用人單位提供專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的合同管理

用人單位提供專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的合同管理一、專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用及相關(guān)合同的基礎(chǔ)法律界定（一）專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的法定范疇專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用是勞動(dòng)法律體系中明確劃定的特殊用工成本范疇，和用人單位常規(guī)開(kāi)展的崗前培訓(xùn)、日常業(yè)務(wù)分享、崗位適應(yīng)性培訓(xùn)有本質(zhì)區(qū)別。根據(jù)我國(guó)勞動(dòng)用工相關(guān)規(guī)定，專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用特指用人單位為提升勞動(dòng)者特定專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)勞動(dòng)者開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)時(shí)所支付的有正規(guī)憑證的培訓(xùn)學(xué)費(fèi)、培訓(xùn)期間的差旅費(fèi)用，以及因本次培訓(xùn)產(chǎn)生的、直接用于該勞動(dòng)者的其他關(guān)聯(lián)費(fèi)用（人力資源和社會(huì)保障部，2013）。例如用人單位安排核心技術(shù)崗位員工參加的高端資格認(rèn)證培訓(xùn)、特定技術(shù)體系的定向研學(xué)、海外技術(shù)交流項(xiàng)目等投入的相關(guān)成本，都屬于專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的范疇；而新員工入職時(shí)的安全培訓(xùn)、全員工普遍參與的通用辦公技能培訓(xùn)、部門(mén)日常組織的業(yè)務(wù)復(fù)盤(pán)分享等，屬于用人單位應(yīng)當(dāng)履行的常規(guī)用工保障義務(wù)，相關(guān)投入不得納入專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用范疇，也不得以此為由約束勞動(dòng)者權(quán)益。（二）專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同的法律屬性專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同也常被稱(chēng)為服務(wù)期協(xié)議，是依附于合法勞動(dòng)關(guān)系存在的從屬性合同，不屬于普通民事合同范疇。其核心權(quán)利義務(wù)關(guān)系為：用人單位先行承擔(dān)專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)的全部成本，勞動(dòng)者在完成培訓(xùn)后承諾為用人單位提供約定年限的勞動(dòng)，若勞動(dòng)者違反服務(wù)期約定提前離職，需要按照約定向用人單位支付合理的違約金。這類(lèi)協(xié)議兼具財(cái)產(chǎn)屬性與人身屬性，財(cái)產(chǎn)屬性體現(xiàn)為對(duì)用人單位培訓(xùn)投入的補(bǔ)償性保護(hù)，人身屬性則體現(xiàn)為不得以此限制勞動(dòng)者的合法勞動(dòng)權(quán)利，即便雙方簽署了協(xié)議，也不能剝奪勞動(dòng)者合法的擇業(yè)權(quán)、獲得勞動(dòng)報(bào)酬權(quán)等基本權(quán)益（王全興，2018）。（三）專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用合同管理的核心價(jià)值做好專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的合同管理，對(duì)勞資雙方都有顯著的正向價(jià)值。對(duì)用人單位而言，規(guī)范的合同管理可以有效防范用工糾紛，保障培訓(xùn)投入能獲得對(duì)應(yīng)的回報(bào)，避免出現(xiàn)“培訓(xùn)完員工就離職”的資源浪費(fèi)問(wèn)題；對(duì)勞動(dòng)者而言，清晰明確的合同條款可以避免用人單位濫用優(yōu)勢(shì)地位，將常規(guī)培訓(xùn)包裝成專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)限制自身?yè)駱I(yè)自由，也能保障勞動(dòng)者參與培訓(xùn)后應(yīng)享有的相關(guān)權(quán)益。從勞動(dòng)關(guān)系整體來(lái)看，規(guī)范的合同管理也是構(gòu)建和諧勞資關(guān)系的重要基礎(chǔ)，能在雙方權(quán)利義務(wù)清晰的前提下，實(shí)現(xiàn)用人單位競(jìng)爭(zhēng)力提升和勞動(dòng)者職業(yè)發(fā)展的雙贏。二、當(dāng)前用人單位專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用合同管理的常見(jiàn)誤區(qū)與法律風(fēng)險(xiǎn)隨著人才競(jìng)爭(zhēng)的加劇，越來(lái)越多的用人單位愿意為核心員工投入專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)成本，但由于不少單位對(duì)相關(guān)法律規(guī)定理解不到位、合同管理流程不規(guī)范，實(shí)踐中出現(xiàn)了大量勞動(dòng)糾紛，也給用人單位帶來(lái)了不少不必要的損失。（一）培訓(xùn)費(fèi)用范疇界定模糊的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)踐中最常見(jiàn)的糾紛誘因就是用人單位對(duì)專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的范疇界定不清晰，要么錯(cuò)誤將常規(guī)培訓(xùn)納入專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)范疇，要么沒(méi)有留存合法有效的費(fèi)用支付憑證。部分用人單位為了約束員工，將新員工入職培訓(xùn)、通用技能培訓(xùn)、內(nèi)部崗位輪換培訓(xùn)等都算作專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，約定服務(wù)期和違約金，這類(lèi)約定本身就不符合法律規(guī)定，即便寫(xiě)入合同也沒(méi)有法律效力。還有部分用人單位在核算專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)成本時(shí)，將培訓(xùn)期間發(fā)放給勞動(dòng)者的工資、用人單位的日常辦公分?jǐn)偝杀镜榷技{入培訓(xùn)費(fèi)用，這類(lèi)核算方式也不被法律認(rèn)可。根據(jù)司法大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，近三年全國(guó)范圍內(nèi)審結(jié)的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)服務(wù)期糾紛案件中，有42%的案件是因?yàn)橛萌藛挝粺o(wú)法舉證證明實(shí)際支出的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用范疇、無(wú)法提供合法支付憑證導(dǎo)致敗訴（中國(guó)裁判文書(shū)網(wǎng)司法大數(shù)據(jù)研究院，2022）。（二）服務(wù)期與違約金約定不合理的風(fēng)險(xiǎn)部分用人單位在制定專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同時(shí)，存在明顯的權(quán)利義務(wù)不對(duì)等問(wèn)題，要么約定過(guò)高的違約金，要么設(shè)置不合理的服務(wù)期。我國(guó)勞動(dòng)法律明確規(guī)定，專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同約定的違約金總額不得超過(guò)用人單位實(shí)際支付的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用，勞動(dòng)者違約時(shí)需要支付的違約金，也不得超過(guò)服務(wù)期尚未履行部分所應(yīng)分?jǐn)偟呐嘤?xùn)費(fèi)用（國(guó)務(wù)院法制辦公室，2008）。但實(shí)踐中不少用人單位無(wú)視這一規(guī)定，比如僅投入兩萬(wàn)元開(kāi)展一周的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，卻約定十萬(wàn)元的違約金，這類(lèi)約定即便雙方簽字也屬于無(wú)效條款。還有部分用人單位設(shè)置的服務(wù)期明顯違背公平原則，比如投入幾千元的短期培訓(xùn)，約定五年甚至十年的服務(wù)期，這類(lèi)約定在糾紛處置中也大概率不會(huì)被支持。此外還有不少用人單位沒(méi)有明確約定服務(wù)期與勞動(dòng)合同期限的銜接規(guī)則，若勞動(dòng)合同到期但服務(wù)期尚未屆滿(mǎn)，用人單位沒(méi)有提前明確要求勞動(dòng)者繼續(xù)履行服務(wù)期的，勞動(dòng)者有權(quán)依法終止勞動(dòng)合同，無(wú)需支付違約金，這也是不少用人單位容易忽略的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。（三）合同履行過(guò)程中證據(jù)留存缺失的風(fēng)險(xiǎn)很多用人單位的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)管理僅停留在簽署合同的環(huán)節(jié)，忽略了履行過(guò)程中的證據(jù)留存，最終出現(xiàn)糾紛時(shí)無(wú)法舉證導(dǎo)致權(quán)益受損。部分用人單位嫌麻煩，甚至不簽署書(shū)面的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同，僅和勞動(dòng)者做口頭約定，一旦勞動(dòng)者離職否認(rèn)相關(guān)約定，用人單位很難舉證。還有部分用人單位雖然簽署了合同，但沒(méi)有留存培訓(xùn)過(guò)程的相關(guān)證據(jù)，比如培訓(xùn)的簽到記錄、勞動(dòng)者的考核結(jié)果、費(fèi)用支付的正規(guī)憑證等，有的用人單位提供的發(fā)票僅備注“培訓(xùn)費(fèi)”，沒(méi)有明確對(duì)應(yīng)具體的勞動(dòng)者和培訓(xùn)項(xiàng)目，有的培訓(xùn)簽到表是電子打印版沒(méi)有勞動(dòng)者手寫(xiě)簽字，這類(lèi)證據(jù)都很難被采信。根據(jù)相關(guān)調(diào)研數(shù)據(jù)，在涉專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)的勞動(dòng)糾紛中，用人單位的舉證合格率不足30%，大部分企業(yè)都存在證據(jù)留存不全、證據(jù)形式不符合要求的問(wèn)題（全國(guó)總工會(huì)勞動(dòng)關(guān)系研究中心，2021）。三、用人單位專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用合同的全流程規(guī)范化管理路徑針對(duì)上述常見(jiàn)的管理誤區(qū)和法律風(fēng)險(xiǎn)，用人單位需要建立從締約到履行再到糾紛處置的全流程規(guī)范管理機(jī)制，覆蓋各個(gè)環(huán)節(jié)的操作要求，才能有效防范風(fēng)險(xiǎn)，保障雙方合法權(quán)益。（一）事前締約階段的規(guī)范要點(diǎn)在簽署專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同之前，用人單位首先要開(kāi)展前置評(píng)估，明確擬開(kāi)展的培訓(xùn)是否屬于法定的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)范疇，若屬于常規(guī)的崗位培訓(xùn)則無(wú)需簽署專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同。確認(rèn)屬于專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)后，合同條款要盡可能細(xì)化明確：首先要清晰列明培訓(xùn)的具體內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)、培訓(xùn)方式、提供培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)信息；其次要明確劃定培訓(xùn)費(fèi)用的具體范疇，比如學(xué)費(fèi)金額、差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、其他直接費(fèi)用的構(gòu)成，所有列入費(fèi)用的項(xiàng)目都要后續(xù)可核實(shí)可舉證；第三要合理約定服務(wù)期時(shí)長(zhǎng)，服務(wù)期長(zhǎng)度要和培訓(xùn)成本、行業(yè)慣例匹配，比如投入五萬(wàn)元的中長(zhǎng)期技術(shù)培訓(xùn)，約定三到四年的服務(wù)期屬于合理范圍，避免設(shè)置明顯違背公平原則的超長(zhǎng)服務(wù)期；第四要明確違約金的折算規(guī)則，約定違約金總額不超過(guò)實(shí)際投入的培訓(xùn)費(fèi)用，勞動(dòng)者違約時(shí)按照已履行的服務(wù)期按比例抵扣違約金，比如三年服務(wù)期對(duì)應(yīng)三萬(wàn)元培訓(xùn)費(fèi)，勞動(dòng)者已經(jīng)履行一年服務(wù)期的，僅需支付剩余兩年對(duì)應(yīng)的兩萬(wàn)元違約金。此外締約時(shí)要充分保障勞動(dòng)者的知情權(quán)，和勞動(dòng)者平等協(xié)商條款內(nèi)容，不得強(qiáng)迫勞動(dòng)者簽字，最好讓勞動(dòng)者手寫(xiě)確認(rèn)已知曉全部條款內(nèi)容，避免后續(xù)勞動(dòng)者以格式條款未告知為由主張合同無(wú)效。（二）事中履行階段的管控與留存機(jī)制專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同簽署后，用人單位要做好履行過(guò)程中的全流程管控和證據(jù)留存。首先要做好培訓(xùn)過(guò)程的記錄，每次培訓(xùn)的簽到表要讓勞動(dòng)者手寫(xiě)簽字，培訓(xùn)結(jié)束后的考核結(jié)果要讓勞動(dòng)者簽字確認(rèn)，所有和本次培訓(xùn)相關(guān)的材料都要單獨(dú)歸檔。其次要做好費(fèi)用的單獨(dú)列支管理，支付給培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)賬憑證、發(fā)票要備注清楚對(duì)應(yīng)的勞動(dòng)者姓名和培訓(xùn)項(xiàng)目名稱(chēng)，勞動(dòng)者報(bào)銷(xiāo)的培訓(xùn)相關(guān)差旅費(fèi)用也要單獨(dú)存放，和普通辦公差旅費(fèi)用區(qū)分開(kāi)，所有費(fèi)用憑證都要保留原件。此外要建立服務(wù)期定期確認(rèn)機(jī)制，每年年底可以向還在服務(wù)期內(nèi)的勞動(dòng)者發(fā)送服務(wù)期確認(rèn)函，明確標(biāo)注已經(jīng)履行的服務(wù)期時(shí)長(zhǎng)、剩余服務(wù)期時(shí)長(zhǎng)，讓勞動(dòng)者簽字確認(rèn)，避免后續(xù)對(duì)服務(wù)期計(jì)算產(chǎn)生爭(zhēng)議。如果培訓(xùn)過(guò)程中因?yàn)榭陀^(guān)原因需要調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)或者服務(wù)期的，要及時(shí)和勞動(dòng)者協(xié)商一致，簽署書(shū)面的補(bǔ)充協(xié)議，不得單方面變更合同內(nèi)容。正如勞動(dòng)法學(xué)者提出的，專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同的履行不是靜態(tài)的締約結(jié)果，而是勞資雙方動(dòng)態(tài)合意的過(guò)程，任何變更都需要以書(shū)面形式固定，才能避免后續(xù)的糾紛（董保華，2020）。（三）事后糾紛處置階段的合規(guī)應(yīng)對(duì)要點(diǎn)如果勞動(dòng)者在服務(wù)期內(nèi)主動(dòng)提出離職，用人單位首先要核對(duì)勞動(dòng)者已經(jīng)履行的服務(wù)期時(shí)長(zhǎng)，按照合同約定準(zhǔn)確折算應(yīng)支付的違約金金額，優(yōu)先和勞動(dòng)者友好協(xié)商解決，盡量達(dá)成一致意見(jiàn)，既節(jié)省時(shí)間成本，也避免影響企業(yè)的用工形象。如果雙方無(wú)法協(xié)商一致，用人單位要整理好全部證據(jù)材料，包括專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同、培訓(xùn)簽到記錄、考核結(jié)果、培訓(xùn)費(fèi)用支付憑證、勞動(dòng)者的離職申請(qǐng)等，在法定仲裁時(shí)效內(nèi)提交給勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)。需要特別注意的是，如果是用人單位單方面解除勞動(dòng)合同，除非是因?yàn)閯趧?dòng)者嚴(yán)重違反規(guī)章制度、嚴(yán)重失職給單位造成重大損失等法定過(guò)錯(cuò)情形，否則用人單位無(wú)權(quán)要求勞動(dòng)者支付違約金，因?yàn)槭怯萌藛挝幌冗`反了勞動(dòng)關(guān)系的約定，無(wú)權(quán)要求勞動(dòng)者繼續(xù)履行服務(wù)期義務(wù)。四、專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用合同管理的配套機(jī)制優(yōu)化專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)的核心目的是提升勞動(dòng)者技能、增強(qiáng)用人單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，僅靠合同約束很難實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，用人單位還需要完善相關(guān)配套機(jī)制，才能最大化發(fā)揮培訓(xùn)價(jià)值，減少糾紛發(fā)生。（一）建立培訓(xùn)需求與成本的前置評(píng)估機(jī)制在開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)之前，人力資源部門(mén)要和業(yè)務(wù)部門(mén)共同開(kāi)展評(píng)估，明確培訓(xùn)的必要性、預(yù)期收益、投入成本，判斷是否需要通過(guò)約定服務(wù)期保障投入回報(bào)。如果是面向全體員工的通用技能培訓(xùn)，或者投入較低的短期培訓(xùn)，就無(wú)需簽署專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)合同；只有針對(duì)核心崗位、投入較高的定向技能培訓(xùn)，才需要通過(guò)合同明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免不必要的管理成本浪費(fèi)。（二）完善培訓(xùn)效果與員工職業(yè)發(fā)展的聯(lián)動(dòng)機(jī)制僅靠違約金約束勞動(dòng)者很容易引發(fā)抵觸情緒，甚至反而提高離職率，如果用人單位能將培訓(xùn)效果和勞動(dòng)者的職業(yè)發(fā)展綁定，讓勞動(dòng)者切實(shí)感受到培訓(xùn)帶來(lái)的實(shí)際收益，會(huì)更主動(dòng)地履行服務(wù)期約定。根據(jù)相關(guān)調(diào)研數(shù)據(jù)，將專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)效果與員工職業(yè)發(fā)展通道直接綁定的企業(yè)，服務(wù)期內(nèi)員工的主動(dòng)離職率比僅靠違約金約束的企業(yè)低62%，培訓(xùn)投入的回報(bào)率也高出近一倍（中國(guó)人力資源開(kāi)發(fā)研究會(huì)，2023）。比如用人單位可以約定，勞動(dòng)者完成專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)取得對(duì)應(yīng)資格證書(shū)后，給予基本工資上調(diào)、優(yōu)先參與核心項(xiàng)目、優(yōu)先獲得晉升機(jī)會(huì)等激勵(lì)，讓勞動(dòng)者的個(gè)人發(fā)展和企業(yè)發(fā)展形成綁定，從根源上降低違約概率。（三）構(gòu)建勞資雙方的動(dòng)態(tài)溝通機(jī)制在培訓(xùn)期間和服務(wù)期內(nèi)，人力資源部門(mén)和勞動(dòng)者的直屬領(lǐng)導(dǎo)要定期和勞動(dòng)者溝通，了解勞動(dòng)者的工作感受、培訓(xùn)收獲、職業(yè)規(guī)劃訴求，及時(shí)解決勞動(dòng)者遇到的問(wèn)題，避免負(fù)面情緒積累導(dǎo)致主動(dòng)離職。比如每個(gè)季度開(kāi)展一次一對(duì)一訪(fǎng)談，盡量將企業(yè)的發(fā)展需求和勞動(dòng)者的個(gè)人發(fā)展需求結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)雙方的共贏。結(jié)語(yǔ)用人單位提供專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的合同管理，本質(zhì)上是平衡用人單位用工權(quán)益和勞動(dòng)者勞動(dòng)權(quán)益的重要