職業學院后勤服務公司財務報銷管理制度

職業學院后勤服務公司財務報銷管理制度1目的加強后勤公司（包括下屬食堂、食品店，下同）的財務管理、規范財務報銷，使其符合財政稅務相關規定及公司財務管理制度，特制定本辦法。2審核、審批原則后勤公司需嚴格實行審批制度，所有報銷業務必須按程序經由相關負責人審核、審批。各報銷單必須有經辦人和符合規定權限的審批人的簽字，方可報銷。3財務報銷程序3.1取得真實、合法、有效、完整的票據3.1.1經辦人員在辦理每項業務時，必須取得真實、合法、有效、完整的票據，嚴禁白條報銷。對不合理、不合法的票據不予受理，對不符合要求的票據需由經辦人員補正后才能受理。3.1.2取得發票相關規定：3.1.2.1稅務發票須有稅務局的發票監制章，一般監制章為橢圓形，紅色，內注明“全國統一發票監制章“稅務局監制；財政局票據須有財政局監制章；除一些特殊發票（如火車票）無發票監制章；一般發票都有防偽標志，若發現有假冒，偽制發票，由發票報銷人承擔相應的責任；從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的發票專用章或財務專用章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。發票印章不清，出納有權退回。出納應通過網絡、電話查詢手段對發票的真偽進行辨別，對有疑問的，有權予以退回。3.L2.2一般發票為三聯（存根聯、發票聯、記賬聯），增值稅發票一般應增加抵扣聯，作為報銷的發票應為發票聯（如為增值稅發票應包括抵扣聯）。取得發票聯次錯誤，不予報銷，發票復印件不允許報銷。取得發票基本內容應包括：發票的名稱、字軌號碼、聯次及用途，客戶名稱，開戶銀行及賬號，商品名稱或經營項目，計量單位、數量、單價、大小寫金額，開票人，開票日期，開票單位（個人）名稱（章）等；開票日期與實際發生業務時間相符，不能跨期跨年報銷；開票內容應與實際發生業務內容相符，并與發票名稱相符;發票金額大小寫相符，分項與合計相符；必須有開票單位發票專用章,并且要求印章清楚；供貨商開具的發票必須與進貨單的抬頭一致；有合同的必須附合同，出納根據合同規定付款。取得發票要求項目填寫齊全，內容完整，字跡清楚，不得涂改，否則出納有權退回。取得發票要求一次性填開，報銷人不得自行開具發票,或更改開票內容。3.2經辦人員填寫報銷單3.2.1原則上經辦人員在辦理完每項業務后5天內，必須辦理報銷手續。2.2報銷單粘貼要求：所附的原始單據，按照分類粘貼整齊在報銷單后面，從左往右依次粘貼，如有合同及申購單或者出差申請單等也應跟報銷單附在一起，以便查閱。購買實物的原始票據，必須有手續完備的驗收證明，報銷單后附入庫驗收單。需入庫的實物，必須先到實物保管員處辦理入庫手續,由實物保管員按計劃或合同驗收后，編制驗收單并簽字，無入庫單不予以報銷。2.3報銷單填制相關要求及規定報銷時間（按實際報銷時間填寫）發生日期（按實際業務發生時間填寫）2.3.3報銷內容（按所附原始票據內容填寫，按照發票內容,必須分類統計分項填寫）交通費：為市內公交票、出租車票等差旅費：市外汽車票、火車票、飛機票、住宿費等招待費：餐飲發票（需附接待任務具體事項、參與人員、菜單等）會議費：會議發票（需附會議通知等證明憑證）其他：按規定可予以報銷的費用3.2.3.4附件張數：按分類統計附件票據張數，在報銷單最右側填寫所附原始單據總張數。3.2.2.5合計（大小寫金額一致），如到角后面加“正/整”3.2.2.6報銷人：此欄原則上須由經辦人自己填寫，如有人代填,須注明“**代**”。3審核、審批流程1財務審核：財務進行票據合法性、合規性、真實性、金額準確性審核并簽字確認。3.2領導審批：所有報銷均需要公司負責人簽字批準，涉及金額1000元元以上由學院領導按權限簽字審批。4財務付款已經審核、審批的報銷單據，到出納處辦理報銷或沖賬業務。屬于現金報銷原則上必須由經辦人本人到出納處辦理領款手續，并在報銷單上報銷人簽章處簽章確認；如遇特殊情況由他人代領，則由代辦人簽字確認。4用款申請單的使用用款申請單適用于各類無票據付款（先付款后取得相應票據的款項支付或尾款的支付），且屬于遇特殊情況，如差旅費及各類預付款項等，需先付款，后結算，方可取得相應票據的，須辦理用款申請手續。用款申請單的填寫由經辦人填寫，填寫內容主要包括用款用途、用款方式（由出納填寫）、用款金額（大小寫相符）、用款人、合同號、申請人、收款單位全稱、賬號、開戶銀行等。合同付款，需附相應的合同；員工出差，還需填寫“出差申請表”并有公司負責人簽字。2.2有財務簽字確認2.3財務付款2.4沖賬經辦人員應及時整理好相應的申請用款單據，填寫報銷單，至財務辦理沖賬手續。原則上前賬不清，后款不付。5備用金的使用后勤公司需預留備用金的部門是食品店、食堂小賣部、本部充值窗口和東冠充值窗口，員工辦理手續后可領取備用金，在規定范圍內使用，不得挪作他用。因公出差或者其他需要領取備用金時，應于財務出納處開具借款單，領取備用金，在規定時間、規定范圍內使用，在規定期限之內至出納處辦理清賬手續（報銷沖賬或歸還現金），借款單不予以退回。2財務出納應及時收回備用金，并應組織對備用金使用情況的檢查，防止備