2025年建筑施工企業財務專用章管理制度

2025年建筑施工企業財務專用章管理制度一、總則（一）為規范建筑施工企業財務專用章的管理與使用，明確管理職責，防范財務風險，確保資金安全，依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國票據法》《人民幣銀行結算賬戶管理辦法》等相關法律法規，結合建筑施工企業財務管理特點，制定本制度。（二）本制度所稱財務專用章，是指企業根據國家規定刻制，用于辦理本單位會計核算、銀行結算、稅務申報等財務事宜的專用印章。其樣式、規格需符合國家公安機關及金融機構的相關規定。（三）本制度適用于公司總部、各分公司、項目部以及其他獨立核算單位（以下統稱“各單位”）財務專用章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等全過程管理。（四）財務專用章管理遵循“嚴格審批、專人保管、規范使用、責任到人”的原則，確保印章使用的合法性、安全性與規范性。二、管理職責與分工（一）公司財務部是財務專用章的主管部門，主要職責包括：1.負責制定和修訂財務專用章管理制度。2.負責監督、指導各單位財務專用章的管理與使用。3.負責組織對公司總部財務專用章的刻制、啟用、變更、停用和銷毀等事宜。4.負責定期或不定期對各單位財務專用章管理情況進行檢查。（二）各單位負責人對本單位財務專用章的管理負領導責任，應確保印章管理制度的有效執行。（三）各單位應指定一名政治可靠、責任心強、熟悉財務業務的正式員工作為財務專用章保管人（以下簡稱“保管人”），原則上應由出納或指定會計人員擔任。保管人主要職責包括：1.負責財務專用章的日常安全保管，確保印章存放于專用保險柜或帶鎖的抽屜內。2.嚴格按照本制度規定及授權范圍使用印章。3.負責建立并登記《財務專用章使用登記簿》，詳細記錄每次用印情況。4.發現印章遺失、被盜、毀損等情況時，立即向本單位負責人和公司財務部報告。（四）保管人因故臨時無法履行保管職責時，應經本單位負責人批準，辦理書面交接手續，將印章移交給指定的臨時保管人，并明確交接時間、監交人及雙方責任。臨時保管期不得超過五個工作日。嚴禁將印章交由非指定人員保管或使用。三、刻制與啟用（一）財務專用章的刻制必須履行嚴格的審批程序。新設立單位或因印章磨損、遺失、單位更名等原因需刻制新章時，由需求單位提出書面申請，說明刻制理由，經本單位負責人審核同意后，報公司財務部審批。公司總部財務專用章的刻制由財務部負責人審批。（二）經批準后，由申請單位憑公司出具的證明文件及相關審批材料，到公安機關指定的合法刻章單位辦理刻制手續。嚴禁私自刻制財務專用章。（三）新印章刻制完成后，應由申請單位組織正式啟用。啟用時需留存印模，填寫《印章啟用備案表》，報公司財務部及相關部門備案。同時，應及時通知開戶銀行、稅務部門等相關機構。（四）新印章啟用后，舊印章應立即停止使用，并按照本制度第七條規定處理。四、使用范圍與審批流程（一）財務專用章的使用范圍嚴格限定于財務相關業務，主要包括但不限于：1.銀行票據（如支票、匯票、本票）。2.與金融機構往來的各類憑證、協議、對賬單。3.稅務申報表、發票領用簿等涉稅資料。4.經批準的對外提供財務報表、審計報告（需同時加蓋公司公章處）。5.經公司授權的其他重要財務文件。（二）嚴禁在空白憑證、空白紙張、空白介紹信、內容不完整的文件或未經審批的文件上加蓋財務專用章。嚴禁將財務專用章用于擔保、承諾等非財務用途。（三）使用財務專用章必須履行審批手續。審批權限根據業務性質和金額大小劃分：1.常規性、小額度的財務結算業務（具體金額標準由公司財務部另行制定細則），由經辦人填寫相關單據，經部門負責人或指定授權人簽字確認后，保管人核對無誤方可蓋章。2.大額資金支付、重要對外財務承諾、融資合同、資產處置等重大財務事項用印，除履行上述程序外，必須報經單位負責人或公司分管財務領導審批。3.對外提供涉及公司財務狀況的報表、數據等文件用印，須經財務部門負責人及單位負責人批準。（四）保管人用印前必須認真核對用印文件內容的完整性、真實性、合規性以及審批手續的完備性。核對無誤后，方可在《財務專用章使用登記簿》上登記，登記內容包括用印日期、用印文件名稱/事由、用印份數、經辦人、審批人、保管人等，并由經辦人簽字確認。（五）用印應清晰、端正，蓋在文件規定的位置，通常需與法定代表人名章配合使用方為有效（如銀行票據）。采用電子印章系統的，其使用權限、流程應參照本制度制定相應管理規定。五、日常保管與安全要求（一）財務專用章必須置于安全設施完備的場所保管。工作日下班前及節假日，保管人必須將印章鎖入專用保險柜。保險柜密碼由保管人專人掌握，并定期更換。（二）財務專用章原則上不得帶離固定辦公場所使用。如因特殊業務（如赴銀行辦理緊急業務）確需外出用印，須經本單位負責人書面批準，由保管人（或指定專人）與經辦人共同攜帶，專程辦理，事后立即歸還，并在登記簿中備注外出事由、時間、地點及同行人員。（三）保管人應妥善保管印章，防止遺失、被盜、毀損。禁止將印章交于他人代管、借用或復制。（四）保管人應保持印章清潔，定期清理印面油污，確保用印清晰。六、監督檢查（一）公司財務部應每季度至少一次對各單位財務專用章的管理和使用情況進行抽查，重點檢查使用登記是否完整、審批手續是否齊全、保管措施是否到位等，并形成檢查記錄。（二）各單位負責人應每月對本單位財務專用章管理情況進行自查，發現問題及時糾正。（三）審計部門在開展內部審計時，應將財務專用章管理作為重要審計內容之一。（四）對檢查中發現的問題，相關單位須限期整改。對因管理不善造成印章濫用、遺失、被盜并導致公司經濟損失或聲譽損害的，將嚴肅追究相關人員責任。七、停用、移交與銷毀（一）發生下列情形之一時，財務專用章應予停用：1.單位撤銷、合并或分立。2.印章樣式變更。3.印章嚴重磨損、變形、遺失或被盜。4.其他需要停用的情形。（二）印章停用時，保管人應立即停止使用該印章，并填寫《印章停用備案表》，報公司財務部備案。同時，應及時通知相關銀行、稅務等機構。（三）停用后的舊印章應由保管人及時上交至公司財務部。財務部應登記造冊，并指定專人負責保管。（四）舊印章的銷毀由公司財務部統一組織實施。銷毀前應編制《印章銷毀清冊》，列明銷毀印章的名稱、數量、印模等，報公司分管財務領導批準。銷毀時應有財務部、綜合管理部門（或審計部門）至少兩名人員現場監銷。銷毀方式應確保印章徹底毀形，無法拼湊復用。銷毀過程應留有記錄，監銷人員簽字確認。八、獎懲規定（一）對嚴格遵守本制度，在財務專用章管理工作中認真負責、表現突出的單位和個人，公司將視情況給予通報表揚或物質獎勵。（二）違反本制度規定，有下列行為之一者，公司將視情節輕重給予批評教育、經濟處罰、行政處分；構成犯罪的，依法移交司法機關處理：1.未經批準擅自刻制、更換財務專用章。2.保管不善，導致印章遺失、被盜、毀損。3.未履行審批手續或超越授權范圍使用印章。4.在空白憑證、不合規文件上用印。5.私自將印章帶離辦公場所或交由他人