第三章倉庫管理

理第三章倉庫管理經銷商自我檢查下列事項:1).是不是倉庫是不是亂七八糟,真不知如何整理?2).是不是庫存是否不論如何核對都不準確?3).是不是每一次盤查時都會短缺與帳目不合,但查不出原因?4).是不是好賣的貨品沒有貨可以賣,不好賣的產品堆積如山?5).是不是有些貨品還沒出庫就已經過期,無法退貨?6).是不是出庫時間很長影響配送效率及工作時效?7).是不是賬面有庫存,但實際庫存沒有貨?倉庫管理主要有1).安全管理.2)庫存管理.3).進出貨管理.4).儲存管理.5).貨品管理的相關管理事項,經銷商經經營中的一個大黑洞就是倉庫管理,因為倉庫內的貨品是公司的重要資產,倉庫沒有管理好有可能會使一家經銷商面臨倒閉的危機.實際案例:某經銷商未做好倉庫管理及進出庫管理,依年度盤算企業屬于整體營運正常而且有獲利空間,由于沒有做好倉庫管理及進出管理,又在平時沒有庫存盤點,年度盤點貨時發現庫存大量短少,短少的數量超過嬴利應該是賺錢的反而虧損.如果企業平均凈利潤是5%,庫存少了100件貨品時經銷商必須銷售2000件以上才能補足庫存短少的損失,平時沒有做好庫存管理,企業內有心人士有機可乘,有計劃的掏空企業的庫存,造成公司更重大的損失,有些知名的企業都是因為庫存管理不良,造成公司營運重大困難進而賣了公司.1.安全理管安全管理主要是二大部份,一).是貨品安全.二).是人身安全,貨品安全管理是避免失竊,火災的危險及儲存移動時貨品的破損,人身安全管理是避免貨品儲存及移動造成人員受傷.1.1貨品安全當經銷商由廠家把產品進到倉庫以后,產品的所有權就屬于經銷商所有,所以產品如果有遺失或損傷將由經銷商自行負責,產品的庫存安全就相對的重要,如何確保產品的安全應考慮周全.下列為各位經銷商經營者提供不同型態的倉庫安全管理模式,不同的模式有不同的方案,主要是為了預防及減少損失的產生.1.1.1自有倉庫經銷商都擁有自己的倉庫,儲存由廠家進的的貨品,以經濟學的定義經銷商是貨物交換轉運的重要環節,在經銷商的未來的發展章節上,有論及經銷商的主要功能是配送及廠家第二倉儲,所以未來儲存的貨物必然大量增加,貨物的安全就更加重要,經銷商自己擁有倉庫就需要下列的作為:1).貨物保險,貨物保險有失竊險,火災險,天然災害險,買貨物保險是現代經銷商一項重要工作,在外資公司會要求與其合作的經銷商,購買一定的保險金融貨物險,以避免意外發生時一時無法反應,影響市場的運作.?以一個經營狀況良好的經銷商,整體營運正常處于贏利,每年公司必須要支付政府大筆的稅金,支付保險可以抵扣稅額所以不會有大量的支出.另一種方式可以與廠家共同聯合投保以降低保費支出.2).保全公司,如果經銷商沒有投保貨物保險,也可以用倉庫保全的方式,來保障貨物及財務的安全,加入保全公司的保護,由保安人員的保護貨物的安全,如果有貨物及財務的損失,保全公司也會負責一部份的的損失,要注意的是保全公司理賠不是全額.3).由員工輪流值班保護貨品的安全,員工值班是一種最省錢的方式,也最不安全,而且會影響員工第二天的工作,我們建議經銷商以保全公司方式作為貨物的保安工作,再加以投保保全公司理賠差額,以確保貨物及財產的安全,只有投保貨物保險沒有保安人員協助維護貨品的安全,貨品很容易遺失,貨品遺失將影響經銷商多日的運作損失更大.1.1.2租用倉庫經銷商如果沒有自有倉庫或自有倉庫在銷售旺季時不足以存放旺季所需要銷售的貨物,就必須租用他人倉庫來存送貨品,通常在租用倉庫有三種類型:1).專業倉庫出租公司,有完整的倉庫貨物的管理,進出庫嚴格控管,一般以存放位置大小,存放時間長短作為收費標準,相對的專業化管理,費用對也比較高,但貨品的安全及管理比較高.2).物流公司配置的儲存倉庫,大部份的物流中心都有倉儲功能,如果與物流公司合作,物流公司會希望將貨物存放在他的倉儲內,他們可以在配送上比較及時,也可以賺取倉儲費用,以搭配物流公司配送的經銷應該計算費用的比例.3).私人倉庫,有一些個人搭建的倉庫提供給他人做為儲存貨物使用,一般只有提供儲存空間,未提供其它服務如配送進出庫等,但收費比較便宜,安全性比較差都是臨時需要短期租用才建議租用私人倉庫.如果要長期使用租用倉庫,建議使用專業倉儲出租公司所提供的出租場地,單以租金來看專業出租場地比較貴,但整體費用從人員,管理,設備投資來計算,以租用比較便宜,減少管理人員及貨物損失.1.2人身安全倉庫安全管理的另一個重要的管理就是人身安全,?在倉庫管理上要了解每一項貨物的堆棧高度,以避免因高度太高,貨物倒塌造成人員的受傷及貨物損壞.因此要了解每種貨物的最高堆棧高度.有時我們為了增加庫存空間的庫存量,會增加貨架來存放貨品,如果是以貨架方式存放貨品,應該了解貨品的重量以免壓壞貨架造成危險,當然是輕的貨品往上堆放,重的貨品存放在下層.1.3移動安全移動安全就是貨品在倉庫內移動時,應注意的安全規定,可分為1).進貨上架.2).出貨下架.3).推車堆棧.4)倉庫內移動.5)貨品上車.五個部份來說明.1).進貨上架,必須注意產品堆棧的高度,產品本身有規定最多堆棧層,不的超過規定的層超過時產品外箱包裝會受損而倒塌,也會傷害到產品本身,不論是外箱還是產!損壞都無法再銷售出去變成不良品,有時因倒塌傷害列經銷商人員.2).出貨下架,3).推車堆棧4).倉庫內移動5).貨品上車.2.分庫管理庫存管理有一項管理就是分庫管理,?為了有效及準確的管理庫存,為明確的顯示實際可用庫存,必須以分庫管理的方式來管理倉庫內的貨物,通常我們將庫存分為良品,不良品,待判品,三類型的庫存量,如果有代送KA客戶而是由廠家提供的庫存應與自有庫存分開管理.2.1良品庫良品庫是倉庫里量最大的庫存,也是實際可用的庫存,如果在庫存管理上沒有將良品,不良品分開管理,有時在賬面上有大量庫存,實際上都是不良品時,到時候就會產生沒貨可賣的困境.2.2不良品庫不良品的產生是由于運輸不當,儲存問題及廠商質量問題,如果在賣場已經產生不良品,應該及時收回以免影響銷售及產品形象,如果是食品更不應該賣出給消費者,不良品可分為二類:1).可以退給廠家的不良品.可以退給廠家的不良品,平時應該以不同廠家,不同品項分別整理,以方便廠家業務及配送人員收回,增加倉庫良品的存放空間與資金的運轉.經銷商大多喜歡用送貨單作為退貨單使用,個人建議使用專用退貨單,可以清楚記載退貨原因,退貨處理方式,沖款方式及相關事項說明,例如退貨原因是產品質量不良,退貨方式由廠商派車全數載回,沖款方式沖抵三月份的應收帳款,備忘錄由賣場退回費用由廠商吸收金額2500元,雙方簽名確認,作為扣款及存查使用.【專用退貨單】如何填寫【專用退貨單】2).不可以退回廠商的不良品,不可退給廠商的不良品也要隨時整理,一定時間報費除帳,依稅法規定向工商局申請退回稅金,減少損失,所以必須定期整理不良品,到一定數量或是金額就可以向工商局申請.2.3待判品從賣場收回產品原因有1).產品不良.2).下架退回.通常待判品會產生在下架退回上,今天我們不討論下架原因,因為產品經在過運送,儲存,搬運,陳列,一段時間后,產品的質量會產生一定的變化,所以收回來的下架品是否為良品或不良品是需要判斷的.賣場收回的產品很多是零散的而且制造日期不同,所以需要經過整理判斷才能知道是否能再次銷售,如果可以再次銷售就判斷為良品,反之為不良品,因此在倉庫管理上就必須設立一個待判庫來更精確的顯示庫存的準確性.庫存要每日核對才會準確,有問題可以及時發現,及時修正找出差異原因如果不是每查核庫存,只要時間一長是找不到問題所在.【每日庫存紀錄表】如何填寫【每日庫存檢查表】2.4代送品經銷商如果有代KA客戶,應該將代送品另作表格紀錄,實際展現代送庫存量,了解可以銷售的實際庫存,KA客戶代送量通常在換季上架,新品上架,新店開張,DM促銷期時會有大量,此時應該準備庫存,也因為如此必須準備空間存放量比較大的促銷品.3.庫存位置管理庫存位置管理是庫存管理中有效利用空間效率的一項管理,如何在有效的空間上增加儲存量,增加回轉量,減少缺貨,產生斷貨脫銷,有賴于庫存位置的規劃,庫存位置的管理另外的原因,是出庫進庫的過程更加流暢,進出庫流暢可以節省時間,增加配送效率,考慮的主要因素有在銷售量及訂貨頻率.3.1產品陳列位置圖產品陳列位置圖是將實際產品庫存位置以圖表方式規劃,將劃好的陳列張貼于倉庫的入口,這樣做法有下列好處:1).將實際產品陳列位置,位置的大小劃成陳列圖,可以清楚看到產品的安排是否正確,陳列位置是否足夠,可以適當的修正陳列位置的問題,改善陳列位置不當規劃將儲存空間作最有效規劃.2).可以很清楚的展現產品陳列位置,不論是經銷商人員,主管都可以很清楚知道產品的陳列位置找到品,讓出貨的工作更順利,如果有一天倉管人員休假或請假時,代班人員都可以輕松上手.3).進貨時,甲公司的送貨人員只要從位置陳列圖就可以知道,自己送來的產品要陳列在什么位置了.【產品陳列位置圖】3.2位置大小位置大小主要是以銷售量做第一考慮,因為產銷量大的產業就需大的庫存量,也就需要大的位置來儲存產品,另外就是安全庫存量做為考慮,在下一次進貨次前保證產品不會缺貨脫銷,我們應該以不同廠商做為考慮,如【產品陳明位置圖】上所示,A,B,C…的位就是依銷量做陳列位置的規劃.3.3季節品消費品中部份產品是季節性商品,有些季節性很強的產品,淡旺季銷量相差20倍以上,所以在季節性比較強的商品,必須在庫存管理上做庫存量的調整,在儲存位置也必須調整,依銷售曲線調整儲存位置,平時以訂貨量控制儲存量,每年應該作二~三次調整以合乎銷售需求.4.動線管理動線管理是為了讓出貨更加順暢,減少搬運時的危險產生,所以在動線管理是很重要的,,動線管理有幾個管理要點:1).動在線不得堆放任何產品,即使臨時存放都不可.2).平時進出貨必須有遵守方向性,黃線為進綠線為出,所有人都必須遵守規定以免進出不便及造成危險.3).非作業人員不得于動在線行走,應該保持動線凈空5.訂貨管理當庫存量不足就應該訂貨,訂貨時應應該了解什么時間該訂貨,該訂多少貨,廠家的送貨相關規定等…所以倉儲人員就必知道下面的事項:1).訂貨作業流程,經銷商的訂貨流程通由倉管人員提出,產品的庫存需要,當然經銷也可以為每一個產品設定一個安全庫存量,庫存量低于【安全庫存量】時就應該訂貨,需要訂多少貨由產品的實際銷售量來決定,現在很多經銷商都以計算機管理,,當低于【安全庫存量】計算機會主動提醒倉管人員訂貨.依每個品項的需要填寫訂貨單,將已填寫好的訂貨單送到主管由主管審核,主管審核簽交給財務部門審核訂單內容及金額,財務部門審核后交由業務內勤向廠家訂貨.2).訂貨產品的實際銷售量.3).訂貨頻率.4).從訂貨到到貨所需要的時間.5).廠家每次的最小配送量.6).廠家的品項促銷獎勵辦法.7).經銷商本身的客戶促銷方案及促銷品項需求量.6.安全庫存量安全庫存量是如何定義?如果廠家是14天向廠商訂貨一次,那就表示經銷商必須要有14天以上的庫存量,才不會有缺貨的問題產生,廠家的配送時間應該考慮在內,所以如果配送時間是7天,所以第一次訂貨到貨時就應在第7天應該訂第二次貨.假如A產品每天銷售100件,14天就會銷售1400件,但從下單后7天才會到貨,所以經銷商在銷售700件,也就是庫存量剩700件就應該訂貨,才不至于有缺貨的狀況產生.如果以以上的模式應該是不會缺貨,但這樣的作業方式會沒有保障,沒有保障的原因有:1).突然銷售超過預期或有臨時大量訂單.2).廠家在作業上失誤或配送不及時.3).旺季銷售量大增廠家生產不及或其它原因不及生產.4).庫存管理不良來不及訂貨.所以多少庫存量才是安全庫存量?通常的我們會建議以實際銷售量乘以1.3~1.5,也就是實際銷售量乘以訂貨周期的1.3倍到1.5倍,經銷商應考慮自己本身的儲存位置大小,廠家的生產狀況及配送準確性來通盤考慮.經銷商可以在儲存場地以實際庫存位置劃上位置區域方塊.,如果產品存在規定位置上產品已經低于一半就應該訂貨,在地上劃上區域方塊另一個好處就是每一種產品都有自己的位置,有助于倉庫管理,季節性產品每年應該2~3次庫存位置調整.附錄:簡易式專業安全庫存管理1).統計季節內平均周銷售量-可以以實際季節銷售量來制度例如:飲料就可以依銷售季節性來區分12~2月,3~5月,6~8月9~11為季節區分.2).前置時間內的銷售預測(前置時間為兩周)-找出當季第二高的周銷售量3).安全庫存=第二最大值-(周平均銷量x前置時間)+周平均銷量4).安全庫存+訂貨到貨周期(設定為一周)=實際安全庫存量未考慮促銷安排時的安全庫存量計算公式1.安全庫存=400-(177*2)=462.實際安全庫存量=46+177=2233.安全庫存量比率=223/177=1.316促銷時特別說明:在快速消費品經常會安排促銷活動,有促銷品項會因為促銷而有大量銷售產生因促銷強度不同有時會產生10倍以上的銷售,所以在實際促銷周期內,會不計算在內,而是以實際促銷預估備貨.考慮促銷安排時的安全庫存量計算公式1.安全庫存=400-(177*2)=462.實際安全庫存量=46+177=2233.安全庫存量比率=223/177=1.3164.如果第10周預期促銷量為1200,第11周預期促銷量為900所必須將促銷量加上安全庫存量.7.貨品堆放管理為了有效應用倉庫空間,將倉庫效益發揮到最大,所以必須制定貨品堆放規定,有了貨品堆放規定才能有效管理倉庫空間,進一步可以節省存位置,減少出貨撿貨時間,因此有下列管理方案:1).銷量大的應該給予大的位置.每一產品都有不同的銷售量,所以應該有不同大小的堆放位置,來堆放貨品銷量大的必須要有大的位置,小的銷量只要小的位置即可,通常銷售大的貨出貨頻率也快,所以可以給予最大位置及最前面的位置,減少出貨時間及缺貨脫銷.2).經常促銷的產品銷售量必定大.經常促銷的貨品相對銷量也會比較大,所以應有比較大的存放位置來存放貨品如果廠家今年強力廣告推廣的貨品,可以考慮給予較大的位置,等到廣告上檔,促銷檔期來時才不會沒貨可賣,機會是給有準備的人.3).季節性貨品在高季節性來臨時.4).相關性產品盡可能存放一起.5).不同日期產品應該有所區分.6).良品及不良品不可一起存放.7).退貨品,不論是良品不良品都應該另外存放.8).代送品給予不同的存放位置.8.貨品進出管理倉庫的貨品是經銷商的重要資產,倉庫的的管理首重于貨品進出管理,如果沒有好的貨品進出管理將造成經銷商重大損失,不良的貨品進出管理輕則經銷損失小部份金額,重則影響整個公司的營運及利潤,所有如何有效管理倉庫貨品的進出,是首要工作.貨品進出管理還有一個重要的功能,就是有助于帳目的管理,了解配送人員及公司總體進銷存的正確性及完整性,細節將于倉庫盤存及賬戶核對時再細談,將貨品進出管理分成三部分1.進-正常進貨,配送退庫,零售點退貨,上游廠商還貨,他倉轉入.2.-正常出庫,上游廠商借貨,轉出他庫.3.-錯送錯訂,滯銷品,協議品,不良品.8.1進-正常進貨,配送退庫,零售點退貨,上游廠商還貨,他倉轉入.8.1.1正常進貨每一次訂單都需經過業務主管(經銷商老板)同意,由倉庫管理人員確認品項,數量,才能正式下訂單到廠家,有正式的訂貨紀錄才可以收貨入庫.當正式入庫時應在【單品每日盤點紀錄表】填寫正確的數量,且將【入庫單】收貨單及賬單轉給財務部作帳.在庫存管理上不論是正常品或贈品都應該入庫,以倉庫管理人員而言只有品項及數量概念,價值是由財務部門來認定,如果贈品與正常品有所區別應另外儲存及計帳,在簽收時應該確認數量及質量,有部份廠話家的產品是不進貨的或有不退貨補貼,如果在不退貨相關規定下簽了送貨單就接受全部的貨品.正常進貨最應該注意的是先進先出,:貨沒有有賣出去就過期了,除了過多的庫8.1.2配送退庫在正常的狀況下應該是載出的貨,就不會退回,通常會退庫的原因有:1).配送不及.通常配貨不及的原是安排配送家數太多,配送人員不了解【終端標準收貨流程】及配送司機對配送路線及終端位置不熟悉造成的,所以建立【客戶資料卡】就可以有效的解決這個問題,配放司機及配送人員不要同時是新進人員,有新進人員應該搭配有經驗的人共同作業.【終端標準收貨流程】終端客戶自己訂有一套收套標準,以上【終端標準收貨流程】是以大賣場比較完整的收貨流程,作為說明,當然還是以每家終端實際收貨流程作為依據,所以在客戶數據卡上就有收貨流程可以紀載終端客戶的【終端標準收貨流程】.(1).收貨窗口投單換單,送貨到終端時首先要列收貨窗口投單,有些終端是以傳(),投單后會在訂貨單貼上收貨序號,如果沒有完成這個動作終端收貨人員將不于簽收,即使可以簽收也會影響將來付款時的認證程序.(2).交換入場證件,當作好收貨窗口投單換單,應該直接到終端保全人員處更交換入場證件,終端設有保全工作尤其是以后場入場,都必須交換入場證件,有時業務人員由后場入場查看終端庫存也必須交換證件.(3).下貨碼頭排隊,(4).貨品下車堆棧如果你已經完成投單及換證后必須排隊等下貨,以終端可能排隊時間有時可能是最長的時間,所以了解終端的收貨時間及何時是收貨的空檔時間,什么時間收貨最忙碌是配送人員必修的課程,如果你與終端收貨人員有足夠的客情是可以有特別優惠的,在促銷商品促銷檔期或嚴重缺貨時,可以與收貨人員事先協調優先收貨,當你已經排隊輪到你下貨時,首先要找雁到棧板及推車,將貨品依終端規定陳列方法,包括了長,寛,高及不同品種堆棧方或.(5).貨品質量檢驗,(6).訂貨數量檢驗,當堆棧完成后必須找到負責收貨人員,不同的產品有不同的收貨人員,應該找到負責你的產品的收貨人員,有些終端必須先檢驗貨品質量才可以開始下貨堆棧,基本質量檢驗有條形碼,包裝數,外觀,如果是冷凍冷藏品必須檢查溫度,在收貨單必須蓋上質量認定章.(7).收貨人員簽明確認,如果收貨人員已經做好貨品質量檢驗,訂貨數量檢驗,后收貨人員應在收貨單上蓋上收貨專用章簽上姓名,時間,數量及單價,配送人員必須檢查收貨人員是否簽單完整.(8).與現場人員交涉,(9).賣場現場陳列及入庫,終端收貨完畢會要求配送人員上架,入庫,所以配送人員必找到終端現場人員了解庫存位置及陳列位置,配送人員應該依終端現場人員要求作好陳列,上架,入庫工作,如果公司有在終端購買陳列位置,堆頭,集中陳列,TG時可以要求終端現場人員配合,有問題時應該及時反應.(10).現場人員簽名確認.(11).換回入場證人離場,如果配送人員完成賣場現場陳列及入庫工作,必須經過終端現場人員檢查后簽名確認方可離場,離場時記得將證件換回完成配送工作.了解完整的配送流程,可以快速配送,完整的收貨簽收單,可減少將來應收帳款的困難及問題.2).抄單未經賣場同意.業務人員或理貨人員在賣場抄單,未經過現場人員或主管同意,有時這種訂單會被拒收,所以任何抄單都應經過賣場人員的確任或轉換成正式訂單,公司可以設計一張【建議訂貨單】來執行抄單的正當性,減少拒收的可能性.3).上錯貨.在上貨時如果上錯了一個品項的貨品,A品項上到B品項時,到時候就沒有A品項可以配送,有些賣場會因為缺一個品項而全部拒收,除了錯上的B品項必須退庫而拒收品項也必須退貨,上貨時應該執行【雙重檢驗制度】減少上錯貨的可能.4).品項不足或不對.大部份是上錯貨造成的,但有時可能是抄錯貨或出貨單填寫錯誤造成的,應該加強訓練業務人員及配送人員對產品及客戶銷售品項的了解,可以從建立【銷售產品手冊】及【客戶銷售品項紀錄表】來改善.5).有效期限不合規定.產品有一定的保質期限,而賣場也有規定的收貸期限,例如二年保質期的產品,保存有效期間低于540天賣場就不收,一般會分常溫及冷凍產品及不同保質期,所以要了解每一家賣場對有效期限的規定.如何超過有效期限時可以以下列方讓終端愿意收貨(1).與賣場進行以低以保質期產品的低價促銷(在無其它渠道及方式銷售時或保存期限太低時).(2).給予賣場進貨獎勵,讓賣場愿意進超過規定收貨期限不長的貨品.(3).與客戶關系比較好的賣場或急需要貨的賣場,給一張保持書說明產品過期或有問題由公司全權負責,本來就是公司要負責,只是給收貨人員給上級一個交代.6).車輛故障,車輛保障時必須請維修場來維修,來回需要很長的時間,如果現場無法維修必須請拖車拖回維修場,車上的貨品就無法配送必另外一部車來載回退庫,所以每日的檢查,定時保養就非常重要.7).超過賣場收貨時間,如果超過賣場收貨時間,賣場就會拒收或沒人收貨,因了解賣場的收貨時間,有效的配送路線安排,就可以改善這個問題.假如你與賣場收貨人員或主管關系良好時,只要事先連絡安排人員收貨,即使時間超過一樣可以收貨.8).找不到賣場,在前面配送不及已經談過只要建立【客戶資料卡】,配放司機及配送人員不要同時是新進人員,有新進人員應該搭配有經驗的人共同作業,就可以有效的解決這個問題.9).質量問題,賣場收貨人員主要的是以外觀包裝破損,外漏,包裝數不足,冷凍品的溫度不足等來判斷,一般都會全數退回,所以在出庫之前應該檢查產品的完整性,搬運的過程應該小心,如果是容易破損的商品應該小心存放,下車前先檢查準備一些備份,以便順利配送到位.10).高庫存拒收,當你送來的產品在賣場內庫存量很高時,就會產生拒收的情況,這時應該了解該產品的實際銷售量及是否有進行促銷,如果是銷售很快或正在促銷的產品就可以說服賣場將貨品收下,所以應該準備【客戶銷售品項紀錄表】及【促銷排程表】來有效說服收貨人員.過多的退貨,也是過多的浪費,如果可以避免上列事項發生,就可以減少重復工作的進行,節省費用及工時浪費,當貨品沒有送出也會因為上下車及搬運行駕等原因造成貨品質量受損.8.1.3終端退貨終端退貨分為二部份1).良品退回.2).不良品退回.1).良品退回,終端沒有原因不會將良品退回,會將良品退回的原因有:(1).銷售未達終端標準下架.不合乎終端銷售的標準,通常終端會下架標準1).連續三個月未能達到終端所設的最低銷售量.2).銷售額排行在同品類最后3~5名或是銷售排行后段20%或30%以內.3).(經雙方協調后沒有改善).(2).單品庫存量量太高,超過安全庫存量.終端檢查庫存時或因銷售不佳,超過終端制定的安全庫存量時,會要求經銷商退回超過安全庫存量的存貨.(3).促銷檔期過后促銷品庫存量太高.促銷期間的品項銷售約是終端品項全部銷售的80%,所以在促銷時終端都會下大量的訂單,而經銷也會依訂單全額配送,如促銷不如預期的效果時,促銷檔期后可能是剩下大量的庫存,有的終端會要求退回促銷品.如何控制促銷檔期結束后大量退貨?1).在作促銷時,促銷備貨量的預估應更加嚴謹.2).促銷時應該簽有數量限定,在有庫存的前提,促銷銷售量超過預期時可以另外協調.3).了解終端的下單方式及習慣,依實際經驗增減配送量.4).隨時追蹤促銷品項銷售狀況,促銷檔期結束前了解終端庫存量.5).隨時了解市場動態,如果在同期有競爭品牌作促銷,應該同新調整促銷量,導購人員定期及時回饋終端,競爭品牌的相關活動就很重要.6).不要為來業務人員個人銷售業績,過度的塞貨,避免大量退貨.(4).年終盤點,有的終端客戶在大盤點時會要求停止進貨,有時為了終端的財務績效是要求經銷商退回多余的庫存,以便來財務報表上比較好看,也有在大盤點時為了方便也會要求退回庫存,業務人員或配送人員可事前協助整理倉庫庫存可以減少退回庫存的機會.(5).換季下架季節品下架退回,經銷商經營的產品如果是季節品,如冷飲,飲料殺蟲用品,因季節結束后會被下架,所以要減少下架的數量,應該在季節結束前控制進貨量.如何減少下架數量?A.季節性商品在季節結束后會被下架,終端會保留銷售排名的前幾名在架上,如果可以加強促銷及服務力度將銷售額提到規定的排名以內,即可不被下架.B.季節結束前控制進貨量,將年度退貨比例設定為業務人員年終考核項目,業務人員及配送人員控制進貨量,業務主管在季節結束前作到告知的義務.C.在下架不可避免時應該安排促銷活動,季節結束前將庫存商品銷售出去,這樣可以減少退貨量或不退貨,有時應可能可以進入銷售排名的前幾名而不被下架.D.在平時應該調整終端的庫存量,將庫存量太高的終于轉移到銷量比較好的終端,以鮮奶的一個實際案例來說明調整庫存量的重要性.實際案例某鮮奶銷售經銷商業務人員在經營區域終端時,有一家終端生意不是很好,常常產品賣到過期而經常退貨,造成經銷商的損失.業務人員從中了解,鮮奶有效期限大部為8~10天,但只要制造日期過了4~5天,消費者就不愿購買,但陳列排面太小時也無法吸引消費者購買,因此就在架上等商品過期退貨.業務人員左思右想于是想到一個方法,就是每天將該終端未賣完的產品,在隔一天更換為最新日期,將只過一天的鮮奶轉移到銷售快的終端,持續作了一段時間,這家終端銷售量就大幅提升.為什么會如此呢?主要原因是消費者每天都發現該品牌鮮奶,排面大日期新,想必產品質量好銷售量高,進而轉而購買該品牌鮮奶,自然銷售量大旺提高,退貨量下降.退貨會有什問題?1).增加人員及配送費用及重新包裝費用.2).退回來的貨品因多次運送,產品容易損壞變成不良品.3).退回來的貨品如果是良品,會有制造日期過久或日期不一樣,比較不容易銷售,有時必以低價才能賣出去.4).退回貨品終終端會以正常價格計算退貨價格,經銷商會損失促銷讓利及進貨折扣.5).終端客戶有時不給退貨發票,經銷將會損失稅額及無法沖帳.(6).交易沖突造成下架.(7).停止交易退場退貨.2).不良品退回,不良品退回就字義而言就是產品不良如包裝破損,外漏,過保質期等,如果有上述狀況應該主動協助終端機下架退回,以免消費者購買造成消費者抱怨影響經銷商及廠家品牌形象.如果確定是不良品應將放于不良品區,很多經銷商為了方便作帳及稅法,會以換貨方式處理,如果是換貨就不能以不良品退貨處理,而是以退庫處理只是將良品轉變成不良品,所以在倉庫管理上會有庫內貨品良品轉不良的轉換單,同時可以用于待判品上.,經倉儲主管審核,業務最高主管或經銷商經營者審批簽名方可轉換,這個動作主要是要避免弊端產生.【換貨單】8.1.4上游廠商還貨上游廠家經過正規程序向經銷商借貨,在協議時間內還貨給經銷商,廠家必須以,況.借貨,還貨,轉庫不是銷售行為不應以配送單作帳,因為他只是庫存轉移,在總庫存量上不會有所改變,如果是配送單經客戶簽名就會變成賬單,庫存量應該減去銷售的數量,上述行為實際沒有改變總庫存量.8.1.5他倉轉入一般公司或經銷商因不同原因會有2至3個以上的倉庫,有時經營的區域比較大會設設有分部,有時分庫中間會相互調貨或調整庫存,不論是什么原因都應該填寫【貨品轉出入單】,轉入的增加庫存,轉出的減少庫存,正確的執行這項工作以確保庫存的正確性.【貨品轉出入單】8.2出-正常出庫,上游廠商借貨,轉出他庫.8.2.1正常出庫正常出庫是以經銷商配送車輛出貨將貨品送到終端,稱為正常出庫,其它行為不可以正常出庫作業,,倉管人員在依出庫單出貨,出庫單必有業務主管或配送主管簽名方可出貨.【出庫單】8.2.2上游廠商借貨上游廠家因業務需要會向經銷商借貨,在正規的廠家管理上會以正式的文件通知經銷商,且經廠家最高業務主管簽名的文件方可借貨,因此在經銷商的立場任何的借貨行為都必須有廠家最高業務主管的簽名方可借貨,如果是緊急狀況應該以傳真方式取得正式授權,不得私下借貨給當地業務人員作為私人用途,將來會損害廠家及經銷商權益.出入單】,而且必須注明還貨時間,如果未能在時間內還貨將視為退貨處理,當廠家沒有相同貨品時可更換同等質的貨品,運費由廠家支付.8.2.3轉出他庫轉出他庫主要是庫存轉移及調節庫存位置,經銷如果有分庫就會有有專庫動作轉庫時必須有【貨品轉出入單】的作業確保庫存量的正確性.【廠家正式授權書】8.3換-錯送錯訂,滯銷品,協議品,不良品.8.3.1錯送錯訂錯訂錯送主要是在于訂貨時就已經訂錯,而廠家也將貨品送達,收貨人員將貨品全數下入庫,有時會造成庫存太高超過經銷商的安全庫存量,有時季節內都會賣不完變成不良品,所以應該及時處理在下次訂貨時換回正確的貨品,如果數量太多應專案處理與廠家商討換貨轉移事宜,如果有這問題產生可以直接以退貨單及重新訂貨進貨處理,以合乎稅法的銷售品項正確性.8.3.2滯銷品在正常訂貨程序下進貨,如果因相關因素產品銷售不佳,經銷商倉管人員應該及早提出,而且在貨品的有效保質期之前,有些廠家雖然可以無條件退貨,只是針對質量不良或產品不良,如果未銷售到終端在倉庫就超過保質期的貨不給予退貨.,除非雙方有所協譏.經銷裔在銷售商品時應該要要紀錄品項的銷售狀況,隨時依季節性及實際銷售狀況,調整安全庫存量的數量,超過安全庫存量的貨品應以書面提出報告,可以減少損失及提高經銷商資金有效應用.8.3.3協議品協調品通常有下列幾種狀況:1).季節性商品.2).促銷品.3).廠家全力推廣的產品.4).新商品.5).低于保質期的商品.6).因業績多進的商品.經過協調的商品就應該依協調方式進行有:1).無條件全數退回.2).超低價格不退貨.3).銷售一定時間住數退回.4).未能在時間內完全銷售給予加碼促銷.8.3.4不良品這里的不良品是產品質量不良的商品,產品本身有質量上的問題,廠家通常是無條件退貨,在種情況通常以換貨方式進行,如果是一進一退方式可以不用填寫任何單據,只要確定數量正確即可,如果是先退貨再進貨,應該填寫退貨單以為退貨憑證約定到貨時間,下同品項同數量的訂貨單即可,不必經過財務作帳,但超過到貨時間即以退貨處理.9.庫存盤點庫存盤點是確保貨品的庫存量的正確性,沒有正確的庫存盤點制度,除了會造成公司重大損失,也會造成倉庫管理人員的損失,有時在賬面上有庫存但實際上沒有庫存,也會造成訂貨的不準確,通常可分為日盤,月盤,年中(終)盤三類的盤點.9.1每日盤點確保倉庫內每一項貨品的的正確性是倉庫管理人員主要的的工作,如何確保庫存的正確性應收每日盤對庫存,唯有如此才可以保證庫存的正確性,每時盤點有二張表格必須填寫,【每日庫存紀錄表】及【單品每日盤點紀錄表】9.1.1【每日庫存紀錄表】,不同的分庫,其它原因產生的賬面及實際庫存量作一祥細的紀錄,實際庫存量與賬面庫存量作比較可以有效的查出庫存差異