Ac數據基礎應用 12

第5章

報表第5章報表本章內容提要報表基礎知識1創建報表2編輯報表34打印報表學習目標1

了解報表的基本概念。2

了解如何創建一個合適的報表，并會對它進行正確的編輯。3

掌握報表如何進行打印輸出。重點與難點

報表控件的設置及報表如何進行打印輸出是本講的重點。報表如何打印輸出是本講的難點。引言報表是Access提供的一種數據庫對象，該對象可以將數據庫中的數據以格式化的形式顯示或打印輸出。報表的數據源可以是已有的數據表、查詢或SQL語句，但報表與窗體不同，報表只能查看數據而不能編輯數據。本章將學習報表有關的內容。第一節報表基礎知識

5.1報表基本知識

以格式化形式顯示與打印數據；對數據進行分組與匯總；輸出標簽、發票、訂單和信封等多種樣式的報表；進行計數、求平均值、求和等統計計算；可以嵌入圖像或圖片來豐富數據的顯示與打印；注意：報表不能添加、刪除或修改數據庫中的數據5.1.１報表的功能

5.1報表基本知識

5.1.２報表的視圖

“設計”視圖：用于創建和編輯報表的結構“打印預覽”視圖：用于查看報表的頁面數據的輸出形式“版面預覽”視圖：用于查看報表的版面設置。三種視圖的切換可通過工具欄“視圖”下拉按鈕來完成的。

5.1報表基本知識

5.1.3報表的組成

報表分別由報表頁眉、報表頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳與報表主體5個節組成。其中報表主體還包括它的標頭和注腳。

節報表中位置作用報表頁眉只出現在報表開始的位置在報表中顯示標題、徽標、圖片及其他報表的標識物頁眉位于每頁的最上部顯示字段標題、頁號、日期和時間報表主體組標頭位于每個字段組的開始處，需對字段排序或分組的地方顯示標題和總結性的文字主體內容每個有下劃線的記錄都有相對應的詳細內容顯示記錄的詳細內容主體注腳位于每個字段的末端，報表主體之后和頁腳之前顯示計算和匯總信息頁腳位于每頁的最下部可以是日期、頁號、報表標題、其他信息報表頁腳只出現在報表結束位置總結性文字表5-1報表中節的具體位置和作用5.1報表基本知識

5.1報表基本知識

5.1.4報表的分類縱欄式：縱欄式是數據表中的字段名縱向排列的一種數據報表；表格式：表格式是字段名橫向排列的數據報表；標簽式：標簽式是將每條記錄中的數據按照標簽的形式輸出的報表；圖表式：圖表式是用圖形來顯示數據表中的數據或統計結果的報表。

5.1報表基本知識

5.1.4報表的分類縱欄式：縱欄式是數據表中的字段名縱向排列的一種數據報表；表格式：表格式是字段名橫向排列的數據報表；標簽式：標簽式是將每條記錄中的數據按照標簽的形式輸出的報表；圖表式：圖表式是用圖形來顯示數據表中的數據或統計結果的報表。

5.1報表基本知識

5.1.5報表控件綁定控件：與表或查詢中字段相連，主要用于顯示數據庫中的數據，如文本框等；未綁定控件：沒有數據源，主要用來顯示說明性信息或裝飾元素，如分隔線等；計算控件：以表達式作為數據源，表達式中可以使用報表數據源中的字段。第二節創建報表

5.2創建報表5.2.1使用“自動報表”創建報表與窗體的新建功能類似，在報表的“新建報表”對話框中也同樣有兩項自動創建報表的選項。利用自動創建報表選項可以創建報表，該報表能夠顯示基本表或查詢的所有字段和記錄。注意：MicrosoftAccess在創建報表時將套用用戶在報表中最后一次使用的自動套用格式。如果不曾使用過向導來創建報表或還沒使用過“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，Access將使用“標準”自動套用格式創建自動報表。5.2創建報表5.2.2利用“報表向導”創建報表操作過程如下：(1)單擊數據庫窗口中的“報表”標簽。(2)單擊“新建”按鈕。(3)在“新建報表”對話框中單擊列表的第二項，即報表向導。在此處可以不選擇報表所需數據源的基表或查詢。單擊“確定”按鈕。(4)在選擇報表的數據來源對話框，根據需要先選取數據庫中一個或多個基表或查詢作為報表的數據來源，再從中選取相應的字段，報表所需的字段都應該添加到對話框中的“選定字段”列表框中。(5)系統彈出表中查看數據的方式對話框，該對話框為用戶提供了對上一步中所選字段數據查看的方式。(6)系統彈出請確定是否添加分組級別對話框。(7)系統彈出請確定明細信息使用的排序次序和匯總信息對話框。在該對話框中，通過字段來設定報表中記錄的排列順序。(8)系統彈出設定創建報表的布局方式對話框，在該對話框中選擇報表布局方式。(9)系統彈出創建報表的標題樣式對話框，在該對話框中完成對報表的標題樣式進行設置(10)輸入新建報表的名稱或接受系統的默認名稱，單擊“完成”按鈕即可結束報表向導。5.2創建報表5.2.3使用“圖表向導”創建報表操作過程如下：(1)單擊數據庫窗口中的“報表”標簽，單擊“新建”按鈕。在“新建報表”對話框中單擊“圖表向導”。在對話框的選擇該對象數據的來源表或查詢中選擇“查詢1”。(2)單擊“確定”按鈕之后，系統將啟動Access的“圖表向導”，出現設定數據字段對話框。(3)在對話框中選擇創建的圖表中所包含的數據字段。我們從“查詢1”數據表選取“年份”、“季度”和“產品金額”字段作為將要創建的圖表數據來源。選擇完畢之后，單擊“下一步”按鈕。(4)進入設定圖表類型選擇對話框。在該對話框的左邊共列出了系統提供的20種圖表類型，可以單擊左邊的圖形按鈕，某種圖表類型被選定之后，會處于被按下狀態；而且當一種圖表類型被選中，對話框的右邊的文本框中就會顯示與之相對應的說明文本。單擊“下一步”按鈕。(5)進入設定圖表布局方式對話框。在進入對話框時，可以看到系統對圖表的布局已經有了一個默認設置，我們可以根據需要對圖表的布局方式進行調整(6)當圖表的設計滿意之后，單擊“下一步”按鈕后進入最后一個對話框，在此只需要輸入新建圖表的名稱，或接受系統的默認名稱即可。最后單擊“完成”按鈕結束圖表向導。5.2創建報表5.2.4使用“標簽向導”創建報表操作過程如下：⑴選擇數據庫窗口中“報表”標簽，單擊“新建”按鈕。⑵在“新建報表”對話框中，單擊“標簽向導”。然后，選擇標簽所需數據字段的基表或查詢為某表。選擇完畢之后，單擊“確定”按鈕。⑶系統將啟動Access的“標簽向導”功能，彈出如圖設置標簽尺寸。在該對話框中選擇或自定義標簽的尺寸。在對話框中的“橫標簽號”是指橫向打印標簽的個數。⑷單擊“下一步”按鈕來設定標簽中的字體屬性，如字體、顏色等，此處采用默認值。在標簽內容設置對話框對話框中，用戶可以向標簽中添加字段。輸入自己的標簽樣式之后，單擊“下一步”按鈕。⑸彈出設定標簽內容的對話框，進行內容設置。⑹單擊“下一步”按鈕，彈出設置排序字段對話框。⑺單擊“下一步”按鈕，彈出報表保存對話框。在文本框中輸入表名，單擊“完成”按鈕，顯示標簽式報表內容。5.2創建報表5.2.5使用“設計”視圖創建報表

1.啟動設計視圖首先在數據庫窗口中選擇“報表”對象，然后雙擊數據庫窗口中的“在設計視圖中創建報表”快捷選項或單擊“新建”按鈕，在彈出的“新建報表”對話框中選擇“設計視圖選項”，在對話框的右下角選擇數據源。單擊“確定”按鈕，彈出設計視圖。報表設計視圖主要由設計工作區、工具箱與字段列表組成。

5.2創建報表5.2.5使用“設計”視圖創建報表

2.控件操作⑴添加報表標題報表的標題只需出現在整個報表的頂端，應放置在工作區的“報表頁眉”節中。使用工具箱中的標簽控件可設置報表標題。⑵添加頁面頁眉頁標題應放在“頁面頁眉”中。頁標題也是通過標簽控件添加，過程與表標題相似。⑶添加字段信息將要在報表中顯示的字段從字段列表中拖入工作區的“主體”節中，并調整字段名的位置。拖入后且刪除字段名前的標簽。⑷添加頁碼信息因頁碼每頁都有，因此必須放在工作區的“頁面頁腳”節中。添加頁碼的操作過程是：執行“插入”菜單中的“頁碼”命令，彈出“頁碼設置”對話框。根據要求選擇頁碼樣式和放置位置，單擊“完成”按鈕。⑸添加計算控件例：制表時間就是一個文本框控件。該文本框控件的“控件來源”設為“="制表時間:"&Year(Date())&"年"&Month(Date())&"月"&Day(Date())&"日"”,Date()是一個系統函數，它能求出系統當前日期。輸入時“=”號不可缺少。5.2創建報表5.2.5使用“設計”視圖創建報表

⑹添加修飾控件利用工具箱中的直線修飾報表，在報表頁眉的標題下劃一直線，在直線的屬性對話框中設置趄線的粗細為“X磅”。⑺控件布局布局控件的一般過程為：①選定控件：單擊控件，周邊出現8個控制柄即為選定（使用SHIFT鍵可選多個）。②移動控件：將鼠標指針移動控件邊框上，直到鼠標變為手開支，按住鼠標右鍵，拖動到新位置。按住左上角的大控制柄移動鼠標，也可移動控件。③縮放控件：將鼠標放到控制柄上（左上角大控制柄除外），直到鼠標變為雙箭頭，按住鼠標左鍵，拖動可改變控件大小。④對齊控件：通過執行“格式”菜單中的“對齊”命令，可對齊選中的多個控件。⑤控件間距：通過執行“格式”菜單中的“水平間距”命令與“垂直間距”命令，可改變控件間的間距。⑻保存報表5.2創建報表5.2.6快捷鍵操作目的快捷鍵打開“打印”對話框P或Ctrl+P打開“頁面設置”對話框S放大或縮小頁面的某一部分Z取消“打印預覽”或“布局預覽”C或Esc鍵移到頁碼框；輸入頁碼后按Enter鍵F5鍵查看下一頁PageDn或下箭頭鍵查看上一頁PageUp或上箭頭鍵向下滾動一點距離下箭頭鍵向下滾動一屏PageDn鍵移動到頁的底部Ctrl+下箭頭鍵向上滾動一點距離上箭頭鍵向上滾動一屏PageUp鍵移動到頁的頂部Ctrl+上箭頭鍵向右滾動一點距離右箭頭鍵移動到頁的最右邊End鍵或Ctrl+右箭頭鍵移到頁的右下角Ctrl+End鍵向左滾動一點距離左箭頭鍵移動到頁的左邊Home鍵或Ctrl+左箭頭鍵移到頁的左上角Ctrl+Home鍵第三節編輯報表

5.3編輯報表

5.3.1設置報表分節點

1.改變節的大小。節的高度和寬帶是可以隨意調節的。實現方法如下：若要更改節的高度，將指針放在該節的下邊緣上，并向上或向下拖動鼠標。若要更改節的寬度，將指針放在該節的右邊緣上，并向左或向右拖動鼠標。若要同時更改節的高度和寬度，將鼠標指針放在該節的右下角，并沿對角按任意方向進行拖動。更改某一節的高度和寬度將更改整個報表的高度和寬度。

5.3編輯報表

5.3.1設置報表分節點

2.顯示/隱藏節當不希望顯示節中所包含的信息時，在報表上隱藏節是很有用的。實現方法如下：⑴在設計視圖中右擊需要隱藏的節，在彈出的菜單中單擊“屬性”命令，打開節的屬性對話框。⑵單擊“格式”選項卡。⑶單擊“可見性”屬性右邊的下拉按鈕，打開下拉列表框。菜單中有兩個選項：“是”和“否”。選擇“否”即為隱藏該節。

5.3編輯報表

5.3.1設置報表分節點

3．將同一節的內容保持同頁除頁面頁眉和頁面頁腳外，“保持同頁”屬性對其他所有報表節均有效。具體步驟如下：⑴打開節的屬性對話框。⑵將“保持同頁”屬性設置為“是”。值得注意的是，如果節比頁面的打印區長，將忽略“保持同頁”屬性設置。

5.3編輯報表

5.3.2設置分頁符操作步驟如下：⑴在設計視圖中打開報表。⑵單擊工具箱中的“分頁符”工具。⑶單擊要放置分頁符的位置。將分頁符放在某個控件之上或之下，以避免拆分該控件中的數據。

5.3編輯報表

5.3.3排序和分組如果要在報表中對記錄進行分組，首先要利用報表設計視圖中的“排序與分組”命令，建立分組所依據的字段或表達式，并通過設置分組的組屬性來實現報表的匯總功能。具體操作過程如下：⑴在報表設計視圖中打開將要進行分組的報表。⑵單擊工具欄中的“排序與分組”按鈕，這時會出現一個的“排序與分組”對話框。如果在打開的報表中還沒有進行分組，則將會有排序與分組對話框。⑶在對話框中的“字段/表達式”列中，單擊空白列表框時，在列表框右邊出現一個下拉按鈕。單擊下拉按鈕，可以打開一個列表框，列表框中包括了所有報表中的字段，可以根據需要選擇一個字段。當選擇了一個字段之后，就會在對話框下半部出現有關分組屬性的5項內容：組標頭、組頁腳、分組形式、組間距和保持同頁。同時，在“排序次序”列中，也出現了默認的排列方式。在“排序與分組”對話框中可以選取多個分組依據。注意：在“字段/表達式”列中選取的字段不一定都是報表的一個分組依據，有可能只是按照該字段對報表中記錄所進行的排序。查看一個字段是否是分組字段，需要看組屬性中的“組標頭”和“組頁腳”兩項是否被選中。如果其中一個屬性為“是”，才可以認為是報表的一個分組字段或依據。

5.3編輯報表

5.3.4添加當前的日期或時間在報表中加入日期與時間數據的步驟如下：⑴在設計視圖中打開報表。⑵打開“插入”菜單，單擊“日期與時間”命令，打開“日期與時間”對話框，如圖5.27所示。⑶若要包含日期，選中“包含日期”復選框。復選框下面的三個選項為日期的格式，單擊選擇需要的日期格式。同理，若要包含時間，選中“包含時間”復選框，再從下面的三個選項中選擇需要的時間格式。⑷單擊“確定”按鈕完成設置。Access中提供了Date函數和Now函數兩種方式顯示時間。Date函數顯示當前日期；Now函數顯示當前日期和時間。

5.3編輯報表

5.3.5添加頁號

在報表中加入頁碼的操作步驟如下：⑴在設計視圖中打開報表。⑵打開“插入”菜單，單擊“頁碼”命令，打開“頁碼”對話框。⑶在“頁碼”對話框中，選擇頁碼的格式、位置和對齊方式。對于對齊方式，有下列可選選項：左：頁碼顯示在左邊緣。中：頁碼居中，位于左右邊距之間。右：頁碼顯示在右邊緣。內：奇數頁頁碼打印在左側，偶數頁頁碼打印在右側。外：偶數頁頁碼打印在左側，奇數頁頁碼打印在右側。另外，也可以在報表的設計視圖中為文本框設置控件來源表達式。下面是一些常用的頁碼表達式：表達式：=[Page]表達式：="第"&[Page]&"頁"表達式：="第"&[Page]&"頁，共"&[Pages]&"頁"第四節打印報表

5.4打印報表

5.4.1設置輸出格式報表打印輸出的頁面設置可以