物業管理檔案管理設想計劃

物業管理檔案管理設想計劃1.檔案管理制度1）整個物業項目的檔案資料由管理中心經理負責監督保管，各級管理人員按照 分工負責匯集整理，由管理中心管理中心文員負責文件存檔工作。2）對有關物業驗收檔案、圖紙、管理制度、合同及附件、設施設備檔案及保養 制度、管理報告、員工人事資料等檔案要集中存檔，檔案柜要求上鎖，鑰匙由文員保管，未經經理/部門主管許可，他人不得查閱。3）檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編寫 目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4）檔案的目錄及存檔文件清單每季度上報公司行政管理中心備案。5）經理/部門經理調職或離任應向接任者辦理移交手續，經公司確認后方可離 任。6）因工作需要借閱、復印有關檔案資料的，需經經理/部門主管書面確認，如 有違反作泄密處理。1.2物品檔案交接交接前，我司將認真核對及施工單位移交的相關文檔和物品帳冊；交接時，逐項核對資料是否與實情、實物相符；接收以后，審視移交設備、工具是否符合工作所需，根據實際需要調整配置。1.3檔案管理歸類表檔案大類一 行政后勤管理材料行政綜合勞資管理

歸檔內容物業管理中心、組織沿革、大事記及工作計劃、總結管理中心會議紀要、會議記錄規章制度文秘、檔案、印章管理記錄文件、檔案接收及移交、銷毀清冊物業管理發展規劃、計劃、總結物業管理的請示、批復、報告、通知等專題調查、調研、考察、普查工作材料物業管理區域驗收、接管記錄機構設置與人事管理規定員工花名冊員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄后勤管理二業主、租戶資料三 物業裝修材料四 日常運行材料日常運行綜合園林綠化保潔工作治安工作設備運行記錄

用工合同臺帳、社會保險記錄員工培訓計劃、措施、教材、試題、考試成績人員增補申請表固定資產登記冊辦公樓設施、辦公用房及辦公用品管理記錄行政辦公設備領用、維修、報廢記錄表物料采購計劃表、供方評價記錄物料管理、盤點資料、調離人員移交清單區域通訊工具管理材料員工福利管理材料業主/租戶入駐通知管理公約/用戶手冊租戶登記表租賃物業清單、合同裝修申請審批表商鋪樓宇裝修審批表裝修違章處理通知單投訴處理記錄、物業管理事務處理跟蹤記錄員工住戶合理化建議日常工作檢查記錄分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務記錄、不合格報告、糾正措施報告服務要求評審記錄、車輛繳費換證記錄突發事件處理記錄、預防措施報告公共、辦公設施、工程及住戶日常維修和回訪記錄植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料保潔工具領用、維修、報廢記錄表保潔綜合、保潔區域及人員分布記錄、檢查表環境衛生消殺記錄工具領用、維修、報廢記錄表治安事件處理記錄帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表車輛進出登記表、異常車輛進出登記表設備匯總表設備值班、操作運行及保養、檢查記錄運行情況統計表、記錄、值班巡視檢查記錄表故障（事故）處理單6 消防工作 消防中心值班情況記錄消防設備月、季度檢查記錄表、維修記錄表消防設備運行記錄表消防安全檢查記錄表火險隱患整改通知書五 會計檔案原始憑證、記賬憑證、匯總憑證總帳、明細賬銀行日記賬、現金日記賬停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統計等會計月、季度報告年度會計報告（決算）會計移交清冊會計檔案