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文檔簡介

學院文書材料歸檔制度一、務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數齊全、完整。二、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。三、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。四、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。五、卷內文件必須排列有序。一般按責任者一一問題一一時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。六、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。七、凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。（-）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；（二）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬制；（三）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內；（四）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；（五）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；（六）填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；（七）卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。八、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變，應復制，復制件與原件一并歸檔。九、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷,須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1?L5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。十、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規定的標準和規范,并按規定格式和要求填寫清楚。十一、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者

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