方開箱發現內裝貨物錯發、損壞，要是能確認是乙方保管過程中造成的損壞，由乙方承擔責任，要是是甲方出廠時就已經錯發損壞，責任由甲方承擔；如果甲方沒有特別要求乙方開箱檢驗內裝，乙方不需要對內裝的數量和質量問題承擔責任，這點一定要提前說清楚，不能讓乙方承擔超出范圍的責任。3.2在庫保管環節權責3.2.1貨物存儲管理乙方必須按照甲方提供的存儲要求存放貨物，比如怕潮的貨物要墊高托盤、遠離窗戶，易碎品要放在低位不能堆壓，低溫貨物要放進對應溫度的冷庫，要是乙方放錯存儲位置，違規存放導致貨物損壞、變質，全部損失由乙方承擔。要是甲方沒有提前說明特殊存儲要求，乙方按照普通貨物常規存儲出現問題，責任由甲方自己承擔。乙方要做好倉庫日常的防火、防盜、防潮、防蟲等安保防護工作，每天安排專人巡查，要是因為乙方安保不到位，發生貨物被盜、被淹、火災等事故，全部損失由乙方承擔。3.2.2庫存盤點管理乙方要按照甲方的要求做好批次管理，嚴格執行先進先出，要是因為乙方沒有做到先進先出，導致貨物過期、品質下降，造成的損失由乙方承擔。乙方每個月要自行盤庫一次，把盤點報表發給甲方，每季度配合甲方做一次全盤，甲方隨時抽盤乙方也要配合。盤點之后如果出現賬實不符，要是是乙方作業登記錯誤、保管不當導致的貨物丟失損耗，差額部分由乙方按照合同約定賠償；要是是甲方自身入出庫數據錯誤導致的差異，乙方不承擔責任，由甲方自行調整數據。我做這么多年，盤差是最常見的爭議點，很多乙方一出盤差就推給甲方數據錯，其實只要雙方都留好憑證，一查就能查清楚，提前劃好責任，就不會扯不清。3.3出庫配送環節權責3.3.1出庫指令接收甲方會給乙方發送加蓋有效印章或者經對接人確認的正式出庫指令，指令上會寫清收貨信息、貨物品名、規格、數量，乙方必須嚴格按照甲方的有效指令發貨，沒有甲方的正式指令，任何人都不能私自放貨，乙方私自放貨造成的所有損失，全部由乙方承擔。要是甲方給出的出庫指令信息錯誤，導致發錯貨、發錯地址，責任全部由甲方承擔，乙方只需要對指令執行的準確性負責。3.3.2揀貨驗貨環節乙方揀貨完成之后，必須安排專人核對貨品的條碼、品名、規格、數量，確認無誤之后才能包裝裝車，要是因為乙方揀貨錯誤、核對不嚴導致的發錯貨、發錯數量，造成的客戶投訴、退貨、運費賠償等所有損失，全部由乙方承擔。3.3.3裝車發貨環節乙方要按照規范要求裝車，做好貨物的固定和防護，避免運輸途中晃動、碰撞損壞貨物，要是因為乙方裝車不當、防護不到位導致的貨物損壞，責任由乙方承擔；貨物裝車交接給運輸方之后，運輸途中發生的損壞、丟失，要是能確定不是乙方裝車和貨物本身的問題，乙方不承擔責任。就算我們把所有環節的權責都劃得再清楚，也難免會遇到一些公說公有理婆說婆有理的爭議，所以我們也需要明確爭議發生之后的處理機制，保證爭議能快速平穩解決，不影響正常作業。4權責爭議的協調處理機制4.1分級響應快速處理所有的爭議都要按照分級響應的原則處理，首先發生爭議的當天，先由雙方的一線對接人溝通協商，能當場解決的就當場解決，不把問題拖到第二天。要是一線對接人協商不成，就要在一個工作日內升級到雙方的部門負責人，部門負責人要在三個工作日內面對面溝通協商，拿出雙方都能接受的解決方案。我們一直都主張盡量協商解決，大家都是出來合作做生意的，沒必要一點小事就鬧得太僵。4.2舉證清晰有據可依處理爭議實行誰主張誰舉證的原則，任何一方提出訴求，都要拿出對應的憑證，比如送貨單、入庫單、盤點記錄、現場照片、溝通記錄等等，不能空口無憑說對方有錯。我們也要求雙方所有的溝通和作業都要留下書面或者電子憑證，方便出了問題查證，畢竟嘴說的不算，有憑證才說得清。4.3協商不成按約處理要是雙方部門負責人協商之后還是沒法達成一致，就按照雙方最初簽訂的合作合同中的爭議解決條款處理，要么找雙方都認可的第三方行業機構調解，要么按照合同約定提交仲裁，一切按規則來，不會胡攪蠻纏。權責界定好了，爭議處理機制也有了，還要有對應的監督考核機制，才能保證雙方都能認真履行自己的責任，不然制度就只是放在文件柜里的一張紙，起不到實際作用。5權責履行的監督與動態優化5.1雙向日常監督監督是雙向的，不光甲方要監督乙方，乙方也可以監督甲方有沒有履行責任。甲方的供應鏈管理部門每個月都會對乙方的權責履行情況做一次例行檢查，查作業記錄、問對接人、抽查庫存，發現問題第一時間提出來要求整改。乙方也可以隨時對甲方沒履行責任的地方提出意見，甲方會及時調整改正。5.2考核與雙向追責每季度我們會對乙方的權責履行情況做一次整體考核，考核合格的繼續合作，還會優先考慮后續的合作項目；考核不合格，多次出現不履行權責、出了問題推諉的，我們會按照合同約定扣除服務費，情節嚴重的會解除合作。同樣，要是甲方相關部門沒有履行自己的責任，比如拖欠費用、不給對信息，我們內部也會做相應的處罰，給乙方一個說法，畢竟規則是對雙方的，不能只要求乙方做好，我們自己也要做到。5.3定期動態優化業務是不斷變化的，沒有一成不變的規則，所以每年年底，我們都會和所有合作的外協乙方坐在一起，開一次權責梳理會，說說這一年里哪些地方權責界定不合理，哪些地方還有模糊地帶，一起對本辦法的內容做調整優化，讓辦法更貼合我們實際的合作情況，更好的解決問題。我一直覺得，好的制度都是慢慢磨出來的，不是一成不變的，大家一起調整，才能讓雙方都舒服。總結總而言之，