標(biāo)準(zhǔn)解讀

《GB/T 39362-2020 黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》是中國國家標(biāo)準(zhǔn)，由國家市場監(jiān)督管理總局和中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會于2020年發(fā)布。該標(biāo)準(zhǔn)主要針對黨政機(jī)關(guān)在日常工作中產(chǎn)生的電子公文如何進(jìn)行有效、安全地歸檔進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在提高黨政機(jī)關(guān)電子文件管理水平，確保電子公文的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

根據(jù)《GB/T 39362-2020》，電子公文歸檔應(yīng)遵循的原則包括但不限于：合法性原則（即必須符合現(xiàn)行法律法規(guī)要求）、真實(shí)性原則（保證歸檔前后內(nèi)容一致不變）、完整性原則（涵蓋從創(chuàng)建到最終狀態(tài)的所有版本及關(guān)聯(lián)信息）以及可讀性原則（采用通用格式存儲以保證長期可訪問）。此外，還強(qiáng)調(diào)了對于敏感或機(jī)密性質(zhì)的文檔需采取適當(dāng)加密措施加以保護(hù)，并明確了歸檔流程中各環(huán)節(jié)的具體操作指南。

在技術(shù)實(shí)現(xiàn)方面，《GB/T 39362-2020》建議使用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)來支持電子公文的生成、流轉(zhuǎn)、審批直至歸檔全過程。同時，對元數(shù)據(jù)管理提出了具體要求，比如需要記錄文件名稱、形成日期、責(zé)任者等基本信息；而對于涉及多個部門協(xié)作形成的復(fù)合型電子文檔，則特別指出了應(yīng)當(dāng)完整保存所有參與者之間的交流記錄作為背景資料一同歸檔。

此外，本標(biāo)準(zhǔn)也涵蓋了電子公文歸檔后的保管與利用問題，指出應(yīng)建立完善的管理制度和技術(shù)手段保障已歸檔電子公文的安全存儲，并通過合理設(shè)置權(quán)限等方式控制不同用戶群體對該部分資源的訪問權(quán)限，確保既能滿足日常工作需求又能防止未經(jīng)授權(quán)的修改或泄露風(fēng)險。


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....

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  • 現(xiàn)行
  • 正在執(zhí)行有效
  • 2020-11-19 頒布
  • 2021-06-01 實(shí)施
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GB/T 39362-2020黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范_第1頁
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文檔簡介

ICS3524030

L76..

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T39362—2020

黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范

Archivingspecificationforelectronicofficialdocumentof

partyandgovernmentorgans

2020-11-19發(fā)布2021-06-01實(shí)施

國家市場監(jiān)督管理總局發(fā)布

國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會

GB/T39362—2020

目次

前言

…………………………Ⅲ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語和定義

3………………1

縮略語

4……………………2

總則

5………………………2

電子公文歸檔流程

6………………………3

總體流程

6.1……………3

文件收集

6.2……………3

文件整理

6.3……………3

文件移交

6.4……………3

檔案接收

6.5……………4

電子公文歸檔元數(shù)據(jù)要求

7………………4

概述

7.1…………………4

元數(shù)據(jù)基本集

7.2………………………4

電子公文歸檔數(shù)據(jù)組織

8…………………5

歸檔信息包結(jié)構(gòu)

8.1……………………5

說明文件

8.2……………6

電子檔案文件夾

8.3……………………7

電子公文歸檔格式要求

9…………………8

附錄規(guī)范性附錄電子公文歸檔系統(tǒng)功能要求

A()……………………9

附錄規(guī)范性附錄電子公文歸檔接口要求

B()…………14

附錄規(guī)范性附錄電子檔案元數(shù)據(jù)基本集元素表

C()…………………15

附錄資料性附錄電子檔案元數(shù)據(jù)基本集映射表

D()…………………17

附錄資料性附錄單個格式電子檔案表現(xiàn)形式示意

E()OFD………19

參考文獻(xiàn)

……………………21

Ⅰ

GB/T39362—2020

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別這些專利的責(zé)任

。。

本標(biāo)準(zhǔn)由國家密碼管理局歸口

。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位國家檔案局上海中信信息發(fā)展股份有限公司

:、。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人付華黃麗華楊安榮郝晨輝蔡學(xué)美王大眾宋涌程春雨馮劍波蔡盈芳

:、、、、、、、、、、

丁德勝袁嘉新朱悅?cè)A

、、。

Ⅲ

GB/T39362—2020

黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔的總則歸檔流程歸檔元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)組織和歸檔格式等

、、、

要求

。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公文的歸檔和處理其他機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單

。

位的電子公文的歸檔和處理可參照執(zhí)行

。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T18894—2016

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22—2015

文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T70—2018

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局令第號

(8)

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件

。

31

.

電子公文electronicofficialdocument

以數(shù)字形式存儲于磁盤光盤等媒體依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)墓?/p>

、,、。

定義

[GB/T33476.1—2016,3.1]

32

.

電子檔案electronicrecord

具有憑證查考和保存價值并歸檔保存的電子公文及相關(guān)信息

、。

注改寫定義

:DA/T58—2014,2.2。

33

.

歸檔archiving

將具有保存價值且辦理完畢的電子公文及相關(guān)信息經(jīng)收

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