東方威尼斯總經辦管理制度

總經辦管理制度OFFICEDEPT.MANAGEMENTSYSTEMEffectiveDate:Oct08,2007

管理制度目錄序號目錄編號1車輛管理制度OF-SYS–0012車輛維修保養制度OF-SYS–0023駕駛員禮儀制度OF-SYS–0034衛生工作管理制度OF-SYS–0045行文管理制度OF-SYS–0056檔案管理管理制度OF-SYS–0067印章、介紹信使用的暫行制度OF-SYS–0078關于辦公室環境的管理制度OF-SYS–0089東方威尼斯會議制度OF-SYS–0092007-08

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:車輛管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-001車輛管理制度（—）車輛管理1.會館公務車輛歸行政部管理，由車隊主管組織實施，統一調度。2.實行定人定車責任制，駕駛人員應服從調度安排，做好車輛維護保養，隨時保持車況良好，車容整潔。3.凡違反用車規定擅自用車，將作違紀處理并罰款。（二）車輛使用1.會館各部門用車需按規定提前填寫《車輛使用申請單》，經行政辦公室主任同意，由車隊主管調度安排。2.會館因營業需要安排的定班車、專車應保持車輛整潔，窗明椅凈，給客人提供良好乘車環境，駕駛員按規定著裝，禮貌待客。3.凡出省市用車須經會館總經理批準，并按規定辦理出省手續。4.駕駛員一律憑出車單出車，工作結束必須將車停放在會館車庫，并按實填寫路單。車隊每天作好出車情況原始記錄，每月匯總后報行政辦公室主任。（三）安全行車1.駕駛員及隨車人員必須加強法制觀念，嚴格遵守交通規則，堅決服從交通民警的指揮和檢查，牢固樹立安全第一思想。2.出車前駕駛員必須檢查方向盤、油、水、電、燈光、輪胎、氣壓、引擎運轉、剎車等是否正常，嚴格遵守五不出車規定（雨刷不動、喇叭不響、燈光不亮、剎車不靈、設備不齊不出車）。3.車輛啟動前，車門必須關好，車上人員應注意安全。各類車輛不得超員超載。4.行車中，駕駛員應集中思想謹慎駕駛，不準吸煙、不得和旁人閑談，嚴禁酒后開車。5.堅持中速行駛，不開“英雄車”，做到禮貌行車，禮讓三先，行經交叉路口，做到一慢、二看、三通過，寧停三分，不搶一秒。6.會館內和進出店區大門應低速行車，密切注意兩旁行人和車輛動態。（四）車輛保養1.建立一車一卡保養維修檔案，貫徹“例保”制度，使車輛始終處于良好狀態。2.保持車容車況整潔良好，車輛返回會館必須及時清理污泥。3.駕駛員不能排除的故障，應及時向車隊主管匯報，安排修理。4.按時認真做好一年一度的驗車工作。5.修理車輛須保證質量，經車隊主管或專人驗試車合格后，才能交付使用。頁數：1/1編號：OF-SYS-001

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:車輛維修保養制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-002車輛維修保養制度車隊負責會館的辦公用車、客運、貨運任務。能否使車輛保持良好狀態（技術性能、外觀清潔），將直接影響各項任的完成和會館的聲譽。因而車輛的平時保養維修和年檢工作至關重要。1.按時更換機油，一般行駛3500一4000公里需要更換機油，特殊情況可根據車況而定。2.清潔工作天天做。每位駕駛員要做到下班前車輛清洗干凈，一周一次車況全面檢查，徹底搞好衛生工作，每周六下班前由主管、領班檢查并做好記錄。3.基本做到定人定車。確因工作需要動用他人車輛時，需經車隊主管或部門經理同意。駕車回會館后做好清潔衛生工作，如車輛發生過故障及時向督導匯報。4.凡屬汽車修理（包括二保三保）都必須事先由車隊負責車輛保養的同志列出項目內容（包括零件等）、大致金額，交車隊主管審核并報行政辦公室主任審批，金額大的需呈總經理室審批。頁數：1/2編號：OF-SYS-002

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:駕駛員禮儀規定生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-003駕駛員禮儀制度會館車隊擔負著會館的客人用車、辦公用車和貨物運輸的重任。駕駛員的禮儀規定和服務水準直接影響到會館的聲譽。因此駕駛員應具備良好素質和規范的禮儀服務。1.上崗前必須穿戴好會館規定的駕駛員制服，保持服裝整潔。

2.客車駕駛員應嚴格按照規定時間出車，客人用車時應禮貌待客，主動熱情，不得索取小費。

3.保持車輛整潔、窗明椅凈，為客人提供一個良好的用車環境。

4.貨運駕駛員應保證安全，準點將貨物運至規定地點。

5.協助采購人員外出采購物品、食品，并協助裝卸工和提貨人員裝卸好貨物。頁數：1/3編號：OF-SYS-003

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:會館衛生工作管理規定制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-004會館衛生工作管理規定制度1.健全并落實會館各項衛生制度，使會館達到國家和本市規定的有關衛生標準。2.組織動員會館全體員工參加消滅“四害”及其孳生地的工作。3.定期開展會館衛生工作檢查評比，對取得顯著成績的部門和個人予以表彰和獎勵。監督會館各項衛生制度的落實并提出獎懲建議。5.推行建立衛生勞動日制度，規定每個星期天上午8：00-9：00為會館衛生勞動日頁數：1/4編號：OF-SYS-004

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:會館行文管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-005會館行文管理制度1.以會館名義對外行文，應先由部門承辦人擬稿，經部門經理審閱后，送行政辦公室核稿，并請總經理簽發。2.文件簽發后，均應由行政辦公室統一編寫文號，編號形式如下：

道峰假日會館××字（××）第×××號

注：“（××）、指年號，例如：（2004）、（2005）；“第×××號”指文件序號，例如：第001號、第002號等（下同）。3.會館內部行文一律應備忘錄形式（編號附后），先由部門承辦人擬稿，經部門經理審閱后，副總經理簽發；若涉及到其他部（室）工作職責范圍內的工作內容，需要共同承辦的事宜則需經相關部門經理會簽后，送總經理簽發。4.打印后的文件均應由擬槁人負責校對；重要文件（以會館名義的行文）均應由行政辦公室校對。打字、校對人均應在原稿上簽注姓名及日期。5.對外行文的原稿一律應使用統一的會館擬稿紙。6.由領導簽發的備忘錄原稿，應由各部（室）負責收集、歸檔備查。備忘錄編號由各部（室）按年度自行編排序號。對內行文（備忘錄）編號：行政辦公室道辦字（2005）——001前廳部道前字（××）——×××沐浴部××浴（××）——×××休閑部××休（××）——×××客房部××客（××）——×××餐飲部××餐（××）——×××銷售部××銷（××）——×××財務部××計（××）——×××工程部××工（××）——×××保安部××保（××）——×××管家部 ××管（××）——×××頁數：1/5編號：OF-SYS-005

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:會館檔案管理辦法制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-006會館檔案管理辦法制度1.檔案工作是會館基礎管理工作的重要組成部分，是維護會館經濟、政治方面的合法權益，反映會館真實歷史面貌的一項重要工作，因此，各職能部門必須強化檔案管理工作的意識，不斷健全和完善各自的基礎管理工作。2.會館的建檔工作和檔案管理工作主要包括：科技檔案（基建工程項目檔案，亦包括設備設施維修、改造方面的檔案）、文書檔案、會計檔案、人事檔案、安保檔案、營銷（業務）檔案等方面。會館檔案是會館在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以文書、營銷（業務）、科技（基建）檔案為主，包括行政管理；經營管理；客房、餐飲、市場銷售管理；前廳、客房管理；工程技術管理（基建）；采購供應和商場管理；貿易開發管理；聲像實物管理等九大類。3.會館檔案工作應堅持集中統一管理、分級負責保管的原則，由行政辦公室負責。并設專職檔案管理員負責對會館的檔案實施管理，對其他各職能部門業務檔案的建立、健全以及管理工作進行督促和指導。4.根據《干部檔案工作條例》和《會計檔案管理辦法》等法規的有關規定，會館確定：（1）會館的人事檔案由辦公室人事培訓部負責立卷保管；（2）會計檔案由財務部負責立卷保管；（3）其他營銷部門、安保部門等純屬專業和業務性質的檔案，分別由各職能部門負責整理、立卷保管（不包括應向會館檔案室移交的涉及全局性的文書和重要的營銷檔案以及屬于科技檔案歸檔范圍內的資料）。5.各部（室）檔案的收集、整理、立卷、保管等工作應由秘書負責，按歸檔范圍將有保存價值的文件、資料、圖紙、聲像實物等資料按照有關規范要求編目、立卷、歸檔，并做好檔案的保密和安全保衛工作。6.各級管理人員應支持秘書對檔案資料的收集、整理和保管工作，在會館建設和經營活動中形成的有保存價值的資料，不能當作私有資料由個人占有或保存。因工作需要，各部（室）及各級管理人員可在辦理有關手續后，借閱或復印有關檔案資料。7.在機構設置相對穩定后，會館檔案分類可采用年度和組織結構相結合或在實踐中形成的更為科學的方法進行分類；檔案的保管期分為永久、長期、短期三種，在具體工作中保管期限應由會館檔案室會同相關職能部門的領導做出鑒別并予以確定；對會館有長遠利用或紀念價值的檔案應永久保存，對會館在一定時期內有利用價值的檔案，應按照具體情況分別作長期或短期保存。凡介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期一律從長。8.檔案的銷毀必須嚴格控制，慎重處理，銷毀前須造具清冊，提出銷毀報告，及時上報會館領導審批，并報送上級檔案部門備案。銷毀檔案材料時應嚴格執行有關保密制度規定。頁數：1/6編號：OF-SYS-006

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:會館檔案管理辦法制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-0069.檔案管理部門要積極同電腦房等有關職能部門配合，利用現代化的管理手段，運用計算機做好檔案的分類、編目、檢索、儲存等工作，提高檔案管理工作的水準。10.根據歸檔范圍，積極做好遺留材料的補缺及有關材料的修補與復制工作，保證會館檔案的完整性。11.歸檔范圍和目錄在具體工作中應根據實際情況不斷補充和完善，頁數：2/6編號：OF-SYS-006

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:會館印章、介紹信使用的暫行制度生效日期:22007/09/01編號:OF–SYS-007會館印章、介紹信使用的暫行制度1.日常業務性工作的報表（財務、行政、人事等）、參觀開具介紹信、聯系一般業務工作蓋章等不必登記。2.會館與外單位簽署的協議、合同等有會館總經理室領導簽名（或授權簽名）的文件，必須蓋章，但不必登記。3.凡涉及有關政審材料、證明材料、專題單項請示、報告材料（非正式行文）、因公事急于蓋章須補辦有關手續；凡涉及占用工作時間和支付費用的學習進修報名的材料、或以會館名義代辦其他單位事宜超出會館正常工作流程范圍的材料，以及領導口頭緊急指示蓋章的材料；各部（室）經理因緊急工作需蓋章的材料等都需登記以備查。4.蓋具會館公章需經總經理室領導或行政辦公室主任同意。5.秘書若遇要求加蓋公章而又難以掌握的情況，須及時請求行政辦公室主任同意后方可蓋章。6.以上規定適用于開具會館介紹信。頁數：1/7編號：OF-SYS-007東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008關于辦公室環境的管理規定為規范各部門辦公室的管理標準，創造一個干凈、舒適的工作環境，現制定辦公室環境管理規定，行政部（質檢部）將不定時的對各部門進行檢查，對不符合規定的將進行處罰。望各部門認真執行。一、辦公室的衛生要保持清潔。（1）地面必須擦拭干凈、（2）窗戶玻璃要擦拭明亮，不得有污點，窗臺不得有灰塵，窗簾不得有污漬。（3）電話、電腦、打印機上不得有灰塵；電腦要定期用電腦專用的清潔劑擦拭，電腦顯視屏不得有污點。（4）垃圾簍內的垃圾要及時傾倒。（5）衛生清理責任到人，早晚各一次，如有事不能執行，應提前安排代理人代為清理。二、辦公室的物品擺放要整齊、合理，不得亂堆雜物。（1）掃帚、拖把、抹布放在規定的角落里，擺放整齊。（2）文件柜要擺放在靠墻恰當的位置，文件柜內的資料要排列有序，文件柜上禁止擺放物品（3）辦公室內的電話線及電線要走墻角或地面，必須整齊劃一，嚴禁亂拉亂扯。（4）墻面上除掛鐘、警示或同意的部門職責規定外，不得亂貼亂掛物品。（5）報刊、雜志不得隨意擺放，要集中放在指定位置。三、辦公桌面上只能擺放和工作有關的物品。（1）電話機要放在辦公桌的左上方，便于接聽電話；頁數：1/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008（2）記事本（臺歷）放在辦公桌的右上方，便于記錄電話內容。（3）名片盒放在辦公桌的左上方；簽字筆放在辦公桌的右上方（5）辦公桌上的文件夾要放在文件籃里面，文件不得外露，文件籃放在辦公桌的右角或左角，要擺放整齊。四、辦公室人員要求。（1）、凡進入辦公室人員必須說標準普通話，不允許大聲喧嘩。（2）、辦公室人員必須著工裝上崗（白襯衣、黑褲子、黑皮鞋）。（3）、使用文明禮貌用語，化淡妝上崗。（4）、上班時間將手機放于振動狀態。五、離開辦公室時辦公桌要保持干凈，把椅子恢復原位，要隨手關燈。六、下班時要關閉所有電器，關好窗戶，窗簾拉回原位。類文印制度第一部分公文種公文種類如下:請示：請上級指示和批準，用“請示”。報告:向上級匯報工作，用“報告”。指示：上級向下級布置工作，闡明工作活動指導原則，用“指示”。布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或全體知道的事項，用“布告”。向國內外宣布重大事件，用“公告”。頁數：2/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008在一定范圍內公布應遵守或全體知道的事件，用“通告”“。批復：答復請示事項，用“批復”。通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級、不相隸屬單位的公文，用“通知”。通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況及需要所屬各部門知道的事項，用“通報”。決定、決議：對某些問題或重大行動做出安排，用“決定”。經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等，用“函”。(10)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用“會議紀要”。第二部分公文格式2.1公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送（抄報）單位、公文字號、主題詞等。公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明發文單位和公文種類。除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位，如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。發文時間，以領導簽發日期為準；聯合行文，以最后單位簽發的日期為準。頁數：3/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文，只標明主辦單位的公文編號。收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱。聯合發文，應將主辦單位排列在前。文字一律從左至右橫寫橫排。2.2公文紙一般用16開（A4紙），在左側裝訂。“通告”等用紙大小，根據實際需要確定。2.3對上級單位組織請示或報告，用單位組織名義發文。2.4內部行文，可按問題的種類和性質，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯合行文，部門之間不要用發文形式解決一般性的問題。2.5各部門一般不越級行文。在特殊情況，越級行文的，應當抄報越過的單位。2.6向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領導個人（除領導直接交辦外）；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。2.7按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發到各分公司和各部門，不直接發至各分公司和各部門的下屬單位。2.8發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。第三部分公文編號3.1公司發文一律由行政辦公室統一編號。以公司名義對外發文，一律用道字（××年）××號；公司監事會發文，用道監字（××年）××號；董事會發文，用道董字（××年）××號；其他管理部門的發文，如行政辦公室用道貌岸然辦字（××年）××號。3.2董事會機構及經營管理部門除經對方同意，一般不對外發文。頁數：4/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008第四部分文書用紙4.1關系企業外機構之行文使用公文用紙。對客戶或廠商行文須用印有公司名稱的書函。4.2關系企業內部各部門間行文使用業務接洽便函。公司間行文須使用公文用紙。4.3簽呈使用簽呈專用紙。4.4行文可以使用電子格式進行傳版、審核，再打印、清樣、正式稿件、裝訂。第五部分公文處理程序5.1收文處理，一般包括登記、分辦、擬辦、催辦等程序。上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件上，均由行政辦公室人員統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發，并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，及時呈送領導，如領導出差，立即送相關領導處理。承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。(3)凡需辦理的公文，應先送行政辦公室，再分送給有關部門辦理或送領導指示后辦理。行政辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。各部門受到文件后，必須在24小時內傳達。各部門收到急件時，應在3天內答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內應辦理并回文件，最遲不能超過10天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。(4)加強公文檢查催辦工作。行政辦公室的文印人員對有領導指示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦、以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件，需要匯報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋。頁數：5/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交行政辦公室文印人員閱卷歸檔。5.2發文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。1、擬公文的要求：要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定，如提出新政策規定，應盡可能與原來的有關政策相銜接，并加以說明。情況要確實，觀點要明確，文字要精煉，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面不清的，要重新清稿。數字的寫法，在正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用述評和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。章節序數的寫法。一般應按下旬順序排列：第一層為：“一”，每二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。不要濫用簡稱。年、月、日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。文件的標題用宋體小二號字，加重。正文用小四號字，1.5倍行距。2、公文審核。公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核后送行政辦公室核稿。審核的重點如下：是否需要行文。是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本公司過去的公文是否銜接。提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。頁數：6/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規定。文字敘述是否符合方法和邏輯，標點符號是否正確。審核時如發現不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原單位修改，改動過大的，要重新抄正。3、公文簽發。公司行政文件，由分管總監簽署意見后，由總經理簽發。一般性文件，由分管領導簽發。重要文件，由總經理簽發。公文擬稿、改稿和簽發，一律用鋼筆或簽字筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。公文簽發后，由行政辦公室室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年月日，如文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發現的差錯，由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。8、公文辦理完畢后，要及時送交文印人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。第六部分公文的保密制度6.1原則：各部室及各有關人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。6.2公文的保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。機密文件按審閱人數打印，由起草人送有閱文資格的傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。頁數：7/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-0086.3文件機密級數，由發文單位的主管領導根據文件內容確定。6.4所有含秘密級以上的文件在當天工作結束后，都應該妥善保管，行政辦公室不定期派人進行稽查并加以輔導。6.5經辦人、保管人員或調卷人員應嚴格管理經手的機密文件；倘有下列情形之一者，依據公司的規定議處：拆散原案顯有弊端者。原案被污損、抽換、涂改或有遺失者。擅自請托他人代抄、代描、復印或打字、印刷者。發辦傳遞時，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于交辦當日下班（或完工）時收回（繳回）妥善收藏。6.6外來機密文件于主辦人辦妥并經總經理核定保存期限后，應將文件連同收（發）文登記單及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號，依期類別登入機密文件保管備查簿。6.7內部自行建立的文件，經辦人辦妥并經主管或上級經理核定保存期限后，應將文件類別、內容摘要、預定保存期限等填入機密文件送件單退回經辦人存查，文件由保管人員依類歸檔，并將其名稱及歸檔編號登入機密文件保管備查簿。6.8機密文件每月的檔案整理。每月初5日出具機密文件增列表，呈總經理核閱。每年年底清理檔卷，將無需繼續保存或已消失機密性質的文件，造機密文件銷毀表呈報總經理核準后銷毀或按一般文書辦理歸檔。6.9各部門需調閱機密文件時，經辦人須填具“調卷單”注明調閱期限及用途，應經調閱部門總監證明送保管部門主管同意后，方可調卷。6.10保管人員接到經核準的“調卷單”，應即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調卷人簽收，文件傳遞記錄卡由保管人員留存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤后，將歸還時間填寫于文件傳遞記錄卡上，并經調卷確認后一并存檔。頁數：8/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008第七部分文件管理7.1各部門要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁秘密文件帶往公共場所或家中。7.2文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續，并按照收文簿歸檔，以防遺漏。7.3各部門工作中形成的文書，包括文件，重要的會議材料都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員校對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各部門，各經辦人不得越期自行留存該歸檔的文件。7.4有存檔價值和存查必要的公文，由行政辦公室鑒別、登記后銷毀。7.5歸檔的資料包括：重要的會議材料，如：會議通知、報告、決議、總結、會議記錄、領導人講話、典型發言、會議簡報、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料。上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。本公司的上級機關的批復。本公司反映主要職能活動的報告。本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡要。信訪工作材料。本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。本公司人事任免的文件材料以及關于員工獎勵、處分的文件材料。本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司的重要活動剪報、照片、錄音、錄像等。7.6平時歸卷：頁數：9/8編號：OF-SYS-008

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時的文件材料歸卷使用的“案卷類目”。案卷類目條款必簡明確切，并標上條款號。公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專兼職文書歸卷。7.7立卷、案卷質量要求：采用統一的組卷、編目系統，與檔案室保持一致。案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。歸檔的文件材料份數、人數以及每份文件的頁數均應齊全完整。在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件；分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；密件單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復立年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷，跨年度的計劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件立卷按照有關規定執行。卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角，封面的左上角打印頁號。頁數：10/8編號：OF-SYS-008

東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:關于辦公室環境的管理制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-008永久、長期和短期的案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應署卷尾。案卷封面，應逐項按規定用毛筆、鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。案卷的裝訂：裝訂前，文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線打活結的方法裝訂。（12）案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）―文件―封紙，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。第八部分音像檔案管理辦法8.1為加強本公司的音像檔案，特制定本辦法。8.2本公司的音像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的，對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。8.3聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝影帶、影片（母片）、照片（含底片）、數碼成像文件、CD、VCD、DVD等和文字說明兩部分組成。8.4底片膠片保管條件應保持在13－15攝氏度之間，相對溫度保持在35%－45%。8.5底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，避開磁場，最好不用鐵皮柜。數碼成像文件必須留有備份。8.6編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為使用提供方便條件。8.7建立聲像檔案借閱，使用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的機密程度，確定使用范圍。頁數：11/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:東方凱德華會議制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-0088.8具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按中華人民共和國專利法的有關規定辦理。8.9聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借，利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由行政辦公室負責辦理，并按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。8.10在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現存的聲像檔案。第九部分文印管理規定9.1文印：管理無小事，從小事做起，才能使公司更加有序。公司的文件，有打印必要時方予打印。內部傳遞的簡單請示報告或其他不需打印的文件上，一般不予以打印。在網絡允許的情況下，內部文件，包括報表等，可以通過網絡傳遞。9.2具有打印機的部門，原則上，除本部門專用報表輸出以外，不得對外打印材料，不得借工作之便向其他部門提供打印服務。所打印材料必須做好登記備查。9.3私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機傳送，以免影響公司的正常工作。9.4公司發文，需由起草人定稿抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門總監不在時，可經授權領導或更高一級領導同意后辦理。9.5行政辦公室人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員取回，不得延誤。9.6行政辦公室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。9.7行政辦公室人員對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終做統計核算。屬業務部門的，由各部門承擔費用，屬行政管理部門的，統一列入行政開支。9.8行政辦公室人員違反規定的，參照公司的獎懲制度執行。頁數：12/8編號：OF-SYS-008東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:東方凱德華會議制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-0091．總則為使會館的會議議程規范化和程序化，提高會議形式的行政決策效率，特制定本試行方案。

2．會議種類2.1會館共設立六級例會：2.1.1總經理辦公會議（月例會）2.1.2部門周會議（每周一）2.1.3專題工作會議（財務、工程、行政人事等例會）2.1.4全體員工會議（季度、年度）2.1.5基層員工會議（每月一次）2.1.6

班前班后會議（每日）3．會議管理體制

3.1會館行政會務工作主要由會館行政辦公室承辦；3.2除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政辦公室整理、立卷、存檔。

4．會務準備4.1總經理辦公會議、全體員工會議由行政辦公室落實會場，安排好座位，備好茶具茶水，安排人員做好會議紀要工作。4.2必要時要進行會場布置、設備調試，對重點發言對象須確保其發言。4.3在會議進行中要做好記錄，會后整理會議紀要，發放至相關部門。5．會議紀要頁數：1/9編號：OF-SYS-009東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:東方凱德華會議制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-0095.1會議紀要屬會館內部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經批準不得外傳。5.2會議紀要作為會館的重要文件，備忘已研究決定的事項，發至參加會議的全體人員，以便對照核查落實，會議紀要須在會后4小時之內整理并經相關領導審核批準后發放。 5.3會議紀要的形成與簽發：5.3.1會館行政辦公例會會議紀要、決議，由總經辦整理成文；5.3.2總經辦根據會議內容的需要在限定時間內完成紀要和決議的整理工作；5.3.3會議紀要和決議形成后，由主持會議的會館領導簽字確認；5.3.4會議紀要發放前應填寫《會議紀要發放審批單》，審批單內容包括紀要編號、發放范圍、主管領導（或主持會議的領導）審批意見；5.3.5會議紀要應有發文號，發放時應填寫《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收；特殊情況需要發傳真發放時，必須由接收人電話確認是否收到；5.3.6會議紀要應分類存檔，并按重要程度確定保存期限。6、其他專項會議：6.1員工生日會，每月一次，由人力監察部組織。生日會名稱：道樂蒙恩（北京）國際商務會館×月份員工生日會時間：每月20號中午13：30—14：30地點：員工餐廳（暫定）主辦部門：人力監察部主辦人：人事助理參加人員：當月過生日員工、部門經理、副總經理、總經理活動內容：領導致詞、賀卡、許愿、切蛋糕、合影留念、娛樂。程序：1、由人力監察部統計每月過生日人員名單，做費用預算，報行政副頁數：2/9編號：OF-SYS-009東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:東方凱德華會議制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-009總經理、總經理審批同意后到財務部領取生日所需費用；2、人力監察部負責協調采購所需之物品；3、人力監察部提前一周與過生日員工所在部門協調好當天員工班次；4、人力監察部負責會場布置，提前半小時將相應物品放置到位（小吃、飲料、一次性紙杯、糖果、蛋糕、賀卡）；5、人力監察部提前將生日聚會時間、地點、過生日人員名單報總經理行政秘書處；6、人事助理宣布生日晚會開始，對當月過生日的員工予以祝賀并告知活動事宜；7、過生日員工所在部門經理、人力監察部經理、副總經理到場祝賀，（總經理根據當天工作情況而定是否參加）；8、由在場最高會館領導帶領過生日員工切蛋糕，其余在場人員唱《生日歌》；9、如場內條件允許，過生日員工可唱歌或在場內表演節目；10、美工負責整個活動的拍照，人力監察部負責將活動文字資料及圖像資料在下月的會館內部刊物予以報道；11、人力監察部助理負責將整個會場所借物品歸還，并清理場所。 6.2員工表彰會，每季度一次，由人力監察部組織。時間：會前通知地點：員工活動室主辦部門：人力監察部主辦人：人事助理主持人：人事經理參加人員：除在崗員工之外全體員工必須參加活動內容：對表現突出的部門及個人予以表彰會議流程：1、人力監察部負責會場布置；清理室內衛生；頁數：3/9編號：OF-SYS-009東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:東方凱德華會議制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-009總經理、總請工程部技術人員調試麥克風及音響設備，保證線路暢通，音量大小適中，語音清晰；提前與行政辦公室溝通，確定當天到場會館領導，并制作臺卡；主席臺正上方懸掛紅底白字會標(道樂蒙恩國際商務會館×××表彰大會)2、人力監察部提前一天與各部門確定受表彰人員第二天上班情況，除極特殊情況，不予以請假、缺崗、遲到；3、人力監察部準備獎杯、證書、獎品；4、會議召開：人力監察部經理宣布大會召開宣布受表彰人員名單及事跡總經理、副總經理講話受表彰員工代表講話集團領導、總經理、副總經理頒獎（放背景音樂）美工負責整個活動的拍照，人力監察部負責將活動文字資料及圖像資料在下月的會館內部刊物予以報道；5、管家部負責會場收尾清理工作。6.3安全專項會議，每月一次，由行政辦公室組織。6.4衛生專項會議，每月一次，由行政辦公室組織。7、會議紀律7.1會議室由行政辦公室進行日常管理，制定專人負責其衛生工作，并提前做好會議準備、點名或簽到考勤、會議紀要的印制、下發等工作。會議紀要原則上當天下發，經總經理允許的特殊情況例外，并請收文人簽名為準。7.2各部門參加會館或自行組織會議都不能影響正常工作，開會時安排好員工值班。頁數：4/9編號：OF-SYS-009東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:東方凱德華會議制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-0097.3所有參會人員，必須提前5分鐘入場，并做好會議記錄。7.4會議期間，手機應設置到靜音、振動或關閉。如確實需要接聽電話，必須向會議主持人請示，待批準后方可至會議室外接聽(董事會成員及副總經理除外)。7.5對于因故不能參加會議的，要事先(至少提前2小時，特殊情況除外)向會議主持人請假，并按請事假的相關規定，記錄在考勤之中。7.6對于不準時參加會議人員，按遲到處理，罰款20元，連續二次遲到罰款50元，并在員工通道予以通報批評。7.7無故不參加會議的，按曠工處理。8、會議紀要8.1所有會議必須指定人員進行會議記錄，并整理出會議紀要，以文件形式下發相關部門。8.2會議紀要作為會館的重要文件，會議當日必須由總經理簽發后下達，各部門負責人要認真存檔保管，并經常學習。8.3會議紀要中所簽發的有關條文，作為會館的管理規定，予以執行。8.4各部門負責人要在所轄及范圍內認真傳達和落實會議紀要的指示精神，做到人無不知、事無不曉、人事執行。9、會議安排（一）、總經理辦公會主持人：行政副總地點：一般均在會館所在地會議室，特殊情況臨時通知。頁數：5/9編號：OF-SYS-009東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:東方凱德華會議制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-009時間：每周一上午10：00參會人員：總經理、副總經理、各部門主要負責人。記錄人：總經理秘書會議內容：各部門匯報上周出現的問題及相應解決方案、本周工作安排、員工動態；通報會館重大信息及最新管理規定；會議流程：1、簽到（參會人員必須提前5分鐘進入會場，在會議簽到本上簽到，按座位安排順序入座）；2、參會人員開會前5分鐘整理開會內容并保持室內安靜；3、會議由行政副總準時宣布召開并檢查上周各部門工作情況；4、各部門經理匯報上周工作情況及下周工作安排；工作匯報：上周工作完成情況上周部門營業情況，完成經濟效益情況出現的問題及相應的解決方案員工動態工作安排：本周重點工作需要完成的工作（完成時間、完成程度、主要負責人）問題：需會館領導協調問題（建議及方案一、方案二）5、營業副總經理、行政副總經理分別對所負責區域工作情況進行點評及下周工作安排；6、集團分管副總做工作指導；7、總經理做會議總結發言；8、行政副總宣布散會；9、部門經理將座椅歸位后按次序進入各自區域。頁數：6/9編號：OF-SYS-009東方威尼斯國際酒店管理制度部門:總經辦名稱:東方凱德華會議制度生效日期:2007/09/01編號:OF–SYS-009（二）、部門周例會（以部門為單位召開）主持人：部門經理地點：一般均在部門區域場所內，特殊情況臨時通知時間：每周日下午15：00參會人員：除在崗員工之外部門全體員工必須參加記錄人員：主管指定專人負責會議內容：傳達最新發展動態、管理規定及工作安排等會議流程：1、部門全體員工按高矮順序列隊；2、主管對部門員工進行點名；3、經理向全體員工問好后（部門全體員工齊聲向經理問好）宣布會議開始；經理對本周工作進行總結（人員、物品、設施設備、銷售）對在本周發生的好人好事進行表楊，對工作中存在的不足予以批