2012培訓高峰會WBS詞典

執行組長：組織協調組：協助執行組長組織開展工作擬訂籌備工作計劃組織籌備會議協調各職能小組工作總結記錄各組工作評價(附)(一)文秘組：向會務組提出文秘組預算需求標準：報經組委會同意2)最遲完成時間：8月21日擬訂下發《2012年分公司優秀講師公示名單》標準：收集各系列評優人員名單分公司OA通知公示最遲下發時間：8月22日擬訂下發《獲獎人員資料上報通知》標準：1)所有資料一次性上報2)最遲下發時間：8月24日收集獲獎人員資料、參會回執標準：1)收齊所有資料2)最遲收齊時間：8月28日《表彰會座次表》、《晚宴座次表》、《簽到表》標準：1)最遲完成時間：8月30日制作《表彰會會議手冊》標準：1)包含完整內容2)設計美觀3)8月30日前交給會務組擬訂下發《分公司2012年培訓高峰會參會通知》標準：1)通知內容完整分公司OA通知公示最遲下發時間：9月3日撰寫、打印《歡迎函》標準：1)別于《節日賀辭》、《致教師節的一封信》2)最遲完成時間：9月3日撰寫、打印《節日賀辭》標準：別于《歡迎函》、《致教師節的一封信》2)最遲完成時間：9月3日撰寫、打印《表彰決定》標準：1)最遲完成時間：9月3日撰寫《致教師節的一封信》標準：別于《歡迎函》、《節日賀辭》2)最遲完成時間：9月3日撰寫頒獎領導《邀請函》標準：撰寫每一位參會領導的《邀請函》2)最遲完成時間：9月3日13.發《邀請函》標準：1)發《邀請函》至每一位參會領導便箋2)發送時間：9月4日撰寫《短信提示信息》標準：1)編輯“報到、參會、晚會、活動、集合、返程”環節六條提示短信，并標注群發時間2)確定分公司信息發送人制作獲獎人員《榮譽證書》標準：打印每個獲獎人員對應證書2)最遲完成時間：9月3日溝通收集《總公司賀辭》標準：1)溝通收集培訓中心、個險培訓部、銀保培訓部、電銷培訓部總經理賀辭視頻1分鐘；2)最遲完成時間：9月3日(二)文案組：向會務組提出文案組預算需求標準：報經組委會同意4)最遲完成時間：8月21日擬訂《表彰會會議流程》標準：1)最遲完成時間：8月21日向文秘組提出資料上報要求標準：1)詳盡的所需資料清單2)最遲完成時間：8月22日4.制作《大會PPT》標準：1)依據大會流程2)模板色彩適宜3)最遲完成時間：9月3日5.制作《獲獎人員PPS》標準：版面風采設計2)包含個人信息、照片、專長課程3)最遲完成時間：9月3日制作《往屆高峰會懷舊片段PPS》標準：借鑒2010前片段+2011年片段最遲完成時間：9月3日設計背景墻標準：1)最遲效果圖定稿時間：8月30日8.設計明星墻標準：1)最遲效果圖定稿時間：8月30日9.撰寫《分公司2013年培訓高峰會方案》PPT各系列方案(或統一方案)2)最遲完成時間：9月3日(三)會務組：提出會務工作組預算標準：5)報經組委會同意6)最遲完成時間：8月21日2.預訂場地標準：1)控制費用在預算之內2)會場容納160-200人會場支持雙投影入場紅地毯、明星墻(會場門內側或外側會場每個位置視線良好晚宴餐廳滿足活動組要求7)最遲完成時間：8月28日電子屏、條幅標準：1)電子屏、條幅內容編寫2)最遲完成時間：9月3日4.制作背景墻控制費用在預算之內3)最遲制作完成時間：9月6日5.制作明星墻標準：控制費用在預算之內3)最遲制作完成時間：9月6日制作X展架標準：1)根據會場確定擺放數量2)最遲制作完成時間：9月3日制作接待臺標準：制作接待臺桌牌最遲完成時間：9月3日制作領導桌牌、參會人員胸牌、桌牌、會議手冊標準：1)確保無遺漏和空白備用2)最遲完成時間：9月3日準備禮儀用托盤標準：1)根據禮儀組需求提前協調賓館準備托盤托盤紅布鋪墊3)最遲完成時間：9月6日準備筆記本電腦、投影儀、主持麥克標準：筆記本、投影儀要多準備一套備用主持人麥克電池充足3)最遲完成時間：9月6日向采購組提出表彰會會場所需非文案設計類物品需求標準：1)控制費用在預算之內2)確定所需用品名稱、規格、數量3)最遲完成時間：8月30日向采購組提出晚宴會場所需酒水等物品需求標準：1)控制費用在預算之內2)確定晚宴所需物品名稱、規格、數量3)最遲完成時間：9月3日收集全部會務所需用品標準：收集齊2)提前一天送達會場會標、背景墻、明星墻、X架、鮮花、桌牌、會議手冊、筆、礦泉水、座次2)9月7日上午10點前布置完畢布置晚宴會場1)座次、酒水9月7日下午18:30前布置完畢制訂會務預算標準：1)征詢各工作組費用預算2)匯總統籌各工作組預算3)制作呈批4)最遲完成時間：8月21日(四) 主持組：1.撰寫主持稿標準：依據大會流程最遲完成時間：8月30日2.撰寫訪談稿標準：1)提前設計訪談流程、問題2)最遲完成時間：8月30日標準：確定5位訪談人員并提前進行溝通2)最遲完成時間：9月3日組織主持排練標準：1)9月3日前排練2)9月6日上午排練5.主持表彰會標準：1)按流程主持處理好應急事件(五)配樂組：向會務組提出配樂組預算需求標準：報經組委會同意2)最遲完成時間：8月21日確定備選音樂標準：1)依據表彰大會流程、晚會流程2)8月30日前準備好表彰會、晚會各環節音樂確定電腦支持播放格式3.確定音樂標準：1)9月3日前確定好主持人所需音樂，并在各環節標注音樂名稱4.配合主持排練標準：1)9月3日前排練2)9月6日上午排練5.試放表彰會音樂、PPT、PPS、視頻等標準：9月6日上午提前測試無誤確保合拍有應急備選預案(六) 節目組：丁海泉、安豐偉、包紅向會務組提出節目組預算需求標準：報經組委會同意最遲完成時間：8月21日預訂開場節目標準：1)8月30日前確定2-3個備選節目報經組委會同意9月3日前確定開場節目報文秘組機構上報節目要求標準：1)節目要求詳盡、合理8月22日前報文秘組節目上報要求收集機構節目標準：1)8月30日前匯總文秘組所收集節目甄選甄選確定機構節目標準：9月3日前會同大會、晚會主持人確定節目組織排練分公司節目標準：8月30日組織策劃分公司表演節目2)9月3日前進行分公司表演節目排練配合場控人員聯系節目演員標準：1)確保開場節目人員提前到位2)及時聯系各環節節目表演人員(七)場控組：配合主持排練標準：1)參與每次主持人排練2.準備禮花標準：1)確定放禮花人員現場及時放禮花掌控表彰會現場標準：1)掌控表彰會的每個環節順利進行及時提醒每個環節相關人員到位組織安排照相標準：1)協調表彰會場、晚會會場照相2)提前設計好合影人員排序組織好合影排隊聯系合影照相人員協調照相、錄像標準：1)聯系協調照相、錄像人員處理應急事件標準：1)處理好應急突發事件2)確保會議順利進行配合組織協調人員工作標準：1)配合組織協調人員臨時交待工作(八)接待組：1.簽到臺值班標準：1)擺放簽到臺保持良好的儀容、儀態做報到路線提示發放參會資料標準：1)提前按機構梳理好2)對應發放動態關注報到人數標準：1)聯系未報到機構領隊適時向會務組通報報到人數4.領導接待標準：1)適時接待好每一位參會領導(九)禮儀組：向會務組提出預算需求標準：1)報經組委會同意2)最遲完成時間：8月21日2.確定禮儀標準：1)9月3日前確定好禮儀2)準備好禮儀所需用品3.現場指導安排禮儀標準：1)依據大會流程培訓、指導禮儀2)提前估算節奏，確保禮儀有條不紊的上下臺包裝、理順獎品標準：1)提前按順序理好獎品、證書2)對需要包裝的獎品提前做好包裝協助禮儀遞送禮品標準：1)如有大件獎品，請提前安排人員協助搬運上臺6.服務領導標準：1)領導入會場前，安排禮儀提前為其帶胸花2)安排禮儀引領領導入場、上臺頒獎(十)采購組：采購表彰會獎品標準：1)控制費用在預算之內預定獎品為講師工具包(激光筆、錄音筆、麥克等，)備選折疊自行車根據文秘組提供的數量選擇2-3家可提供可報發票的供貨商(價格、結算、供貨時間)報經組委會同意競標負責物品交接禮儀組前的保管及頒獎后的獎品核對與回收最遲完成時間：9月4日(特別注意發貨時間、天氣等)采購獎杯、牌標準：1)根據文秘組需求采購負責物品交接禮儀組前的保管3)最遲完成時間：8月30日3.采購證書標準：1)根據文秘組需求采購2)負責物品交接禮儀組前的保管3)最遲完成時間：8月30日4.采購表彰會非文案設計性物品標準：1)費用控制在預算之內2)根據會務組需求采購負責物品交接會務組前的保管4)最遲完成時間：9月4日采購表彰會、榮譽宴酒水等物品標準：1)費用控制在預算之內2)根據會務組需求采購負責物品交接會務組前的保管4)最遲完成時間：9月6日預訂臺花、胸花標準：1)根據會務組需求采購2)負責追蹤表彰會當日10:00時送達3)最遲完成時間：9月6日7.采購禮花標準：1)數量6支2)確保禮花質量3)最遲完成時間：9月4日采購晚會獎品及用品標準：1)控制費用在預算之內2)根據晚會組需求采購負責物品交接晚會組前的保管4)最遲完成時間：9月4日采購活動瓶裝水等食用品標準：1)控制費用在預算之內2)根據活動組需求采購負責物品交接活動組前的保管4)最遲完成時間：9月6日10.采購其它用品標準：1)及時采購經組委會同意的其它物品2)負責物品交接給用方前的保管(十一)晚會組：1.向會務組提出預算需求標準：1)報經組委會同意2)最遲完成時間：8月21日制訂晚會方案標準：1)制訂自晚餐前至結束時間段內的完整方案2)報經組委會同意3)最遲完成時間：8月30日向采購組提出晚會獎品、用品需求標準：控制費用在預算之內確定所需用品名稱、規格、數量6)最遲完成時間：8月30日確定晚會會務人員及安排標準：1)確定人員角色分配2)報經組委會同意3)最遲完成時間：8月30日組織晚會活動標準：1)領導滿意2)參會人員多數滿意(十二)活動組：1.向會務組提出預算需求標準：1)報經組委會同意2)最遲完成時間：8月21日制訂活動方案標準：1)制訂活動期間完整方案2)報經組委會同意3)最遲完成時間：8月30日向采購組提出活動所需物品需求標準：1)控制費用在預算之內2)確定所需物品名稱、規格、數量3)最遲完成時間：8月30日4.確定旅行社標準：1)目的地(水簾峽)2)選擇可提供會務費發票的2-3家旅行